Внедрение системы управленческого учёта

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Общая характеристика ООО «ТРЭК»………………………………….4

Глава 2. Совершенствование учетной политики ООО «ТРЭК»……………….7

Глава 3. Внедрение управленческого  учета на предприятии ООО «ТРЭК»...11

3.1. Общие характеристики управленческого учета…………………………..11

3.2. Бюджетирование и ЦФО……………………………………………………12

3.3.Облегчение ведения управленческого учета на предприятии……………21

Заключение……………………………………………………………………….25

Список используемой литературы……………………………………………...26

Приложение 1. Учетная  политика ООО «ТРЭК»

Приложение 2. Отчет о  прибылях и убытках ООО «ТРЭК»

Приложение 3. Бухгалтерский  баланс ООО «ТРЭК»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В данной работе мне бы хотелось уделить  внимание двум важным составляющим успешной и конкурентоспособной компании: учетная политика и управленческий учет. Введение их не является строго обязательным, проверяемым контролирующими службами, но оно необходимо для ясного и объективного понимания работы компании.

С ростом бизнеса, увеличением схожих предприятий владельцы и управляющие российских предприятий начинают понимать, что необходимы точные данные, позволяющие оценить эффективность бизнеса. Именно для этого необходим управленческий учет, основанием которого и является учетная политика предприятия.

На мой взгляд, основное предназначение управленческого учета заключается  не столько в учете, сколько в  обработке и анализе первичных  данных. Другими словами, к задачам  управленческого учета относятся  также анализ состояния запасов, расчет себестоимости, отслеживание исполнения бюджета и его коррекция. Но в наше время управленческий учет уже не ограничивается только анализом и управлением затратами. Важнейшей частью управленческого учета является планирование и бюджетирование, то есть процедуры распределения средств и ресурсов организации для достижения поставленных целей.

Важно помнить, что при разработке стандартов управленческого учета необходимо ориентироваться на вид бизнеса, рынок, на котором работает компания, структуру компании.

В данной работе, рассмотрев предмет деятельности, финансовое состояние, желаемые перспективы и организацию  работы данного предприятия, я попробую предложить наиболее успешный метод ведения и организации управленческого учета.

 

Глава 1. Общая характеристика ООО «ТРЭК»

Общество с ограниченной ответственностью «ТРЭК» оказывает  свои услуги на рынке около 9 лет. Такой  срок работы предприятия показывает, что направление и вид деятельности довольно успешен, так как предприятию  удается удержаться на рынке достаточно долго, справляясь с конкуренцией. Именно поэтому это организация привлекла мое внимание.

Согласно учредительным  документам основной экономической  деятельностью предприятия является деятельность автомобильного грузового транспорта. Кроме того, предприятие осуществляет и другие направление своей деятельности:

- торговля автотранспортными средствами;

- техническое обслуживание  и ремонт автотранспортных средств;

-  деятельность прочего  сухопутного пассажирского транспорта ;

- организация перевозок грузов;

- аренда легковых автомобилей;

- аренда прочих сухопутных  транспортных средств и оборудования;

- предоставление прочих услуг;

 

Для ведения бухгалтерского и налогового отчета, а также для  снижения налоговой нагрузки малого и среднего бизнеса важна применяемая система налогообложения. В ООО «ТРЭК» упрощенная система налогообложения (УСН) с объектом налогообложения – доходы, уменьшенные на величину расходов. Кроме того, организация совмещает упрощенную систему налогообложения и систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД).

В течение всех лет  работы предприятие успешно развивается: в начале работы организации грузоперевозки осуществлялись только по России, а именно Московской области, то затем компании удалось привлечь клиентов с других стран, например стран СНГ. Со временем стали осуществляться перевозки грузов из Китая и стран Юго-Восточной Азии, Северной и Южной Америки, Западной и Восточной Европы. Наработав обширную базу контрагентов по всему миру в различных портах, предприятие стало готовым  предложить клиентам удобный сервис в области морских контейнерных перевозок ведущими морскими линиями с дальнейшим перегрузом или забором контейнеров собственными контейнерными площадками. Одним из последних нововведений стали рефрижераторные перевозки, где важно строгое соблюдение температурного режима и сроков доставки.

