Органы, контролирующие кадровую службу

Оглавление

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании

Глава 2. Формирование персонала  кадровой службы

   2.1. Требования, предъявляемые  к сотрудникам кадровой службы 

   2.2. Кадровая этика 

Глава 3 Полномочия кадровой службы

   3.1. Функциональные обязанности кадровой службы

   3.2. Должностная инструкция сотрудников кадровой службы

Глава 4. Внешние и внутренние взаимодействия кадровой службы

   4.1. Пенсионный фонд РФ

   4.2. Региональные отделы медицинского страхования

   4.3. Военкоматы

   4.4. Другие службы организации

Глава 5. Органы, контролирующие кадровую службу

   5.1. Федеральная инспекция труда РФ

   5.2. Прокуратура РФ

Заключение

Список нормативных  актов

Список литературы

Введение.

Сама работа кадровой службы должна быть регламентирована. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов. Данные документы представляют собой своего рода «инструмент» не по управлению работой персонала, а по организации и методам работы самой кадровой службы. Все документы, необходимые в работе отдела персонала, можно разделить на две самостоятельные группы. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все: и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Кроме того, важно отметить, что сотрудники кадровой службы должны постоянно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве, поскольку применение норм права, утративших свою юридическую силу, может привести к непоправимым ошибкам и даже к привлечению организации к ответственности. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании

Ни одна организация  в условиях современных прогрессирующих  тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.)[1] (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с  октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций  кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются  неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены  чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру  кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе  кадровой службы (отдела кадров) стоит  начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для  обоснования необходимой численности  работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78[2] (далее – Нормативы). Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных  актов, регламентирующих численность  кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы.[3] На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты  по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к  функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает  следующие работы:

1) оформление документов  при приеме на работу рабочих  и служащих;

2) оформление документов  при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет  трудовых книжек;

4) оформление документов  по учету движения кадров;

5) составление статистической  отчетности по учету личного  состава;

6) составление справок,  участие в разработке планов  и другие работы, выполняемые  работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному  учету;

8) работы в бюро  пропусков;

9) работы в военно-учетном  столе;

10) работы, связанные с  АСУП;

11) прочие работы.

Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер. Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!

Иметь в структуре  организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста  по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.

Успех любого дела зависит  не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение  организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации  в результате рационального и  оптимального построения кадровой службы (отдела):

1) полная и достоверная  информация по каждому работнику;

2) знание потребности  организации в новых работниках, в направлении на обучение  и повышении квалификации работников;

3) конкретизация должностных  обязанностей и уровня ответственности;

4) предупреждающие действия  руководства организации по устранению  негативных явлений (например, при  высвобождении работников в случае  сокращения штата);

5) и как главный  аспект – отсутствие обращений  в судебные и иные инстанции  вследствие неправильного оформления кадровой документации.

Глава 2. Формирование персонала кадровой службы

На начальной стадии формирования кадровой службы (отдела) руководителю организации необходимо определиться с ее структурой, то есть будет ли это полноценная кадровая служба (отдел) или же организация будет довольствоваться лишь одним кадровым работником, например, специалистом по кадрам.

Итак, решено, создаем  кадровую службу (отдел) во главе с  начальником и подчиненных ему  сотрудников: инженера по кадрам, специалиста по кадрам, инспектора по кадрам.

Рассмотрим, какие же требования должны предъявляться к  данным сотрудникам.

2.1. Требования, предъявляемые к сотрудникам  кадровой службы

В первую очередь необходимо обратиться к Квалификационному  справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предлагает перечень требований, предъявляемых к той или иной должности.

Нас интересуют требования, предъявляемые к сотрудникам  кадровой службы (отдела).

Начальник кадровой службы (отдела кадров) должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Начальник кадровой службы (отдела кадров) должен иметь высшее профессиональное образование и  стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Инженер по кадрам должен знать: законодательные и нормативные  правовые акты, методические материалы  по вопросам подготовки и повышения  квалификации кадров на производстве; структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития; кадровую политику и стратегию предприятия; основные технологические процессы производства продукции предприятия; формы, виды и методы профессионального обучения; порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебных планов и программ, другой учебно-методической документации; порядок оформления договоров с учебными заведениями; порядок составления смет затрат на подготовку и повышение квалификации кадров и оформления трудовых договоров (контрактов) с преподавателями и инструкторами; прогрессивные формы, методы и средства обучения; порядок финансирования затрат на обучение; организацию работы по профориентации и профотбору; систему оплаты труда преподавателей и инструкторов; порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке и повышению квалификации кадров; основы педагогики, социологии и психологии; основы экономики, организации производства, труда и управления; трудовое законодательство; правила и нормы охраны труда.

Инженер по подготовке кадров I категории должен иметь высшее профессиональное (техническое или  инженерно-экономическое) образование  и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров II категории не менее 3 лет.

Инженер по подготовке кадров II категории должен иметь высшее профессиональное (техническое или  инженерно-экономическое) образование  и стаж работы в должности инженера по подготовке кадров либо других инженерно-технических  должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет.

Инженер по подготовке кадров должен иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности техника I категории не менее 3 лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.

Специалист по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; порядок избрания (назначения) на должность; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Специалист по кадрам должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Инспектор по кадрам должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам; порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.

Инспектор по кадрам должен иметь среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

Приведенные требования руководители организаций должны рассматривать  как не обязательные, а как предполагаемые, так как в Квалификационном справочнике  применяется глагол «должен», а не «обязан». На наш взгляд, необходимо рассматривать каждую кандидатуру индивидуально. В практике автора встречалось много кадровиков без необходимого образования, но очень хорошие специалисты в своей области. И не надо зацикливаться на образовании, пусть потенциальный кадровик покажет вам свои знания на деле, раскроет свой профессионализм.

