Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

"Калининградский государственный  технический университет"

(ФГОУ ВПО "КГТУ")

 

 

Кафедра Систем Управления и Вычислительной Техники

 

 

 

 

 

 

Пояснительная записка

к курсовой

по Моделированию Экономических  Процессов

 

Вариант 3: «ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ MICROSOFT EXCEL В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ»

Работу принял:                                                              Работу выполнил

профессор                                                                     студент группы 05-ИЭ-2

Арунянц Г.Г.                                                                              Стальмаков С.М.

Дата____________                                                          Дата____________

Подпись_________                                                           Подпись_________

 

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград

2008

 

Аннотация

Основной целью курсовой работы на тему «Особенности использования Microsoft Excel в системах управления бизнесом» является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии  EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом. Конечной формой представления полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа.

 

Бланк задания

 

Задание 3

Особенности использования Microsoft Excel в системах

управления бизнесом

 

1. Постановка задачи

Основной целью курсовой работы является ознакомление с имеющимися данными по использованию базовой технологии  EXCEL при решении задач контроля и управления бизнесом.

В качестве  источников информации могут служить специализированная литература, информация на соответствующих сайтах Интернета, и другие доступные источники.

Конечной формой представления  полученных данных является литературный обзор с соответствующим анализом особенностей технологии использования указанного комплекса при решении задач финансового анализа. Обзор должен быть снабжен результатами анализа положительных и отрицательных сторон применения системы при решении поставленных задач. Желательно представить результаты сравнения рассматриваемого комплекса с другими известными системами, применяемыми для тех же целей (по литературным источникам).

Для наглядного представления  работы анализируемой системы необходимо привести практические примеры по данным, сформированным автором и анализ получаемых результатов.

2. Пояснительная записка к отчету по выполненной курсовой работе должна соответствовать установленным требованиям. В пояснительной записке желательно представление фрагментов экранных заставок, позволяющих наглядно представить очередность и особенности выполнения отдельных процедур и операций при работе с базовой технологией  EXCEL. В заключении к проделанной работе необходимо представить основные выводы и рекомендации по применению комплекса при решении различных задач управления бизнесом.

 

 Содержание

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня  разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками.

В системе принятия решений  данные, полученные путём анализа финансового состояния организации, представляют собой один из наиболее существенных элементов. Практически все пользователи данных бухгалтерского учёта и финансовых отчётов в той или иной степени используют методы финансового анализа для принятия решений.

Принимая рискованные  решения на производстве, менеджер может привести организацию к  банкротству или к тому, что  у предприятия будут большие  финансовые проблемы. Поэтому в последнее  время разрабатывается большое  количество программных продуктов, способных анализировать данные бухгалтерского учёта и финансовой отчётности и выводить достаточно точные данные о состоянии дел в организации. Стоимость таких компьютерных программ, как правило, колеблется от 0 до 1000 долларов за программу, причём цена не всегда  соответствует качеству – даже бесплатные программы могут давать неплохой результат.

В данной курсовой работе я рассмотрел наиболее известную и распространенную программу  в нашей стране - Microsoft Excel, ее основные инструменты и возможности, используемые для управления бизнесом. Также я рассмотрел другие программы для диагностики финансового состояния с целью сравнения их по разным параметрам: начиная от стоимости конкретной программы, возможностью экспортировать данные для анализа из других программ (чаще всего «1С:Предприятие» фирмы «1С»), и заканчивая возможностью представления данных на английском языке. В заключение Курсовой работы я привел практические примеры по данным, мной сформированным и анализ получаемых результатов.

 

1. Особенности технологии использования Excel

 

1.1. Обзор Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 является  мощным средством, с помощью  которого можно создавать и  форматировать таблицы, анализировать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Благодаря интерфейсу Microsoft Office Fluent, богатым возможностям графического представления данных и сводным таблицам стало проще создавать профессионально оформленные диаграммы и работать с ними. Office Excel 2007 в сочетании со службами Excel, новой технологией, включенной в Microsoft Office SharePoint Server 2007, предоставляет существенно расширенные возможности по обмену данными с повышенным уровнем безопасности. Теперь можно без опасения передавать конфиденциальные сведения коллегам, клиентам и деловым партнерам. Организовав совместную работу с таблицами при помощи Office Excel 2007 со службами Excel, можно перемещаться по таблицам, сортировать и фильтровать данные, задавать параметры, а также работать со сводными таблицами непосредственно в веб-обозревателе.

