Организация закупочного процесса в магазине

ФГБОУ ВПО Российский экономический университет

им. Г.В. Плеханова 

Кафедра торгового дела 
 
 
 

Курсовая  работа 

по дисциплине: Организация и управление торговым предприятием

на тему: «Организация закупочного процесса в магазине» 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка

4 курса  Факультета 

Экономики торговли

и товароведения 

группа 643-ДЭ

Докшицкая Д.Б. 

                                                                                  Руководитель:

Доц.  Панкина Т.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2012 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………3

§ 1. Определение сущности закупочного процесса, его цели

и функции ……………………………………………………………...4-8

§ 2. Организация закупочного процесса в магазине…………………………..…………………………………….9-24

§ 3 Предложения по совершенствованию закупочной

 деятельности  торгового предприятия……………………………..…25-30 

Заключение……………………………………………………………...31-33

Список литературы……………………………………………………......34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

    Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё начинается коммерческая работа.  Закупочная деятельность для предприятий торговли играет очень важную роль, так как необходимо грамотно выстроить пути доставки товаров с целью минимизации издержек и наличия запасов на складах, а также позволяет сформировать необходимый торговый ассортимент и осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями потребительского спроса. Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

      В целом закупки - это процесс получения необходимого по качеству и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене. Закупки представляют собой оптовый товарооборот, осуществляемый субъектами торговой деятельности с целью последующей перепродажи закупленных товаров. 
    Закупочная логистика - управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления. Поэтому освещение вопросов закупочной логистики является актуальным. 
 
 
 
 
 
 
 

§ 1. Определение сущности закупочного процесса, его цели

и функции. 

       Сфера деятельности по обеспечению готовой продукции, называющаяся,  управлением закупок, чаще называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли - товароснабжением. Хотя в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику. 

В более широком  смысле закупочная деятельность - это  процесс, выполняемый организационной  единицей, которая в качестве функций  отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой  цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад  в конкурентное преимущество предприятия  и реализацию корпоративной стратегии. 
    Целью закупочной работы является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:  
   1. выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;

   2. обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;  
   3. соблюдение требований правил торговли по качеству товаров.

   Закупочная логистика представляет  собой вид деятельности, без осуществления  которой невозможна нормальная  деятельность предприятия. Она  является связующим звеном между  разными товаропроизводителями,  координаторами их работы, решающим  важные задачи материального  обеспечения производства. ¹

     К функциям закупочного процесса относится:

1.    формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
2. получение предложений от поставщиков и оценка поступивших предложений;
3. выбор поставщиков;
4. согласование цены заказываемых товаров и заключение договоров на поставку;
5. контроль за сроками поставки товаров;
6. выходной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
7. поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

     Охарактеризованные  функции реализуются службой  материально-технического снабжения (отдел  закупок) во взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

     Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях должна основываться на принципах современного маркетинга. С помощью этих методов коммерческие работники, руководители, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий.

     Изучение и прогнозирование покупательского  спроса является необходимым  маркетинговым условием для проведения  успешной коммерческой работы  по закупкам товаров, поэтому  закупку товаров следует начинать  с изучения спроса, потребностей  покупателей на товары, покупательских  намерений и других факторов, формирующих спрос. Торговые предприятия, обслуживая определенный территориально-экономический район, изучают в основном объем покупательского спроса на те или иные виды товаров и в отдельных случаях ассортиментную структуру спроса. Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары. Для успешного выполнения коммерческих операций по закупке товаров предприятия торговли должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, производителей, сельское хозяйство и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.²

Коммерческие  работники должны посещать предприятия-изготовители с целью ознакомления с производственными  возможностями предприятия, объемом  и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, выставках-просмотрах новых товаров, оптовых ярмарках, также необходимо постоянно следить  за рекламными объявлениями в СМИ, проспектами, каталогами.

    К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления. К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам. В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, закупающих продукцию у ее производителей и реализующих ее оптовым покупателям. Поставщиками-посредниками могут быть оптовые предприятия общенационального, регионального уровня различного товарного ассортимента, составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржа, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.). Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной деятельности. Важным посредническим элементом в закупочной деятельности являются организаторы оптового товарооборота – товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и другие предприятия. Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и реализационной деятельности клиентов. Однако они не являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

 Поставщики  также различаются по их принадлежности  к той или иной хозяйственной  системе. Поставщики, относящиеся  к той же системе, в которую  входят оптовые покупатели, называются  внутрисистемными, остальные – внесистемные. 
По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая  источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого  поставщика специальные карточки, их  группируют по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения. С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, преимущественно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе.³ 

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

• определение предмета (структуры) закупок;
• выбор поставщика;
• определение объема закупок;
• условия закупок.

Задача определения  предмета закупок решается совместно  с производственным отделом и  инженерной службой компании. При  этом определяются потребности в  сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта  информация поступает в отдел  снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка  интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и  предпочтений наиболее перспективных  и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции  работников отдела снабжения.

Объем закупок  определяется по согласованию с другими отделами (складским, финансовым, бухгалтерией). Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Условия закупок  согласуются с поставщиками, уже  предложившими свои варианты, и отделом  снабжения. В решении данного  вопроса могут участвовать и  работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия  оплаты и доставки, сроки и т. д.

