Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Университет 
 
 

Экономический факультет

Кафедра менеджмента 
 
 
 
 
 
 

Контролируемая  самостоятельная работа

Внедрение интегрированной  информационной системы  на предприятии СООО «Белкоопстрах» 
 
 

Специальность: менеджер-экономист  
 
 

Автор работы: студент

5 курса отделения  «Менеджмент» _______________ Иванов В.Н.

     (подпись)  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОТРАСЛИ  И ПРЕДПРИЯТИЯ 4

1.1. История создания 4

1.2. Основные достижения и неудачи в деятельности организации 5

1.3. Слабые и сильные места в производственно-хозяйственной деятельности, которые могут повлиять или оказывают влияние на внедрение интегрированной информационной системы 6

1.4. Характеристика имеющихся технологий, основных средств 7

1.5. Информация о внедрении информационных систем, международной системы качества, об аттестации производств в соответствии с международными требованиями 7

1.6. Характеристика выпускаемой продукции 8

1.7. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации 8

1.8. Факторы, негативно влияющие на результаты финансово-хозяйственной деятельности организации 10

1.9. Характеристика отделов, функционирующих на предприятии 11

ГЛАВА 2. ВНЕДНЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ  НА ПРЕДПРИЯТИИ 13

2.1. Характеристика решения SAP для страхового бизнеса 13

2.2. Краткая характеристика компании SAP 16

2.3. Характеристика этапов, сроков внедрения и объемов финансирования 17

2.3.1 Модуль «Сборы  и выплаты» 17

2.3.2 Модуль «Управление  полисами и продуктами» 19

2.4 Процесс внедрения SAP for Insurance 20

2.5 Ожидаемые выгоды от внедрения SAP for Insurance 21

2.6 Возможные проблемы при внедрении SAP for Insurance 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 23

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 24

ВВЕДЕНИЕ

    Страховой бизнес находится на пороге перемен. По мере роста страховой культуры, правовой осведомленности, развития современных технологий клиенты получают возможность сравнительно просто получать информацию о рынке страховых услуг, об отдельных компаниях, анализировать альтернативы на базе официальной информации, а также знакомиться с отзывами других клиентов, делать свои выводы, выбирать и менять страховщиков в соответствии со своими потребностями и ожидаемыми выгодами. Чтобы обеспечить необходимый уровень удовлетворенности клиентов и сохранить их лояльность, нужны соответствующие ожиданиям страховые продукты, динамичные процессы по выводу продукта на рынок и его доведению до клиента, безупречное клиентское обслуживание, что в конечном итоге требует оперативности и высокой гибкости работы компании.

    Сама  гибкость организации строится на ее обеспеченности информацией, которая  позволит оперативно принимать решения  руководством. Поэтому для решения  данных проблем необходимо наличие  информационной системы на предприятии.

    Целью данной работы является анализ внедрения  интегрированной информационной системы (ИИС) на предприятии, осуществляющем страховую деятельность. Данный анализ будет проведен на примере СООО "Белкоопстрах".

    Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: составить  характеристику предприятия как  субъекта хозяйствования, а также  рассмотреть его как составляющую отрасли страховых услуг. Для этого необходимо оценить положение предприятия на рынке, определить его достижения и неудачи в страховой деятельности, слабые и сильные места в деятельности, которые могут повлиять на внедрение интегрированной информационной системы, оценить имеющиеся технологии, основные средства организации, рассмотреть уже внедренные информационные системы на предприятии, характеристику оказываемых услуг компанией, провести анализ финансово-хозяйственной деятельности и характеристику организационной структуры предприятия. Данный анализ поможет в дальнейшем определить необходимость внедрения той или иной системы, выявить цели внедрения системы, а также оценить эффективность ее внедрения.

    Далее рассмотрим сам процесс внедрения  интегрированной информационной системы  на предприятии: характеристику решения  для страхового бизнеса, краткую  характеристику компании-разработчика, характеристику этапов, сроков внедрения  и объемов финансирования, описание процесса внедрения системы, ожидаемые выгоды от внедрения ИИС и возможные проблемы при ее внедрении. 

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОТРАСЛИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

     СООО  «Белкоопстрах» является страховым обществом с ограниченной ответственностью и осуществляет услуги по добровольному страхованию, сострахованию и перестрахованию.

