Организация рабочих мест работников СДОУ в войсковой части

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                              3

 

Глава 1. Служба документационного  обеспечения управления              5

 

1.1. Цели и задачи службы ДОУ                                                                        6

1.2. Функции службы ДОУ                                                                                8

1.3. Права и ответственность службы ДОУ                                                    9

1.4. Взаимоотношения службы ДОУ с другими  
структурными подразделениями                                                                      11

 

Глава 2. Служба документационного  обеспечения управления

в войсковой части                                                                                   12

2.1. Служба ДОУ организации (состав, разделение обязанностей)             12

2.2. Обязанность  ответственность работников СДОУ                                  15

2.4. Анализ структуры и учет документооборота                                            20

 

Глава 3. Организация рабочего места  работников  
СДОУ в войсковой части                                                                     27                                                                                                    

3.1. Организация рабочего места делопроизводителя                                    27 
3.2. Организация рабочего места ответственного исполнителя штаба       28

3.3. Организация рабочего места СПНШ по кадрам и строевой части        31

3.4. Организация рабочего места командира                                                   32

 

Заключение                                                                                                       34

 

Список литературы                                                                                         37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Весь процесс  управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых  она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Документационное  обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Работа с  документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние  на эффективность работы любого сотрудника.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения войсковой части, разобраться в принципах и тонкостях документооборота.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться  с документационным обеспечением  управленческой деятельности.

2. Изучить документационное обеспечение войсковой части.

3. Определить как рабочее место влияет на работу командира и его подчиненных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

Документационное  обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

В зависимости  от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах  и ведомствах — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных  предприятиях (объединениях), в научно–исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных  заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в ассоциациях  и концернах состав и структура  службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) — правлением;

в акционерных  обществах — учредительной конференцией;

в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления, в структурных  подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Служба ДОУ  в своей деятельности руководствуется  законодательными и иными нормативно–правовыми актами органов государственной  власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами  с высшим или средним специальным  образованием соответствующего профиля. [6,311-313]

 

1.1. Цели  и задачи службы документационного  обеспечения управления

 

Основной целью  службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению  управления.

- Чёткое  организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов. Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям. [1, 39]

- Рациональная  организация рабочих мест и  обеспечение благоприятных условий  труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих. От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. 

- Должностные  инструкции. Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями. Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками. Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента. Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования. [4,89]

 

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.[5, 416] 

 

1.2. Функции службы документационного обеспечения управления

 

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим  функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное  изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

разработка  и проектирование бланков документов;

подготовка  документов к отправке. 

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

подготовка  к докладу руководству поступающих  документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения  и исполнения документов в установленный  срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих  мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно  с соответствующими структурными подразделениями  организации) мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами. 

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в  структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования  документной информации. 

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку  номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение  экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции  делопроизводственной службы. [3,160]

 

1.3. Права  и ответственности службы ДОУ

 

Служба ДОУ  имеет право:

Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением  избыточной информации в организации  и подведомственной системе (для  организаций, имеющих подведомственную систему);

Контролировать  и требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами  в организации;

Запрашивать от структурных подразделений и  организаций сведения, необходимые  для работы службы ДОУ;

Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

Привлекать  в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

Возвращать  исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных  требований;

Совместно с  ВЦ определять задачи документационного  обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

Подписывать и  визировать документы в пределах своей компетенции;

Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

Вносить предложения  руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

Участвовать в  обсуждении руководством организации  вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования  форм и методов работы с ними;

Вносить на рассмотрение руководства представления о  назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении  и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ  несёт ответственность за:

Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

Выполнение  указаний и поручений руководства  и соблюдение необходимых условий  труда работников службы ДОУ. [2,45] 

 

1.4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

 

Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

С юридической  службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

Со службами кадров, труда и заработной платы  и с соответствующими научно–исследовательскими  организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно–методических документов. [1,236].

Вывод: Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ

2.1. Служба ДОУ организации (состав, разделение обязанностей)

В воинской части  к службе документационного обеспечения  управления относится несекретное делопроизводство и строевая часть (ответственный исполнитель штаба и  старший помощник начальника штаба по кадрам и строевой части).

Ответственность за состояние делопроизводства в  воинской части возлагается на командира  воинской части.

Командир воинской части должен:

определять порядок работы с документами в соответствии с требованиями;

обеспечивать необходимые условия работы специалистам органа делопроизводства, выделять для этого соответствующие служебные помещения, материальные и денежные средства;

Непосредственная организация  делопроизводства в воинской части возлагается на начальника штаба, а там, где данная воинская должность в штате не предусмотрена, – на одного из заместителей командира воинской части (далее – начальник штаба).