Итак, предприятие ООО  «ТРЭК» - является компанией, оказывающей  транспортные услуги и услуги комплексной  логистики и объединяющей несколько  транспортных и экспедиторских структур в единый холдинг. Качество оказываемых компанией услуг, профессионализм сотрудников, надежность партнеров и постоянное расширение видов услуг – составляющие того успеха, которого компания добилась за короткий промежуток времени. Собственные производственные мощности и совершенные технологии позволяют уверенно работать на рынке комплексных логистических и транспортных услуг и постоянно увеличивать число постоянных клиентов и партнеров по бизнесу.

Одним из условий успеха компании является сформированный коллектив и его профессионализм, поэтому рассмотрим структуру управления. Схематично структура управления выглядит таким образом:

 

 

Рассмотрим конкретные функции каждого работника, это нам понадобится при организации управленческого учета:

Директор – лицо предприятия, представитель организации, принимает  управленческие решения, ищет пути развития и расширения предприятия. То есть именно этот человек осуществляет функцию окончательного контроля по выполнению поставленных задач.

Заместитель директора – лицо, через которого осуществляется организация остальных работников предприятия, а также этот человек, который планирует и распределяет средства предприятия таким образом, чтобы поставленные задачи руководства стали выполнимыми. То есть именно на этом этапе происходит некий управленческий учет, который в данной работе мне бы хотелось улучшить. 

Менеджер по продажам – работник, занимающийся поиском новых клиентов, составлением всех необходимых документов для сотрудничества с клиентами, а также информирование бухгалтерии о стоимости договоров и условиях оказания услуги.

Начальник технического отдела – следит за всей работой, связанной  с осуществлением перевозок, готовит  необходимые документы для перевозок, такие как карточки допуска, международные сертификаты технического осмотра, книжки международных перевозок. А также в его работу входит сотрудничество с бухгалтерией, а именно подготовка и сдача документов по ремонту машин, командировок водителей и других отчетов, касающихся сдачи и выдачи денег.

Водители – лица, осуществляющие собственно сами перевозки. Их задача – забрать и отвезти груз в  указанное место, при этом составить  авансовый отчет о своей командировочной  поездке и сдать его начальнику технического отдела.

Механики – следят за состояние автомобилей, занимаются их покупкой, продажей и переоборудованием.

Медработник – проводит предрейсовый и послерейсовый осмотр водителей по состоянию их здоровью, дает разрешение на рейс.

Главный бухгалтер –  обработка первичных документов, кассовые операции с клиентами, распределение денежных средств предприятия, уплата налогов, кредитов и лизинга.

Бухгалтер – предоставление отчетности, свод данных за квартал, полугодие и год.

Особенностью работы данного предприятия является его разрозненность между городами. Юридический адрес организации и бухгалтерия располагается в Калининградской области, а фактическое оказание услуг, представительский офис с менеджером, водителями и механиками, а также заместителем директора и директором в городе Москве. Такая особенность позволяет уменьшить сумму уплачиваемых налогов из-за разницы в ставках между городами, а также функционировать в том месте, где услуги могут быть проданы по большей цене и где необходимость в грузоперевозках возникает намного чаще.

 

 

Глава 2. Совершенствование учетной политики ООО «ТРЭК»

 

Порядок формирования учетной  политики предприятия изложен в Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008).

Учетная политика - это совокупность способов ведения бухгалтерского учета в организации: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В ней устанавливается:

- как организация группирует и оценивает факты хозяйственной деятельности;

- как погашает стоимость активов;

- как организует документооборот;

- как проводит инвентаризации;

- как использует счета бухгалтерского  учета;

- как формирует регистры бухгалтерского  учета;

- какие использует способы обработки  информации и др.

 

От учетной политики, которую  примет организация, будет зависеть:

- величина прибыли,  полученной организацией в ходе  коммерческой деятельности;

- величина налоговых платежей  в бюджет.

 

Рассмотрев учетную политика ООО «ТРЭК»¹, можно сделать вывод, что предприятие не понимает важность ее формирования, так как учетная политика является не полной. Изучив план счетов на предприятии можно сразу заметить, что на предприятие отсутствует 25 счет «Общепроизводственные расходы». Все расходы, которые по теории бухгалтерского учета относятся на счет 25, сразу же относятся на счет 20 «Основное производство», а расходы на аренду помещений для хранения оборудования, временного хранения перевозимых товаров, освещение складской территории списываются сразу же на счет 91 «Прочие доходы и расходы». На мой взгляд, построение бухгалтерского учета таким образом не позволяет полностью отслеживать все затраты, а также приводит к неправильному подсчету себестоимости. Получается, что некоторые затраты сразу списываются на 91 счет и не включаются в себестоимость продукции, когда согласно  положениям по бухгалтерскому учету предприятие имеет право такие расходы списывать на 25 счет и включать в себестоимость.

Изучив информацию в  учетной политике, можно отметить, что не существует на предприятие незавершенного производства. А все расходы признаются в момент перечисления денежных средств, а не в момент совершения расходов. Об этом тоже необходимо прописать в учетной политики предприятия.

Ознакомившись с учетной  политикой организации, а также  с информацией о количестве и  состоянии основных средств на предприятии, на мой взгляд, необходимо создавать резервный фонд, а не в один месяц резко увеличивать себестоимость, списывая полностью все затраты на ремонт. Он является накопителем средств для осуществления ремонтных работ. Транспортным средствам иногда приходится простаивать на стоянках, так как водители или механики ждут прихода денежных средств для осуществления ремонта, что безусловно замедляет работу и оказание услуг, а также создает неблагоприятную репутации при нарушениях сроков поставки товаров клиенту. О ремонте основных средств нужно позаботиться заранее. Если рассматривать ремонтный фонд с точки зрения налогового учета, то его сумма уменьшает налогооблагаемую базу при УСН.

Для того чтобы создать резерв, прежде всего нужно рассчитать предельную сумму отчислений в него (это планируемая  сумма расходов на ремонт основных средств). Ее определяют исходя из периодичности  ремонта, стоимости деталей, которые меняются в процессе ремонта, и его сметной стоимости. Так как грузовые машины имеет достаточно большую цену, то крупные поломки не будут «шоком» для предприятия, а ремонт машин станет планированным действием.

Для учета накопительных  средств открывается субсчет «Резерв на ремонт» по счету 96 «Резервы предстоящих расходов». В бухгалтерском учете создание резерва на ремонт основных средств отражается следующей записью: Дебет 20 (26)   Кредит 96 – сформирован резерв на ремонт основных средств; Дебет 96   Кредит 10 (70, 69…) – списаны расходы на ремонт, проводимые собственными силами фирмы; Дебет 96   Кредит 60 – списаны расходы на ремонт, произведенный подрядными организациями.

Если затраты по итогам года превысят сумму резерва, то разница  включается в состав прочих расходов на производство и реализацию. В том случае если резерв не будет полностью использован за год, то остаток включается во внереализационные доходы. В бухгалтерском учете эта операция отражается записью: Дебет 96   Кредит 91-1– неиспользованная часть резерва отнесена на внереализационные доходы.

Недостатками в учетной политики можно также назвать то, что в ней не прописаны такие действия, как:

1. Порядок проведения  инвентаризации активов и обязательств организации;

2. Правила документооборота и технология обработки учетной информации;

3. Порядок контроля  за хозяйственными операциями;

 

По моему мнению, особенно необходимо обратить внимание на инвентаризацию активов организации. Так как  активами предприятия является дорогостоящее  оборудование, то необходимо хотя бы ежеквартально проводить инвентаризацию. А также необходимо проводить плановые осмотры по состоянию техники, это позволит своевременно узнать о поломках или спрогнозировать их, а то есть и расходы спланировать.

