Особенности управления формальными и неформальными организациями

Курсовая  работа

по дисциплине: «Менеджмент социокультурной деятельности»

на тему: «Особенности управления формальными  и неформальными организациями» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

Введение

     Современная жизнь приобрела безумные обороты  и деятельность людей характеризуется  быстрыми темпами. Актуальность данной темы заключается в том, что рыночная экономика вынуждает людей в своей деятельности очень тесно взаимодействовать друг с другом, частыми являются случаи, когда совместная деятельность людей сталкивается с разными препятствиями, нередко происходят конфликты из-за того, что люди не совпадают своими взглядами на выполнение определенного рода заданий. Как известно, что во многих предприятиях сформировались формальные и неформальные группы, которые дают возможность людям найти определенную атмосферу, где люди могут правильно и эффективно исполнять свои обязанности.

     Исследованием этой темы занимались следующие ученые:  Г. А. Туманов, А. В. Семенчик, Г. Есть. Мошек, Л. А. Гомба, И. К. Погодаев В. В. Стадник, Г.В. Осовская и другие.

     Объект работы – формальные и неформальные организации, а предмет – особенности управления формальными и неформальными организациями.

     Целью данной работы является выяснение причин создания неформальных групп и вступления людей к ним, влияние таких групп не результаты труда организаций.

     Задачами работы являются:

     - изучить понятие «формальные»  и «неформальные» организации;

     - проанализировать особенности управления  формальными и неформальными  организациями в Европе и Украине;

     - исследовать деятельность рекрутингвой компании «PORI-CONSULTING»;

     - разработать стратегию усовершенствования работы рекрутинговой компании «PORI-CONSULTING».

Раздел 1. Формальные и неформальные организации в  современном менеджменте

1. Сущность формальной организация и неформальной в современном менеджменте

    В каждом трудовом коллективе наряду с  формальной (официальной) структурой взаимоотношений  существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива.

    Если  официальные отношения регламентируются соответствующими инструкциями, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации существуют и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на политику формальной. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно ко многим группам. Механизм образования формальных и неформальных организаций представлен на рис. 1.

    Формальные  организации – зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают  как юридические или неюридические  лица.

    Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

    Неформальная  организация – незарегистрированная в государственном органе организация, объединяющая людей, связанных личными интересами, имеющая лидера и не ведущая финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение прибыли.

    Отношения между членами такой группы формируются  на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

    Неформальные, или теневые, группы существуют в  каждой организации. Они неизменно  «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

    Неформальные  организации одновременно могут  быть похожими и непохожими на формальные организации.

    Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

    1) социальный контроль. Неформальные  организации осуществляют социальный  контроль за своими членами.  Речь идет об установлении  и укреплении норм – групповых  эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение.

    Менеджеру в этой связи следует знать, что  социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать  положительное влияние на достижение целей формальной организации;

    2) сопротивление переменам. В неформальных  организациях всегда наблюдается  тенденция к сопротивлению переменам.  Частично это объясняется тем,  что перемены могут нести в  себе угрозу дальнейшему существованию  неформальной организации;

    3) неформальные лидеры. Неформальные организации также имеют своих лидеров. Их отличие от формальных состоит в том, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

    Опора неформального лидера – признание  его группой. Сфера влияния неформального  лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

    Неформальный  лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

    Существование неформальных групп в организации  – вполне нормальное явление. Такие  группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать. К примеру, фирма «Коргинг гласс» (США) установила в здании эскалаторы (вместо лифтов), чтобы увеличить возможность неформальных контактов между сотрудниками; фирма «МММ» (США) организует клубы с целью повышения вероятности случайных бесед, способствующих решению проблем во время приема пищи или в других ситуациях. Все это усиливает чувство причастности к коллективу. Здесь налицо единство и солидарность, которые проявляются не только в труде, но и в часы досуга. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в организации [24]. 

