Особенности создания организационных структур

      СОДЕРЖАНИЕ 

      ВВЕДЕНИЕ 

      Одна  из крупнейший торговых компаний города, столкнулась в управлении со следующими проблемами:

      1. Разнообразие бизнес – единиц, и связанное с этим несопоставимость информации

         Сейчас помимо оптовой торговли  она развивает розничную, как  в Ижевске, так и в  других  городах Удмуртской республики, мебельное производство, швейное.  Планируется так же запустить  производства, связанные с овощепереработкой.  Руководство пребывает в состоянии  хронического цейтнота, обнаруживается  переизбыток информации, – она  существует в разных измерительных  системах с трудом поддается  сопоставлению.

2. Нет стратегического планирования.

Все решения  принимаются в зависимости от ситуации

      3. Нет системы оценок  прибыльности различных  бизнес – единиц.

      При общем благополучии группы в целом  неясно, в каком состоянии находится  тот или иной конкретный бизнес, который может быть как очень  убыточным, так и очень прибыльным. Тем самым постановка и развитие новых бизнесов превращается в рулетку.

      Было  установлено, управление Компанией  осложняется по следующим причинам:

1. Из-за масштаба
2. Ввиду разнородности объектов управления
3. Несвязанность этих объектов между собой
4. Отсутствие централизованного механизма финансирования этой группы
5. Отсутствуют единые стандарты управления.

1. Глава. Понятие и принципы построения управленческих структур

      Структура управления - упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

        Структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

        Элементами ОСУ: отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), службы либо органы аппарата управления. 

      Два направления специализации  элементов ОСУ:

1. в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;
2. исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

            Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

     ВЕРТИКАЛЬНЫЕ  СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

      ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ  СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов. Носят характер согласования и являются одноуровневыми.

      В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи.

      ЛИНЕЙНЫЕ  СВЯЗИ - представляют собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

      ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  СВЯЗИ  -  представляют собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако при таких связях иногда возникают проблемы не согласованности действия отдельных функциональных подразделений.

      Принципы  формирования ОСУ:

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации.

      Факторы воздействия на ОСУ:

1. Сама организация:

1. Статус организации (коммерческая и некоммерческая, крупная, средняя и малая)
2. Стадия жизненного цикла организации (уровень разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации)

2. Организационная форма.

3. Уровень развития  информационных технологий.

     Это относится, прежде всего, к координации  работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов  деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования  локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при  сокращении числа уровней управления на предприятии.

2. Глава.  План анализа предприятия  для принятия решения  о выборе необходимой  организационной  структуры.

2.1 Обоснование необходимости  изменения организационной  структуры предприятия

      Предприятие имеет право на существование  как структура, как организация  в том случае, если оно находит  более эффективный, чем купля  на рынке, способ получения необходимой  потребителю продукции, т.е. технологию производства и управления.

      Но  при этом функционирование предприятия  происходит во взаимодействии с внешней  для него средой - рынками сбыта  и ресурсов всех видов.

      Таким образом, формирование организационной  структуры происходит как результат  взаимовлияния стратегического  замысла собственника и внешних  условий. Каждый руководитель должен понимать, что процесс реструктуризации обязательно  затронет организационную структуру  предприятий. Более того, моделирование  изменения организационной структуры  является, по сути дела, начальным шагом  процесса реструктуризации.

      Предложенный  ниже материал позволяет  оценить  факторы, влияющие на организационную  структуру на любом предприятии, а также выявить необходимость  или целесообразность корректировки  сложившейся структуры.

      1. Изучение совокупности факторов, влияющих на организационную  структуру предприятия. 

1. Потребители
2. Другие предприятия
3. Инвесторы
4. Наемные работники
5. Государство

     Каждая  из данных групп, вступая в рыночные сделки, руководствуется определенными  побуждениями - мотивами.

     Пересечение всех мотивов, прежде всего, отражается на номенклатуре выпускаемой предприятием продукции.

     А организационная структура любого предприятия "подстраивается" под  номенклатуру выпускаемой продукции, объем выпуска и пр. 

2. Описание  продукции, выпускаемой предприятием

3. Формулирование  существующей стратегии предприятия.

      Первым  делом необходимо выяснить, чем руководствуется  предприятие, принимая решение о  выпуске определенной продукции.

Стратегии можно разделить по мотивам практикующих их предпринимателей:

• сохранение производительной способности имущества (во введении фигурировала как выживание);
• социальные факторы предпринимательской деятельности (рост имущества, получение и максимизация дохода в краткосрочном и долгосрочном аспектах, рост социального статуса и т.п.);
• индивидуальная привязанность к деятельности определенного рода.

4. Определение мотивации потребителей продукции предприятия  
   физиологическое выживание;

• социальные факторы потребления (традиция, престиж, мода, ажиотаж, максимизация полезности и т.п.);

• индивидуальные вкусы и предпочтения.

      Если  потребителями продукции являются юридические лица, необходимо изучить  их собственные стратегии. В той  мере, в какой сохраняется производственная ориентация предприятий-потребителей Вашей продукции, сохраняются и  их ресурсные потребности.

5. Определение доминирующий мотив персонала

1. Простое воспроизводство его рабочей силы
2. Социальные факторы занятости, то есть престиж работы
3. Максимизация дохода на труд и т.п.
4. Внутренний интерес к работе.

6. Определение доминирующего мотива внешних инвесторов предприятия.

      Поэтому наиболее типичными вариантами мотивации  здесь могут быть:

      · максимизация дохода в долгосрочном (краткосрочном) аспекте;

      · приобретение контроля над предприятием. 