Кроме профессиональных качеств, необходимо, конечно, рассмотреть  личностные качества кадровика.

Как уже было замечено, конечно же кадровик должен иметь  презентабельную внешность, то есть быть аккуратным, ухоженным, в общем, располагать к себе, должен обладать хорошо поставленной речью, грамотно выражать свои мысли.

Еще одна необходимая  черта – владение своими эмоциями.

Кадровая служба (отдел) непосредственно связана со всеми  сотрудниками организации, как говорится  – сколько людей, столько и характеров. И к каждому сотруднику кадровик должен найти индивидуальный подход. Сколько раз автору приходилось сталкиваться с недовольными сотрудниками, которые, к примеру, не были довольны тем, что их отправляют в очередной оплачиваемый отпуск, а они бы хотели поработать еще года – два без отпуска. Приходилось объяснять, что согласно трудовому законодательству каждый сотрудник обязан раз в год воспользоваться своим правом на отпуск. Иной раз приходится декламировать почти весь Трудовой кодекс, чтобы сотрудник понял, что он не прав. И все это делается «без эмоций», спокойно и профессионально.

Конечно же, в кадровую службу надо принимать людей уравновешенных и поэтому, на наш взгляд, будет  нелишним проводить с потенциальным  сотрудником тест на эмоциональную устойчивость.

2.2. Кадровая  этика

Вопросы этики чрезвычайно  важны для любой службы организации. Этика является неотъемлемым компонентом  кадровой службы (отдела).

Что же такое кадровая этика?

Этика – это учение о том, как должен поступать человек  в той или иной ситуации, какими принципами и нормами должен руководствоваться.

Принципами, которыми должен руководствоваться кадровик, являются – справедливость, долг, совесть, ответственность, достоинство и честь (категории  этики).

Для профессии кадровика  справедливость есть нераздельный нравственный и служебный долг.

Совесть – категория  этики, характеризующая способность  человека осуществлять нравственный самоконтроль, внутреннюю самооценку с позиций  соответствия своего поведения требованиям  нравственности, самостоятельно формулировать для себя нравственные задачи и требовать от себя их выполнения.[5]

Кадровик функционирует  в сфере, затрагивающей жизненные  блага своих сотрудников, сталкивается со многими коллизиями, оказывается  перед необходимостью принимать  ответственные решения, нередко в морально напряженных ситуациях. И только работники с развитым чувством совести, способные правильно, самокритично и принципиально судить свои побуждения и поступки, могут эффективно выполнять функции кадрового работника.

Достоинство – категория этики, означающая особое моральное отношение человека к самому себе и отношение к нему со стороны общества, окружающих, основанное на признании ценности человека как личности.[6]

В тему можно сказать, что кадровый сотрудник должен всегда держаться достойно, так как он является связующим звеном между руководством и сотрудниками организации. Именно этим звеном он выступает, к примеру, в трудовых спорах, и не должен занимать позицию «слуга двух господ».

Ответственность – категория  этики, характеризующая личность с точки зрения выполнения ею нравственных требований, соответствия ее моральной деятельности нравственному долгу, рассматриваемого с позиций возможностей личности.[7]

Как уже было сказано  ранее, кадровик должен знать о каждом сотруднике организации все и более того, это касается не только сведений о трудовой деятельности, но и личной жизни, поэтому каждый сотрудник кадровой службы (отдела) должен для себя решить может ли он соответствовать следующим факторам: способность выполнять предписанные ему нравственные обязанности; правильность их понимания; ответственность за последствия своих действий; предвиденье этих последствий.

В конкретном случае речь идет о защите персональных данных работника.

В соответствии со ст. 85 ТК РФ персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника и не более.

Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое  другое использование персональных данных работника.

В целях обеспечения  прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители  при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать  следующие общие требования, регламентируемые ст. 86 ТК РФ:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) все персональные  данные работника следует получать  у него самого. Если персональные  данные работника возможно получить  только у третьей стороны, то  работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

3) работодатель не  имеет права получать и обрабатывать  персональные данные работника  о его политических, религиозных  и иных убеждениях и частной  жизни. В случаях, непосредственно  связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

4) работодатель не  имеет права получать и обрабатывать  персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

5) при принятии решений,  затрагивающих интересы работника,  работодатель не имеет права  основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

6) защита персональных  данных работника от неправомерного  их использования или утраты  должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

7) работники и их  представители должны быть ознакомлены  под расписку с документами  организации, устанавливающими порядок  обработки персональных данных  работников, а также об их правах  и обязанностях в этой области;

8) работники не должны  отказываться от своих прав  на сохранение и защиту тайны.

Порядок хранения и использования  персональных данных работников в организации  устанавливается работодателем  с соблюдением требований ТК РФ. Так, личные дела, карточки, трудовые книжки работающих в настоящее время необходимо хранить в отделе кадров в сейфах или специально оборудованных для данных целей шкафах, которые запираются и опечатываются. Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

1) не сообщать персональные  данные работника третьей стороне  без письменного согласия работника,  за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

2) не сообщать персональные  данные работника в коммерческих  целях без его письменного  согласия;

3) предупредить лиц,  получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

4) осуществлять передачу  персональных данных работника  в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;

5) разрешать доступ  к персональным данным работников  только специально уполномоченным  лицам, при этом указанные лица  должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

6) не запрашивать информацию  о состоянии здоровья работника,  за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу  о возможности выполнения работником  трудовой функции;

7) передавать персональные  данные работника представителям  работников в порядке, установленном  настоящим Кодексом, и ограничивать  эту информацию только теми  персональными данными работника,  которые необходимы для выполнения  указанными представителями их функций.