2. Историческая трансформация формальных и неформальных отношений в организации

    Изменение восприятия организации не как технической  структуры, а как объединения  людей определило актуальность исследования лояльности персонала и, как следствие, повысило значимость социально-психологических факторов трудового поведения сотрудников по сравнению с материальными факторами. В частности, все чаще акцентируется внимание на нематериальных методах мотивации, показателях удовлетворенности пребыванием в организации. Подтверждением тому является внедрение различных социологических опросов во многих компаниях, при помощи которых руководство организаций стремится получить объективное мнение сотрудников относительно своего работодателя, а также оценить уровень их лояльности организации с целью повышения удовлетворенности и эффективности работы персонала.

    Известная финансовая корпорация Citigroup в дочерних банках и структурах по всему миру ежегодно проводит опрос персонала "Голос сотрудника" относительно уровня удовлетворенности работой, руководством, в том числе лояльности персонала по отношению к компании [19].

    Надо  отметить, что именно в связи с  актуализацией человеческого фактора  в практике управления неформальные отношения со временем трансформировались в новые формы взаимодействия исполнителей и руководителей, и именно современный тип неформальных отношений можно рассматривать в качестве инструмента управления, так как они способствуют укреплению лояльности сотрудников организации.

    Сам термин "лояльность" не является новым, однако его значение также  претерпело временные изменения, и  применение его относительно поведения, отношения персонала к современным  организациям наполнило его новым  содержанием. Современное понимание лояльности дополняет его психологическим содержанием. В настоящее время лояльность рассматривается как "текущее состояние, процесс, который проявляется в продолжительном поведении индивида", "убеждения, которые имеют наивысшую ценность для индивида и выражаются в его поведении", "твердое намерение следовать выбранному курсу" [27, с. 146].

    В последнее время авторы доказывают, что неформальные отношения способствуют более эффективному функционированию организации. Ослабление формализованности производственных взаимоотношений означает, что эффективность и результативность деятельности организации зависит не столько от ее формальной структуры, сколько от прочности и надежности складывающихся в ней неформальных взаимоотношений, основанных на доверии между сотрудниками и руководством [15, с. 1]. Именно на доверии к руководству формируется лояльность персонала организации.

    Трансформация неформальных отношений в новые  формы взаимодействия исполнителей и руководителей в исторической перспективе привела к возрастанию их значимости как фактора позитивного влияния на лояльность персонала.

    Среди вертикальных неформальных отношений (между руководством и подчиненными) можно выделить следующие типы: патерналистские, партнерские и командные, которые  характерны определенным историческим периодам: советскому, постсоветскому, современному.

    Ярким примером вертикальных неформальных отношений  являлись патерналистские отношения "советского периода". В этот период развитию неформальных отношений по вертикали благоприятствовало так называемое отеческое покровительство руководителя над коллективом. Оно обуславливалось ожиданиями подчиненных материальной поддержки в период "экономики дефицита", которая порождала теневую деятельность в виде распределения по неформальным каналам "услуг особого доступа" - хронически дефицитных продуктов и услуг. Стремление пользоваться привилегиям в виде приобретения редких благ порождало развитие отношений личностного блата - самобытная форма неденежного обмена, бартер услуг, предоставляемых на основе личных отношений [11].

    Отношения блата пронизывали как вертикальные, так и горизонтальные связи. Однако в большей степени возможности  и преимущества таких неформальных каналов зависели от руководителя, так как характер и масштабы такого неформального распределения ресурсов определялись формальным статусом в иерархии организационной структуры, то есть стратификацией. Такие неформальные взаимоотношения с подчиненными по поводу дефицитных ресурсов не были лишены и эмоциональности, так как вызывали у многих чувство уважения и признания по отношению к руководителю, обеспечивали ощущение безопасности, надежности и сохранности рабочего места, а некоторые сотрудники благосклонно относились к руководителю именно из-за опасения потерять эти привилегии. Поэтому патерналистские отношения в определенной мере влияли на лояльность подчиненных, так как взамен на предоставляемые материальные блага руководитель получал благожелательное отношение сотрудников по отношению к себе.

