Виртуальные организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Виртуальная организация - новейшая и потенциально наиболее важная форма бизнес-организаций  из тех, что появились в течение  последних десятилетий. Новая модель стала возможной в результате развития наисовременнейших технологий, самой значимой из которых является Интернет. Современные технологии создают новые экономические формы взаимодействия с потребителем. Данными организациями следует руководить на «пять с плюсом» и менеджмент в них играет едва ли не самую главную роль. Первые компании, всерьез занимавшиеся электронной коммерцией потерпели крах(Вульф 1999, Портенджер 2002) из-за плохого менеджмента и финансирования. В данной среде большое влияние приобретает принцип B2B(business-to-business,поддержка компаний друг другом).

Исследуемые dиртуальные организации имеют много тех же особенностей, что и традиционные: им необходимы финансы, их штат состоит из людей. Но данные виртуальные организации несут в себе огромный потенциал, и для того чтобы раскрыть его полностью, от виртуальных менеджеров требуется гораздо больше профессионализма, чем от менеджеров традиционных компаний.

Виртуальные организации  нельзя рассматривать как форму  легкого успеха- это сложная идея, приступать к реализации которой  следует очень внимательно. Не правильно полагать, что просто приняв новую модель возмоно автоматически снизить издержки и увеличить прибыль. Всё вышесказанное обусловливает актуальность темы курсовой работы.

Целью данной работы является анализ особенностей управления виртуальной организацией. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть понятия виртуального бизнеса  и виртуальных предприятий;

проанализировать основные формы виртуальных предприятий;

выявить особенности  управления организацией, достоинства  и недостатки виртуальных организаций;

охарактеризовать  деятельность Idealab и eSmartWork;

представить краткую  характеристику «Tonelli»;

провести описание продукции, производимой «Tonelli»;

проанализировать  количество сотрудников;

охарактеризовать  элементы внутренней среды организации;

провести оценку организационной культуры: перечень характерных артефактов, оценка профиля культуры организации, определение типа культуры;

охарактеризовать  элементы внешней среды организации;

провести анализ строения организации;

рассмотреть характеристику системы мотивации компании

рассмотреть характеристику системы контроля

разработать практические рекомендации по проблеме на основе метода

АВС-COSTING

Объектами исследования являются Idealab и eSmartWork, «Tonelli».

Предметом исследования является особенности управления виртуальной организацией

1. Теоретические основы управления виртуальной организацией

1. Виртуальный бизнес  и виртуальные предприятия

Сегодня в бизнесе  параллельно с реальной средой, в  которой функционирует предприятие, создается виртуальный мир. Проводится цикл экспериментальных исследований, связанных с имитационным моделированием жизненного цикла самого предприятия, его продукции и действий на рынке. Во внешнеэкономической сфере пространство виртуализации включает такие понятия, как электронный рынок, электронная коммерция, виртуальный продукт, виртуальное производство, виртуальная фабрика, виртуальный банк и, конечно, виртуальные организации (предприятие, корпорация) в целом.[3, c.84]

Концепция виртуализации  предприятий появилась чуть более 10 лет назад и в первую очередь  связана с публикацией монографии У.Дэвидоу и М.Мэлоуна «Виртуальная корпорация», а также статьи Р.Байрна и соавторов в журнале «Бизнес-Уик». Виртуальное предприятие создается путем отбора людских, финансовых, материальных, организационно-технологических и прочих ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерных сетей. Это позволяет сформировать гибкую и динамичную организационную систему, наиболее приспособленную к скорейшему выпуску и оперативной поставке новой продукции на рынок.

Одним из первых термин виртуальное предприятие  предложил Дж.Хопланд из фирмы DEC, который воспользовался аналогией с понятием виртуальной машины из области компьютерной техники. В виртуальной машине ни один процесс не может монопольно применять какой-либо ресурс, и все системные ресурсы считаются потенциально предназначенными для совместного (коллективного) пользования. Идея такого подхода к географически распределенным ресурсам в интересах общей работы над уникальными проектами или новыми продуктами стала общепризнанной трактовкой виртуальной организации.

