Основные виды работ по документационному обслуживанию

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. НАЗНАЧЕНИЕ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ АППАРАТА МИРОВЫХ СУДЕЙ МОСКОВСКОГО РАЙОНА Г.КАЗАНИ
2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ СУДЕБНОГО ЗАСЕДАНИЯ
3. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

3.1. Рабочее место  секретаря судебного заседания

3.2. Организация работы с документами

3.3. Организация документооборота и его основные этапы

3.4. Организация хранения архивных документов

3.5. Регистрация входящих документов

4. ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. НАЗНАЧЕНИЕ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ АППАРАТА МИРОВЫХ СУДЕЙ МОСКОВСКОГО РАЙОНА Г.КАЗАНИ

 

Мировые судьи  в Российской Федерации  являются судьями общей юрисдикции субъектов  Российской Федерации и входят в  единую судебную систему Российской Федерации. Полномочия, порядок деятельности мировых судей и порядок создания должностей мировых судей устанавливаются Конституцией Российской Федерации, Федеральным конституционным законом «О судебной системе Российской Федерации», иными федеральными конституционными законами, настоящим Федеральным законом, а порядок назначения (избрания) и деятельности мировых судей устанавливается также законами субъектов Российской Федерации.

Мировой судья при осуществлении  правосудия заседает в мантии и (или) имеет другой отличительный знак своей должности, предусмотренный  законом соответствующего субъекта РФ.

Мировые судьи назначаются (избираются) на должность на срок, установленный  законом соответствующего субъекта Российской Федерации, но не более чем  на пять лет. По истечении указанного срока лицо, занимавшее должность  мирового судьи, вправе снова выдвинуть свою кандидатуру для назначения (избрания) на данную должность.

При повторном и последующих  назначениях (избраниях) на должность  мирового судьи мировой судья  назначается (избирается) на срок, устанавливаемый  законом соответствующего субъекта Российской Федерации, но не менее чем на пять лет. В случае, если в течение указанного срока мировой судья достигнет предельного возраста пребывания в должности судьи, он назначается (избирается) на должность мирового судьи на срок до достижения им предельного возраста пребывания в должности мирового судьи – 70 лет.

Аппарат мирового судьи обеспечивает его работу. Структура и штатное  расписание аппарата мирового судьи  устанавливаются в порядке, предусмотренном  законом субъекта Российской Федерации.

Аппарат мирового судьи состоит из  помощника мирового судьи, секретаря судебного заседания и делопроизводителя. Аппарат подчиняется мировому судье.

Работники аппарата мирового судьи являются государственными служащими  соответствующего субъекта Российской Федерации.

 

Структура организации  суда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ СУДЕБНОГО ЗАСЕДАНИЯ

 

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются общие положения и основные функции, требования, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

1. Общие  положения  и основные функции:

1.1. На должность  секретаря судебного заседания  назначаются лица с высшим  или средним юридическим образованием.

1.2. В своей  профессиональной служебной деятельности секретарь судебного заседания непосредственно подчиняется мировому судье, ведущему специалисту судебного участка.

1.3. Секретарь  судебного заседания выполняет  в необходимых случаях (нетрудоспособность, очередные или дополнительные отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, служебная командировка и т.д.) отдельные обязанности отсутствующих работников аппарата мирового судьи.

2. Квалификационные  требования:

2.1. В своей  деятельности секретарь судебного  заседания руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», указами Президента Российской Федерации; служебным распорядком, настоящим должностным регламентом.

2.2. Секретарь  судебного заседания должен знать:  законодательные и иные нормативные  акты применительно к исполнению  своих должностных обязанностей, прав и ответственности; порядок  работы со служебными документами.

2.3. Должность  секретаря судебного заседания  предполагает навыки: рационального  использования рабочего времени,  делового письма, проведения анализа  и обобщения информации, умения  работать с людьми, владения компьютерной  и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением (Word, Excel, правой базой Консультант Плюс и др.)