При выполнении этих задач необходимо каждый раз  принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом  виде у другого производителя  или же делать его самим, на собственном  производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе закупок товаров, которые  сами по себе являются законченными изделиями  
 
 
 
 
 

§ 2. Организация закупочного процесса в магазине ООО «Сармас» 

     2.1 Организационно-экономическая характеристика  предприятия 

     ООО «Сармас» зарегистрировано решением исполкома  администрации Заводского района г. Минска от 24.12.2004 г. № 138 в Реестре  общереспубликанской регистрации  за № 7355, перерегистрированное решением Минского городского исполнительного  комитета № 465 от 28 апреля 2005 г. в Едином государственном реестре юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей за № 100027429, и осуществляет свою деятельность на основании Устава и Учредительного договора в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

     Организация - субъект частной собственности. Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печати, штампы и другие реквизиты. Общество вправе от своего имени заключать договоры, соглашения, приобретать имущественные и осуществлять личные неимущественные права, исполнять обязанности, нести самостоятельную ответственность по своим обязательствам, быть истцом и ответчиком в суде.

     ООО «Сармас» несет ответственность  по своим обязательствам всем принадлежащим  ему имуществом и не несет ответственности  по обязательствам участников.

     Общество  является коммерческой организацией. Основной целью деятельности является получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов участников.

     ООО «Сармас» осуществляет следующие виды деятельности:

     - розничная торговля алкогольными  напитками и табачными изделиями;

     - розничная торговля непищевой  спиртосодержащей продукцией и  парфюмерно-косметическими средствами  в потребительской таре (упаковке), относящимися к непищевому этиловому  спирту;

     - розничная торговля (за исключением  алкогольных напитков и табачных  изделий).

     Все товары, реализуемые магазином разбиты  на группы по принципу схожести их составов. Эти группы товаров являются ассортиментными и в совокупности представляют товарную номенклатуру ООО «Сармас».

     На  ООО «Сармас» используется повременная  и сдельно-премиальная формы оплаты труда. Труд руководителей, специалистов и служащих оплачивается по повременной системе оплаты труда. Для оплаты труда рабочих предназначена сдельно-премиальная система. Анализ показателей по труду и заработной платы на предприятии представлен в таблице 2.1 

     Таблица 2.1 - Анализ показателей по труду  и заработной платы на ООО «Сармас» за 2008-2009 г.

     Примечание - Источник: собственная разработка на основании данных предприятия

      закупочный  логистика торговый 

     Уровень среднемесячной заработной платы работников предприятия достаточно низок (437,1 тыс. руб. в 2008 г., 767,3 тыс. руб. в 2009 г.) по сравнению  со средним уровнем заработной платы  по РБ - 700-800 тыс. руб.

     Среднесписочная численность работников имеет тенденцию  к снижению. Так за 2008-2009 гг. численность работников снизилась на 5 человек и в 2009 г. составила 40 чел.

     Увеличение  фонда оплаты труда на предприятии  за 2009 г. по сравнению с 2008 г. составило 132,27 млн. руб. или 56,04%. Удельный вес фонда оплаты труда в выручке от реализации предприятия составлял 8,77% в 2008 г., 9,82% в 2009 г. Показатель производительности труда повысился в 2009 г. по сравнению с 2008 г. на 39,38%.

     Динамика  розничного товарооборота по ООО  «Сармас» за 2008-2009 гг. представлена в таблице 2.2. 

     Таблица 2.2 - Динамика розничного товарооборота  по ООО «Сармас» за 2008-2009 гг.

     Примечание - Источник: собственная разработка на основании данных предприятия. 

     По  данным таблицы 2.3 можно сказать, что  рост товарооборота имеет положительную динамику. Темп роста за 2009 год составил 139,09%.

     Все товары, реализуемые магазином разбиты  на группы по принципу схожести их составов. Эти группы товаров являются ассортиментными и в совокупности представляют товарную номенклатуру ООО «Сармас». 
 

     2.1 Планирование закупок товаров  на торговом предприятии 

     На  сегодняшний день в ООО «Сармас» работает более 40 человек. Организационная структура предприятия представлена на рисунке 2.1. 
 

     Рисунок 2.1 - Организационно-финансовая структура  предприятия 

     Как видно из рисунка 2.1 закупками товара для их последующей продажи занимается специализированный отдел закупок, подчиненный непосредственно коммерческому  директору.

     Ассортимент ООО «Сармас» имеет достаточную  ширину и глубину (таблица 2.3). 

     Таблица 2.3 - Ассортиментные группы товаров  ООО «Сармас» в 2009 г.

     Примечание. Источник: собственная разработка по данным организации 

     Таким образом, широта товарной номенклатуры магазина представлена 35 ассортиментными группами товаров. Насыщенность товарной номенклатуры от 2-х до 92-х позиций в каждой ассортиментной группе.

     В каждой ассортиментной группе определено приблизительное количество позиций, т.е. то количество позиций, которое будет выставлено на прилавках магазинов.

     Основная  задача магазина – обеспечение населения  высококачественными товарами по доступной  цене. Основную часть товаров магазины будут получать от производителей. Лишь малая часть товаров будет закупаться через посредников.

     Структура товарооборота по магазину в целом  за рассматриваемый период представлена в таблице в разрезе товарных групп (таблица 2.4) 

     Таблица 2.4 - Структура и размер товарооборота  ООО «Сармас» по ассортиментным группам  за 2007-2009 гг.

     Примечание. Источник: собственная разработка по данным организации 

     Таким образом, размер товарооборота в 2008 г. увеличился на 1060 млн. руб. по сравнению с 2007 г. или на 39,38 %, в 2009 г. увеличился на 294 млн. руб.

     Структура и динамика изменения запасов  предприятия представлена в таблице 2.5. 

     Таблица 2.5 - Структура и динамика изменения  запасов ООО «Сармас»

     Анализ  данных таблицы 2.5 показывает, что запасы предприятия возросли. Это связано, прежде всего, с увеличением объема продаж. При этом, в первую очередь, увеличилась доля сырья и материалов.