 

Также можно отметить, что на предприятии отсутствует коллективный договор. При этом он имеет преимущества для двух сторон: работодателя и работника. С одной стороны, работодателю важно, чтобы в период действия договора не возникало трудовых споров, с другой стороны, работники должны быть уверены в стабильности своей зарплаты.

 

Глава 3. Внедрение  управленческого учета на предприятии ООО «ТРЭК».

3.1 Общие характеристики  управленческого учета

Необходимость принятия управленческих решений, связанных  с функционированием и развитием бизнеса, рано или поздно заставляет фирму задуматься о создании такой системы учета и отчетности, которая позволила бы без проблем и, желательно, не покидая кабинета, решать несколько задач: 
получать необходимую для принятия стратегических решений информацию о своем бизнесе в финансовых и натуральных показателях;  
следить за финансовыми последствиями управленческих решений;  
наблюдать за эффективностью деятельности как всего предприятия, так и каждого структурного подразделения, а в некоторых случаях оценивать и эффективность отдельных операций. 

В отличие от финансового (бухгалтерского) учета, который ведется  на предприятиях в соответствии с  законодательством, управленческий учет служит исключительно для принятия управленческих решений. Преимущества системы управленческого учета следующие: 
она написана конкретно «под предприятие»; система гибкая и при необходимости легко адаптируется к новым процессам, возникающим в рамках осуществления основной деятельности;  она включает в себя как натуральные, так и финансовые показатели;  при должном внедрении системы все принципы учета понятны сотрудникам и руководителям структурных подразделений, а промежуточная отчетность используется ими для более эффективного решения повседневных задач.

Формирование показателей производственно-хозяйственной деятельности организации в системе управленческого учета является коммерческой тайной организации, фирмы.

Управленческий учет использует не только фактические данные о совершенных операциях, но и  аналитические, оценочные данные, а также данные о возможных событиях в будущем (планы и бюджеты), представляет руководителю не только количественную, но и качественную (неформальную) информацию.

Для отражения хозяйственных  операций в управленческом учете  фирмы подлежит применению метод начисления – признание результатов сделок и прочих событий, а также их учет и отражение в отчетности, в том отчетном периоде, когда они произошли, вне зависимости от времени фактического получения или выплаты денежных средств или их эквивалентов. Управленческая отчетность, составленная по методу начисления, информирует внутренних пользователей: 

• о прошлых операциях, связанных  с выплатой и получением денежных средств;  
• об обязательствах фирмы, влекущих за собой выплату денежных средств в будущем;  
• о ресурсах, которые могут быть получены в будущем;

 

Узнав об огромном количестве положительных  сторон управленческого учета, не возникает  сомнения о необходимости его  ведения на предприятии. К сожалению, ООО «ТРЭК» не ведет управленческий учет. Поэтому моей целью является внедрить систему управленческого учета в организацию, сделав тем самым денежные потоки более прозрачными и понятными для анализа результатов деятельности и принятия управленческих решений

 

 3.2 Бюджетирование и ЦФО

Внедряя систему управленческого учета, необходимо знать цель данного учета для руководителей, какие результаты желаемы. В случае ООО «ТРЭК», где большинство основных средств получены путем составления лизинговой сделки и на данный момент не являются собственностью ООО «ТРЭК», то необходимо контролировать и планировать прибыль, чтобы не стать задолжниками по лизинговым платежам. Также прибыль важна для покупки нового вида оборудования, например, топливовозов.

На мой взгляд, бюджетирование и планирование являются неотъемлемой частью управленческого учета и контроля за всеми доходами и расходами. Бюджет – это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый для определенного периода. Периоды бывают 3-х видов: текущий (до года), тактический и стратегический.