 

Основные особенности Excel 2007:

1) Обмен таблицами и бизнес-данными с другими пользователями

Office Excel 2007 упрощает совместное использование электронных таблиц и деловой информации. Интеграция со службами Excel и новым форматом в Microsoft Office Excel XML позволяет обеспечить более эффективный обмен данными.

Безопасное использование  электронных таблиц совместно с  другими пользователями с помощью Office Excel 2007 и служб Excel. Службы Excel динамически преобразуют электронную таблицу Excel в формат HTML, чтобы другие пользователи могли получать доступ к этим данным при помощи любого веб-обозревателя. Благодаря высокому уровню надежности клиента Office Excel 2007 пользователи могут использовать службы Excel для перемещения по таблицам, сортировки данных, применения фильтров, ввода параметров и работы с данными непосредственно в веб-обозревателе.

Создание рабочих панелей  мониторинга на основе электронных таблиц и предоставление их в совместное пользование на портале. Панели мониторинга на основе веб-обозревателя, создаваемые с использованием электронных таблиц Excel, веб-клиента Excel и сервера Office SharePoint Server 2007, позволяют отслеживать ключевые показатели производительности предприятия.

Сохранение в форматах XPS и PDF для облегчения совместной работы. Преобразование таблиц в форматы XPS и PDF позволяет создавать фиксированные версии файлов для совместного использования.

Повышение эффективности  обмена данными благодаря новому формату Excel XML. Новый формат Excel XML позволяет уменьшить размер файлов таблиц и улучшить совместимость с другими источниками данных.

Office Excel 2007 и службы Excel обеспечивают совместное использование электронных таблиц, а также работу с ними в среде веб-обозревателя.(Рис.1)

 

 

 

 

2) Более эффективное управление бизнес-данными

Office Excel 2007 и службы Excel позволяют управлять электронными  таблицами и контролировать их  использование на сервере с целью защиты важной деловой информации и обеспечения работы пользователей с самыми новыми данными.

Централизованное управление важными сведениями путем публикации электронных таблиц на сервере Office SharePoint Server 2007 помогает обеспечить работу сотрудников организации только с самой свежей деловой информацией и предотвратить появление нескольких версий одного файла.

Защита конфиденциальных бизнес-данных. Возможности управления отчетностью позволяют обеспечить такую защиту и одновременно гарантировать, что пользователи будут иметь доступ к нужным данным.

Подключение к внешним  источникам данных с помощью библиотеки подключений к данным. При помощи библиотеки подключений к данным можно быстро подключить и импортировать данные из внешних источников, таких как базы данных и бизнес-системы. Используя сервер Office SharePoint Server 2007, ИТ-специалисты организации смогут настраивать надежные библиотеки подключений к данным и управлять ими, чтобы пользователи могли безопасно подключать внешние источники данных без посторонней помощи.

Использование механизма  вычислений Excel в других приложениях. Использование интерфейса API веб-служб Excel позволяет интегрировать серверные вычисления Excel с другими приложениями.

 

3)Повышение производительности

Использование свободы передвижения с доступом к данным, позволящим создавать электронные таблицы высочайшего качества.

Возможность сосредоточиться  на работе. Благодаря новой области  задач «Исследования» пользователь может с легкостью находить нужные данные, не выходя из Excel. Эта область задач обеспечивает доступ к электронным словарям, тезаурусам и поисковым веб-узлам непосредственно из Excel, что позволяет быстро находить нужные сведения и включать их в электронные таблицы. Для использования некоторых функций области задач «Исследования» требуется подключение к Интернету.

Поиск справочных материалов. Из областей задач «Приступая к работе»  и «Справка» можно получить доступ к службе Microsoft Office Online Assistance на веб-узле Microsoft Office Online, где публикуются справочные материалы и статьи по поддержке, которые регулярно обновляются на основе вопросов, возникающих у пользователей. Для использования некоторых функций этих областей задач требуется подключение к Интернету.

Мобильность. При наличии  планшетного компьютера можно вносить рукописные пометки в электронные таблицы Excel 2007 с помощью устройства рукописного ввода. Можно делать заметки или посылать сделанные примечания коллегам.

 

 

1.2. Оптимизация Excel 2007 выполнения задач бухгалтерии

Благодаря развитию технологий, сильно изменилась практика ведения  бухгалтерского учета. Не отставали и электронные таблицы -основной инструмент финансового учета и анализа современной эпохи.

Неважно, для чего используются электронные таблицы - для контроля над расходами, потоками наличных средств и запасами, для налогового планирования и прогнозирования потребностей в капитале, а может быть, для анализа вариантов аренды и приобретения - в любом случае новейшие функции Microsoft Office Excel 2007 помогают сэкономить время.