2.4. Должность  секретаря судебного заседания  предполагает наличие следующих  личностных качеств: ответственность,  честность, высокая работоспособность,  коммуникабельность, отзывчивость и доброжелательность по отношению к людям.

3. Должностные  обязанности: 

Секретарь судебного  заседания выполняет обязанности, предусмотренные действующими инструкциями и процессуальным законодательством:

3.1. Организует  приём мировым судьей граждан:

- объявляет  в установленное время о начале  приема;

- приглашает  на приём очередных посетителей; 

- регистрирует  посетителей в журнале учета  приёма граждан; 

- передаёт ведущему  специалисту судебного участка  принятые мировым судьей материалы для регистрации и заведения дел.

3.2. Вызывает  в судебное заседание участников  процесса и свидетелей.

3.3. Подготавливает  заблаговременно и вывешивает  в установленном месте списки  дел, назначенных к рассмотрению  в судебном заседании. 

3.4. Проверяет  явку вызываемых к мировому судье лиц, отмечает в повестках время их пребывания на судебном участке.

3.5. Принимает  меры для обеспечения явки  участников процесса в судебное  заседание. 

3.6. Ведёт в  установленном порядке протоколы  судебных заседаний, знакомит  с ними участников процесса.

3.7. Осуществляет  с соответствующего разрешения  мирового судьи ознакомление  участников процесса и иных  лиц с материалами судебного  дела.

3.8. Осуществляет  контроль за поступлением документов, истребованных мировым судьей  по делу.

3.9. Вручает и  направляет лицам, участвующим  в деле, и иным лицам по указанию  мирового судьи копии судебных  актов. 

3.10. Оформляет  гражданские, уголовные дела и  дела об административных правонарушениях  после их рассмотрения.

3.11. Отмечает  в журнале учёта дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, результаты по делу.

3.12. Выписывает  исполнительные листы по судебным  постановлениям, подлежащим немедленному  исполнению.

3.13. Обеспечивает  своевременное прохождение документов  и дел. 

3.14. Изучает организацию деятельности судебного участка, принимает меры по ее совершенствованию.

3.15. Принимает  участие в формировании и сдаче  в архив законченных дел и  документов, а также отборе и  уничтожении материалов, сроки хранения  по которым истекли. 

3.16. Участвует в разработке номенклатуры дел судебного участка, формировании законченных нарядов, дел и материалов для последующей сдачи их в архив и уничтожении вещественных доказательств.

3.17. Делает копии  документов из дел по распоряжению  мирового судьи, выполняет машинописные и копировально-множительные работы.

3.18. Выполняет  в соответствии с должностными  обязанностями другие поручения  мирового судьи, ведущего специалиста  судебного участка и администрации  Управления.

4. Права: 

Секретарь судебного  заседания в пределах своей компетенции при исполнении возложенных на него должностных обязанностей имеет право:

4.1. принимать  решения в соответствии с должностными  обязанностями; 

4.2. докладывать  мировому судье обо всех выявленных  недостатках в работе;

4.3. вносить мировому судье предложения по совершенствованию работы судебного участка;

4.4. запрашивать  (по поручению мирового судьи)  у мировых судей, государственных  и иных органов, учреждений  и организаций, должностных лиц  и получать от них необходимые  документы, информацию и материалы.

5. Ответственность:

Секретарь судебного  заседания:

5.1. несёт ответственность,  установленную российским законодательством,  за: неисполнение или ненадлежащее  исполнение возложенных на него  должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за несохранение государственной тайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

5.2. несёт материальную  ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

5.3. несёт дисциплинарную  ответственность за несвоевременное  выполнение заданий, приказов, распоряжений  и указаний вышестоящих в порядке  подчиненности руководителей, за  исключением незаконных.

Другие виды ответственности в соответствии с действующим законодательством.

6. Перечень  вопросов для самостоятельного  решения: 

Секретарь судебного  заседания в соответствии со своей  компетенцией изготавливает следующие  документы:

6.1. Протокол - документ, фиксирующий обсуждение вопросов  и принятия решений на заседаниях, совещаниях.