Существуют  различные интерпретации термина «виртуальное предприятие». В абстрактном смысле это наиболее передовая и эффективная форма организации предприятия из ряда «мысленно возможных», наилучшая с точки зрения имеющихся технических и экономических условий. Конкретнее, виртуальное предприятие означает сетевую, компьютерно интегрированную организационную структуру, объединяющую неоднородные ресурсы, расположенные в различных местах. Нередко акцент делается на временный характер объединения ресурсов в виртуальной организации: тогда она понимается как межорганизационное гибкое предприятие, создаваемое на ограниченный период, главная цель которого – получение выгоды благодаря расширению ассортимента товаров и услуг.

Часто главная  стратегия виртуального предприятия  связывается с ориентацией на заказчика, поскольку ее основные характеристики – это быстрота выполнения заказа  и полнота удовлетворения требований клиента. С включением заказчиков и исполнителей в единую открытую сеть границы между взаимодействующими организациями становятся нечеткими, прозрачными и подвижными.[7, c.52]

Таким образом, важнейшей характеристикой виртуальной  организации является гибкая, адаптивная, динамичная сетевая структура. Поскольку  такая сеть не существует в реальном физическом пространстве, а создается  путем информационной интеграции ресурсов партнеров, ее нередко называют квазипредприятием. В то же время виртуальное предприятие объединяет цели, культуру, традиции, ресурсы, опыт ряда предприятий-партнеров, координируя их развитие и представляя собой «предприятие над предприятиями» т.е. метапредприятие. Ключевой проблемой обеспечения эффективности виртуальных предприятий является управление знаниями, циркулирующими в сетях.

Классическими примерами виртуальных предприятий  служат европейский консорциум Airbus Industries, изготавливающий широко известные аэробусы, а также объединившие усилия при работе над проектом Powerbook фирмы Apple и Sony.

Итак, в случае виртуального предприятия речь идет об интенсивном взаимодействии специалистов и подразделений юридически оформленных  предприятий в виртуальном пространстве. Возникает искусственное сообщество, сформированное электронным путем. При этом продлевается жизненный цикл отдельного предприятия (причем одни и те же предприятия могут одновременно входить в состав нескольких виртуальных объединений).

2. Основные формы виртуальных предприятий

Рассматривая  возможные варианты организации  внешнеэкономической деятельности с использованием Интернет-технологий, будем опираться на классические международные организационно-правовые формы. Можно указать следующие группы критериев классификации виртуальных предприятий: 1) юридические; 2) географические; 3) хозяйственно-экономические; 4) системно-сетевые. Выделяются два главных класса: виртуальные корпорации и виртуальные товарищества (партнерства).

Виртуальная корпорация (ВК) представляет собой электронное объединение капиталов (ресурсов) различного типа – финансового, технологического, человеческого (в частности, интеллектуального) в интересах выполнения сложных уникальных проектов, создания продукции мирового класса и максимально полного удовлетворения требований заказчика. Как и ее реальный правовой прототип, она способствует решению двух фундаментальных проблем рыночной экономики: 1) привлечению капитала для выполнения уникальных проектов или распределению бизнес-процессов с целью повышения конкурентоспособности продукции; 2) распределению риска в инвестиционных проектах.[9, c.13]

Основная внешнеэкономическая  цель создания ВК – объединение  ключевых технологий и опыта партнеров разных стран для проведения более эффективных действий на мировом рынке. ВК характеризуется определенной независимостью от участников (возможностью легкой смены партнеров), наличием опосредованного механизма управления (делегированием полномочий), переходом от индивидуальной к коллективной ответственности партнеров. Она предполагает договорные взаимоотношения между всеми узлами организационной сети и формирование их совместной собственности. Нередко ВК формируется в виде материнского виртуального предприятия с сетью дочерних виртуальных филиалов, отделений и т.п.

Виртуальное товарищество (партнерство) представляет собой компьютерно интегрированную (искусственную) организацию лиц, вместе ведущих дело (находящихся в отношениях кооперации, т.е. выполняющих совместную работу и координирующих действия) с целью извлечения прибыли, будучи географически удаленными друг от друга.