1)Совместное использование и сравнение документов

Часто бывает так, что  финансовые данные, занесенные в электронные  таблицы, используют разные люди. Продавец передает отчет о расходах своему руководителю. Руководитель направляет отчет бухгалтеру, который, возможно, захочет передать его для ознакомления владельцу компании. Приложение Excel 2007 имеет несколько функций, расширяющих возможности совместного использования и сравнения рабочих книг.

2)Смарт-документы расширяют функциональные возможности рабочей книги, динамически реагируя на условия, в которых выполняются действия пользователя. Роль смарт-документов особенно хорошо выполняют формы и шаблоны. То же относится к книгам, которые участвую в этом процессе.

Допустим, в компании установлена процедура заполнения сотрудниками ежегодных отчетов  о расходах на основе шаблона Excel. Этот шаблон, превратив его в смарт-документ, можно подключить к базе данных, которая автоматически заносит  в шаблон часть необходимых сведений. Завершив этот этап, нажатием кнопки, можно отправить документ к тому, кто ответственен за выполнение следующего этапа процедуры.

Смарт-документы позволяют  экономить время, благодаря повторному использованию существующего содержимого. Например, тот, кто занимается выставлением счетов, может при подготовке ежемесячных отчетов заполнить существующую копию формы.

Смарт-документы могут  также взаимодействовать с другими  приложениями Microsoft Office. Их можно использовать для отправки сообщений электронной почты через Microsoft Outlook, не покидая открытой рабочей книги и не запуская Outlook.

3)Рабочие области для документов упрощают процесс совместной работы над документами, редактирования и изменения документов в реальном времени совместно с другими сотрудниками. Рабочие области для документов занимают веб-узел служб Microsoft Windows Sharepoint , выделенный под один или несколько документов. Обычно рабочая область для документов создается при отправке электронной почты с общим вложением. Отправитель становится администратором рабочей области для документов, а те, кому направлен документ, становятся членами с разрешением вносить содержимое на веб-узел.

Помимо того, что рабочие  области для документов позволяют  эффективно сотрудничать разным людям, они также обладают функциями автоматического обновления, облегчающими управление версиями документов. Рабочие области могут создаваться не только для книг Excel, но и для документов Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 и Microsoft Office Visio 2003.

• 4) Сортировка и фильтрация. Это два наиболее важных типа базового анализа данных. Новые возможности сортировки и фильтрации, такие как выбор нескольких значений в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету, а также «быстрые фильтры» для отдельных типов данных, делают Office Excel 2007 идеальным средством работы с большими объемами сложных данных.

В отличие от сортировки, фильтрация не изменяет и не переупорядочивает  данные. После удаления фильтра все  отображается так, как было до фильтрации.

5)Консолидация данных из различных источников в одну книгу во время уплаты налогов, в конце финансового года и в другие ключевые для любого бухгалтера моменты может стать кошмаром. На то, чтобы несколько раз ввести одно и то же или скопировать и вставить многочисленные столбцы данных из нескольких источников, уйдет значительное время.

Имеющаяся в Excel функция  импортирования существенно облегчает  выполнение этой задачи, к тому же она  позволяет автоматически обновлять  данные при обновлении исходной базы данных.

6) Настраиваемые шаблоны помогают быстро выполнять стандартные задачи. Вместо того, чтобы создавать или покупать бланки, необходимые для учета, можно загрузить бесплатные готовые шаблоны Excel, а затем настроить их в соответствии со своими потребностями. Эти шаблоны можно получить на веб-узле Office Online.

• 7) Полная поддержка служб аналитики Microsoft SQL Server 2005. Теперь можно в полной мере использовать гибкость Office Excel 2007 для получения наиболее свежих бизнес-данных. Новые функции для работы с аналитическими кубами позволяют создавать персональные отчеты на основе базы данных OLAP.

В Office Excel 2007 стало проще  выполнять анализ данных благодаря  усовершенствованному созданию сводных  таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services.

Экономия времени на мелких вопросах позволяет получить больше времени для решения более  широких проблем. Это всегда можно  отследить и по электронным таблицам.

 

1.3. Финансово-экономические расчеты в Excel

Одна из важнейших  сфер приложения MS Excel связана с осуществлением финансовых расчетов. Финансовые вычисления включают в себя всю совокупность методов и расчетов, используемых при принятии управленческих решений, - от элементарных арифметических операций и до сложных алгоритмов построения многокритериальных моделей, позволяющих получить оптимальные характеристики коммерческих сделок в зависимости от различных условий их проведения. Проведение подобных вычислений - трудоемкая процедура, требующая определенной математической подготовки, а также использования большого количества справочных материалов.

