Организация как система управления. 8

 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ 5

1.1.Понятие, сущность организации и типы организационных структур управления 5

1.2.Подходы к процессу управления в организации 10

1.3.Внутренняя и внешняя среда организации 13

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Google Inc. 15

2.1. Общая характеристика Google Inc. 15

2.2. Организационная структура предприятия 18

2.3. Проблемы внутренней и внешней среды организации Google Inc. 23

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ Google Inc.. ПЛАНЫ НА БУДУЩЕЕ. 30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 36

ПРИЛОЖЕНИЕ 38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность. Система управления является главной составляющей любой компании.Система управления организации предназначенадля того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Поэтому ей так много внимания уделяется руководителями организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления отдельной организации способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач компании.

Насколько система управления будет грамотно выстроена, настолько будет успешна  компания, тем больше у нее шансов занять свою нишу на рынке.Чтобы успешно  руководить организацией, нужно иметь  очень обширные знания в самых  разных областях: от управления персоналом и менеджмента до знаний в области  финансов и инноваций.

Ясно, что  чем успешней компания, тем продуктивней ее система управления. Именно поэтому  в качестве предмета анализа, мы взяли глобальную корпорацию Google.GoogleInc. является одной из самых успешных и быстроразвивающихся компаний в мире на сегодняшний день. Это компания с уникальной корпоративной культурой, огромным штатомпрофессиональных сотрудников. По словам одного из директоров компании Джона Хенесси, успех поисковой системы заключается в собственной разработке уникального программного обеспечения, позволяющего совершенствовать процессы поиска информации и сопутствующих услуг.

Цель  работы – изучение организации как  системы управления.

В работе поставлены следующие задачи:

1. Дать понятие организации и рассмотреть ее характерные черты;
2. Рассмотреть основные виды организации и их свойства;
3. Общая характеристика предприятия;
4. Организационная структура;
5. Проблемы внутренней и внешней среды организации;
6. Также рассмотреть пути совершенствования системы управления организацией.

Структура данной работы построена таким образом, что в первой главе даются теоретические  аспекты о сущности организации, типах организаций, их внутренней и  внешней среде, а так же о типах  организационных структур управления и подходах управления.

Вторая  глава является практической частью работы.

Третья  глава направлена на разработку рекомендации для предприятия по улучшению  системы управления, с целью повышения  эффективности и, соответственно, улучшении  конечного результата деятельности предприятия. Также изучение планов на будущее.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1.Понятие, сущность организации и типы организационных структур управления

 

Организация (от позднелатинского «organizо» – «сообщаю стройный вид», «устраиваю») – группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей.

Организации бывают формальные и неформальные.

Формальные  организации– это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего законодательства и установленных регламентов.

Неформальные  организации - организации, которые действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации.

Всеобъемлющий характер понятия «организация»  отметил русский философ и  экономист А.А.Богданов, который  рассматривал теорию организации как  всеобщую организационную науку[4, с. 34].

Все социально-экономические  системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация – это группа людей (как минимум  двое), деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или нескольких целей. Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация – это пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера кадрами и менеджером; объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;
2. сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;
3. определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;
4. единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации  выступают: упорядочение задач в  соответствии с важнейшими точками  процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и  доступной информации, способность  компетентных функциональных единиц принять  к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной  самоорганизации и активности; желательность  стабильности циклически повторяемых  действий[9, с. 60].

Таким образом, организация – это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

«Структура управления организацией», или «организационная структура управления» (ОСУ) – одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Большое внимание руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.

Структура управления – упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Организационная структура менеджмента представляет собой совокупность органов управления и существующих между ними должностных  и функциональных связей.

Горизонтальное  разделение труда – это выделение  относительно обособленных видов деятельности:

• Региональное разделение труда;
• Разделение по виду выпускаемой продукции;
• Разделение по виду потребителей;
• Проектное разделение труда.

Вертикальное  разделение труда – ситуация, при  которой возникает необходимость  управлять трудом большого количества людей, занимающихся различной деятельностью.

В основу структуры управления положена определённая система.