Следует отметить, что по своему содержанию понятие  виртуального товарищества достаточно близко к представлениям о виртуальной  рабочей группе6. В данном случае каждый партнер, в той или иной степени участвуя в управлении и контроле за деятельностью виртуальной организации, несет индивидуальную ответственность за результаты работы, причем потеря партнера означает распад виртуальной организации. Как и в случае обычного товарищества, для виртуального партнерства можно выделить две базовые формы: полное виртуальное товарищество, когда все партнеры равноправны в управлении предприятием и несут равную ответственность по ее обязательствам; ограниченное виртуальное партнерство, где один из партнеров имеет большие полномочия по контролю и управлению компанией и несет неограниченную ответственность по ее обязательствам, а другие партнеры не занимаются контролем и не отвечают по обязательствам партнерства.

По одному из ключевых системных критериев управления ресурсами виртуальные предприятия подразделяются на:

q децентрализованные (стратегические ресурсы максимально распределены в сети между партнерами);

q централизованные (стратегические ресурсы в основном сосредоточены в некотором узле сети).

Децентрализованное  виртуальное предприятие, как правило, формируется вокруг сложного, уникального проекта, который ни один из партнеров не может выполнить в одиночку. В такой организации лидерство переменно и может переходить от участника к участнику в зависимости от его роли на данном этапе. Подобная модель виртуального предприятия опирается на представление о горизонтальной организации7, где горизонтальное управление между подразделениями (координация их деятельности) и внешние горизонтальные связи оказываются более важными, чем традиционное вертикальное управление (субординационные связи).

Главная особенность  горизонтальной организации заключается  в постепенном сокращении числа задач, обусловленных внутренними факторами жизнедеятельности предприятия, и сдвиге к наиболее полному удовлетворению интересов заказчика. Такое виртуальное предприятие часто имеет структуру полного графа.[8, c.45]

Напротив, централизованное виртуальное предприятие опирается  на идею расширенной организации, где  имеется один центральный узел (координатор) и периферические узлы, которым поручается выполнение ряда функций. Подобная структура может возникнуть как воплощение стратегии аутсорсинга – выделения предприятием второстепенных производственных функций и передачи их на подряд внешним организациям. В этом случае лидерство всегда остается за ведущим предприятием, которое выступает в роли заказчика по отношению к остальным. Здесь организационная структура определяется не в процессе взаимодействия, а скорее проектируется ведущим предприятием. В рамках данной виртуальной организации возможно изменение состава подключаемых (периферических) предприятий при сохранении ведущего. Типовой структурой централизованной ВК выступает «звезда».

Среди важнейших  критериев интеграции виртуальных предприятий необходимо выделить объединение хозяйственной деятельности, отраслевую общность и юридическую самостоятельность. Опираясь на эти критерии, можно ввести основные типы виртуальных объединений: от наиболее «слабого» – виртуальной ассоциации до гипотетически самого «сильного» – виртуального треста.

В виртуальной  ассоциации партнеры, находящиеся на удалении друг от друга, сотрудничают лишь при выполнении общих операций или функций. Здесь имеются две  ключевые структурные характеристики: взаимозависимость между составляющими операциями и распределение ответственности между участниками.

Виртуальный консорциум близок по своим характеристикам  к виртуальной ассоциации. Как правило, он создается в интересах реализации крупных программ или выполнения инновационных проектов. В рамках виртуального консорциума могут электронным способом объединяться предприятия разных стран, отраслей и форм собственности. При этом интеграция предполагает в первую очередь совместное выполнение функций и построение распределенной сети бизнес-процессов.

Виртуальный картель  – это компьютерно интегрированная  форма объединения юридически самостоятельных организаций одной отрасли, имеющих соглашения о ценах, объемах производства, рынках сбыта.

Виртуальный синдикат представляет собой разновидность виртуального картеля, в рамках которого помимо вышеуказанных соглашений существует единый орган сбыта продукции участников виртуального объединения. Цель вступления в виртуальный синдикат – получить выигрыш от централизации сбыта. Синдикаты обычно образуются в отраслях с массовой однородной продукцией.

