Виды первичных учётных документов

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение………………………………………………………………………..……..3 
I. Первичные учетные документы………………………………………..5

      1.Понятие первичного учетного документа……………………5

      2. Классификация первичных учетных документов………..7

      3. Нормативные документы, в соответствии с которыми

      ведется учет на предприятии…………………………………………...11                     

 II. Регистры бухгалтерского учета в банках…………………………..13

      1. Классификация регистров бухгалтерского учета в 
      банках.....................................................................................13

     2. Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных

     регистрах……………………………………………………………………………..15

     3. Способы проверки бухгалтерских записей в учетных

     регистрах……………………………………………………………………………...22 
     4. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских  
     записях………………………………………………………………………………….24

  Заключение…………………………………………………………………….……….26

  Список использованной литературы………………………………………28

Введение

     Тема моей курсовой работы была выбрана не случайно. Грамотное составление первичной документации имеет принципиальное значение для деятельности любой организации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих функциональных обязанностей. Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов (например, отсутствие некоторых реквизитов в них) может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые я и хочу рассмотреть в своей курсовой работе.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его  неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины  финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта. Первичный учёт представляет собой  начальную стадию восприятия и регистрации  отдельных операций, характеризующих  хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учётной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах  и явлениях, происходящих во всех отделах  и подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Основная целью курсовой работы я ставил анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними. Рассмотрим, как учётная информация регистрируется в бухгалтерском учёте, с помощью каких учётных регистров и форм учёта.

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, определю классификацию и существующие формы документов, а так же рассмотрю учетные регистры, классификация  учётных регистров, виды и порядок бухгалтерских записей в учётных регистрах, способы проверки бухгалтерских записей  в учётных регистрах, порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

I. Первичные учетные документы.

            1.Понятие первичного учетного документа.

                 Юридическая энциклопедия даёт следующее определение первичным учётным документам. Первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичной учётной документации относятся накладные, счета-фактуры, договора, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, наряды, квитанции, товарные чеки и иные документы. Информация, содержащаяся в таких документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичной  учётной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов  снабжения и сбыта, отделов контроллинга. Нужно отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен  в момент совершения операции (если это невозможно, то непосредственно  после её окончания). За своевременное  и качественное оформление документа, передачу его в нужный отдел, а  также достоверность содержащихся в нём данных ответственны лица, составившие и подписавшие этот документ.

Учётная документация является одним из важнейших  элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному  и непрерывному отражению хозяйственных  операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия.

После поступления в бухгалтерию  первичные учётные документы  проверяются на полноту и качество заполнения, а так же на законность совершенных хозяйственных операций и логическую увязку отдельных показателей. После окончания обработки на документах ставится специальная отметка, чтобы исключить возможность  повторной обработки. Достоверность  бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа, следовательно, все первичные  учётные документы должны составляться с соблюдением установленных  правил и требований. Значение первичных документов можно разделить на несколько блоков, указанных в таблице №1.

Таблица 1.

2. Классификация первичных учетных документов.

Классифицировать первичные учётные  документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции, по способу заполнения, по характеру регистрируемых операций. Подробнее эту классификацию  можно рассмотреть в таблице  №2.

Теперь рассмотрим понятие «формы документа». Под формой документа  понимается состав и расположение его  реквизитов. Одно из важнейших условий  оформления первичной учётной документации это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации. Если же форма первичных учётных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, то такие документы должны разрабатываться организацией самостоятельно и в обязательном порядке содержать реквизиты.

Таблица 2

Реквизиты служат для придания исчерпывающей  характеристики хозяйственному факту, изложенному в документе, а так  же придают ему юридическую силу. К обязательным реквизитам относят:

- наименование документа;

- наименование организации - составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации);

- дата (подписания или утверждения;  оформляется арабскими цифрами  по принципу: день, месяц, год);

- наименования сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном  выражении);

- наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц  и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и  других факторов, в первичные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, адрес  организации), при этом все реквизиты  утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без  изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается  регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.

