Организация управленческой деятельности строительной организации

ВВЕДЕНИЕ

Менеджмент неразрывно связан с людьми,  занятыми управлением. Труд в этой сфере носит название управленческого.

Менеджер должен овладеть теоретическими основами знаний об управлении, практическими процедурами и  правилами, технологией управления функциональными подразделениями  и объектами организации, освоить  самоуправление и самосовершенствование  управляющего.

Целью данной курсовой работы является определение функциональных задач, выполнение которых направлено на эффективную организацию деятельности отдела бухгалтерии.

Задачи работы:

- разработка документации, регламентирующей работу отдела  бухгалтерии;

- определение и разработка  внутренней и внешней документации, проходящей через отдела бухгалтерии;

- расчёт численности отдела  бухгалтерии, достаточной для  эффективного функционирования  предприятия в соответствии с  функциональными задачами подразделений.  

1.  РАЗРАБОТКА ПРОЦЕССА РЕШЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ ОТДЕЛА БУХГАЛТЕРИИ

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ОТДЕЛОМ БУХГАЛТЕРИИ

В данной курсовой работе разбирается  организационная структура предприятия  Строительной компании "ТехСтрой" находящейся по адресу г. Брянск 241014, г.Брянск, ул. Дружбы, д. 1, офис 5, телефон: +7(953)274-66-73

Наша компания - "ТехСтрой". "ТехСтрой" - это активно развивающаяся компания, работающая на рынке строительных услуг с 2007 года. Компания "ТехСтрой" была основана в 2007 году выпускниками Московского Государственного Технического Университета (МГТУ им. Н.Э.Баумана), что, несомненно, подтверждает квалификацию наших кадров.

За годы работы был накоплен огромный и неоценимый опыт в сфере  строительства и проведения ремонтных  работ, подобран профессиональный и  дружный коллектив, а также создана  огромная инструментальная база. К  слову, специалисты компания "ТехСтрой" используют только профессиональный инструмент: "Bosch", "Makita", "Hilti".

В условиях кризиса и жесткой  конкуренции наша компания не только выдержала удар, но и активно идет в атаку, т.е. бурно развивается  и улучшает качество предоставляемых  услуг.

Компания "ТехСтрой" предоставляет следующие услуги:

• ремонт квартир;
• ремонт офисов;
• дизайн интерьера;
• ремонтные работы;
• отделочные работы;
• плиточные работы;
• малярные работы;
• демонтажные работы;
• пред ремонтные работы;
• демонтаж стен;
• демонтаж бетонной стяжки;
• алмазная резка;
• алмазное бурение отверстий;
• штробление стен.

Каждый из отделов играет свою роль для предприятия.  В  рамках данной работы рассмотрим отдел  бухгалтерии.

Существование любой фирмы  невозможно представить без бухгалтерской  деятельности, в большинстве своем  предполагает наличие отдела бухгалтерии.

Миссия бухгалтерии –  упорядоченная система сбора, регистрации  и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального  учета всех хозяйственных операций.

Основные задачи отдела бухгалтерии  – своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности организации, учет, контроль, оперативное представление  данных финансово-хозяйственной деятельности руководителю организации.

Основные функции отдела: бухгалтерский, налоговый, управленческий учет.

В зависимости от цели использования  учетной информации пользователей  подразделяют на внутренних и внешних. К внутренним пользователям относятся сотрудники и руководство фирмы. К внешним пользователям относятся кредиторы, поставщики, клиенты, налоговые органы, органы государственной статистики, аудиторы и аудиторские организации, арбитражные и другие судебные органы.

Кредиторов преимущественно  волнует ликвидность, т.е. будут ли в срок возвращены полученные деньги и проценты по займам.

Для поставщиков и подрядчиков  важны сроки, на которые они могут  предоставить покупателям отсрочку платежа за проданные им товары или  предоставленные услуги.

Налоговые органы контролируют правильность исчисления и уплаты налогов  всех уровней в соответствии с  требованиями законодательства.

Покупателей интересует, как  долго будет функционировать  фирма-поставщик, какова ее финансовая устойчивость и как долго можно  не гасить кредиторскую задолженность.