Считается, что как  наука коммерческая арифметика начала формироваться "на заре новой истории" в Венеции, являвшейся в то время одним из крупнейших торговых центров Европы, хотя некоторые ее элементы встречаются уже в древнеегипетских манускриптах.

В силу исторически сложившегося выбора строительства централизованно  планируемой социалистической экономики коммерческая арифметика в России не получила должного развития в послереволюционный период.

С переходом же к рыночным отношениям потребность в финансовых вычислениях вновь возросла. Они  стали необходимы для успешного  проведения любой коммерческой сделки. В комплексе с современными методами анализа и моделирования финансовых ситуаций финансовые вычисления перерастают в новое влиятельное направление организации и управления предпринимательской деятельностью - финансовый менеджмент.

Владение методами современных финансовых вычислений становится одной из основных составляющих в профессиональной подготовке предпринимателя, менеджера, банковского работника, экономиста.

На данный момент стандартный  курс финансовых вычислений включает в себя следующие основные темы:

- логика финансовых  операций (временная ценность денег,  операции наращения и дисконтирования  и т. д.);

- простые проценты (операции  наращения и дисконтирования,  налоги, инфляция, замена платежей); сложные проценты (то же и эквивалентность  ставок, операции с валютой и т. п.);

- денежные потоки;

- анализ эффективности  инвестиционных проектов;

- оценка финансовых  активов.

Возрождение финансовой и страховой математики происходит в нашей стране в своеобразных условиях. С одной стороны, в мировой  финансовой науке в течение XX века интенсивно развивались различные математические методы расчетов, появилась международная система унифицированных математических обозначений для стандартных финансовых и страховых схем. С другой стороны, бурное развитие индустрии ПК и их повсеместное внедрение привели к тому, что программы расчета основных финансовых показателей были реализованы на уровне, понятном широкому кругу пользователей в электронных таблицах, например в Excel.

В Excel реализовано множество  функций. В случае необходимости применения дополнительных финансовых функций необходимо установить надстройку Пакета анализа.

По типу решаемых задач  все финансовые функции Excel можно  разделить на следующие условные группы:

- функции для анализа  аннуитетов и инвестиционных проектов;

- функции для анализа  ценных бумаг;

- функции для расчета  амортизационных платежей;

- вспомогательные функции.

Функции каждой группы имеют практически  одинаковый набор обязательных и  дополнительных (необязательных) аргументов.

Дополнительную информацию по необходимой финансовой функции (расчетной формуле, реализованной в ней, списке аргументов и т. п.) пользователь может получить, вызвав контекстную справку.

 

2. Примеры программ для  анализа финансово-экономического  состояния предприятия

 

2.1. «ИНЭК – Аналитик»

«ИНЭК – Аналитик» - старейшая  программа финансового анализа. Она выпускается примерно с 1991 года, имеет несколько тысяч пользователей, рекомендована Управлением по банкротству и т.д. С точки зрения финансового анализа это наиболее сильная система, в первую очередь по методическому наполнению.

Использование программного комплекса "ИНЭК - Аналитик" позволяет  проводить всесторонний анализ финансово-экономической деятельности предприятия в динамике за ряд периодов:

-горизонтальный и  вертикальный анализ пассивов  и активов аналитического баланса  (относительные и абсолютные изменения  в структуре имущества и источниках  его формирования);

-показатели прибылей  и убытков (финансовые результаты);

-показатели притока  и оттока денежных средств; 

-показатели эффективности,  характеризующие рентабельность  деятельности и доходность вложений (рентабельность деятельности и  капитала, оборачиваемость активов и элементов оборотного капитала);

-показатели платежеспособности, выявляющие способность предприятия  расплатиться с текущими долгами  и вероятность его банкротства  в ближайшее время (коэффициент  покрытия, промежуточный коэффициент  покрытия, срочная и абсолютная ликвидность, интервал самофинансирования, коэффициент Бивера, показатель Альтмана и др.);

-показатели финансовой  устойчивости, характеризующие степень  независимости предприятий от  внешних источников финансирования (уровень собственного капитала, соотношение заемного и собственного капитала, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

-показатели рыночной  оценки предприятия, дающие возможность  сравнить его рыночную стоимость  с балансовой стоимостью;

-сопоставление темпов  изменения цен на продукцию,  услуги, товары и основные виды  материальных ресурсов и затрат;

-анализ эффективности  производства и реализации каждого  вида продукции, товара;

-динамика структуры  себестоимости, выручки, издержек обращения; движение продукции, ресурсов и товаров на складе;

-поступление и расходование  денежных средств; 

-точка безубыточности  и запас финансовой прочности  предприятия; 

-факторный анализ  динамики прибыли; 

-эффективность работы  административно-управленческого персонала  предприятия и динамика производительности  труда персонала;

-эффективность использования  материально-сырьевых и топливно-энергетических  ресурсов;

-объем реализации  на рубль затрат, выручка и  прибыль на одного работника; 

-коммерческая маржа и доля  оплаты труда в выручке; 

-распределение косвенных затрат пропорционально прямым затратам на заработную плату, прямым материальным затратам, всем прямым затратам, выручке от реализации или объемам произведенной продукции.