6.2. Извещение  - документ, информирующий о предстоящем  мероприятии (например, заседании  и др.) и предлагающий принять  в нём участие. 

6.3. Докладная  записка - документ, адресованный мировому судье или начальнику Управления, содержащий обстоятельное изложение какого-нибудь вопроса с изложением выводов и предложений.

6.4. Справка - документ, содержащий описание тех  или иных фактов или событий. 

6.5. Объяснительная записка - письменное изложение причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступления от установленных правил работы и т.д.

6.6. Акт –  документ, составленный одним или  несколькими лицами, подтверждающий  реально произошедшее событие (акт приёма-передачи).

7. Перечень  вопросов, по которым секретарь  судебного заседания вправе или  обязан участвовать при подготовке  проектов решений и служебных  документов:

7.1.Секретарь  судебного заседания принимает  участие в подготовке документов  судебного участка в соответствии со своей компетенцией.

8. Сроки  и порядок подготовки документов:

8.1. Подготовка  документов секретарём судебного  заседания осуществляется в соответствии  с требованиями действующего  процессуального законодательства, Инструкции по делопроизводству на судебном участке мирового судьи и действующими ГОСТами.

9. Порядок  служебного взаимодействия секретаря  судебного заседания в связи  с исполнением им должностных  обязанностей:

Секретарь судебного  заседания в связи с исполнением  должностных обязанностей осуществляет взаимодействие:

9.1. с работниками  судебного участка: мировым судьёй, ведущим специалистом, инспектором; 

9.2. с гражданскими  служащими и работниками структурных  подразделений Управления;

9.3. с гражданами  и организациями по поручению и с соответствующего разрешения мирового судьи.

10. Показатели  эффективности и результативности  профессиональной служебной деятельности  секретаря судебного заседания:

Устанавливаются следующие показатели эффективности  и результативности деятельности секретаря судебного заседания:

10.1. Профессионализм: 

- соответствие  требованиям, предъявляемым к  должности; 

- уровень владения  профессиональными знаниями;

- недопущение  ошибок.

10.2. Организация  труда: 

- организация  рабочего места; 

- рациональное использование рабочего времени;

- производительность (объём выполняемой работы);

- соблюдение  дисциплины (отсутствие прогулов  и опозданий).

10.3. Своевременность  выполнения заданий мирового  судьи и ведущего специалиста  судебного участка. 

10.4. Качество деятельности результата: - соответствие подготовленных документов предъявляемым требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность недопущение ошибок.

 

3. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ  ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

 

В Аппарате Мировых судей московского района г. Казани в функции работ по документационному обслуживанию делопроизводства входит:

- разработка бланков  документов, их тиражирование, учёт, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

- составление отдельных документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

- контроль за оформлением  документов, представляемых на подпись руководству и к отправке;

- приём, отправка и  первичная (экспедиционная) обработка документов;

-   регистрация документов;

-   предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

-   обеспечение доставки документов исполнителям;

-   контроль за прохождением документов в организации;

-   контроль за сроками исполнения документов;

-   разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

-   информационно-справочное обслуживание;

-   подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

-   формирование дел;

-   организация работы архива;

-   документационное обслуживание совещаний;

-   организация работы с письмами и обращениями граждан;

-   методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

-   совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

-   организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Кроме делопроизводственных работ по документационному обслуживанию делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и обеспечение приёма

 

посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

 

Задачи  службы ДОУ включают:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- унификацию форм документов;

- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обслуживания в организации, ее структурных подразделениях;

- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

 

Ведение документации - Систематическое создание, использование, сопровождение и распоряжение документацией  в целях удовлетворения административных, программных, юридических и финансовых потребностей и обязанностей. Систематическое создание, использование, сопровождение и распоряжение документацией в целях удовлетворения административных, программных, юридических   
3.1. Рабочее место секретаря судебного заседания

Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной либо вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может делать работу.

