Кафедра «Экономика и менеджмент»

К у р с о в  а я   р а  б о т а 

по дисциплине: «Информационный менеджмент»  

по теме: Внедрение информационного менеджмента на предприятие

ООО «РуссАлко» 
 
 
 
 
 

студентка группы 08-ИМ

Шипош Т.В.

                                                                        Проверил

                                                                           к.э.н., доц.Таранов А. В. 

                                                     Брянск 2010 

СОДЕРЖАНИЕ:

    Введение………………………………………………………………………..3

        1. СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ………………………………………………4

        1.1. Краткие сведения о предприятии…………………………………………4

        1.2. Организационная структура предприятия……………………………….5

        1.3. Скорость и объем информации………………………………………..….6

      2. РЕШЕТКА ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА…………………7

2.1. Описание  организации  на основе решетки  информационного     менеджмента…………………………………………………………………..7                 

2.2. Описание  организации  на основе решетки  информационного менеджмента…………………………………………………………………..10

            2.3. Матрица МакФарлана……………………………………………………11

      3. ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМПЬЮТЕР………………………………………15

        4. РАЗРАБОТКА  ИТ. – СТРАТЕГИИ ОРГАНИЗАЦИИ……………………16

        Заключение…………………………………………………………………...21

         ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………………………………….22

        ПРИЛОЖЕНИЕ 1……………………………………………………. ………………………………….23

         ПРИЛОЖЕНИЕ 2…………………………………………………………………………………………25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Актуальность работы заключается в аудировании старой системы управления и создании новой информационной системы управления предприятием. В разработке автоматизированного рабочего места торгового представителя по продажам и ведения документооборота предприятия ООО «РуссАлко», укомплектованного специализированным программным обеспечением фирмы Эскейп.

    Объектом  исследования является торговая компания по продаже и изготовлению алкоголя, использующая значительную номенклатуру материальных продуктов алкогольного назначения.

    Предметом исследования являются информационные управленческие отношения, информационные потоки предприятия, процессы создания ИТ-службы в управлении предприятием. Модуля автоматизированного рабочего места менеджера каждой торговой точке, процессы управления документооборотом в торговом предприятии, повышающие эффективность работы предприятия.

    Целью исследования является создание управленческой структуры информационной системой организации, разработка научно-практических рекомендаций по повышению эффективности  управления документооборотом и  качества обслуживания предприятия.

    Информационной  базой исследования послужили данные  предприятия города Брянска, статистическая информация за 3 года.

    Выводы, выносимые на защиту:

    - выполнен анализ управленческой  структуры предприятия, подразделений  и их функциональный анализ, бизнес-процессов;

    - проведено исследование предприятия  с помощью инструментов информационного  менеджмента;

    - выявлены стратегические проблемы управления предприятием;

    - даны рекомендации по повышению  эффективности работы предприятия;

    - оценена эффективность ИС;

    - разработана ИТ-стратегия предприятия  на краткосрочный период; 

    - сделаны выводы.

    Практическая  значимость определена применением  разработанных методик в области  управления документооборотом торгового  предприятия.    Апробация и реализация результатов исследования. Материалы работы  используются в виде комплекса алгоритмов и программ автоматизированного рабочего места менеджера ОУД ООО «РуссАлко» города Брянска. 
 

     1. СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

                                            1.1. Краткие сведения о предприятии

          В 2002 году группа вышла на рынок алкоголя. На сегодняшний день в группу входят спирт-завод и три винодельческих предприятия в Ростовской области и Краснодарском крае. На всех заводах завершены работы по реконструкции и приведению производств в соответствие с современными европейскими стандартами виноделия.

     Реализуется программа по предотвращению преждевременного забраживания винограда на этапе  сбора и транспортировки. Так  же специалистами компании разработана  программа по переносу мощностей  по первичной переработке, до получения  сусла или мезги, в места сбора  винограда. Это позволит значительно  снизить транспортные расходы, и  главное окажет положительное влияние  на качественные показатели сырья, так  как позволяет избежать повреждения  ягоды во время перевозки и  соответственно снижает вероятность  окисления материала.

     Первым  закончил процесс переоснащения  Семикаракорский филиал "Междуреченский", в результате чего завод вышел  на новый уровень качества.

     Значительно увеличен парк горизонтальных винификаторов, позволяющих проводить контролируемое брожение, по заданной программе. Все  емкости для вторичной обработки, хранения и "отдыха" вина перед  розливом помимо традиционных коммуникаций для мойки и стерилизации, оснащены управляемыми системами подачи инертного  газа, для предотвращения окислительных  процессов и системами управления температурными режимами, для создания оптимальных условий.