Внутренние пользователи используют учетную информацию с  целью управления организацией.

Основным видом учета  в деятельности бухгалтерии является бухгалтерский учет. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организации, ее обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организацией в процессе ее деятельности.

Основной задачей бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской  отчетности) о деятельности организации и ее имущественном положении.

Бухгалтерский учет включает в себя следующие основные элементы:

• документирование
• оценка
• система бухгалтерских счетов
• двойная запись
• инвентаризация
• калькулирование
• составление баланса и отчетности.

Задачи бухгалтерского учета:

1. Организация бухгалтерского  учета хозяйственно-финансовой деятельности;

2. Контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности компании;

3. Начисление и выплата  заработной платы;

4. Расчет и выплата  налогов;

5. Планирование финансовых  операций.

Данные управленческого  учета обобщаются в отчетах, сводках, подготавливаемых бухгалтером в  зависимости от требований и целей  внутренних пользователей. Информация управленческого учета составляет коммерческую тайну организации.

Налоговый учет проводится в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

Налоговые органы, являясь  внешними пользователями, контролируют правильность исчисления и уплаты налогов  всех уровней в соответствии с  требованиями законодательства.

Планирование так же является важным и полезным инструментом управленческой деятельности, который обеспечивает достижение стратегических целей организации. Очевидным является факт прямой взаимосвязи планирования и бухгалтерского учета. Планирование устанавливает плановые показатели деятельности, бухгалтерский учет является наиболее полным и достоверным источником фактических показателей.

Планирование деятельности отдела бухгалтерии имеет важное значение в ее деятельности. В бухгалтерской деятельности должны быть четко запланированы сроки сдачи отчетной ежемесячной, ежеквартальной, полугодовой, годовой документации в налоговые органы, органы государственной статистики. Планируется также проведение финансовых операций. Бухгалтерия должна соблюдать сроки расчета и начисления заработной платы, налогов, проведения инвентаризаций материальных ценностей.

Бухгалтерия должна незамедлительно  реагировать при выявлении отрицательных  показателей в деятельности предприятия, докладывать об этих отклонениях директору и по его указанию принимать меры по их устранению.

В нашей фирме предусмотрены еженедельные совещания под руководством генерального директора, на основании решений, принятых на этих совещаниях проводятся летучки в бухгалтерии.

Функция контроля тесно связана  с учетом. Без наличия учета  функция контроля утрачивает смысл. Реализация функции контроля заключается  в отслеживании фактического выполнения планов, соблюдения законодательства при осуществлении хозяйственных  операций, наличия и движения имущества  и обязательств. Бухгалтерия осуществляет контроль:

– за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;

– контроль целесообразности хозяйственных операций;

– контроль наличия и  движения имущества и обязательств;

– контроль использования  материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

– контроль соответствия деятельности утвержденным нормам, нормативам и  сметам.

– обеспечение контроля за состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами.

В случае обнаружения отклонений необходимо принимать меры по их устранению.

Функция регулирования связана  с функцией контроля. Результатом  регулирования являются управленческие воздействия по устранению отклонений, выявленных в результате контроля.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ ОТДЕЛА БУХГАЛТЕРИИ

В организации, состоящей  из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация  их деятельности. Данная координация  выступает основой структуры  организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации.

Без связей и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Связь является условием, определяющим возможность  взаимодействия. Связи между частями  организации осуществляются через  каналы коммуникации. Виды связей соответствуют  видам тех отношений между  частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации выделяются различные типы связей. Все зависит  от того, какой критерий положен  в основу их классификации. Наиболее часто анализу подвергаются следующие  пары связей в организации: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные; прямые и косвенные.

Вертикальные связи соединяют  иерархические уровни в организа ции и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить о размере организации. Данный вид связи происходит при взаимодействии главного бухгалтера и директора.