Начальник штаба должен:

руководить делопроизводством в воинской части и осуществлять контроль за работой специалистов органа делопроизводства;

организовывать и систематически проводить с соответствующими должностными лицами занятия;

своевременно доводить в  установленном порядке до военнослужащих и гражданского персонала воинской части (далее – гражданский персонал) поступающие документы в части касающейся и требовать от подчиненных своевременного их исполнения;

принимать меры по совершенствованию  делопроизводства, подбору специалистов, обеспечению журналами, книгами, бланками и штампами;

Административная  ответственность за сохранность  документов в воинской части возлагается на начальника штаба в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Должностные лица, работающие с документами, несут персональную ответственность за выполнение требований, изложенных в настоящей Инструкции, и должны:

не разглашать служебную информацию, содержащуюся в документах;

доводить содержание документов другим лицам и передавать их другим исполнителям с разрешения своего непосредственного начальника;

передавать документы  из одного структурного подразделения воинской части в другое только через специалиста органа делопроизводства и расписываться в соответствующих журналах регистрации с указанием даты. Допускается передача документов военнослужащим и гражданскому персоналу одной воинской части для временного пользования, за которые они расписываются в реестре. В данном случае исполнитель обязан получить документы обратно и расписаться в указанном реестре;

давать информацию о документах и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к данным документам, только с разрешения командира воинской части или начальника штаба;

немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче документов, удостоверений, допусков, печатей и штампов, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, о фактах обнаружения лишних и неучтенных документов;

при убытии из воинской части  в связи с освобождением от воинской должности (должности) (далее  – должность) (увольнение с военной  службы или работы; перевод к новому месту военной службы или работы), на лечение, в отпуск, служебную командировку на срок более 10 суток своевременно сдавать все числящиеся за ними документы специалисту органа делопроизводства по акту передачи-приема документов и дел;

своевременно сдавать  в орган делопроизводства документы, необходимость работы с которыми миновала;

предъявлять все числящиеся за ними документы специалистам органа делопроизводства, а также представителям режимно-секретного органа воинской части  по их требованию. [8, 24] 

Должностным лицам, работающим с документами, запрещается:

вести разговоры, связанные  с содержанием документов, в присутствии посторонних лиц;

обращаться куда-либо с  личными просьбами, изложенными  на бланках воинской части;

самовольно вывозить и  передавать за пределы Республики Беларусь документы, не подлежащие опубликованию в открытой печати;

изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, не предусмотренные в настоящей Инструкции, с наименованием воинской части или должности ее командира;

использовать  изложенную в документах информацию в личных целях.

Ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленных  правил работы с документами, методическое руководство и обучение военнослужащих, гражданского персонала основам  делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на начальника и специалистов органа делопроизводства. [8, 26]

 

 

 

 

С учетом изложенного  организационная структура отдела кадров войсковой части может  быть представлена в следующем виде

 

 

 

 

 

 

2.3. Обязанности и ответственность работников службы ДОУ

 

Ответственный исполнитель штаба подчиняется  старшему помощнику начальника штаба по кадрам и строевой части и его прямым начальникам.

Ответственный исполнитель штаба ОБЯЗАН:

- заводить и  вести учет личного состава  военнослужащих срочной службы  и резервистов в соответствии  с требованиями Инструкции о  порядке учета личного состава ВС РБ, утвержденной приказом МО РБ от 26.08.2005 г. № 014 и Инструкцией о порядке применения в Вооруженных Силах Республики Беларусь и транспортных войсках Республики Беларусь Положения о порядке прохождения службы в резерве, утвержденной постановлением МО РБ от 14.07.2008 года № 58;

-  своевременно  производить записи об изменившихся  учетных данных на военнослужащих  срочной службы и резервистов  в соответствующие учетные документы,  ведущиеся в штабе воинской  части, а также в военные  билеты;

- вести личные  дела гражданского персонала  и личные карточки по форме  Т-2;

- вести книги временно  отсутствующего личного состава  и временно прибывшего (убывшего) личного состава;

- своевременно составлять  и представлять на подпись  начальнику штаба – первому заместителю начальника школы проекты приказов начальника школы по строевой части и о назначении суточного наряда, а также суточную ведомость;

- не позднее следующего  дня после издания приказа  начальника школы по строевой  части сообщать командирам подразделений параграфы приказа в части касающейся;

- своевременно составлять  и отправлять в вышестоящий  штаб установленные донесения,  отчетные документы, списки, рапорты,  выписки из приказов начальника  школы и другие документы по  личному составу военнослужащих срочной службы, резервистов и гражданскому персоналу;

- оформлять и выдавать  отпускные билеты, командировочные  удостоверения, предписания;

- ежедневно производить  сверку движения личного состава  части с подразделениями школы,  медицинским пунктом № 3 и продовольственной службой;

- ежедневно  представлять  дежурному по городку № 3 сведения  о расходе личного состава  и выписку из приказа начальника  школы о назначении суточного  наряда;

- вносить в служебные  карточки военнослужащих, проходящих  военную службу по контракту, поощрения и взыскания из приказов начальников всех степеней;

- вести графики отпусков  военнослужащих и гражданского  персонала;

- контролировать сроки  нахождения в воинских званиях  солдат, сержантов срочной службы  и проходящих военную службу  по контракту, а также резервистов и представлять соответствующую информацию командирам подразделений и начальнику штаба школы;