     Особое  внимание уделяется сырьевой базе. Три причины, которые обуславливают высочайшее качество вин компании, выгодно выделяя относительно аналогичной продукции, как российского, так и импортного происхождения

     Суперсовременные  технологии:

       суперсовременный парк итальянского  технологического оборудования  на всех стадиях переработки  винограда и производства вина, как по красной, 

так и  по белой технологическим цепочкам;

       уникальный моноблок разлива  и укупорки корковой пробкой  фирмы Cannelli (Италия);

       мембранные фильтры производства Graft (Германия) и Sartorius AG (Германия);

       ультраохладитель для белых виноматериалов  производства фирмы Velo (Италия);

     Собственные виноградники:

       виноградник Джемете, близ Анапы,  по совокупности физико-географических  и климатических условий относящийся  к Северо-Западной Черноморской  провинции. Взаимодействие влажного  морского и сухого континентального  климатов предопределяет высокое  качество и богатое разнообразие культивируемой лозы, а сумма эффективных температур за период вегетации 3 400^oС обуславливает высокий уровень глюкозы виноградного сока;

       виноградник Междуреченский Семикаракорского  района Ростовской области, расположенный  на второй пойменной террасе  реки Дон, в междуречье рек  Сал и Дон. Совокупность почвенно-климатических  условий в сочетании с количеством  солнечных часов за период  вегетации, определяемых 2330 часом,  обуславливают высокое качество  белых сортов винограда; 

       виноградник Крымский Семикаракорского  района  Ростовской области расположен  в 50 километрах от Семикаракорска  на восток на второй пойменной  террасе реки Дон (из них  150 га на южных смытых черноземах  и 50 га на южных черноземах). Среднегодовое количество осадков  (418 мм) в совокупности с количеством  солнечных часов в 2002 году (2331 час) поздним периодом сбора  (с середины сентября по начало  октября) определяют высокое качество  автохтонных сортов винограда;

     Команда экспертов:

       высококлассные специалисты в  области ампелографии, селекции  винограда и технологи виноделия  в тесном сотрудничестве с  экспертами Всероссийского научно-исследовательского  института виноградарства и виноделия  (Новочеркасск) и экспертами-дегустаторами  на базе высокотехнологичной  энохимической лаборатории создают  лучшие вина из возможных, подчеркивая  особенности и достоинства каждого  из урожаев, полученных в полном  соответствии с реестром о  контролируемых наименованиях.

                              1.2. Организационная структура предприятия

             Предприятие следует рассматривать как организованное объединение его составных частей и элементов, внутренне связанных между собой (цехов и служб). Все элементы работают на одну цель, поэтому предприятие как система - это особое объединение элементов. Именно это соединение элементов приобретает новое качество, необходимое для достижения целей, ради которых создаётся система, причем, отдельные элементы, образующие эту систему не имеют качеств ей присущих, например, каждый отдельный цех предприятия, будучи его частью, не может создать продукта, который производит все предприятие с помощью необходимых цехов, служб, оборудования, кадров и т. д. Таким образом, все части или элементы системы работают на одну глобальную цель предприятия, реализуя при этом свои локальные цели, связанные с глобальной целью предприятия.

     Предприятие делится на две основные, связанные  между собой системы, управляемую  и управляющую.

     Управляющая система предприятия ООО «РуссАлко» состоит из следующих отделов:

     - директор;

     - зам. директор по административно-хозяйственным  вопросам и снабжению;

     - планово-экономический отдел;

     - финансовый отдел;

     - бухгалтерия;

     - отдел маркетинга;

     - отдел кадров;

     - диспетчерский отдел.

     Управляемая система - это основное, вспомогательное  производства и инфраструктура.

     К основному производству относятся  основные участки предприятия, в  которых создаётся продукция - участок  подачи сырья, отделение переработки, участок настаивания и осветления, бродильное отделение, участок розлива  и упаковки.

     Служба  КИПиА, ремонтно-механический цех, транспортная служба и отдел сбыта и снабжения  объединены во вспомогательное производство. Эта подсистема осуществляет вспомогательные  функции при основном производстве.

     К инфраструктуре относятся медсанчасть, отдел охраны, столовая, складские  помещения.

     Каждая  из этих систем имеет свои особенности  в адаптации по отношению к  внешней среде, но только их совместное функционирование способно составить  предприятие, как систему.

                            1.3. Скорость и объем информации

     Сеть  предприятия ООО «РуссАлко» построена  при помощи сетевой технологии Ethernet.

     Сетевая технология - это согласованный набор  протоколов и реализующих их аппаратно - программных компонентов, достаточных  для построения сети.