Горизонтальные связи  — это связи между двумя  или более равными по положению  в иерархии или статусу частями  или членами организации. Их главное  предназначение — способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации, при решении возникающих между  ними проблем. Они помогают укреплять  вертикальные связи и делают организацию  в целом более устойчивой при  различных внешних и внутренних изменениях. Горизонтальные связи создают  ряд важных преимуществ. Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи развивают  у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска. Они осуществляются через взаимодействие отдела бухгалтерии с главным инженером и производственным отделом.

Линейные связи – это  связи, которые идут в организационной  иерархии сверху вниз и выступают, как  правило, в форме приказа, распоряжения, команды и т. п.

Функциональные (штатные) связи  имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и  выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения. Отдел  бухгалтерии имеет такие связи  с главным бухгалтером, который  анализирует полученные сведения и  предоставляет на рассмотрение вышестоящих  органов для принятия оперативных  и стратегических решений.

Для данного предприятия  характерна линейно-функциональная структура  управления.

Линейно-функциональная структура  состоит из:

- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

- обслуживающих функциональных подразделений.

При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают  решения, а функциональные подразделения  информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения (Рисунок 1).

             - вертикальная связь

             - горизонтальная связь

             - функциональная связь

Рисунок 1- Линейно-функциональная структура управления и схема  связей отделов.

Таблица 1- Характеристика внутренних связей бухгалтерии в строительной организации

В теории менеджмента существует такое понятие, как «предпринимательская среда», под которой понимается наличие  условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и  требуют принятия или приспособления к ним. Среду любой организации  принято рассматривать, как состоящую  из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных  условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих  в окружении предприятия и  влияющих на различные сферы его  деятельности.  Внешняя среда  обусловлена внешними факторами  влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно  учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия  и т.д.

Состояние внешней среды  имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению  к организации является объективной  средой, т. е. существует независимо, что  приводит к необходимости учета  ее в своей деятельности. В связи  с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит результативность и эффективность деятельности организации.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или  могущие оказать воздействие  на ее функционирование и поэтому  требующие принятия управленческих решений.

 Однако набор этих  факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную деятельность  различны у каждой фирмы. Обычно  предприятие в процессе управления  само определяет, какие факторы,  и в какой степени могут  воздействовать на результаты  его деятельности в настоящий  период и в будущей перспективе.  Выводы проводимых исследований  или текущих событий сопровождаются  разработкой конкретных средств  и методов для принятия соответствующих  управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и  учитываются факторы внешней  среды, оказывающие воздействие  на состояние внутренней среды  фирмы.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две  основные группы: микросреду (среду  прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты,  законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако менеджеру  необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде. К основным факторам  косвенного воздействия относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико - правовые, а также международные изменения.

Схематическое изображение  фирмы и ее среды взаимодействия представлено на Рисунке 2.

Рисунок-2 Среда взаимодействия предприятия.

Изменчивая внешняя  среда  представляет собой область постоянного  беспокойства для организаций. В  анализ рыночной внешней среды входят аспекты, оказывающие непосредственное воздействие на успехи или неудачи  организации. К этим аспектам относятся  изменяющиеся демографические условия, жизненные циклы различных изделий  или услуг, легкость проникновения  на рынок, распределение доходов  населения и уровень конкуренции  в отрасли.

Внешняя среда прямого  воздействия для организации  – это совокупность факторов, которые  непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации

Поставщики.

Поставщики обеспечивают поступление необходимых для  функционирования организации видов  ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Законы и государственные  органы.

 Каждая организация  имеет определенный правовой  статус, являясь единоличным владением,  компанией, корпорацией или некоммерческой  корпорацией, и именно это определяет, как организаций может осуществлять  свою хозяйственную деятельность  и какие налоги должна платить.  Как бы ни относилось руководство  к законам страны, ему приходится  придерживаться их или пожинать  плоды отказа от законопослушания  в форме штрафов или даже  полного прекращении бизнеса.

Потребители.

Первой группой влияния  в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия –производителя для удовлетворения своих потребностей. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять ее запросы.

Конкуренты.

