Внешняя и внутренная среда организации. 3

      Балтийский  государственный  технический университет  «Военмех» им. Д.Ф.Устинова

      Кафедра Р1 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по  курсу «Основы  менеджмента»

 
 
 

     Тема: «Внешняя и внутренняя среда организации» 
 
 
 

                                                                                                                                               Выполнил студент

                                    группы Р-172

      Крутикова И.С.

      Проверил

      Иванова Т.Д.

                                                                                                        

      

Санкт-Петербург,

2008 год

 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...3

      ГЛАВА 1. Понятия внешней и внутренней среды организации….4

                1.1 Внутренняя среда организации………….…………....6

          1.2. Внешняя среда организации …………………………9

              1.2.1 Внешняя микросреда

              (среда прямого воздействия)………………………..11

              1.2.2 Внешняя макросреда

              (среда косвенного воздействия)…………………….14

ГЛАВА 2. Методы анализа внутренней и внешней среды организации……………………………………………………………..17

          2.1 SWOT- анализ…………………………………………..18

          2.2 PEST – анализ…………………………………………..23

          2.3 Профиль среды…………………………………………24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………28

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………….29  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Данная курсовая работа посвящена теме «Внешняя и внутренняя среда организации». Выбор этой темы не случаен. Сегодня всё чаще по телевидению или радио можно услышать такие понятия, как, например, «внешние переменные организации» или «факторы прямого воздействия». В связи с этим, хочется разобраться, что же всё-таки означают эти понятия, на что влияют и от чего зависят. Именно поэтому темой данной курсовой работы и является «внешняя и внутренняя среда организации».

    Основные цели работы заключаются в следующем:

- выяснить, что означают  понятия «внешняя и внутренняя среда организации»;

- определить, какое влияние могут оказывать факторы внешней и внутренней среды на организацию.

    Задачами  данной курсовой работы являются:

- выявление основных составляющих внешней и внутренней среды организации;

- определение факторов, от которых они зависят;

- рассмотрение некоторых методов анализа внешней и внутренней организационных сред. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1.

Понятия внешней и внутренней среды организации 

    Среда любой организации состоит из двух сфер: внутренней и внешней. Внешняя среда фирмы подразделяется на микросреду, или среду косвенного воздействия, и макросреду, или среду прямого воздействия (рис.1).

    Под внутренней средой организации понимается хозяйственная деятельность фирмы, включающая управленческий механизм, направленный на оптимизацию технической и производственно-сбытовой деятельности фирмы, а также основные задачи и цели, к которым стремится данная организация[4]. Говоря о внутренней среде, подразумевается глобальная структура фирмы, охватывающая все финансовые, производственные предприятия фирмы, транспортные, страховые и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности.

    Внешнюю  среду организации составляют все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия каких-либо управленческих решений[4].

    Обычно организация в процессе управления сама определяет факторы, воздействующие на результаты её деятельности в настоящее время и в перспективе. Выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих

решений. При этом, прежде всего, определяются и рассматриваются факторы внешней организационной среды, оказывающие непосредственное воздействие на внутреннюю организационную среду. В этой части анализа рассматриваются экономические, политические, социокультурные, а также технологические факторы и факторы международного окружения.

     Изучение  внешней микросреды предполагает анализ тех внешних факторов, с которыми организация непосредственно взаимодействует, это: поставщики, покупатели, конкуренты, акционеры, кредиторы. Анализ внутренней среды проводится по следующим основным направлениям: финансы, производство, маркетинг, структура управления, персонал, НИОКР, в связи с тем, что этот анализ направлен на определение потенциала фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1. Внутренняя среда  организации 

     Внутренняя  среда организации представляет собой ситуационные факторы внутри организации. Менеджер может формировать и, в случае необходимости, изменять, внутреннюю организационную среду, которая состоит из сочетания ее внутренних переменных. Так как организации – это созданные людьми ограниченные структуры управления, то внутренние переменные, как правило, являются результатом управленческих решений. Но это отнюдь не значит, что все внутренние переменные полностью находятся под контролем руководства. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Управленческий механизм направлен на достижение оптимального взаимодействия всех уровней и функциональных областей управления для наиболее эффективного достижения намеченных целей. Основные внутренние переменные любой организации, требующие внимания руководства, - это:

- цели;

- структура организации;

- задачи;

- технология;

- люди.

    Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе[8]. Организация, как правило, ставит перед собой следующие цели:

- увеличение прибыли;

- снижение затрат;

- повышение производительности фирмы;

- уменьшение процента брака;

- максимизация пользы обществу.

    Цели организации разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые, пользуясь разнообразными средствами и методами, пытаются их достичь.

    Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации[8]. В структуре организации реализуются различные требования, направленные на усовершенствование системы управления.

    Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговорённые сроки[8]. Все задачи организации можно разделить на работу с предметами (сырьё, машины, инструменты) и на работу с людьми и информацией.

    Наиболее  часто встречающиеся задачи организаций  заключаются в следующем:

- управление персоналом;

- управление маркетингом;

- управление инновациями;

- управление финансовыми  ресурсами;

- управление материальными  ресурсами;

- управление производительностью труда.

    Технология – это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

    В организации люди могут проявлять себя в трёх аспектах:

- как отдельные  личности;

- в группах;

- как руководители.

    Все многообразие внутренней среды организации можно свести к следующим, наиболее важным, сферам:

- маркетинг;

- материально-техническое снабжение (МТС);

- производство; 
- НИОКР; 
- бухгалтерия;

- финансовое управление; 
- общее управление.

    Но это  деление носит условный характер. Взаимосвязь основных внутренних сфер деятельности фирмы иллюстрируется на рис.2 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Внешняя среда организации 

    Внешняя среда организации - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности[2]. Внешняя среда организации зависит от факторов прямого и косвенного воздействия.

    Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них[8]. Факторы косвенного воздействия – это те условия, которые организация не может изменить, но должна их постоянно учитывать в процессе  функционирования. К ним относятся:

- экономические факторы;

- политические факторы;

- социокультурные  факторы;

- технологические   факторы;

- факторы международного  окружения.

    Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации[5]. К факторам прямого воздействия можно отнести:

- поставщиков;

- потребителей;

- конкурентов;

- органы и законы  государственного регулирования;

- трудовые ресурсы.

     Внешняя среда организации отличается следующими качествами:

- сложностью;

- взаимосвязанностью факторов;

- неопределенностью;

- подвижностью.

    Сложность внешней среды – это число факторов, на которые

организация обязана  реагировать, а также уровень  вариативности каждого фактора[8].

    Факторы внешней среды организации взаимосвязаны, как и факторы внутренней. Взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

   Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности этой информации.

    Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации[8]. Внешняя среда организации непрерывно изменяется, она не постоянна. Существуют организации, изменения внешней среды которых происходят особо быстрыми темпами. К таким организациям относятся фармацевтические, химические, космические и электронные компании. Кроме того, подвижность внешней среды организации может быть выше для одних

подразделений организации  и ниже для других. В связи с этим, организации должны постоянно учитывать сложность функционирования в условиях подвижной среды и опираться на более разнообразную информацию для принятия наиболее эффективных решений относительно своих внутренних переменных.

   Анализ внешней  среды организации осуществляется на основе большого объёма изученной информации и требует непосредственного внимания со стороны менеджеров для принятия наиболее оптимальных, своевременных и правильных решений.

   1.2.1. Внешняя микросреда (среда прямого воздействия) 

    К факторам прямого воздействия на внешнюю среду организации обычно относят:

- поставщиков;

- трудовые ресурсы;

- законы государственного  регулирования;

- потребителей;

- конкурентов.

    Внешняя микросреда фирмы представлена на рис.3.

    Внешнюю  микросреду организации также  называют непосредственным деловым окружением организации, которое формируется из таких субъектов среды, которые оказывают непосредственное влияние на деятельность конкретной фирмы. Рассмотрим более подробно эти субъекты.

    1. Поставщики

    Организация  взаимодействует с внешней средой  и должна приспосабливаться к  изменениям в ней, так как  это необходимо для нормального  функционирования. В силу этого организация рассматривается как «открытая система».