     В этой сетевой технологии используются следующие коммуникации:

     - 10 Base - T - использует неэкранированную витую пару и обеспечивает сегменты длиной до 100 м с максимальным числом рабочих станций в сегменте 1024.

     Скорость  передачи при использовании данной технологии равна 10 Мбит/с.

2. РЕШЕТКА  ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Рик Маес построил концептуальную схему, которую можно  назвать решеткой информационного  менеджмента (см. рис. 1).

Рис. 1 Решетка  информационного менеджмента

С помощью  данной схемы можно описать любую  организацию на операционном, структурном  и стратегическом уровне. Окружение  организации задано «ресурсами»  и «средой». В этой решетке можно  выделить три вертикали и три  горизонтали (см. рис. 2)

Рис. 2  Вертикали и петли информационного  менеджмента

2.1. Описание организации   на основе решетки  информационного  менеджмента

   С помощью решетки информационного  менеджмента, построенной Риком  Маесом, опишем предприятие  «РуссАлко» на операционном, структурном и стратегическом уровне.

1. Инструмент информационного  менеджмента: рутинная  петля ИМ

   На  уровне рутинной петли осуществляется использование информации и ИТ в  качестве стандартного ресурса или  поддержки других ресурсов для обеспечения  деятельности конечных пользователей. В ее рамках проявляются навыки и  умения сотрудников, применяются стандартизированные  ИТ-ресурсы. Применение новых технологий может порождать новую практику для работников организации. Механизмы  групповой работы, характер приложений для конечных пользователей позволяет  создавать механизмы обмена опытом, понимания общей схемы функционирования организации (уровень структуры).

   Характеристика  предприятия «РуссАлко», влияющие на свойства рутинной петли ИС:

• Тип производства – производство и продажа алкоголя
• Наличие запаздываний по выработке и реализации решений – отсутствуют
• Особая роль знания – экономическое образование для управляющих организации  и химическое - образование для персонала
• Ориентированная на массовое обслуживание клиента и не клиентоориентированная организация -  ООО «РуссАлко» ориентирована на покупателей медикаментов

2. Петля мощности  и решение задач  управления ИС  на структурном  уровне организации

     Петля мощности формируется структурным  уровнем организации и информационной системы. Фактически она представляет собой цепочку бизнес-модель –  архитектура ИС – ИТ-инфраструктура. Петля мощности определяет возможности  организации, поскольку на рассматриваемом  уровне ИТ принимает инфраструктурный характер. На уровне структуры определяется бизнес-модель, оргструктура  организации, тип менеджмента, доминанта функций, процессов,  проектов и интеллектуальной деятельности.

        На вертикали «бизнес» (бизнес архитектура) в рамках петли  мощности осуществляется создание бизнес модели организации, определение основных возможностей для бизнеса и перепланировка основных бизнес-процессов.

        В рамках рассматриваемой  петли определяется информационно-коммуникационная архитектура. Цель – развитие организационной  информационно-коммуникационной ахитектуры  и модели знаний.

  Технологическая составляющая данной петли – организация  технологических систем: по оборудованию, по управлению данными и знаниями, системным программным обеспеченьем. В данном узле решетки информационного  менеджмента находятся базовые  элементы ИТ-инфраструктуры ИС и прикладных систем.

  Характеристика  предприятия «РуссАлко», определяющие свойства петли мощности ИС:

• Характер автоматизации – АСУП,  АСУТП
• Ориентация на знания
• Иерархия управления, иерархия ИС и ИТ 
• Фрон-офисная и бэк-офисная системы, фронтальная ИС:
• Способ создания ИС – установка ПО по автаматизациии и обучение персонала
• Ориентация на функциональное разделение управленческого труда, на управление процессами, поддержку интеллектуальной деятельности, на управление проектами
• Географическая распределенность -  организация находится не только внутри одного города Брянска
• Готовность руководства к риску и расширения бизнеса
• Количество и разнообразие данных – обработка документооборота по продажам внутри организации

3. Методы формирования стратегической петли организации и портфеля приложений ИС:

     На  рассматриваемом уровне решетки  ИМ определяются возможности организации  в контексте конкурентной среды  и бизнес миссии. Задача – определить дифференцирующие, стратегические возможности  для бизнеса.

     Идентификация и определение основных возможностей для бизнеса и использования  ИТ  и ИС – цель стратегической петли. Это включает в себя повторяющееся  сканирование различных сред организации, «промеривание» ИС и ИТ, и изменение стратегической позиции организации.

     На  уровне стратегии осуществляется определение  продуктов и услуг организации, позиционирование организации на рынке, выбор подходящего уровня операционного  качества, дифференциации продукции  и обслуживания. В рамках стратегической горизонтали принимаются решения  о слияниях,  партнерствах и стратегических союзах.