Линейная – представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях. Достоинством линейной структуры является личная ответственность руководителя за конечный результат. Недостатком является высокое требование к руководителю [Приложение 1, рис 1].

Линейно-штабная– представляет собой такую же «Линейную», только с организацией штаба при управлении. Целью его является информационное обеспечение руководителя и тех подразделений, которыми он руководит. Достоинства данной структуры: более глубокая и осмысленная подготовка управленческих решений. Освобождение линейных руководителей от чрезмерной нагрузки. Возможность привлечения специалистов и экспертов в определенных областях. Недостаток данной структуры – усложнение процесса разработки решения, нечеткая ответственность, т.к. разработчики не принимают участие в реализации этого решения [Приложение 1, рис. 2].

Функциональная– система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления – технические, плановые, финансовые и т.д. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять... В чистом виде эта система используется очень редко.

Линейно-функциональная– структура, в которой разделение труда, при котором линейные руководители осуществляют непосредственное руководство производством, а функциональные – занимаются консультированием [Приложение 1, рис. 3]. Преимущества этой структуры в том, что линейный руководители освобождены от решений, связанных с планированием, финансированием, материально-техническим обеспечением. А недостаток – при увеличении структуры управления увеличивает число уровней, что ведет к неэффективности (разрастается штаб).

Матричная– посторенние двойного подчинения исполнителя. Преимущества: гибкость и оперативность при выполнении нескольких проектов. Недостатки: конфликт между руководителями, высокие материальные затраты на содержание управленческого аппарата, громоздкого по своему составу [Приложение 2, рис. 4].

Дивизионная – структура, предполагающая централизованное планирование на высших уровнях. Сочетается с децентрализованной деятельностью нижних уровней [Приложение 3, рис. 5]. Преимущества: позволяет организации рост и эффективное управление разными видами деятельности. Недостаток – увеличение числа уровней управления за счет роста структурных подразделений, дублирование на разных уровнях функций управления, отсюда вытекают и конфликтные ситуации в организации.

К структуре  управления предъявляется множество  требований, отражающих ее ключевое для  менеджмента значение. Они учитываются  в принципах формирования ОСУ. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

1. Организационная  структура управления должна  прежде всего отражать цели  и задачи организации, а следовательно,  быть подчиненной производству  и его потребностям.

2. Следует  предусматривать оптимальное разделение  труда между органами управления  и отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию. 

3. Формирование  структуры управления надлежит  связывать с определением полномочий  и ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

4. Между  функциями и обязанностями, с  одной стороны, и полномочиями  и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит  к дисфункции системы управления  в целом. 

5. Организационная  структура управления призвана  быть адекватной социально-культурной  среде организации, оказывающей  существенное влияние на решения  относительно уровня централизации  и детализации, распределения  полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров.

 

1.2.Подходы к процессу управления в организации

 

К настоящему времени известны несколько важнейших подходов, которые внесли существенный вклад в развитии теории и практики управления.

Процессный подход. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции  управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность. Оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.

Планирование  – определение системных целей  функционирования и развития организации, а также пути и средств их достижения.

Функция организации состоит в создании структуры управления организации, определение заданий подразделения, установление порядка их взаимодействия, подбор людей для выполнения работы, наделение полномочий и ответственности.

Мотивация – стимулирование к деятельности, процесс побуждения себя и других к работе, воздействие на поведение человека для достижения личных, коллективных и общественных целей.

Контроль  – процесс обеспечения достижений организацией своих целей, процесс  при помощи которого руководство  определяет правильно ли его решение  по достижению целей и не нуждаются  ли они в корректировке.

Системный подход. В рамках этого подхода различные процессы и явления в управлении рассматриваются как системы.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Системный подход

При этом под системой управления понимается обособленная совокупность взаимосвязанных элементов, которая обладает новыми качествами, отсутствующими у образующих ее элементов. Каждый Элемент системы служит структурообразующей частью какой-либо подсистемы. Элементу присущи одно или несколько свойств, которые необходимы для функционирования системы. Эти свойства элементов и определяют их место в системе управления и позволяют объединять элементы в подсистемы, например в управляющую или в управляемую подсистему.