    Таким образом, патерналистские отношения, или отношения блата, усиливали приверженность сотрудников организации и на эмоциональном уровне, поддерживая лояльность сотрудников через материальное обеспечение. Именно такое понимание лояльности, по мнению К.К. Гоман (C. Goman), было характерно для того времени, когда процветал патернализм, так как "подразумевалось, что в обмен на его привилегии сотрудники должны быть абсолютно лояльны" [30, с. 184]. Действительно, в период патернализма предоставление работодателем гарантированного рабочего места, а также ряд преимуществ социального обеспечения (детские садики при предприятии, дешевые или бесплатные путевки в санатории, субсидии на жилье и т.д.), обеспечивало автоматическую лояльность работников. Кроме того, при некоторых предприятиях и заводах были учебные заведения, после окончания которых молодые люди были обеспечены рабочими местами на этих предприятиях. Таким образом, взамен на приобретенные знания работники уже становились лояльными своим будущим работодателям, что подразумевало их продолжительную занятость на предприятии. Поэтому лояльность сотрудников в период развитых патерналистских отношений оценивалась в основном выслугой лет сотрудников и продвижением по службе до выхода на пенсию с заслуженными благодарностями руководства и уважением коллег.

    Партнерские отношения были характерны для переходного "постсоветского" периода. В это  время появляются первые предприниматели, частные предприятия малого и  среднего бизнеса, наблюдается отход  от коллективизма и формирование индивидуалистических ориентаций, обусловленных такими факторами, как угроза безработицы, приватизация, самостоятельная ответственность за результаты труда [23, с. 76]. Последствия реформ конца 80-х - начала 90-х гг. породили неуверенность в стабильности и надежности основного места работы многих граждан, поэтому занятость на одном предприятии перестает быть единственным источником дохода. Кроме того, в обществе складывается "инструментальное отношение" к выполнению работы и, соответственно, к выбору ее места, поскольку оплата труда стала зависеть не от профессиональной квалификации и опыта работников, а от успешности предприятия на рынке. Поэтому материальное стимулирование становится основным мотивирующим фактором в трансформирующемся обществе в этот переходный период.

    В такой ситуации разрасталась теневая сфера экономики, что выражалось в таких неформальных отношениях между работником и работодателем, как наем без оформления трудовых договоров, нередко перерастающий в жесткую эксплуатацию наемщиков, сговор между нанимателем и нанимаемым относительно сокрытия части, а то и полностью оплаты труда. В такой ситуации руководитель воспринимался как партнер, что практически исключало традиционный патернализм советских предприятий, и отношения строились на сугубо взаимовыгодных условиях "купли-продажи" рабочей силы, что предполагало "интенсивный труд, практическое отсутствие развитой системы поощрения и наказания работников, низкий уровень социальных гарантий" [9, с. 37].

    Также в отличие от советского периода  рабочие взаимоотношения в переходный период, особенно на новых мелких предприятиях, носили более неформальный характер в плане внутренних предписаний, регламентов, процедур взаимодействия и должностных инструкций. С одной стороны, такое развитие неформальных отношений было обусловлено стремлением к усилению "гибкости" трудовых функций в небольших коллективах [9, с. 38], однако с другой - именно потребительским отношением работника и работодателя друг к другу. В этой ситуации неформальные отношения также выступали фактором влияния на лояльность работников, и больше преимуществ от таких не совсем легальных отношений получал руководитель, поскольку отсутствие документов, закрепляющих определенные обязанности, позволяло наемщикам наделять наемных работников разнообразными поручениями, максимально используя трудовые ресурсы. Взамен на возможность для сотрудника получить максимальный доход работодатель имел профессиональный и добросовестный труд наемного работника.

    Таким образом, в партнерских отношениях постсоветского периода минимальный  уровень лояльности сотрудников поддерживался чисто на материальной основе.