Из всего многообразия показателей  и коэффициентов программный  комплекс отбирает ключевые, характеризующие все стороны хозяйственной деятельности предприятия - эффективность деятельности, рискованность бизнеса и финансовая устойчивость предприятия, долгосрочные и краткосрочные перспективы платежеспособности, качество управления предприятием. На основе отобранных показателей рассчитывается комплексная оценка финансового состояния предприятия с отнесением его к одной из четырех групп (первая -высокорентабельные предприятия, имеющие отличные шансы для дальнейшего развития; вторая - предприятия с удовлетворительным уровнем доходности, третья - предприятия, находящиеся на грани финансовой устойчивости, четвертая - предприятия, находящиеся в глубоком кризисе). Использование данного комплексного показателя позволяет не только проследить изменения финансового положения предприятия в динамике, но и определить его рейтинг по отношению к другим предприятиям и организациям.

Программный комплекс "ИНЭК-Аналитик" позволяет оценить результаты деятельности предприятия по наполнению бюджетов разных уровней (федеральный, региональный, муниципальный).

Показатели финансового  состояния предприятия можно  проанализировать за указанный период или в динамике за ряд месяцев, кварталов или лет, а также сравнить их с рекомендуемыми значениями. Анализ проводится не только по исходным значениям показателей, но также по базисным и цепным темпам их роста и прироста. Результаты анализа автоматически пересчитываются в любой вид валюты.

Программный комплекс "ИНЭК-Аналитик" позволяет формировать собственные  методики финансового анализа, описывая алгоритмы расчета используемых в них показателей. При создании собственных методик анализа  Пользователю предоставляется возможность использовать как исходные, так и аналитические данные: баланс (форма 1), отчет о прибылях и убытках (форма 2), дополнительные данные по балансу и отчету, аналитические баланс и отчет, реформированные балансы, движение денежных средств. При создании собственных методик анализа не надо быть программистом, так как Пользователю предоставляется чрезвычайно доступный механизм выбора формул расчета показателей с возможностью их просмотра прописью и формирования собственных комментариев к созданным показателям.

 

 

2.2. «Audit Expert»

«Audit Expert» – аналитическая система для диагностики, оценки и мониторинга финансового состояния предприятия.

Система «Audit Expert» позволяет менеджменту предприятия осуществлять как внутренний финансовый анализ, так и взглянуть на себя извне – с позиции бюджета, контролирующих ведомств, кредиторов и акционеров. Базовой информацией для проведения анализа служат финансовые отчеты предприятия: форма №1 (Бухгалтерский Баланс) и форма №2 (Отчет о прибылях и убытках). Для проведения углубленного анализа «Audit Expert» позволяет использовать дополнительную информацию: сведения об использовании прибыли, имуществе и задолженности, другие данные бухгалтерской и управленческой отчетности, содержание и формат таблиц ввода которых вы можете определить самостоятельно.

В основу работы системы  «Audit Expert» положено приведение бухгалтерской отчетности за ряд периодов к единому сопоставимому виду, соответствующему требованиям международных стандартов финансовой отчетности (IAS). Такой подход делает результаты работы «Audit Expert» понятными во всем мире и позволяет оценить на основании полученных данных финансовое состояние предприятия.

«Audit Expert» преобразует полученные данные Бухгалтерского баланса и Отчета о прибылях и убытках в аналитические таблицы. Система позволяет провести переоценку статей активов и пассивов и перевести данные в более устойчивую валюту. По данным аналитических таблиц осуществляется расчет стандартных финансовых коэффициентов, проводится оценка рисков потери ликвидности, банкротства, оценивается стоимость чистых активов и структура баланса, проводится анализ безубыточности и факторный анализ рентабельности собственного капитала.

Помимо решений стандартных  задач «Audit Expert» одновременно предоставляет вам возможность реализации собственных методик для решения любых задач анализа, диагностики и мониторинга финансового состояния. Базируясь на данных аналитических таблиц, вы можете легко реализовать дополнительные методики оценки анализа финансовой деятельности предприятия.