В свою очередь  виртуальный пул означает полученное электронным путем временное  объединение разных компаний (возможно разных отраслей), где для вступающих в пул организаций устанавливаются правила распределения общих расходов и прибыли, поступающей в единый фонд, распределяемый по установленной пропорции.

Виртуальный концерн  предполагает электронное объединение  компаний одной или нескольких отраслей на основе централизации научно-технических и производственных функций, сбыта, финансов, учета и пр. Участники делегируют концерну часть своих функций – тех, которые не могут выполнить сами, но остаются юридически самостоятельными.

Наконец, наиболее сильной формой компьютерной интеграции организаций оказывается виртуальный трест, когда все стороны деятельности входящих в него организаций объединяются, а сами они теряют юридическую и хозяйственную самостоятельность.

Одной из комплексных  форм виртуальных предприятий является виртуальная финансово-промышленная группа (ФПГ). Как и обычная ФПГ, она состоит из ряда неоднородных юридических лиц, удаленных друг от друга, которые полностью или частично объединяют ресурсы с применением Интернет-технологий на основе договора о создании ФПГ для технологической или экономической интеграции. Как видно из самого названия, в состав виртуальной ФПГ входят разные промышленные, торговые и финансовые учреждения (банки, страховые компании и пр.). Следует отметить, что обычно срок функционирования такого метапредприятия не ограничен рамками выполнения тех или иных проектов.[6, c.47]

1.3 Особенности управления организацией, достоинства и недостатки виртуальных  организаций

Для планирования, организации и координации деятельности виртуальных предприятий необходимы и соответствующие управленческие подходы. При создании виртуальных организаций нередко появляются организации, которые концентрируют свои усилия исключительно на управлении компетенциями третьей стороны. В данном случае такая организация должна обладать как минимум следующими способностями: уметь идентифицировать и привлекать ключевые компетенции, необходимые для реализации проекта (аспекты менеджмента знаний) и на основе привлеченных компетенций организовать процесс создания и сбыта продукции (аспекты функционирования сети).

На основе этого  можно в общем виде сформулировать основные функции управления виртуальной организацией как сетью партнеров:

1. Определение  требований (задач) проекта.

2. Поиск и  оценка возможных партнеров (исполнителей).

3. Выделение  исполнителей, которые оптимально соответствуют задачам.

4. Привлечение  и распределение исполнителей.

5. Постоянное  отслеживание и перераспределение  (если это необходимо) партнеров и ресурсов по задачам.

Вышеуказанные особенности виртуальных организаций  формируют следующие требования к их сотрудникам:

1. умение ясно формулировать задачи, выражать информацию. В международных организациях от сотрудников требуется знание иностранного языка;
2. хорошее владение навыками письменной, электронной коммуникации;
3. более широкий спектр знаний, «контекстное» мышление (поскольку сотрудники работают не над одним проектом, а могут быть включены одновременно в несколько проектов, решать параллельно несколько задач);
4. умение устанавливать цели, структурировать собственное время;
5. умение находить нестандартные решения тех или иных задач;
6. большая персональная ответственность за результаты работы, в связи с чем сотрудники должны хорошо знать соответствующие инструкции, основы законодательства, этические нормы компании;
7. сотрудникам необходимо представлять как организацию, частью которой они являются, так и группу, в которую они включены;
8. способность успешно сотрудничать в виртуальной среде (что не только обусловливается психологическими особенностями индивидов, но и тесно связано с корпоративной культурой и применяемыми технологиями управления).[5, c.65]

Управление  персоналом в виртуальной организации  предполагает работу в гибкой инновационной среде, что требует нестандартных подходов и решений. Изменение задач, стоящих перед организацией, требует изменения конфигурации команд, обновления и замены управленческих систем. Управление человеческими ресурсами виртуальных организаций в большей мере, чем другая управленческая деятельность в них, предъявляет повышенные требования к профессионализму лидеров, их умению работать с людьми, концептуальным способностям, умению инициировать и мотивировать инновационную активность сотрудников. Вместе с тем менеджер должен уметь передавать видение перспектив компании своим подчиненным и мотивировать их на достижение целей компании.