    При современных возможностях трудоустройства, выгодных и благоприятных условиях труда одного только справедливого  вознаграждения недостаточно для сохранения лояльности персонала, так как материальные условия труда по умолчанию становятся безусловным фактором минимальной лояльности сотрудников. В настоящее время уровень лояльности сотрудников в значительной степени определяется нематериальными факторами, а именно: мобильностью, диверсификацией, активностью деятельности, открытыми, свободными отношениями с коллегами и, главное, с руководителем. Сегодня неформальные отношения с руководством в основном строятся на основе доверия, более быстрого и эффективного взаимодействия. Именно современный развернутый тип неформальных отношений, где наблюдается очень тесный контакт и прямое взаимодействие исполнителей и управленцев, мы характеризуем как командные отношения.

    Идею  командного менеджмента предложил  Р.М. Белбин (R.M. Belbin), который раскрыл ее в своих двух книгах. В связи с усилением роли неформальных отношений между сотрудниками спустя несколько лет ее стали рассматривать как новую организационную основу и именно в современных условиях стали реализовывать компании. Именно командное взаимодействие, а не просто групповое, дает синергетический эффект взаимодействия ее членов. Рабочая группа (work group) - группа, взаимодействующая исключительно для распространения информации между членами группы и принятия решений с целью способствовать каждому члену выполнять свою деятельность в рамках сферы его ответственности. Рабочая команда (work team) - группа, результатом усилий членов которой является такой уровень деятельности, который превосходит суммарный вклад ее индивидов [28, с. 121]. Таким образом, в группе люди работают сами по себе, лишь иногда взаимодействуя друг с другом, а в команде идет постоянная совместная работа. Причем стоит отметить, что это целенаправленная совместная работа.

    Командные отношения базируются на сплоченности, взаимоподдержке, энтузиазме коллектива, тесном, открытом, целенаправленном сотрудничестве, поэтому прочность и эффективность таких отношений определяются, во-первых, эмоциональными отношениями, а во-вторых, четким виденьем цели как руководителем, так и его сотрудниками. Для формирования и поддержания таких отношений руководителю недостаточно только занимаемой формальной вышестоящей должности. С современной точки зрения эффективное и продуктивное сотрудничество строится не столько на формальном деловом взаимодействии, сколько на эмоциональном контакте, на доверии людей к руководителю, поэтому во многом поддержание такого сотрудничества зависит от лидерских способностей руководителя, таких как: вести людей к поставленной цели, влиять на их мнение, располагать их к себе. Следовательно, качество и результат таких вертикальных отношений во многом зависят от самого руководителя, в первую очередь от его эмоционального интеллекта - "умения лидеров управлять собой и отношениями с другими людьми" [32, с. 21].

    Чтобы поддерживать позитивный эмоциональный настрой в организации, необходимо регулировать неформальные отношения сотрудников, которые проявляются в их реальных взаимоотношениях. Именно на "эмоциональных основах зиждется благожелательность коллектива" [32, с. 21]. Поэтому ценность современного руководителя заключается в умении эффективно управлять реальными отношениями между людьми [19]. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.3  Управление формальными  и неформальными  организациями 

    Современные общества становятся все более сложными системами, и в соответствии с этим усложняются требования, предъявляемые к функционированию групп. Для выполнения многих задач людям требуются группы, создаваемые специально для достижения конкретных целей. Такими группами являются формальные организации. К ним относятся разветвленные государственные структуры – от местных муниципальных до федеральных правительственных организаций, крупные транснациональные корпорации, крупные университеты, больницы, профессиональные союзы и фермерские ассоциации. Современное общество – это хитросплетение формальных организаций, которые возникают, распадаются, реорганизуются, сливаются и вступают друг с другом в бесчисленные взаимодействия. Хотя существование формальных организаций исчисляется тысячелетиями, начиная с древнейших государств, таких, как Месопотамия, Египет, Китай, только в последние годы они приобрели такой масштаб. Неудивительно, что социолог Роберт Престхас называет современное общество организационным обществом.