     Организация «Белкоопстрах» осуществляет добровольное страхование во многих областях: любого имущества юридических лиц и (или) убытков вследствие вынужденного перерыва в производстве; страхование автомобилей юридических и физических лиц; строений и домашнего имущества граждан; воздушных судов; грузов; ценностей касс; строительно-монтажных рисков; финансовых рисков; риска непогашения кредита; от несчастных случаев; несчастных случаев и болезней на время поездки за границу; расходы из-за отмены турпоездки или преждевременного возвращения из турпоездки; а также гражданскую ответственность: перевозчика и экспедитора; таможенного перевозчика; владельцев воздушных судов; организаций и индивидуальных предпринимателей за вред, причиненный деятельностью, создающей повышенную опасность для окружающих; ответственность за причинение вреда в связи с осуществлением профессиональной деятельности; ответственность за вред, причиненный товаром (работой, услугой). Организация не осуществляет деятельности по обязательному страхованию.[6]

     1.1. История создания

     Страховое общество с ограниченной ответственностью «Белкоопстрах» работает на страховом рынке Республики Беларусь с 1992 года.

     СООО "Белкоопстрах" было зарегистрировано 3 августа 1992 года, а его главным учредителем выступил Белкоопсоюз Республики Беларусь с целью освоения нового, в тот период, рынка страховой деятельности в стране.  В 2002 г. учредители компании определили новые цели и задачи развития общества - это максимальное  расширение спектра страховых услуг не только пайщикам и населению, связанных с потребительской кооперацией,  но и в целом оказание страховых услуг  физическим и юридическим лицам Республики Беларусь. Уставный фонд организации сформирован полностью и составляет 100 000 долларов США по курсу на дату формирования 9 635 700 тыс. бел. руб. [1]

     1.2. Основные достижения и неудачи в деятельности организации

    Компания  СООО «Белкоопстрах» в 2010 году занимала пятое место на рынке страховых услуг. В 2009 году ей удавалось держаться на второй позиции, выше которой была только компания «Белгосстрах». Страховая премия компании составляла 42 473 650,8 тыс. рублей. Однако с 2010 года СООО «Белкоопстрах» по объему валовой выручки обогнала компания ЗАО «ТАСК», которая в 2009 году отставала от «Белкоопстрах»на 22,9%. Допущение организации «ТАСК» к обязательному страхованию послужило главной причиной ее выхода на вторую позицию после «Белгосстраха» на рынке страховых услуг. То есть, можно сделать вывод, что компания увеличила свою выручку за счет увеличения объема оказываемых услуг по обязательному страхованию.

    В 2011 году, однако, организация заняла уже пятое место по поступившим  взносам среди страхователей  и была оставлена позади таких  компаний, как «Белгосстрах», ЗАСО «ТАСК», ЗАСО «Промтрансинвест» и ЗАСО «Белнефтестрах».[8]

     В первую очередь, предприятие выделяет главный аспект, благодаря которому ее услуги пользуются постоянным спросом, – качество оказываемых услуг. Поэтому  можно сказать, что компания заботится  о своих потребителях и учитывает  максимально их мнения.

     В конкурентной борьбе с другими страховыми организациями «Белкоопстрах» нацеливает свою стратегию на расширение доли охватываемого рынка и завоевание большего количества сегментов. Поэтому предприятие «Белкоопстрах» использует стратегию дифференциации продукции.

     Также одним из приоритетов стратегии организации является качество услуг. В работе с клиентами СООО «Белкоопстрах» берет на себя обязательство гарантии соответствия своих услуг по назначению, легальности, качеству, в том числе включая оперативность передачи информации заинтересованным сторонам, безошибочное и профессиональное выполнение услуг с первого раза, быстрый отклик на запросы клиентов.