  Информационно-коммуникационная  вертикаль на этом уровне требует следующих  решени::

• Формирование общей внешней и внутренней информационно-коммуникационной стратегии организации, позиционирование организации по ее основной информационно-коммуникационной  стратегии, определение информационно-коммуникационных  базовых возможностей
• Определение общей стратегии организации относительно управления знаниями
• Определение возможностей использования и распространения информации и знаний
• Решение об информационно-коммуникационном руководстве 
• Принятие решений о стратегических партнерствах с провайдерами технологий
• Определение политики относительно стратегического решения сделать/купить информационно-коммуникационные технологии

     При движении сверху вниз по решетке ИМ (автоматизация алкогольного бизнеса) произойдет сокращение штата персонала, а следовательно меньше затрат, сокращение рутинной работы, улучшение аналитических отчетов. Так же внедрения сайта-визитки, как части маркетинга и рекламы (адреса, контакты, схема проезда).

     Инновация по внедрению сайта  потребует  найма web-разработчика и SEO-специалиста для разработки и продвижения в ТОП рейтинг поисковых систем. Возможна работа дистанционно (на дом или по интернету).

     При автоматизации всего алкогольного предприятии достаточно одного специалиста, который настроит АСУ, обучит персонал.

2.2. Описание организации   на основе решетки  информационного  менеджмента

     Директор  определяет стратегию развития организации (1 куб), структуру бизнеса (4 куб), занимается финансовыми операциями с бухгалтером (7 куб).  Провизоры стратегически  рассчитывают и делают заказы с помощью  АСУ (2 куб). Торговые представители  занимаются продажами и маркетингом (куб 8). Администратор занимается стратегий  ИТ (куб 3) и решением технических  процессов, поддерка АСУ (куб 9)  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3. Описание организации  на основе решетки информационного  менеджмента

                                   2.3. Матрица МакФарлана

     МакФарлан (McFarlan) предложил матрицу для позиционирования организаций (Strategic Grid McFarlan). Организации располагаются в рамках квадрантов данной матрицы в соответствии с степенью своей зависимости от ИТ. и ИС. Все ИС в организации могут быть сгруппированы в четыре класса, для чего используются две характеристики — текущая и будущая зависимость организации, подразделения или человека от ИТ.

Рис. 4 Матрица  МакФарлана как инструмент информационного  менеджмента

Оценка  текущей зависимости предприятия от ИТ

1.Зависимость повседневных операций от ИТ – оценка по пятибалльной шкале: 5

2. Надежность  защиты информации – оценка  по пятибалльной шкале: 3

3. Обеспечение  обмена данными между ранее  разработанными ИС и другими  программными продуктами, функционирующими  на предприятии – оценка по  пятибалльной шкале: 4

4. Оперативность  работы сотрудников – оценка  по пятибалльной шкале: 4

5. Функциональная  локализация информационной системы  - 4

Среднее значение текущей  зависимости организации  от ИТ и ИС равно 4.

Оценка  будущей зависимости  предприятия от ИТ

1.Возможность  ИС стать конкурентным преимуществом  – оценка по пятибалльной шкале: 3

2. Модификация  существующего бизнеса за счет  использования ИС – оценка  по пятибалльной шкале: 3

3. Возможность  консолидации информации –   оценка по пятибалльной шкале: 4

4. Наличие  специальных средств анализа  состояния системы в процессе  эксплуатации – оценка по пятибалльной  шкале: 3

5. Усиление  каналов сбыта за счет использования ИТ – оценка по пятибалльной шкале: 4

Среднее значение будущей зависимости организации от ИТ и ИС равно примерно 4.

Рис. 5 График позволяющий определить местонахождение предприятия в матрице МакФарлана

     Таким образом, организация попадает в  куб потенциальные ИС. Подобный подход применим как в рамках организации  в целом, так и для позиционирования ИТ. - услуги для конкретного подразделения  или сотрудника, при этом немаловажную роль играет субъект, проводящий классификацию, поскольку его заинтересованность может перемещать ИС из одного квадранта  матрицы в другой. Для одного из заинтересованных лиц ИС может позиционироваться  как вспомогательная (например, бухгалтерия  для директора организации, и  эта же система — в качестве ключевой — для главного бухгалтера).

     Потенциальные системы — те, у которых текущая  зависимость низка и возможна высокая будущая зависимость (важные для достижения успеха в будущем  — экспертные системы, и т.п.). На данный момент предприятие «РуссАлко» относится к потенциальным системам, так как она в будущем будет  зависеть от системы АСУ.