    С точки зрения системного подхода, организация как «открытая система» - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию в соответствии со своими целями. Основными разновидностями ресурсов входа являются  материалы, оборудование, капитал, энергия и рабочая сила[3]. Поставщики должны обеспечивать вход этих ресурсов. Всех поставщиков можно условно разделить на следующие группы:

- поставщики материалов;

- поставщики капитала;

- поставщики трудовых ресурсов.

    2. Трудовые ресурсы

    Непосредственное  влияние на организацию оказывают:

- уровень образования;

- квалификация сотрудника;

- этика;

- его личные качества.

    Без нужных  специалистов должной квалификации  невозможно использовать, например, сложную технику и оборудование.

    3. Законы государственного регулирования

    Организации  обязаны следовать не только  федеральным, но и региональным  законам. Государственные органы  обеспечивают принудительное соблюдение закона в сфере своей компетенции.

    В условиях  рыночной экономики государство оказывает непосредственное влияние, во-первых, через систему налогообложения, во-вторых, через государственную собственность и, в-третьих, через бюджет. Высокие налоговые ставки, например, значительно уменьшают активность фирм, а также их инвестиционные возможности. Снижение же налоговых ставок, напротив, приводит к привлечению капитала и способствует оживлению предпринимательской деятельности. Следовательно, государство может управлять развитием нужных направлений в экономике через систему налогообложения.

    4. Потребители

    В условиях  рыночной экономики действует  лозунг: «Потребитель – король  рынка». Действительно, именно потребители  решают, какие товары и услуги  для них желательны, то есть они определяют направления развития рынка. Необходимость удовлетворения потребностей потребителей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Кроме того, важное значение приобрели в настоящее время и различные объединения потребителей, которые оказывают влияние не только на спрос, но и на имидж организации.

    5. Конкуренты

    Руководство  организации должно понимать, что  неудовлетворённые нужды потребителей  создают свободные ниши на  рынке для конкурирующих организаций. А недооценка возможностей и действий конкурентов и переоценка рынков могут привести даже самые крупные компании к значительным потерям и к кризисам. От конкуренции зависят и внутренние факторы, например, условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Кроме того, конкуренция иногда подталкивает фирмы на подписание между ними различных соглашений от раздела рынка до взаимного сотрудничества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2.2. Внешняя макросреда (среда косвенного воздействия) 

    Факторы  косвенного воздействия оказывают  влияние на организацию не  напрямую, а через факторы прямого  воздействия. К ним относятся:

- экономические факторы;

- политические факторы;

- социокультурные  факторы;

- технологические  факторы;

- факторы международного окружения.

   Внешняя макросреда организации обычно не оказывает такое же значительное влияние на организацию, как внешняя микросреда. Тем не менее, руководство должно обязательно учитывать факторы косвенного воздействия. Внешняя макросреда, как правило, более сложная, чем микросреда. Поэтому при ее исследовании обычно опираются на прогнозы.

1. Экономические факторы

         Руководство организации должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, куда осуществляются поставки товара. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и способность всех покупателей приобретать определенные товары и услуги. Например, если в экономике прогнозируется спад, то фирме необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть кризис сбыта. Кроме того, стоит учитывать увеличение или уменьшение процентных ставок по займу, а также возможные колебания курса доллара или других твёрдых валют.

    Необходимо  отметить, что то или иное изменение состояния экономики может оказывать благоприятное воздействие на одни и совершенно противоположное - на другие организации[2]. Например, если при спаде в экономике магазины розничной торговли в крупных городах, как правило, серьезно страдают, то магазины, расположенные в богатых пригородах, вообще ничего не почувствуют.

2. Политические факторы

    К политическим  факторам, влияющим на внешнюю  макросреду организации, относится  экономическая политика административных  органов государства:

- система налогообложения;

- льготные торговые  пошлины;

- законодательство о защите прав потребителя;

- стандарты на безопасность продукции;

- стандарты по экологии.

    3. Социокультурные факторы

    Социокультурные факторы – это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают непосредственное влияние на деятельность организации.