Изучение конкурентов, с  которыми организации приходится бороться за ресурсы, полученные из внешней среды, занимает важное место в стратегическом управлении. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Макросреда представляет собой наиболее удаленный от собственно компании внешний слой элементов, которые так или иначе влияют на фирму, не оказывая непосредственного воздействия на ее текущие операции. Обычно выделяют четыре основных факторов макросреды: технологические, социо-культурные, экономические и законодательно-правовые. Ричард Л. Дафт в своем учебнике «Менеджмент» выделяет еще один консолидированный фактор - международные изменения (условия).

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.

Технология.

Технология - это совокупность средств, процессов, операций, с помощью  которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие.

Технологические изменения  включают в себя научные и технические  нововведения в отдельной отрасли  и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора, она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.  Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Состояние экономической  среды.

Экономические изменения  отражают  общую экономическую  ситуацию в стране или регионе, в  котором работает компания. Экономические  факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно  влиять на стратегические цели организации. Такие показатели, как темп инфляции, стабильность национальной валюты, международный  платежный баланс, налоговая ставка, покупательская способность населения, динамика ВНП, ВВП, уровень безработицы, процентные ставки, а также основные тенденции изменения структуры  отраслей и организационных форм хозяйствования, должны постоянно диагностироваться  и оцениваться. Каждый из них может  представлять либо угрозу, либо новую  возможность для организации.

Социокультурные факторы.

Деятельность предприятия  проходит в обществе. В процессе этой деятельности предприятие устанавливает  взаимоотношения с различными элементами структуры общества, что обуславливает  влияние на предприятие факторов социальной и культурной среды. К  социо-культурным факторам макросреды относят демографические характеристики, нормы, обычаи и жизненные ценности страны, в которой оперирует организация. Социо-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д.

Законодательно-политические факторы.

В основе этого фактора  лежат федеральные и местные  законодательные акты, а также  политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью  компании. Политическая составляющая внешней среды должна изучаться  в первую очередь для того, чтобы  иметь ясное представление о  намерениях органов государственной  власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых  государство намерено проводить  в жизнь свою политику. В изучение политической обстановки входит выяснение  того, какие программы воплощают в жизнь различные партии, отношение правительства к различным отраслям экономики и регионам страны и т. д.

Международные изменения.

Под международными изменениями  внешней среды понимают происходящие за пределами страны  происхождения  компании события и возможности  развития бизнеса компании в других странах. Из международной среды  появляются новые конкуренты, покупатели и поставщики, она же формирует  новые технологические и социальные тенденции. Процесс глобализации охватывает сейчас все больше стран. Поэтому  даже фирмы, ориентирующиеся только на внутренний рынок, вынуждены мыслить  в международном масштабе, оценивая потенциал и угрозы внешней международной  среды. Значение внутриполитического  фактора дополняется международным в силу интеграции экономик различных стран. Глобальная среда представляет своего рода «игровое поле», на котором постоянно меняются правила игры и игроки, причем заранее предсказать изменения невозможно.

1.3 РАЗРАБОТКА ВНЕШНЕЙ  И ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

ПРОХОДЯЩЕЙ ЧЕРЕЗ ОТДЕЛ  БУХГАЛТЕРИИ

Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки  учетной информации в первичных учетных документах.

Так, например, имеются следующие  коды:

• 50 01 – выдача денежных средств из кассы на заработную плату;

• 50 02 – выдача, денежных средств из кассы под отчет;

• 50 03 – выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету;

В нашем примере при  кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две  первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две  другие цифры – непосредственно  код операции по данному балансовому  счету. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке  информации.

Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит  действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым  типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки  данных бухгалтерского учета с применением  ЭВМ. Единый государственный регистр  предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций  по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. №105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)».

В стандарте «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения  ГОСТ 16.487–83», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 г. №5231, записано, что документооборот –  это «движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки». Это определение без изменений  было повторено и в одноименном  российском стандарте ГОСТ Р 51141–98.

Правила документооборота и  технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации  в составе принятой на текущий  год учетной политики. Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129 ФЗ определены требования главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главные бухгалтеры устанавливают  графики представления всех необходимых  документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика  о сроках представления в бухгалтерию  документов вручаются всем должностным  и материально-ответственным лицам.