     Что касается маркетинговой деятельности предприятия, то очевидно, что СООО «Белкоопстрах» уделяет ей большое внимание, а также имиджу компании. В рекламе организация взывает не к чувствам людей и эмоциям, а к их рассудку и здравому смыслу. В целом организация позиционирует себя как современная, компетентная и надежная страховая компания.[3]

     Что касается спецпредложений, то СООО «Белкоопстрах» неоднократно проводила акции. Данные мероприятия стимулируют спрос на услуги СООО «Белкоопстрах», а так как страховка автомобиля нынче стоит недешево, это оказывает немалое влияние на продвижение организации. Данные акции и маркетинговые кампании позволяют организации поддерживать спрос на их страховые услуги.[3]

     Общество  СООО «Белкоопстрах» стремится обеспечить высокую деловую репутацию и защиту не только собственных интересов, но и интересов своих клиентов на рынке услуг. Для этого страховая компания СООО «Белкоопстрах» внедрила и поддерживает Систему Качества, базирующуюся на требованиях Международного Стандарта Качества ISO 9001-2008.

     1.3. Слабые и сильные места в производственно-хозяйственной деятельности, которые могут повлиять или оказывают влияние на внедрение интегрированной информационной системы

     Работа  по формированию затрат труда, материалов, накладных расходов осуществляется и контролируется руководителями предприятия, то есть заместителем генерального директора  и исполнительным директором. Однако данная особенность является минусом в некотором роде: для планирования точного количества закупаемых ресурсов и формирования точного количества трудовых кадров руководителям необходимо взаимодействовать с более низкими звеньями менеджмента. Без налаженной системы коммуникаций с начальниками отделов данная операция занимает больший объем времени. Поэтому для внедрения ИС на предприятии необходимо, в первую очередь, наладить коммуникационные связи между управляющими звеньями, оснастить все рабочие места управленческого звена ЭВМ и подключить данные ПК к общей сети, где управленцы смогут проводить обмен данными между ними, а также с другими работниками организации. К сожалению, в организации не все персональные компьютеры подключены к сети или работают в сети корректно.

     Так как услуги страхования оказываются  по стадиям в определенной последовательности, единственной проблемой может стать  задержка клиента на одной из стадий, что задержит и других клиентов, ожидающих своей очереди. Таким  образом, при возникновении каких-либо неполадок на рабочем месте сотрудника весь процесс будет приостановлен. Таким образом, наличие на предприятии  интегрированной системы не поможет  решить данную проблему, так как  она возникает с помощью только человеческого фактора.

     На  предприятии работа сотрудников  организации полностью автоматизирована. Однако большинство агентов и  брокеров, оказывающие услуги от лица СООО «Белкоопстрах», до сих пор вручную заполняют страховые полисы для страхователей и таким же образом составляют ведомости по взносам, которые потом сотрудникам организации приходится вбивать в базу данных, что требует затрат дополнительного времени. Таким образом, для внедрения ИС во всех структурах предприятия требуется сначала осуществить оснащения ПК и техническими составляющими брокеров и агентов.

     Также, на самом предприятии существует проблема использования устаревших компьютеров, что является проблемой  для внедрения новейшей ИС, для  использования которой компьютеры могут оказаться недостаточно мощными.

     Также, к проблемам, возникающим при  внедрении информационной системы  на предприятии, является то, что некоторые  сотрудники являются не достаточно продвинутыми пользователями персональных компьютеров, что требует дополнительного  обучения персонала.

     1.4. Характеристика имеющихся технологий, основных средств

     Оборудование  предприятия представляет собой  компьютеры и сопутствующую им технику  и телефоны. В среднем купленное  оборудование окупается через месяц, а его замена проводится по мере износа (примерно раз в 2 года). Данные решения принимаются руководителями организации. Однако, как уже оговаривалось  выше, не все компьютеры на предприятии  являются достаточно мощными для  использования более продвинутого программного обеспечения.

     Что касается технологии оказания страховых  услуг, оно проводится путем использования  автоматизированного труда на самом  предприятии и путем использования  ручного – на местах работы агентов  и брокеров.

     1.5. Информация о внедрении информационных систем, международной системы качества, об аттестации производств в соответствии с международными требованиями

    На  предприятии для ведения бухучета использует «1-C:Предприятие, версия 8.1» СООО «1С-Минск», в качестве же общей базы данных используется сервер MySQL.[2]

     Система «1-C:Предприятие, версия 8.1» используется на большинстве предприятий Республики Беларусь, где необходимы бухгалтерский учет и отчетность, и является ядром для их ведения.

     Страховая компания, как уже было описано выше, внедрила и поддерживает Систему Качества, базирующуюся на требованиях Международного Стандарта Качества ISO 9001-2008.

