Особенности использования документов на новейших носителях

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том, что понятие «документированная информация» основано на двуединстве  информации (сведений) и материального  носителя (в виде знаков, символов, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

В качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Высокую степень актуальности имеет в  настоящее время именно документированная  информация (документ). Документы при  формировании единого информационного  пространства органов федерального, регионального и местного уровней  циркулируют довольно активно (в  последнее время – больше в  электронном формате).

Современное состояние документальной среды  обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием  информационных технологий. Большое  значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный  доступ, предоставление информации в  нужное время, на нужном носителе и  в нужной форме, с учетом психологических  и эргономических требований.

Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать  ей необходимую организационную  форму, удостоверить подлинность и  юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации  в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную  информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации  и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа  как формы организации и представления  информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное  и практическое значение.

Целью курсовой работы является исследование научной  проблемы управления документацией  в условиях новых информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) дать определение  информации и ее свойствам;

2) изучить  понятие и характеристики документа;

3) рассмотреть  виды и свойства новейших носителей;

4) дать оценку  использованию документов на  новейших носителях.

Объект исследования - документирование.

Предмет исследования - особенности использования документов на новейших носителях.

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1. Информация  и её свойства

Информация — в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее время не существует единого определения термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Информация — совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве. ¹

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В «Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Толковый словарь русского языка  Ожегова приводит 2 определения слова  «информация»:

1. Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.
2. Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).

Информация и ее свойства являются объектом исследования целого ряда научных  дисциплин, таких как теория информации (математическая теория систем передачи информации), кибернетика (наука о  связи и управлении в машинах  и животных, а также в обществе и человеческих существах), семиотика (наука о знаках и знаковых системах), теория массовой коммуникации (исследование средств массовой информации и их влияния на общество), информатика (изучение процессов сбора, преобразования, хранения, защиты, поиска и передачи всех видов информации и средств их автоматизированной обработки), соционика (теория информационного метаболизма индивидуальной и социальной психики), информодинамика (наука об открытых информационных системах), информациология (наука о получении, сохранении и передаче информации для различных множеств объектов) и т. д.²

В информатике наиболее часто используется следующее определение этого  термина: Информация — это осознанные сведения об окружающем мире, которые являются объектом хранения, преобразования, передачи и использования. Сведения — это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях и т.д. Каждого человека в мире окружает море информации различных видов.

Стремление зафиксировать, сохранить  надолго свое восприятие информации было всегда свойственно человеку. Мозг человека хранит множество информации, и использует для хранения ее свои способы, основа которых — двоичный код, как и у компьютеров. Человек  всегда стремился иметь возможность  поделиться своей информацией с  другими людьми и найти надежные средства для ее передачи и долговременного  хранения. Для этого в настоящее  время изобретено множество способов хранения информации на внешних (относительно мозга человека) носителях и ее передачи на огромные расстояния.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

• графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;³
• звуковая — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств; ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;
• текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;
• числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;
• видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения — это тактильная информация, передаваемая ощущениями, органолептическая, передаваемая запахами и вкусами и др.

Для передачи информации на большие  расстояния первоначально использовались кодированные световые сигналы, с изобретением электричества — передача закодированного определенным образом сигнала по проводам, позднее — с использованием радиоволн.

С появлением компьютеров (или, как  их вначале называли в нашей стране, ЭВМ — электронные вычислительные машины) вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после  широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали  использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров — ПК (80-е годы 20 века) — до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.⁴

Хранение информации при использовании  компьютеров осуществляется на магнитных  дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных устройствах  энергонезависимой памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются новые устройства и  носители информации. Обработку информации (воспроизведение, преобразование, передача, запись на внешние носители) выполняет процессор компьютера. С помощью компьютера возможно создание и хранение новой информации любых видов, для чего служат специальные программы, используемые на компьютерах, и устройства ввода информации.

Особым видом информации в настоящее  время можно считать информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и  особые способы работы с различными видами информации. Постоянно совершенствуется программное обеспечение, обеспечивающее коллективную работу с информацией  всех видов.

Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной  особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как  свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

С точки зрения информатики наиболее важными представляются следующие  общие качественные свойства: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость  и пр.⁵

1. Объективность информации. Объективный – существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация – это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения.
2. Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:
• преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;
• искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.
3. Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.
4. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.
5. Актуальность информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.
6. Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Самая ценная информация – объективная, достоверная, полная, и актуальная. При этом следует учитывать, что  и необъективная, недостоверная  информация (например, художественная литература), имеет большую значимость для человека. Социальная (общественная) информация обладает еще и дополнительными  свойствами:⁶

• имеет семантический (смысловой) характер, т. е. понятийный, так как именно в понятиях обобщаются наиболее существенные признаки предметов, процессов и явлений окружающего мира.
• имеет языковую природу (кроме некоторых видов эстетической информации, например изобразительного искусства). Одно и то же содержание может быть выражено на разных естественных (разговорных) языках, записано в виде математических формул и т. д.

С течением времени количество информации растет, информация накапливается, происходит ее систематизация, оценка и обобщение. Это свойство назвали ростом и  кумулированием информации. (Кумуляция  – от лат. cumulatio – увеличение, скопление).

Старение информации заключается  в уменьшении ее ценности с течением времени. Старит информацию не само время, а появление новой информации, которая уточняет, дополняет или  отвергает полностью или частично более раннюю. Научно-техническая  информация стареет быстрее, эстетическая (произведения искусства) – медленнее.

1.2. Документ  и его характеристики

Терминология, используемая при работе с документами  закреплена в законах и других нормативных актах, (Закон Республики Беларусь «Об информатизации», Закон  Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь».

Под информацией  в них понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления. Термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются  как синонимы и определяются как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.⁷

Реквизит - «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ  создается в результате документирования - записи информации на различных носителях  по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который  используется для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в  области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных  и официальных определений. В  зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Эволюция  понятия «документ», которое дает документоведение:

• - документ - материальный объект;
• - документ - носитель информации;
• - документ - документированная информация.
• Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.⁸
• Закон «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Для понимания  эволюции документа важно изучать  вопрос о его функциях. Функция  документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными  функциями, выяснение которых важно  для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются  функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета.

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и  мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся  к прошлому);

- оперативную (текущую);⁹

- перспективную (относящуюся к  будущему).

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется  такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща  многим документам, т.к. создаются они  для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и  отдельных его членов. Документ также  сам может влиять на социальные отношения  них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может  не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет  задачу передачи информации во времени  и пространстве, информационной связи  между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно  выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная  функция:

- документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

- документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется  официальными документами, которые  специально созданы для целей  и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы  играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.¹⁰

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные  требования и т.п.).

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь, когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.¹¹

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

Законодательные и общегосударственные нормативно-методические документы, устанавливающие порядок  документирования и работы с документами, служат основой для разработки организационных и нормативных документов конкретного предприятия. К ним относятся: положение о службе документационного обеспечения управления ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Положение разрабатывается на основе типовых  положений, содержащих максимальный набор  функций службы, и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности службы делопроизводства. В конкретном положении исключаются из типовых тех функции, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.¹²

Формуляр  положения и структура текста унифицированы в УС-ОРД. Структура  текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела. Например:

1. Общие положения

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается  точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности  службы.

Далее в  положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если  в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если  канцелярия имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.¹³

Раздел 2 «Цель и задачи» формулирует  цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их нельзя сужать до задач  его руководителя.

Раздел 3 «Функции» является основным и  включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфические  для данной организации.

Раздел 4 «Права» перечисляет права, которые  закрепляются за службой в целом  для выполнения возложенных на нее  задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций и т. д.

В этом разделе  могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 «Ответственность» содержит основные позиции, за которые несет ответственность  делопроизводственная служба. Например, «Канцелярия несет ответственность:

- за состояние  документации организации (фирмы);

- соответствие  документации требованиям правовых  и нормативных документов;

- достоверность  информации».

Возможно  выделение персональной ответственности  руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность:

- за организацию  работы канцелярии;

- утечку  информации;

- работу с кадрами» и т.  д.¹⁴

В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие  и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает  руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.