В виртуальной  организации обретают свою специфику  и технологии управления персоналом: организация найма и отбора персонала, оценка, адаптация, обучение, управление карьерой, мотивация и организация  труда, управление конфликтами и  стрессами и др.

Успешное управление командой сотрудников в виртуальной  организации предполагает:

1) необходимость  определения целевых установок  для каждого сотрудника, в соответствии с которыми будет оцениваться результат его работы, вклад в реализованный проект организации;

2) создание возможности  накопления специфического человеческого  капитала в организации посредством  дистанционного обучения сотрудников,  содействия получению и сохранению  новых навыков;

3) измерение  конечного результата деятельности, а не процесса;

4) создание и поддержание атмосферы доверия в команде. «Работники, облеченные доверием, — мощный актив, наличие которого означает, что на всех стадиях процесса исследований, принятия решений и проведения их в жизнь вы работаете с личностями, а не с послушными роботами». Доверие становится важным ресурсом, который не кодифицируется, но выступает незримым гарантом соблюдения договора между работником и работодателем.

Таким образом, важнейшими аспектами, которые следует  принимать во внимание HR-менеджеру  виртуальной организации, являются следующие: инфраструктура и возможности эффективной коммуникации; психологические особенности персонала; особенности управления (методы планирования, организации, контроля производительности труда, мотивации, управление доверием и др.) и знание особенностей национальных деловых культур.

Ключевым достоинством виртуальных форм организаций является: возможность выбирать и использовать наилучшие ресурсы, знания и способности с меньшими временными затратами. Из этого достоинства и самой сетевой организации вытекают такие основные конкурентные преимущества виртуальных предприятий, как:

1. скорость выполнения рыночного заказа;
2. возможность снижения совокупных затрат;
3. возможность более полного удовлетворения потребностей заказчика;
4. возможность гибкой адаптации к изменениям окружающей среды;
5. возможность снизить барьеры выхода на новые рынки.

Основными характеристиками виртуальной формы организации  являются: открытая распределенная структура; гибкость; приоритет горизонтальных связей; автономность и узкая специализация членов сети; высокий статус информационных и кадровых средств интеграции.

Виртуальные организации  создаются не столько людьми интеллектуального труда, сколько людьми, имеющими представление о создании структуры, которая бы юридически была не идентифицируемой и при этом работоспособной. Почти все виртуальные организации предполагают использование компьютерной коммуникации при посредстве компьютерных сетей. Проблемы, которые возникают при этом, можно кратко сформулировать так:

1) Последствия для каждого участника от принципиального повышения качества текущей интеллектуальной работы и оплаты за такую работу;

2) Условия разработки  и освоения новых интеллектуальных  инструментов или товаров, освоения новых сфер участия фирмы на рынке, финансирования исследовательского труда;

3) Объем полномочий  и допустимость санкционированного  вмешательства стратегического менеджмента со стороны проектной группы по отношению к основной структуре виртуальной организации;

4) Каким образом  должна быть оформлена любая новая идея (проект, этапы, ресурсы, задействованные структуры виртуальной организации);

5) Условия субренты (отчисления, процент с прибыли,  увеличение оплаты по контракту) от реализации проекта;

6) Оплата от  повторного использования уже  утилизированных стратегий.[2, c.30]

2. Анализ  особенностей управления виртуальной  организацией

2.1 Характеристика деятельности  Idealab и eSmartWork

Существует  множество примеров деятельности виртуальных  организаций. Один из наиболее известных Интернет-инкубаторов - проект "Іdealab", основанный Биллом Гросом в 1996 году. Это была первая попытка получения прибыли от использования виртуальной системы организации процессов создание новых предприятий и проектов. Деятельность виртуальной организации Іdealab состояла в посредническом информационном объединении венчурних инвесторов, компаний юридической и маркетинговой поддержки, офисных и производственных центров для реализации инновационных проектов. Сначала Іdealab существовала как web-сайт, который предоставлял информацию о возможностях привлечения венчурного капитала и других необходимых ресурсов для коммерциализации новых идей. Расширяя сферу деятельности, Іdealab постепенно стал принимать непосредственное участие в реализации проектов и "физически" развиваться, создавая офисы и отделение в многих регионах мира, в результате сегодня рыночная стоимость компании составляет 220 млн. долл. США, штат начисляет свыше 500 сотрудников, которые одновременно работают на 50 проектами.