    В украинском законодательстве организации, которые владеют определенным имущественным комплексом для осуществления предпринимательской деятельности и имеют статус юридического лица, называют предприятиями.

    Следовательно, организациями являются фирмы (экономические субъекты), профсоюзы, политические партии, университеты, неприбыльные организации, государственные учреждения или органы местного самоуправления и множество других "единиц, координации, которые имеют определенные пределы и функционируют для достижения цели или нескольких целей, что их разделяют ее члены-участники".

    Из определения организации выплывают три основных требования, которые нужны для ее создания: определенное количество участников, степень идентификации всех участников с целями организации, которые выплывают из интересов ее основателей (владельцев),  формальная структура властных отношений, иерархия, которая характеризуется определенной сложностью.

    Члены организации дополняют друг друга, что делает их сильнее в борьбе за выживание. Без объединения в организации, самыми примитивными из которых были первобытные племена, человечество не смогло бы выжить и создать цивилизацию.

    Организации могут быть формальными и неформальными. Вышеприведенное определение касается формальной организации. Неформальные же возникают спонтанно, но тогда, когда люди достаточно часто вступают в отношения между собой. Неформальные группы, организации, существуют почти во всех формальных организациях, за исключением, возможно, очень маленьких. их возникновение объясняется тем, что не все интересы или социальные потребности людей могут быть довольны в пределах формальной организации. Неформальные группы занимают особенное место в системе отношений, которая складывается в формальной организации и является предметом отдельного разговора. В дальнейшем, ведя речь об организации, будем иметь в виду формальную организацию.

    Организации проектируются предварительно, они моделируются для формирования структуры, которая подчиняется интересам достижения поставленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который будет действовать рационально и целеустремленно для достижения поставленной цели и будет совершенствовать методы ее достижения.

    Но  возникши, организации начинают часто  действовать за собственной логикой  и могут, в большей или меньшей степени, терять зависимость от людей, которые ее создали. Люди стремятся использовать организацию для достижения собственных целей. В частности, они надеются, что организация даст им возможность вести интересную и важную деятельность, обеспечит определенной информацией, предоставит необходимые права и самостоятельность, гарантирует безопасность и социальную защиту.

    Организация, в свою очередь, использует возможности  людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает  от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, активного участия, по делам, ответственности, дисциплины, признание своих целей и ценностей и тому подобное.

    В идеале отношения между человеком  и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той или другой стороны, когда или организация унижает людей до положения винтиков, или люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося убытки ее потенциалу и репутации.  Так или иначе результат одинаков — организация ослабевает и перестает эффективно выполнять свои функции.

    Люди  вступают в формальные организации  по целому ряду причин. Амитаи Етциони  классифицирует организации исходя из этих причин и выделяет три основных типа организаций: добровольные, принудительные и утилитарные. Добровольные организации – это ассоциации, члены которых обладают правом свободного вступления и выхода. Примерами таких организаций являются: клуб шахматистов, общество охраны природы, ветеранов афганской войны, общество рыболовов и т.д. Члены таких организаций не получают платы за участие в их деятельности. Индивиды вступают в добровольные организации, чтобы заполнить свободное время, пообщаться с единомышленниками, исполнить общественный долг, послужить какому-то делу или постараться помочь самим себе.

    Членами некоторых принудительных организаций становятся против своей воли. Люди могут попасть в клинику для душевнобольных, быть приговорены к тюремному заключению или призваны на службу в армию. Индивиды также вступают в формальные организации, созданные с практическими целями,– в утилитарные организации. Университеты, корпорации, фермерские ассоциации, профсоюзы, правительственные и частные фонды принадлежат к числу формальных организаций, созданных людьми для выполнения насущных повседневных задач. 
Утилитарные организации представляют собой нечто среднее между добровольными и принудительными организациями: членство в них не является ни полностью добровольным, ни исключительно обязательным. К примеру, никто не будет заставлять вас поступить на работу в корпорацию, но если вам понадобятся средства к существованию, вам просто необходимо будет согласиться на эту должность [1].