Задачи бюджетирования:

1) повышение эффективности использования  ресурсов, то есть контролируемость  увеличения их использования;

2) координация деятельности и  обеспечение взаимосвязи между  интересами отдельных подразделений  и предприятий в целом;

3) прогнозирование, анализ, оценка реальных вариантов хозяйственной деятельности и повышение обоснованности принимаемых решений;

4) обеспечение финансовой устойчивости  и улучшение финансового состояния  предприятия.

 

Бюджетирование неразрывно с финансовыми центрам. Управленческий учет предусматривает выделение ЦФО (центров финансовой ответственности), которые бывают нескольких видов: центр продаж, центр прибыли, центр расходов, центр инвестиций. Выделение ЦФО устанавливается индивидуально в связи с типом предприятия. Прежде чем выделять ЦФО, необходимо определить места возникновения затрат и дохода, а уже затем соотнести их с существующей организационной структурой компании и территориальным распределением бизнес-единиц. Важно помнить цель построения финансовой структуры – распределение ответственности за достижение финансового результата.

Формирование финансовой структуры предприятия, а именно выделение центров финансовой ответственности (ЦФО) — первый шаг на пути к созданию системы бюджетирования. Каждое подразделение  компании вносит свой вклад в конечный финансовый результат компании (в виде привлечения дохода или осуществления расходов) и должно нести ответственность за свои действия: осуществлять планировать, отчитываться по результатам. Именно на этом правиле ответственности и построен процесс бюджетирования.

Преимущества перехода к управлению по ЦФО очевидны. Разделяя ответственность между подразделениями, определяется, кто и за что на предприятии реально отвечает, получаем возможность оценить результаты и оперативно скоординировать действия подразделений, создать грамотную систему мотивации сотрудников для выполнения поставленных задач. Внимание руководителя подразделения концентрируется на показателях работы вверенного ему центра, повышается оперативность и обоснованность принятия управленческих решений. У высшего руководства, наоборот, высвобождается время для выполнения стратегических задач.

Поэтому, для того чтобы  понять, какие необходимы на предприятии  ЦФО, составим План себестоимости (то есть план всех затрат), используя данные с 1 квартала 2011 года.

План себестоимости  услуг за 1 квартал и за апрель:

Элемент затрат		Сумма, тыс. руб		Процент к общей  сумме
		квартал	апрель	квартал	апрель
Материальные  затраты, в  т.ч		1988,6	662,9	53,9	53,0
Топливо (дизель)		1838,2	612,7	49,8	49,0
Запчасти		150,4	50,1	4,1	4,0
Заработная  плата		840	280,0	22,8	22,4
Социальные  отчисления		218,4	72,8	5,9	5,8
Амортизация		94,8	31,6	2,6	2,5
Прочие затраты		43,4	14,5	1,2	1,2
Производственная  себестоимость		3185,2	1 061,7	86,4	84,8
Общехозяйственные расходы		569,7	189,9	15,4	15,2
Полная  Себестоимость, всего		37552	1 251,6	100	100,0

 

Из данной таблицы можно сделать вывод, что наибольший  удельный  вес в затратах  на оказание услуг занимают прямые материальные  затраты, а именно топливо,  и заработная  плата основных производственных рабочих (49,8%  и 22,8%  соответственно). Третье место занимают общехозяйственные расходы, при помощи которых формируется полная себестоимость оказываемых услуг по грузоперевозкам. Это наглядно  показывает  то,   что   транспортные предприятия довольно  материалоемкие  (топливоемкие).  Таким образом, сразу становится видна необходимость создания контролирующих органов для этих статей затрат.