После успеха Іdealab, Интернет инкубаторы начали активно развиваться, мощнейшими из которых сегодня есть І-Hatch, Іnted Change, Venture Frogs, VenCatalyst. Указанные компании быстро выводят на рынки новые компании за счет разветвленной сети связей с фирмами, которые предоставляют ресурсы и организационно-координационные услуги для реализации инновационных проектов. Другим известным виртуальным бизнесом-инкубатором есть компания eSmartWork, которая обеспечивает комплексную виртуальную поддержку проектов. Через систему eSmartWork заказчики и исполнители могут обеспечить себе международную юридическую поддержку, инновационный менеджмент, рекламу услуг на глобальном рынке, снижение рисков, многоязычную поддержку, возможность международных взаиморасчетов, оптимальное выполнение проектов. Для получения таких услуг необходимо зарегистрироваться в системе, заполнив анкету с описанием разработки и желаний относительно его реализации. Система eSmartWork в автоматическом режиме анализирует имеющиеся банки информации относительно спроса и предложения на аналогичные продукты, отыскивает компании из управления проектами, готовит трехсторонний контракт и контролирует все этапы выполнения проекта.

2.2.1. Краткая история развития «Tonelli»

         «Tonelli» основано в 2008 году. За это время, благодаря квалифицированным специалистам, любящим свое дело, новым технологиям применяемым в производстве предприятие  достигло высокого качества  продукции.  «Tonelli» выпускает конкурентную продукцию по минимальным ценам, что позволяет  партнерам реализовывать свои коммерческие планы как в оптовой торговле, так и в розничной. Все изделия, выполненные из натуральной кожи, изготавливаются вручную с применением современных технологий.

В состав «Tonelli» входят 5 предприятий, которые производят широкий ассортимент кожгалантерейных изделий, и 2 организации, реализующие выпускаемую продукцию.

2.2.2. Описание продукции производимой «Tonelli»

За год предприятия  «Tonelli» производят свыше 350 моделей женских, дорожных, спортивных, хозяйственных сумок, чемоданов, деловых портфелей и аксессуаров из натуральных, искусственных кож и синтетических тканей.

В 2010-2011гг. в  развитие производства вложено более 7 млн. рублей. Приобретено современное швейное оборудование с программным обеспечением, а также оборудование для постановки фурнитуры ведущих иностранных фирм. В целях расширения «Tonelli» арендовало помещения бывшего интерната для детей в пос.Казановка Кимовского района, где на подготовленных площадях организован участок для изготовления кожгалантерейных изделий из полиэстера - кейсов, дорожных сумок и сумок для ноутбуков. Создано 50 рабочих мест.

Организация участка  позволила предприятию увеличить ежемесячно выпуск продукции на 1 млн. рублей, а также предоставить работу женщинам, длительное время незанятым в производстве.

Основной целью  деятельности общества является получение  прибыли.

Предметом деятельности является:

производство  чемоданов, сумок и аналогичных изделий из кожи и других материалов; производство шорно-седельных и других изделий из кожи;

оптовая торговля;

розничная торговля в неспециализированных магазинах.

2.2.3. Количество сотрудников, распределение по возрасту, образование

         Общее количество людей работающих на «Tonelli» – 770 человек.

На «Tonelli»  планирование и организация управления процессом перемещения работников является одним из главных направлений в работе по формированию устойчивого производственного коллектива.

Движение персонала  управляемо, так как перемещение  работников по рабочим местам на предприятии  осуществляется в рамках кадровой политики предусматривающей кадровое планирование, планирование трудовой карьеры работника с оказанием при переходе необходимое содействия в переподготовке или повышении квалификации.