Особенности использования информационно-справочной документации в управлении

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ 
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»  

 

Исторический  факультет

Кафедра отечественной истории новейшего времени и историографии и документоведения

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Документоведение»

 

Особенности использования  информационно-справочной документации в управлении

 

 

 

Научный руководитель

доц. Алленова В.А.

Исполнитель

Студент 2 к. д/о специальность ДиДОУ

Цыганова Т.А.

 

 

 

 

 

Воронеж

2012

 

Оглавление

 

Введение

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.¹

Информационно - справочные документы  – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом  положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.²

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Объектом изучения являются особенности использования информационно-справочной документации в управлении. Предметом - информационно-справочная документация. Целью работы является изучение особенностей использования информационно-справочной документации в управлении. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить понятие и  сущность информационно-справочной  документации;

- изучить непосредственно  особенности использования информационно-справочной  документации в управлении, выделить  наиболее значимые из них.

 

1. Понятие информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют  выбрать тот или иной способ управленческого  воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.³

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.⁴

На основе резолюции  руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или  подготовки распорядительных документов.⁵

 

 

 

 

2. Виды информационно-справочной  документации и особенность их  использования в управлении.

Состав информационно-справочных документов:

• Докладная записка

• Служебная записка

• Объяснительная записка

• Предложение

• Представление

• Заявление

• Протокол

• Акт

• Справка

• Сводка

• Заключение

• Отзыв

• Перечень

• Список

• Переписка

• Служебное письмо

• Телеграмма

• Телекс

• Факсограмма (Факс)

• Телефонограмма

• Электронное сообщение

Рассмотрим в отдельности  каждый вид информационно-справочной документации, особенности их использования.

2.1 Докладная записка

 

Докладная записка –  документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации  и излагающий какой-либо вопрос с  выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может  быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

По содержанию докладные  записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние  докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации. Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Внешние докладные  записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации. Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления.⁶

2.2 Служебная записка

 

Служебная записка –  записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом  другому должностному лицу.⁷

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки  состоит из обоснования (изложения  причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. ⁸

2.3 Объяснительная записка

 

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка  подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.⁹

2.4 Предложение

 

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

2.5 Представление 

 

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. ¹⁰

2.6 Заявление

 

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения  лица (лиц) учреждению или должностному лицу. ¹¹

Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения  их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется  на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления  начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. ¹²

Заявление может иметь  приложения (например, к заявлению  о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается  автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства  выражается резолюцией. Заявление с  резолюцией служит основанием к изданию  приказа (по кадровым вопросам) или  другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

2.7 Протокол

 

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. ¹³

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой  работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). ¹⁴

Протоколы составляется на основании записей, произведенных  во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. ¹⁵

Протокол ведет секретарь  или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе  отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.¹⁶

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при  которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. ¹⁷

Решение о том, какую  форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. ¹⁸

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. ¹⁹ Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.²⁰

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Нормативными правовыми  актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении  протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.²¹

 

 

2.8 Акт

 

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.²²

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

По содержанию различают  следующие виды актов:

·   приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

·   обследования (состояния  техники безопасности, противопожарной  безопасности; условий труда);

·   испытаний (образцов, систем, технологий);

·   выделения к  уничтожению документов;

·   о списании материальных ценностей;

·   о нарушении  установленных правил;

·   ревизии, инвентаризации;

·   расследования  аварий, несчастных случаев;

·   о нарушении  дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

·   об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

·   об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.²³

Таким образом, акты можно  разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и  вопросам, связанным с документированием  трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании  актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут  быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи  материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Более подробно рассмотрим правила составления актов о  нарушении трудовой дисциплины, поскольку  именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.

Эти акты обязательны  при документировании процедуры  наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в статье 193 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.²⁴

 2.9 Справка

 

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех  или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического  или служебного характера.²⁵

Итак, справки, относящиеся  к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две  группы:

• те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
• те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными  в настоящее время. К ним относятся  справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места  обучения и т.д. Эта группа справок  является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся  к первой группе, могут быть как  внешними, так и внутренними. Внешние  справки составляются для представления  в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.²⁶

 

2.10 Сводка

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).²⁷

В сводке допускается  приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние  сводки составляются для представления  в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или  на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.²⁸

2.11 Заключение

 

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу²⁹

Заключения составляются на проекты положений, постановле¬ний, ин-струкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.³⁰

 

2.12 Отзыв

 

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.³¹

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с  порядком подготовки и оформления заключения. ³²

13. Перечень

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечис-ление  предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях рас-пространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем  бланке организации. Текст перечня  оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются  должностными лицами, составившими их. От-дельные разновидности перечней требуют утверждения руко¬водителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления  и форма конкретных разновидностей пе¬речней регламентируются соответствующими инструкциями, ука¬заниями, методическими  документами.³³

2.14 Список

 

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.³⁴

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются  по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи¬сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не¬обходимости - руководителем организации.

2.15 Переписка

 

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ³⁵

К переписке прибегают  для реализации информационных связей между организациями – как  состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.³⁶

2.16 Служебное письмо

 

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством  общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления  о чем-нибудь.³⁷

Служебное письмо это самый распространенный способ обмена информацией между организациями, а также между ними и отдельными лицами.³⁸

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.³⁹

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и  события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. ⁴⁰

Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. ⁴¹

В зависимости от типа письма и его содержания текст  письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. ⁴²

Классификация переписки  может проводиться по различным  признакам, связанным с назначением  и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую  другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.⁴³

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

 

2.16.1 Сопроводительное письмо 

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.⁴⁴

Текст сопроводительного  письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".

Текст сопроводительного  письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.⁴⁵

 2.16.2 Письмо – просьба

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.⁴⁶