Основные  цели при системном подходе:

• исключение противоречивости целей подразделений организации;
• обеспечение однонаправленности действий подразделений;
• поиск критических факторов успеха организации;
• обеспечение факторов устойчивости функционирования организации;
• обеспечение адаптивности (приспосабливаемости) работы организации;
• обеспечение совместимости работы подсистем организации;
• обеспечение эффективной работы обратных связей внутри организации.

Ситуационный  подход. Этот подход способствовал дальнейшему развитию теории управления, позволив использовать возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральный момент ситуационного подхода – ситуация. Ситуация – это конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход требует «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

 

 

1.3. Внутренняя и внешняя среда организации

 

Под этими  факторами понимается реальный мир, в котором существует организация. Перед созданием эффективного мотивационного механизма и разработкой стратегии  необходимо дать анализ воздействия  на сотрудников элементов внутренней и внешней среды организации.

Информация  о внутренней среде нужна руководителю для того, что определить внутренний потенциал, возможности, на которые  может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе для достижения целей производства. Анализ внутренних факторов позволяет  лучше понять задачи и цели организации.

К основным элементам внутреннего воздействия  относят:

1. Персонал (потенциал, структура, численность, квалификация, производительность труда, стоимость рабочей силы, текучесть кадров, потребности и интересы работников).
2. Производство (структура, объем, номенклатура продукции, темпы производства, наличие социальной инфраструктуры, местонахождение производства, контроль качества и т.д.)
3. Финансы и учет (рентабельность, прибыльность, платежеспособность и финансовая устойчивость фирмы и др.).
4. Организация управления (уровень менеджмента, система управления, организационная структура, организационная культура, стиль руководства, организация системы внутрифирменных коммуникаций, имидж и престиж фирмы).

Элементы  внешней среды – это факторы, которые  находятся вне организации, поскольку фирма как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок энергии, ресурсов, потребителей и кадров. Руководство организации необходимо учитывать действие факторов в окружении, которые способны повлиять на организацию, подбирать способы и методы реагирования на воздействия внешней среды. Предприятия вынуждены адаптироваться к среде, чтобы сохранить эффективность и выжить в сложившихся условиях. Факторы внешней среды называются еще макроэкономическими факторами.

Внешняя среда характеризуется взаимосвязанностью факторов, подвижностью, сложностью и  неопределенностью. Внешняя среда  бывает косвенного и прямого воздействия. Прямое воздействие непосредственно  влияет на деятельность предприятия. К  таким факторам относят акционеров, поставщиков, трудовые ресурсы, учреждения и законы государственного регулирования, потребители, профсоюзы и конкуренты. Среда косвенного воздействия –  это факторы, которые могут и  не оказывать прямого воздействия, но сказываются на функционировании организации. Это такие факторы  как политические и социокультурные  изменения, существенные для организации  события других стран, влияние групповых  интересов.

Таким образом, организация в менеджменте – это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ GoogleInc.

2.1. Общая характеристика GoogleInc.

 

Полное  наименование организации: транснациональнаяпубличная корпорация «Google».

Сокращенное наименование: «GoogleInc.» («ГуголИнкорпорейтед»).

Дата  основания и регистрациикомпании: 19 августа 1998 г.

Основными акционерами являются основатели компании американцы Эрик Шмидт, Сергей Брин и  Лэрри Пейдж, а также американские компании Sherpalo, Genentech и Intel.

Основной  вид деятельности Google сосредоточен на оказании услуг поиска с помощью  глобальной сети Интернет. Качество, точность, простота использования и скорость поиска по информационным ресурсам глобальной сети сделали из компании лидера в  своей сфере во многих странах.

Другим  важным направлением деятельности Google является работа с рекламодателями, веб-издателями, администраторами веб-сайтов для которых разработаны эффективные  возможности размещения рекламных  объявлений и широкий спектр приносящих прибыль служб основанных на поиске.

Также к  видам деятельности можно отнести:

• разработка программного обеспечения, приложений;
• создание инновационных продуктов и сервисов.