      ISO 9001:2008 представляет собой четвертую  редакцию стандарта, впервые опубликованного  в 1987 году и ставшего глобальным  критерием для обеспечения гарантии  возможности удовлетворения требованиям  качества и повышения удовлетворенности  потребителей.

      Стандарт ISO 9001 описывает требования к системе  управления качеством (СМК), для построения структуры организации и управления процессами с целью достижения удовлетворенности  потребителя, при непрерывном совершенствовании  производства. Организации, СМК которых  соответствует требованиям данного  стандарта, пользуются повышенным доверием со стороны деловых партнеров, клиентов и проверяющих органов.

      Персонал, выполняющий работу, влияющую на соответствие продукции требованиям, должен быть компетентным на основе полученного  образования, подготовки, навыков и  опыта. Также сотрудники организации, оказывающие непосредственно услуги по страхованию, обязаны контролировать качество оказываемых услуг. Таким  образом, работники оказывают непосредственное влияние на качество оказываемых  услуг.

     1.6. Характеристика выпускаемой продукции

    Характеристика  услуг предприятия представлена в начале работы (характеристика предприятия).

    Услуги  страхования, сострахования и перестрахования  оказываются непосредственно на местах работы агентов и брокеров либо на местах сотрудников самого предприятия.

     При оказании услуг предприятия используются обложки для полисов и правила  страхования. С помощью их дизайна  также можно повлиять на спрос  со стороны клиентов. Однако СООО «Белкоопстрах» редко изменяет их дизайн, так как заказывает их сразу в большом количестве. В связи с этим предприятию невыгодно заказывать новые обложки для полисов, пока не израсходуются уже имеющиеся.

     1.7. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации

      Бухгалтерский учет и отчетность в СООО «Белкоопстрах» осуществляется в соответствии с Законом РБ от 18.10.1994 №3321-XXII «О бухгалтерском учете и отчетности». Бухгалтерская отчетность не составляется в соответствии с требованиями МСФО. При осуществлении бухгалтерского учета и отчетности предприятие ориентируется на нормативные правовые акты Республики Беларусь.

      В организации отделом по бухгалтерскому учету составляется ежемесячный, квартальный  и годовой отчеты. Ежемесячный  отчет включает информацию об основных показателях деятельности страховой  организации. Также ежемесячно приводится справка о платежах в бюджет и  внебюджетные фонды, сведения о вложении средств в государственные облигации, структуре собственного капитала.

      Квартальный отчет включает в себя помимо бухгалтерского баланса отчет о финансовых результатах, отчет об основных показателях финансово-хозяйственной  деятельности (включает расходы на ведение дела; поступление страховых  премий и выплаты страхового возмещения и страхового обеспечения по договорам  прямого страхования, сострахования  и перестрахования; страховые резервы), отчет о движении денежных средств, отчет о платежеспособности, а  также отчет о размещении страховых  резервов.

      В годовой отчетности помимо форм, составляемых для квартальной отчетности, также  представляется приложение к балансу  страховой организации.

      Так как рассматриваемая организация  занимается оказанием страховых  услуг, а не производственной деятельностью, ее план счетов в немалой степени  отличается от Типового плана счетов бухгалтерского учета.

      Что касается методов учета, то можно  выделить следующие важнейшие аспекты:

• Учет ведется при помощи бухгалтерской программы 1-C:Предприятие, версия 8.1.
• Учет ведется отделом по бухгалтерскому учету и отчетности, который возглавляет главный бухгалтер; им же осуществляется контроль за ведением бухгалтерского учета и отчетности; также главным бухгалтером и генеральным директором подписываются бухгалтерские отчеты и балансы.
• Организация пользуется методом отнесения затрат на себестоимость услуг: по мере оказания услуг. Сумма НДС по оказанным услугам увеличивает стоимость оказанных услуг.
• Период, к которому относятся выполненные услуги, определяется по первичному документу по дате его составления либо по дате подписания руководителем. Затраты услуг включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты – предварительной или последующей.
• Амортизация  основных средств и нематериальных активов начисляется с помощью линейного метода, а для их обновления образуется специальный амортизационный фонд.
• Организация формирует следующие фонды и страховые резервы:

1. фонд предупредительных мероприятий;
2. технические резервы:
• резерв незаработанной премии
• резерв убытков.

