Особенности экспертизы ценности документов

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретический аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза ценности документов: сущность, этапы проведения, функции  экспертной комиссии……………………………………………………………………4  

1.2.  Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов……….10

Выводы по главе……………………………………………………………………  ….12

Глава 2. Особенности  экспертизы ценности документов

2.1. Организация и порядок  проведения экспертизы ценности  документов….........14

2.2. Сущность  и  функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов…………………………………………………………………………. ….17

Выводы по главе………………………………………………………………………..24

Заключение……………………………………………………………………………...27

Список литературы……………………………………………………………… …….30

Введение

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев"¹. В рамках изучения данной темы,  существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов.  Этим обоснован выбор темы нашего исследования: «Экспертиза ценности документов». 

Цель исследования – изучить особенности проведения экспертизы ценности документов.

Задачи исследования:

1. Изучить сущность, этапы  проведения и функции экспертной комиссии. 

2. Определить нормативно-методические  основы экспертизы ценности документов.

3. Охарактеризовать организация  и порядок проведения экспертизы  ценности документов.

4. Определить сущность  и  функции экспертной комиссии  в экспертизе ценности документов.

Глава 1. Теоретический  аспект изучения экспертизы ценности документов

1.1. Экспертиза  ценности документов: сущность, этапы  проведения, функции экспертной  комиссии

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов².

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова  уточняется ценность документов при  передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы³:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

- оперативная документация содержит  сведения, необходимые для текущей  практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.).

Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения⁴.

- документация по личному составу  (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся⁵:

- сводные годовые и годовые  бухгалтерские отчеты и балансы  с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о  финансовых результатах и их  использованию;

- сводные годовые и годовые  отчеты по финансированию;

- протоколы заседаний комиссий  по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

- аудиторские заключения;

- аналитические таблицы по разработке  и анализу годовых отчетов  и балансов;

- налоговые декларации;

- передаточные, разделительные, ликвидационные  балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке  и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;

- паспорта зданий и  сооружений - памятников архитектуры,  находящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки  и определения износа основных  средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

- лицевые счета  по учету основного фонда

Если по какой-либо причине  подлинники документов постоянного  срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов⁶.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах  и направленная для сведения в  различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы  хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в  сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они  устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.)⁷.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, коммерческие организации могут воспользоваться  вышедшим в 1996 г. справочным пособием "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)"⁸.

Конечно, типовые перечни  не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло  два новых перечня: "Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (1994 г.) и "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).

Кроме того, надо знать, что  по инициативе Государственной налоговой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономических санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет"⁹.

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется  с 1 января года, следующего за годом  окончания дела.

Например, исчисление срока  хранения дела, законченного делопроизводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями  при проведении экспертизы можно  использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней¹⁰.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре  дела обнаружено, что вместе с документами  постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения  в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению  в связи с истечением сроков  хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими  сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается  и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и  утверждение актов о выделении  документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам  дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. "Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет..."¹¹

1.2.  Нормативно-методические  основы экспертизы ценности документов

Отнесение документов к  составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам  экспертизы ценности на основании принципов  историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся: роль и место организации  в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа¹².

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в  других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних  особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда  Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе¹³:

 - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

 - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

 - нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией  организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи  с документацией организации  на традиционных носителях (применяется  в комплексе система общих  и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения¹⁴.

Выводы по главе

- Экспертиза ценности  документов - это изучение документов  на основании критериев их  ценности в целях определения  сроков хранения документов и  отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Глава 2. Особенности экспертизы ценности документов

2.1. Организация  и порядок проведения экспертизы  ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении  номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к  передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и  проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к  передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК)¹⁵.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел¹⁶.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации  в зависимости от состава и  объема ЭД, отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД). Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г¹⁷. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива¹⁸.

2.2. Сущность  и  функции экспертной комиссии  в экспертизе ценности документов

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.  В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации"¹⁹.

На основе этого Примерного положения  должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия.

Экспертная комиссия создается  приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих  большой опыт работы и хорошо знающих  отрасль, а также заведующего  канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также представитель  учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической  и другой специальной документации может быть создана отдельная  ЭК, состоящая из специалистов по этой документации²⁰.

В министерствах и  ведомствах, других организациях, имеющих  подведомственную сеть, создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается  приказом руководителя организации  из числа наиболее квалифицированных  работников в количестве не менее  трех человек.

В состав ЭК организации  в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное  за архив. В состав ЦЭК целесообразно  включить представителя архивного  учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.