7. Определение  макроэкономических тенденций, оказывающих  влияние на деятельность предприятия

Для того, чтобы правильно прогнозировать воздействие макроэкономических факторов на функционирование предприятий необходимо оценить:

      · режим налогообложения;

      · правовой режим.

      · кредитно-денежную политику;

      · уровень инфляции и неплатежей;

      · условия внешнеэкономической деятельности.

2.2. Технико-экономические  факторы формирования  организационной  структуры предприятия.

     Технологическая структура - состав и взаимосвязи подразделений основного производства предприятия.

     Производственная  структура - состав и взаимосвязи подразделений основного и вспомогательного производств предприятия.

     Хозяйственная структура - состав и взаимосвязи подразделений основного, вспомогательного, а также непрофильных производств предприятия.

     Структура управления - состав и взаимосвязи управленческих подразделений предприятия.

     Хозяйственная структура предприятия может  считаться оптимальной в том  случае, когда все подразделения  предприятия дополняют основное производство и обеспечивают его  функционирование, при этом все они  работают с максимальной эффективностью с целью достижения конечного  результата, каким может считаться  выпуск конкурентоспособной рентабельной продукции.

3. Глава. Методика анализа  организационной  структуры

      Изменению организационной структуры компании должен предшествовать организационный  анализ «как есть» - это анализ функций, организационных звеньев, способ достижения целей и реализации стратегии  компании, оценка слабых и сильных  сторон организационной структуры.

      Проведя организационный анализ, можно переходить к проектированию функциональной модели компании. В ходе проектирования уточняются состав и иерархия функций и звеньев, а также проверяется их соответствие друг другу.

      Матрица организационных проекций в компактной форме фиксирует информацию о  том, кто и что делает в организации.

      Обычно  организационная структура компании разрабатывается методом «сверху  вниз». Работу эту выполняет директор. Даже если компания небольшая, директору  редко удается опуститься ниже уровня руководителей среднего звена. И  все это при огромных интеллектуальных затратах и слабом соответствии реальной ситуации и требованиям к ее описанию.

      В регулярном менеджменте техника  разработки и постановка задачи опирается  на систему понятных, простых и  конкретных действий.

      Создается «Положение об организационной структуре» - это внутрифирменный документ, фиксирующий: продукты и услуги компании; функции, выполняемые в компании; исполнительные звенья, реализующие  функции; распределение функций  по звеньям.

      Директору надо выяснить, сколько функций связано  с деятельностью его компании и какие звенья отвечают за то, чтобы  это работало (блоки 1 и 2 схемы 9).

      Из  двух списков нужно построить  матрицу. В строках ее должны находиться исполнительные звенья, в столбцах – функции, которые выполняются  в компании (блок 3 схемы 1). Затем  по каждой функции найти исполнительной звено, которое отвечает за эту функцию.

      Анализ  результатов таблицы покажет  пробелы, как в исполнении функций, так и в загруженности сотрудников, поможет провести рациональную реструктуризацию исполнения функций.

Алгоритм разработки и адаптации  «Положения об организационной структуре»

     Проще говоря, рационально распределить все  задачи между исполнителями и  обнародовать правила как систему  в документе, который будет называться «Положение об организационной структуре».

     Таблица проекций функций на исполнительные звенья (блок 3 схемы 1) может иметь  весьма внушительную размерность. В  средних компаниях это 500 единиц – 20 звеньев на 25 функций. В больших  компаниях это может быть 5000 единиц – 50 звеньев на 100 функций.

4. ГЛАВА. Типы структур управления организациями

      Термин "организационная структура" сразу  же вызывает в нашем воображении  двумерную древовидную схему, состоящую  из прямоугольников и соединяющих  их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное  положение прямоугольников и  соединяющие их линии показывают степень подчинения.

        Рассмотренные соотношения ограничены  двумя измерениями: вверх - вниз  и поперек, так как мы оперируем  с ограниченным допущением, согласно  которому организационная структура  должна быть представлена на  двумерной схеме, вычерчиваемой  на плоской поверхности. 

      При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации  с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все  больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации  были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими  словами, необходимо динамическое равновесие. Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь  достаточно гибкую структуру.

      Построение  гибкой или обладающей какими-либо иными достоинствами организационной  структуры является одной из задач  данной курсовой работы. Здесь излагаются основные идеи, на основе которых могут  быть разработаны различные варианты решения проблемы организационной  структуры без ограничений, связанных  с ее графическим представлением.

4.1. Иерархический тип  структур управления

      Иерархическая или бюрократическая структура  строится на следующих принципах, сформулированных Максом Вебером (концепция рациональной бюрократии)

• принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;
• вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;
• принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;
• вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;
• принцип квалификационного отбора, в соответствии, с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

      Наиболее  распространенным типом такой структуры  является линейно - функциональная (линейная структура).

      Основы  линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию  сверху донизу (Приложение 1, Рис 1). Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих  целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения  работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как  считается, что все службы в той  или иной мере работают на его получение.

      Преимущества  линейной структуры:

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;
• четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

      Недостатки  линейной структуры:

• отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
• тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
• большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

      Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

4.3. Линейно - функциональная  организационная  структура

      Такой вид организационной структуры  является развитием линейной и призван  ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев  стратегического планирования. Линейно - функциональная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами  принятия решений и руководства  какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического  планирования и анализа. В остальном  эта структура соответствует  линейной (Приложение 1,Рис.2).

• Достоинства линейно - штабной структуры:
• более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов;
• некоторая разгрузка высших руководителей;
• возможность привлечения внешних консультантов и экспертов;
• При наделении функциональных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.