    Социальнокультурные факторы оказывают влияние на трудовые отношения, на формирование спроса населения, на условия труда и  на уровень заработной платы. Также к этим факторам относится демографическое состояние общества. Очень важно учитывать отношения организации с местным населением. Поэтому выделяют ещё один социокультурный фактор - независимые средства массовой информации, которые занимаются формированием имиджа фирмы и ее товаров и услуг.

    К социокультурным факторам также относятся:

- глубина расслоения общества;

- уровень доходов;

-уровень безработицы;

- социальная защита;

-покупательная способность;

- демографические факторы:

• изменение народонаселения (старение общества, снижение рождаемости);
• возрастной состав населения;
• миграция населения;
• род занятий;
• образование.

    4. Технологические  факторы

    Как внешний  фактор, технология представляет  уровень научно-технического прогресса,  то есть набор технологий, доступных  организации на данном этапе развития науки и техники.

    Технические  новшества повышают  производительность  труда, способствуют улучшению  качества продукции, а также  расширяют возможности и области  применения товаров. 

    5. Факторы международного окружения

    Организации,  работающие в международной среде, должны анализировать факторы косвенного воздействия не только в своей стране, но и во всех странах, с которыми так или иначе связана их деятельность.

    У руководителей нет возможности оказать какое-либо влияние на внешнюю среду организации. Однако для эффективной деятельности фирмы необходимо уметь приспосабливаться к изменениям во внешней среде, постоянно следить за ней, строить прогнозы на будущее и своевременно реагировать. 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. Методы анализа внутренней и внешней среды организации 

    Для того  чтобы проанализировать внешнюю  среду организации, необходимо  оценить состояние и перспективы  развития наиболее важных, с точки зрения организации, факторов окружающей среды, на которые организация не может повлиять.

    Проанализировав внешнюю среду и получив информацию о факторах, представляющих опасность и факторах, открывающих новые перспективы развития, руководство организации должно выяснить: есть ли у фирмы внутренние силы, чтобы реализовать возможности, и какие внутренние слабости ещё более усугубляют проблемы, вызванные внешними опасностями. 

    Метод, используемый для анализа внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование - методичная оценка функциональных зон организации, предназначенная для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. Управленческое обследование состоит из:

- маркетинга;

- финансов;

- производствa;

- человеческих ресурсов;

- культуры и образа корпораций.

    Перейдём  к рассмотрению некоторых методов анализа внутренней и внешней среды организации.  
 
 
 
 

2.1. SWOT- анализ 

    SWOT-анализ применяется для получения ясной оценки сил организации и существующей ситуации на рынке. SWOT-анализ представляет собой определение сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз, исходящих из внешней среды. В ходе проведения такого анализа используются следующие термины:

- Strengths (сильные стороны) - преимущества организации;

- Weaknesses (слабости) - недостатки организации;

- Opportunities (возможности) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации на рынке;

- Threats (угрозы) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации на рынке.

    Алгоритм  проведения SWOT-анализа (рис.4):

1. Определение основных направлений развития организации (её миссии)

2. Оценка сил организации  рыночной ситуации для определения  возможности движения в указанном направлении

3. Постановка целей организации с учётом её реальных возможностей (определение стратегических целей организации)

    Данные действия сводятся к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие ячейки матрицы заносятся сильные и слабые стороны организации, а также рыночные возможности и угрозы (рис.5).

    Сильные стороны организации – преимущества организации или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила, как правило, заключается в имеющемся опыте, ресурсах, использовании новых современных технологий и оборудования, наличии квалифицированных сотрудников, высококачественной продукции, популярности торговой марки и т.п.

    Слабые стороны организации - это недостатки организации: нехватка чего-либо для функционирования организации или то, что пока не может конкурировать с другими фирмами и ставит организацию в неблагоприятное положение. Например, очень малый ассортимент выпускаемых товаров, плохая репутация фирмы на рынке, плохое финансирование, низкий уровень сервиса и т.п.

    Рыночные возможности - это факторы, которые организация может использовать для получения преимуществ. Например, ухудшение позиций, занимаемых конкурентами, увеличение спроса, появление новых технологий, увеличение доходов населения. Следует обратить внимание на то, что возможностями, с точки зрения SWOT-анализа, являются не все возможности, существующие на рынке, а только те, которые организация может использовать.