Характер  собственности фирмы – частный. С точки зрения правового положения Google является корпорацией публичного типа: с 19 августа 2004 г. акции компании торгуются на американской бирже NASDAQ. По принадлежности фирмы по капиталу и контролю Google следует отнести к национальной компании.

Быстрый рост Google с момента её основания  привёл к появлению большого числа  продуктов, несвязанных непосредственно  с главным продуктом компании–поисковой системой. Большинство из них–веб-приложения, требующие от пользователя только наличиябраузера, в котором они работают, и интернет-подключения.

Наиболее  крупные сервисы и инструменты  Google:

• «Вопросы и ответы» (ранее GoogleAnswers) – сервис для коллективного получения ответов на возникающие вопросы.
• GoogleAdSense– сервис контекстной рекламы, позволяющий заработать хозяевам страниц с большой посещаемостью
• Blogger– это сервис для ведения блогов.
• GoogleCheckout– сервис обработки онлайновых платежей, имеющий целью упростить процесс оплаты онлайновых покупок.
• GoogleDrive– онлайн хранилище. Предлагает 5 Гб свободного места
• iGoogle– сервис для создания персональных страниц.
• Gmail– бесплатная электронная почта
• GoogleHealth– представляет собой онлайновую личную медицинскую карту.
• GoogleMaps– набор карт, построенных на основе бесплатного картографического сервиса.
• GoogleNews– автоматически создаваемый новостной сайт, на котором собраны заголовки из источников новостей по всему миру.
• GoogleSites– бесплатный хостинг, использующий вики-технологию.
• GoogleTranslate– система статистического машинного перевода слов, текстов, фраз, веб-страниц между любыми парами языков.
• YouTube–видеохостинг.
• Google+ – социальная сеть.
• GoogleChrome– браузер на основе свободного браузера Chromium.
• GoogleEarth – модель планеты Земля, созданная при помощи спутниковых снимков.

«Миссия Google – организовать всю имеющуюся в мире информацию, сделав её доступной и удобной для использования»[18].

Принципы  компании:

• Главное – сосредоточить все внимание на пользователе, а остальное приложится.
• Лучше делать что-то одно, но делать это очень и очень хорошо.
• Лучше быстрее, чем медленнее.
• Демократия в Интернете есть.
• Чтобы получить ответ, компьютер не нужен.
• Деньги можно заработать, не причиняя вреда.
• Информации всегда намного больше, чем может показаться.
• Для поиска информации не существует границ.
• Серьезным можно быть и без галстука.
• Отлично– это не предел.

При разработке нового продукта специалисты Google по обеспечению  удобства использования стараются  сделать так, чтобы он былполезным,быстрым,простым,привлекательным,инновационным,универсальным,прибыльным,красивым,надежнымииндивидуальным.

Приоритеты  Google:

1. Люди – их жизнь, их работа, их мечты – вот чему нужно уделять основное внимание.
2. На счету каждая доля секунды.
3. Простота – залог эффективности.
4. Продукты должны привлекать как неопытных пользователей, так и экспертов.
5. Стремление к инновациям.
6. Создано для всех.
7. Будущее начинается сегодня.
8. Привлекательность простоты.
9. Доверие пользователей – превыше всего.
10. Человечность во всем.

Каждая компания имеет ряд целей.

Таб. № 1. Дерево целей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Организационная структура предприятия

 

Google– этосервис поиска информации в веб, который помогает найти тематические видео, картинки и многое другое.

 

Рис. 2. Уровни управления организацией

 

Институциональный уровень:

• Совет директоров, учредители.

Управленческий  уровень:

• Главный директор по технологиям;
• Старший вице-президент и главный исполнительный директор по управлению бизнесом;
• Старший вице-президент по корпоративному развитию и главный юрист;
• Председатель совета директоров;
• Старший вице-президент и главный финансовый директор;
• Генеральный директор.

Технический уровень:

• Директор по рекламе;
• Старший директор;
• Директор по продажам и локализации;
• Директор по приложениям и браузерам;
• Старший советник генерального директора и учредителей;
• Старший вице-президент по разработкам;
• Генеральный бизнес-директор и т.д.