Основное  требование, предъявляемое к планировке рабочего места  это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника.  Для этого нужно соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не обязано быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда обязаны иметь свое место, поскольку беспорядочное размещение их вызывает лишние движения и издержки времени. В забугорной практике употребляется закон «свободного стола»: на столе может находиться только одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное обязано быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.П.) Следует хранить в ящике стола со особыми разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) Нужно располагать слева либо на специальной подставке, чтоб можно было воспользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь особые лотки либо отделения в ящике;
• документы и средства труда размещаются так, чтоб обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника обязаны быть хорошими, т.Е. Более маленькими и экономными с позиций издержек времени и сил.

Рабочее место  секретаря  суда является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как смотрится рабочее место секретаря, часто судят о работе всего учреждения.

Планировка  рабочего места секретаря суда обязана  обеспечить наибольшие удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям  экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной традиционно размещается рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно было созидать всех входящих;
• в помещении приемной обязаны находиться лишь предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам конкретно в процессе работы;
• мебель для гостей обязана находиться в зоне, отлично просматриваемой секретарем, удобной для её размещения.
• огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он обязан иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря  суда - это, до этого всего удачный и довольно просторный рабочий столик. Мастера рекомендуют употреблять универсальный столик, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет столик, который конкретно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Таковая конструкция дозволяет иметь довольно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость  мысленно делят на два поля. В  левом не считая текущей работы и  связанных с ней документов располагают  телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский устройство, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Тут же ставят лоток с документами, которые нужно подшить в дело.

Все орудия труда  размещают на плоскости стола  в пределах 160 х 160 см, что дозволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те либо другие предметы размещаются комплексно, к примеру, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие различное назначение, кроме рабочего стола, лучше употреблять отдельный столик для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение монитора, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

 

При этом столик для ПК лучше  размещать таковым образом, чтоб экран монитора был развернут  в противоположную от гостей сторону. Это дозволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится  на экране монитора в момент прихода неожиданного гостя.

Клавиатуру  компьютера лучше всего располагать  на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда  запястье рук будут опираться  на столик. Лучше приобрести специальную  подкладку под запястье, которая, как говорят врачи, поможет избежать болезни костей.

Кресло для  работы секретаря обязано по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше  всего употреблять вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно  регулировать. Это дозволит секретарю  скоро переключаться от работы с техникой к работе с документами либо с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачкам работы секретаря суда.

Все служебные  документы в процессе работы обязаны  лежать следующим образом: поступившие  и нужные постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола либо в столик обязано быть проконтролировано; все переработанные документы обязаны находится на строго определенном месте; нужно уметь по индексации определять, в каком ящике либо папке находится подходящий документ; все вкладываемые в папки документы нужно сходу же регистрировать в согласовании с планом их временного хранения.

В состав рабочего места секретаря обязаны входить три зоны: основная - столик с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания гостей.

Общественная  площадь рабочего места обязана  быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению профессионалов, зона обслуживания гостей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона обязана быть обмысленной и уютной. Если гостя по тем либо другим причинам сходу не может принять управляющий, то гость обязан комфортно сесть, его обязан окружать прекрасный цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения , источники света и озеленение.

Рядом с основной и вспомогательными частями  рабочего места секретаря суда  обязан быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журнальчики, чистую бумагу, карандаши либо ручки. Нецелесообразно, чтоб мебель для гостей занимала

 

очень много места и  различалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Рабочее место  секретаря суда обязано комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Освещение

Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение оптимального освещения во время работы тяжело переоценить.

Требования  к оптимальному свету сводится к  следующему:  верный выбор источника света и системы освещения, создание нужного уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Наилучшим вариантом  является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока либо при комбинированном, когда  недостаточное естественное освещение  дополняется местным либо, когда  работают светильники общего и местного назначения.

 

 

3.2. Организация  работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Организация работы с документами требует автоматизации  документооборота в современных  условиях деятельности предприятий. Степень  совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
 

• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.