Существует понятие «стандартизации  документов». Это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых  документов. Стандарты унифицированных  форм первичной учётной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином и Минэкономразвития  России. Подобные формы разработаны  практически для всех направлений  внутренней деятельности предприятия. Например, по учёту использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учёта использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учёту кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д. С различными бланками документов можно также ознакомиться в приложениях (Приложения Б, В, Г, Д, Е, Ж, И, К, Л, М).

Итак, классифицировать первичные учётные документы  можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы  принимаются к учёту в том  случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной  организацией самостоятельно.

3. Нормативные документы, в соответствии с которыми ведется учет на предприятии.

Начать  эту главу стоит, пожалуй, с того, что ведение первичных учётных  документов осуществляется не «на усмотрение»  организаций, а в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. Эти документы можно представить  как 4-х уровневую систему, основанную на их статусе:

II. Регистры бухгалтерского учета в банках.

    1. Классификация регистров бухгалтерского учета в банках.

       Информация, оформленная в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

       Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского  учета. 
   Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие! бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Регистрация хозяйственных факторов в учетных  регистрах является наиболее ответственным  этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о  состоянии и движении хозяйственных  средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности.

 Классификация учетных регистров

В условиях автоматизированного ведения бухгалтерского учета результатная информация может  формироваться в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных  регистров и методика записей  в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению  бухгалтерского учета. Информация о  хозяйственных фактах, имевших место  в определенном отчетном периоде (месяце, квартале, полугодии, за год), из учетных  регистров переносится в установленном  порядке в финансовую отчетность.

2.Виды и порядок  бухгалтерских записей в учетных  регистрах.

           Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру  бухгалтерских записей учетные  регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом.

Систематическая и хронологическая записи как  форма регистрации хозяйственных  фактов в бухгалтерском учете  объединяются в одном учетном  регистре – журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление ОС, расходные кассовые операции и т.д.).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских  регистрах (поступление ОС, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.). Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую  и хронологическую запись (журнал-ордер  №1,2; ведомость №16).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Параллельное  ведение регистров аналитического учета с синтетическими существенно увеличивает трудоемкость работы по обобщению и сверке учетных данных с помощью оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому там, где это возможно, применяются учетные регистры, в которых совмещаются данные аналитического учета с итоговыми данными синтетического учета. Подобное агрегирование особенно удобно для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. Например, широко применяются накопительные ведомости, итоговые данные которых являются основанием для бухгалтерских проводок на синтетических счетах в целом за отчетный период.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарноматериальных ценностей, основных средств.

Записи  в регистрах бухгалтерского учета  могут осуществляться вручную или  на ЭВМ. Учетные записи характеризуются  рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании  оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных  документах (на кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании  сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых  отчетов подотчетных лиц и  др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые  записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью  в учетные регистры сводные документы  подвергаются дополнительной бухгалтерской  обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции  счетов и содержанию отдельных первичных  документов составляются общие бухгалтерские  проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые  переносятся в соответствующий  учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется  номер учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором он зарегистрирован. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские  проводки. Записи в учетные регистры (вручную или на ЭВМ) необходимо производить  сразу же вслед за проверкой и  проставлением корреспонденции  счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в  бухгалтерию) в учетных регистрах  регистрируются хозяйственные факты  по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

Наряду  с текущими (ежедневными) записями в  практике бухгалтерского учета широко применяются учетные записи однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) хозяйственных  фактов итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые  один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным  стоимостным (суммовым) итогом.

В течение  отчетного периода суммы из первичных  документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим  бухгалтерским счетам. Например, документы  на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них – по цехам, участкам, бригадам, продуктам труда, экономическим  элементам и статьям затрат.

В конце  отчетного периода по данным соответствующим  образом сгруппированных первичных  документов производится распределение  расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

При включении  в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам  массовых (рутинных) хозяйственных  фактов накопительными итогами за отчетный период существенно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских  записей, в первую очередь бухгалтерских  проводок, являются учетные документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующей учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание  записей в учетных регистрах  определяется их видами, построением  и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных  регистрах являются:

• дата записи в регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• обоснование содержания записи;
• принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;
• сумма.