После анализа себестоимости услуг, введем центры финансовой ответственности для предприятия, не забывая при этом назначать ответственного за данным центром и бюджетом, характерным для определенного ЦФО:

 

Центр доходов — структурное подразделение, ответственное за сбытовую деятельность компании. Ее эффективность определяется максимизацией доходов компании в рамках выделенных для этих целей ресурсов. Ознакомившись со структурой управления, я предлагаю сделать Центром Финансовой ответственности доходов – менеджера по продажам, который занимается поиском клиентов и заключением договоров на устраиваемую нашего предприятия сумму. Зная выручку предприятия, количество выполненных и планируемых рейсов и цену за них из договоров транспортных услуг, можно рассчитать планируемую выручку на апрель следующего квартала. Для этого центра будет сделан бюджет в виде:

Бюджет продаж на 1 квартал и апрель:

Клиент	Рейс (страна)	Кол-во рейсов		Стоимость 1 рейса	Общая стоимость(тыс  руб)
		квартал	апрель	(в тыс руб)	квартал	апрель
ООО "Альянс"	Финляндия (Котка)	23	8	80	1840	640
ООО "Посуда для Вас"	РФ (Московс. Обл)	21	7	10	210	70
ОАО "Концертпроф"	Германия (Фр-на-Майне)	8	3	135	1080	405
ООО "Верт"	Финляндия (Вантаа)	12	4	60	720	240
ОАО "Гамма"	Германия (Зальсбург)	4	1	115	460	115
ООО "Магистрат"	РФ (Московс. Обл)	2	0	25,5	51	0
Итого		70	23		43613	1470

 

 

Так как в компании имеются доходы от других видов деятельности, а именно ООО «ТРЭК» представляет беспроцентные займы двум своим партнерам, то введем второй центр финансовой ответственности доходов по другим видом деятельности, ответственным за который будет бухгалтерия, а именно бухгалтер, которые будут отслеживать своевременную оплата остатков займа. Из Формы бухгалтерской отчетности № 2, мы видим, что в 1 квартале было получено 150 тысяч рублей⁴, а сумма остатков займа по двум партнерам видна из Формы № 1»Бухгалтерский баланс», равная  516 тысяч рублей⁵. Зная таким образом полную сумму займа и сроки оплаты, прописанные в договоре займа, можно составить бюджет:

Бюджет доходов по другим видам деятельности:

Период (2011 год)	ООО "Мегатранс" (Заемщик 1)	ООО "Транс  Бизнес" (Заемщик 2)
	(сумма в руб)	(сумма в руб)
1 квартал	100	50
2 квартал:	100	50
апрель	30	20
май	30	20
июнь	40	10
3 квартал	100	50
4 квартал	166	50
Итого	566	250

 

Таким образом, становится сразу видна сумма планируемых доходов от всех видов деятельности на апрель 2011 года.

 

Центр затрат — структурное подразделение, ответственное за выполнение определенного объема работ в рамках выделенных на эти цели ресурсов. Согласно особенности расположения организации, то есть ее фактическое деление на 2 части, я предлагаю сформировать 2 центра затрат: отдел механиков и бухгалтерия. 

Для отдела механиков  будет создан бюджет прямых затрат на материалы, так как они должны следить за количеством топлива, сверяя показания спидометров на тахографах и количество закупленного топлива. Бюджет будет выглядеть следующим образом, учитывая, что на 100 км летняя норма 35 л, а топливо закупается по цене 20,1 за л:

Номер машины	Рейс (страна)	Кол-во	Расстояние	Кол-во топлива (л)		Кол-во топлива (руб)
		рейсов6	на 1 р (км)	на 1 рейс	всего	на 1 рейс	всего
м761ну	Финляндия (Котка)	8	4810	1683,5	13468	33838,4	270706,8
о765ср	РФ (Московс. Обл)	7	450	157,5	1102,5	3165,8	22160,3
о764ср	Германия (Фр-на-Майне)	3	6550	2292,5	6877,5	46079,3	138237,8
о683ср	Финляндия (Вантаа)	4	4920	1722	6888	34612,2	138448,8
т378мм	Германия (Зальсбург)	1	6133	2146,55	2146,55	43145,7	43145,7
Итого		23	22863		30482,55		612699,37