• Закрытие счета 99 «Прибыли и убытки» на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» производится по окончании месяца.[4]

      Как уже упоминалось выше, основные показатели бухгалтерского учета представляются в месячном отчете. Основную часть  активов и пассивов составляют страховые  взносы прямого страхования и  сострахования, страховые премии по рискам, принятым в перестрахование, операционные доходы, выплаты страхового возмещения и страхового обеспечения, расходы на ведение дела, а также  операционные расходы. Именно поэтому  на данных показателях и сосредотачивается  наибольшее внимание отдела бухгалтерского учета и отчетности.

     Что касается кредитной политики с покупателями, предприятие предоставляет оплату дорогостоящих услуг в несколько  этапов, что значительно упрощает условия страхования для потребителей.

     Основными статьями издержек предприятия являются расходы на ведение дела, оплата труда сотрудников, издержки по приобретенным  основным средствам, материальным ценностям, страховое возмещение и обеспечение, а также финансовые вложения. То есть, наибольшие затраты наблюдаются  по статьям, непосредственно связанным  с оказанием услуг. Так как  организация не производит товары, то такие статьи, как материалы, незавершенное  строительство и др. составляют маленькую  долю от активов и пассивов организации.

     1.8. Факторы, негативно влияющие на результаты финансово-хозяйственной деятельности организации

     Так как на предприятии используется автоматизированная система «1-C:Бухгалтерия+Импорт+Розница, версия 7.7» СООО «1С-Минск» и система отчетности и подотчетности на предприятии налажена, на предприятии не выявлено факторов, негативно влияющих на финансово-хозяйственную деятельность организации. [2]

     1.9. Характеристика отделов, функционирующих на предприятии

     На  предприятии используется функциональная организационная структура. То есть, руководителем СООО «Белкоопстрах» является генеральный директор, ему подотчетны заместитель генерального директора и исполнительный директор. Данные руководители представляют управленческий уровень организации. В организации выделяются отделы, дифференцированные по функциям. Так, можно выделить отдел контроля, отдел бухгалтерии, отдел обеспечения деятельности, аналитический отдел, отдел сервиса, отделы сопровождения юридических и физических лиц, отдел страхования и перестрахования, отдел организации работы со страховыми брокерами и агентами и главный юрисконсульт. Таким образом, организационная структура выглядит следующим образом (рисунок 1.1): 
 

    Рисунок 1.1 – Организационная структура СООО «Белкоопстрах».

    Примечание. Источник: собственная разработка. 

     Так как организация имеет хозяйственно-правовую форму открытого акционерного страхового общества, то ее собственниками являются акционеры. Интересы акционеров, соответственно, заключаются в получении дивидендов. Таким образом, собственники компании заинтересованы, чтобы организация  была конкурентоспособной и получала прибыль.

     Так как СООО «Белкоопстрах» оказывает услуги, ее производственное подразделение представляет собой отдел страхования и перестрахования, в котором работают сотрудники, непосредственно оказывая услуги страхования клиентам. Менеджер-контролер содержит в своем подчинении 6 сотрудников, что является эффективным для организации.

     Доминирующим  стилем управления является демократический  стиль, который позволяет поддерживать мотивацию и инициативу сотрудников. Данный стиль дает сотрудникам некоторую  свободу действий в рамках выполняемых  ими функций. Основным инструментом для мотивации сотрудников организации  являются премии.

ГЛАВА 2. ВНЕДНЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ  НА ПРЕДПРИЯТИИ

    2.1. Характеристика решения  SAP для страхового бизнеса

     Компанией «SAP» было разработано программное решение «SAP for Insurance», которое имеет компонентную архитектуру решения для управления страховой компанией и ее бизнесом.

     Решение представляет собой портфель приложений и сервисов, специально адаптированных под стандарты и специфические задачи страховой отрасли. Это означает, что они созданы, чтобы соответствовать практике ведения бизнеса в страховании, и что с их помощью можно внедрить богатую функциональность и средства наращивания производительности в масштабах всей компании. Этот всеобъемлющий комплексный портфель поможет страховой компании добиться того самого уровня гибкости, контроля и анализа данных, которые необходимы для предвосхищения меняющихся потребностей клиентов и рыночных условий, а также жесткого управления затратами.

     Ведущие принципы разработки программного обеспечения  для страхования, которыми руководствуется SAP: