Особенности создания организационных структур: процедуры, правила

СОДЕРЖАНИЕ 
 

  ВВЕДЕНИЕ

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ  ОРГАНИЗАЦИИ

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

    2.1. Понятие организационной структуры и ее типы

    2.2. Бюрократические структуры управления

    2.2.1.Линейная организационная структура управления

    2.2.2.Функциональная организационная структура управления

    2.2.3.Линейно-функциональная (штабная) структура управления

    2.2.4.Дивизиональная организационная структура управления

    2.3. Адаптивные структуры управления

    2.3.1. Проектная организационная структура управления

    2.3.2. Бригадная организационная структура управления

    2.3.3. Матричная организационная структура управления

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ  СТРУКТУР

    3.1. Анализ организационных структур

    3.2. Проектирование организационных структур

    3.3. Оценка эффективности организационных структур

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

     Научно обоснованное проектирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике.Радикальные изменения, происходящие в сфере производственных отношений, приведшие к существенному возрастанию организационного фактора, придают особую важность организационному проектированию как методу формальной организации целостных систем.

     В этой связи следует отметить, что ни одна из новых (модернизированных) форм целостных образований в различных сферах общественного бытия человечества, будь то в экономике, политике, образовании, культуре, науке, военном деле и других, не сможет достичь своего конечного воплощения без проведения организационного проектирования. Иначе говоря, любые организационные нововведения структурного и процессного характера являются прежде всего продуктами организационного проектирования.Таким образом, тема курсовой работы является актуальной и важной, так как без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности деятельности организации.

     Главной целью курсовой работы является - изучение особенностей проектирования структуры организации. В соответствии с поставленной целью предстоит решить следующие задачи

:изучить сущность  организационного проектирования;

исследовать способы  формирования организационной структуры;

исследовать методы проектирования организационных структур;

изучить методы оценки эффективности организационных  структур.

     Объектом исследования является проектирование структуры организации. Предметом исследования является процесс, механизм, методы и способы проектирования структуры организации. 

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

     Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

     Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда "менеджмент" как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под "организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

     Из всего многообразия определений понятия "организация" можно выделить следующие:

1. Организация  как процесс, посредством которого  создается и сохраняется структура  управляемой либо управляющей  системы.

2. Организация  как совокупность (система) взаимоотношений,  прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация  как группа людей с общими  целями.

     Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:

1)  наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2) наличие  по крайней мере одной общественно  полезной цели (т.е. желаемого  конечного состояния или результата), которую принимают как общую  все члены данной группы;

3) наличие  членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

     Таким образом, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

     Кроме этого, организация — это система, представляющая собой некую целостность, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

     Все хозяйствующие организации являются открытыми системами. Они не могут существовать автономно, закрыто. Для осуществления их деятельности необходимо взаимодействие с внешней средой и получение из нее ресурсов в виде рабочей силы, капитала, оборудования, сырья, энергии, информации и т.п. Ресурсы с помощью соответствующих технологий перерабатываются, преобразуются в продукцию и услуги, передаваемые во внешнюю среду.

     Таким образом, в любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, производство продукта и передача его во внешнюю среду.

     Задача любой организации заключается в том, чтобы реализовать возможности внешней и внутренней среды. Возможности возникают, исчезают, приводят к появлению новых возможностей. Процесс этот является перманентным. Поэтому организации должны постоянно реагировать на появление новых возможностей, быть адаптивными, гибкими и подвижными, чтобы суметь их реализовать.

      Все организации отличаются друг от друга масштабами, организационно-правовыми формами, методами управления, технологиями и т.д.. 

     Организация – это не только первичное хозяйственное звено в экономике, но и совокупность долговременных норм и правил построения и функционирования рациональных структур и производственных процессов предприятия, обеспечивающих достижение им установленных целей перспективного развития.

     Организацию характеризуют следующие элементы:

1. Уровни  организации:

-    мировая система;

-     народное хозяйство;

-     отрасли народного хозяйства;

-     объединения предприятий;

-     предприятия;

-     подразделения (цех, участок, отдел, служба и т.п.);

-     рабочее место.

2. Основные  категории организации:

-     типы организации;

-     формы организации;

-     методы организации;   

-     принципы организации.

     Объектами организации производства на предприятии являются снабжение, производство, сбыт и т.д.

     Субъекты организации - персонал предприятия, осуществляющий производственную деятельность в соответствии со своими должностными обязанностями. 

  2.1. Понятие организационной структуры и ее типы

     Организационная структура — один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. По сути, структура управления - это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

     Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

     Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

     В структуре управления организацией выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.

     К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

     В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.

     Подуровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления организацией (рис. 1).

     Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием форм, в основе которых лежат отличительные признаки, в частности размеры производственно-коммерческой деятельности организации, производственный профиль, степень финансово-экономической самостоятельности, централизация (децентрализация) управления и др. 
 
 
 
 
 
 
 

. 
 
 
 
 

Рис.1

Рис.1  Типовая пирамидальная структура управления организацией

      В рамках структуры протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а, следовательно, права и ответственность за их выполнение.

     Организационная структура предприятия — средство достижения поставленных целей и задач. Работа над структурой должна начинаться с целей и стратегии. Структура следует стратегии и определяется ею, т.е. первая меняется тогда, когда меняется вторая.

     Структура управления выражает форму разделения труда в сфере управления и оказывает активное воздействие на процесс функционирования системы управления. Чем совершеннее структура управления, тем эффективнее воздействие на объект управления и выше результативность бизнеса.

      В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие категории организационных структур:

-    Бюрократические  структуры (они относительно стабильны  во времени): линейная; функциональная; линейно-функциональная; дивизиональная.

-     Адаптивные  структуры: проектная; бригадная;  матричная. 

   2.2  Бюрократические структуры управления

     Характеризуются высокой степенью  разделения труда, развитой иерархией  управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, и подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Макс Вебер называл такие структуры «рациональными», поскольку предполагается, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер.

     Бюрократию часто называют также  классической, или традиционной, организационной  структурой. Большинство современных  организаций представляют собой  варианты бюрократии. Причина столь  длительного и широкомасштабного  использования бюрократической  структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

     Однако строгое соблюдение установленных правил может порождать новые проблемы при взаимодействии, обмене информацией и координации деятельности различных частей организации. Это приводит к тому, что организация утрачивает гибкость поведения, поскольку все возникающие здесь вопросы и проблемы решаются только исходя из прецедентов. Постепенно тщательный поиск альтернатив начинает сокращаться. Клиенты и общественность могут ощущать неадекватность реакции на их потребности, поскольку все их проблемы будут решаться в соответствии с установленными правилами, процедурами и нормами.   
 
 

 2.2.1. Линейная организационная структура управления (рис.2)

      Это одна из простейших организационных  структур управления. Она характеризуется  тем, что во главе каждого  структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Рис.2

Рис.2 Схема  линейной структуры управления по принципу

«результат  – треугольник»

     При линейном управлении каждое  звено и каждый подчиненный  имеют одного руководителя, через  которого по одному единовременному  каналу проходят все команды  управления. В этом случае управленческие  звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый их которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом. Оценка результатов деятельности в линейной структуре управления имеет вид треугольника (см. рис. 2).

     Поскольку в линейной структуре  управления решения передаются  по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего  звена управления подчинен руководителю  более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации (например, зав. секцией, начальник отдела, директор магазина; или мастер участка, инженер, начальник цеха, директор предприятия). В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника, поскольку тот другой - начальник "моего" начальника. Схематически линейная структура управления может быть представлена в виде рис.3 

Рис.3

.

Рис.3 Схема линейной организационной структуры управления

     Как видно из рис.3, в линейной  структуре управления каждый подчиненный имеет начальника, а каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура функционирует в небольших организациях на низшем уровне управления (секция, бригада и т.д.).

     В линейной структуре система  управления организацией компонуется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, ассортимента выпускаемой продукции и т.п.

     Линейная структура управления  является логически более стройной  и формально определенной, но  вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

     Линейная организационная структура  управления имеет свои преимущества и недостатки (табл.1)

.

Табл.1

     Серьезные недостатки линейной структуры в определенной мере могут быть устранены функциональной структурой. 

2.2.2. Функциональная  организационная структура управления (рис. 4)

     Функциональное управление осуществляется  некоторой совокупностью подразделений,  специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

     Идея состоит в том, что выполнение  отдельных функций по конкретным  вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо  исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

     В организации, как правило,  специалисты одного профиля объединяются  в специализированные структурные  подразделения (отделы), например  отдел маркетинга, плановый отдел,  бухгалтерия и т.п. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления. 
 

Рис.4

Рис.4 Схема функциональной организационной структуры управления

     Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

     Как видно из рис.4, вместо универсальных  менеджеров (см. рис.3), которые должны  разбираться и выполнять все  функции управления, появляется  штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование).

     Такая функциональная специализация  аппарата управления значительно  повышает результативность деятельности  организации.

    Как и линейная, функциональная структура имеет свои преимущества и недостатки (табл.2).

Табл.2

     Недостатки как линейной, так и функциональной структур управления в значительной степени устраняются линейно-функциональными структурами 

 2.2.3. Линейно-функциональная (штабная) структура управления (рис.5)

     При такой структуре управления  всю полноту власти берет на  себя линейный руководитель, возглав­ляющий  определенный коллектив. Ему при  разработке конкретных вопросов  и подготовке соответствующих  решений, программ, планов помогает  специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.).

     В данном случае функциональные  структуры подразделения находятся  в подчинении главного линейного  руководителя. Свои решения они  проводят в жизнь либо через  главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Рис.5

Рис. 5 Схема линейно-функциональной (штабной) структуры управления

     Таким образом, линейно-функциональная  структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

     Линейно-функциональная структура  также имеет свои положительные  моменты и недостатки (табл. 3).  
 
 
 

Табл.3

2.2.4. Дивизиональная  организационная структура управления (рис.6)

     Дивизиональная, или отделенческая  (от англ. division — отделение), структура  управления — наиболее распространенная  форма организации управления современной промышленной фирмы. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции (дивизионально-продуктовая структура управления) или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках (дивизионально-региональная структура управления) (рис. 7).

     Каждое отраслевое отделение представляет собой независимое производственно-хозяйственное подразделение. Такое самостоятельное подразделение в большей степени ориентировано на максимизацию прибыли и завоевание позиций на рынке, чем при функциональной системе управления.

     Опыт показывает, что там, где  важен фактор техники и технологии, дивизионально-продуктовая форма  управления имеет безусловные  преимущества, но здесь есть свои  недостатки (табл.4) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.6 

.

Рис. 6 Дивизиональная (дивизионально-продуктовая) структура управления

Табл.4

2.3. Адаптивные  структуры управления

     С начала 60-х гг. XX в. многие  организации стали разрабатывать  и внедрять новые, более гибкие  типы организационных структур, которые в сравнении с бюрократическими  были лучше приспособлены к быстрой смене внешних условий и появлению новой наукоемкой технологии. Такие структуры называются адаптивными, поскольку их можно быстро модифицировать в соответствии с изменениями окружающей среды и потребностями самой организации.