Внутренние коммуникации в организациях

Содержание

Введение………………………………………………………………………..….3

1. Коммуникации в организации………………………………………………....5

1. 1. Сущность и виды  коммуникаций…………………………………………...5

1. 2. Коммуникация как функция  управления организацией…………………..6

1. 3. Понятие организации………………………………………………………..7

2. Внутренние коммуникации  в организациях………………………………...13

2. 1. Особенности внутренних  коммуникаций в организации………………..13

2. 2. Структура внутренних  коммуникаций……………………………………13

2. 3. Виды коммуникаций  в организации…………………………………...….17

2. 4. Межличностные коммуникации  в организации………………………….19

Заключение……………………………………………………………………….24

Библиографический список…………………………………………………..…25

Введение

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности [3, c. 10].

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией [1, c. 5].

Объект исследования в контрольной работе - организация.

Предмет исследования в контрольной работе - особенности внутренних коммуникаций в организации.

Целью контрольной работы является изучение особенностей внутренних коммуникаций в организации, и их использование.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

- изучить теоретические  основы и современные тенденции, сущность коммуникаций в организации;

- рассмотреть коммуникацию  как функцию управления организацией;

- изучить особенности  внутренних коммуникаций в организации;

- рассмотреть структуру  и виды коммуникаций в организации.

Методологическую основу контрольной работы составляют следующие труды: Аширова Д. А. Управление персоналом: учебное пособие для вузов; Базарова Т. Ю. Управление персоналом: учебное пособие для студентов; Бернета Д. Маркетинговые коммуникации; Гордина А. М. Маркетинг: учебник; Громкова , М. Т. Организационное поведение; Зверинцева А. Б. Коммуникационный менеджмент; Ноздрева Р. Б. Маркетинг: учебник, практикум.

Для решения поставленных нами задач использовался комплекс взаимодополняющих методов исследования: методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме; методы изучения, обобщения и анализа опыта существующих результатов практики управления.

1. Коммуникации  в организации

1.1. Сущность  и виды коммуникаций

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и средиспециалистов. Так, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые ипассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуругорода и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Коммуникация (от лат. Communicatio - сообщение) - специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания [7, c. 25].

Коммуникации - это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [4, c.46].

Виды коммуникаций:

Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания изкнигохранилища мировой культуры. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10% [1, c. 39].

Невербальные коммуникации осуществляются посредством языкателодвижений и параметров речи. Язык телодвижений - главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека(до 55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контактглазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи - второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др. [6, c. 43].

Коммуникацией, называется способ общения и передачи информации от человека к человек, с помощью вербальных и невербальных коммуникаций.

1.2. Коммуникация  какфункция управления организацией

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации - важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратятна нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и заего пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками,финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимаетосновное место и является важным в коммуникационном процессе, но идругие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими спозиций оценки эффективности управления. В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения [3, c 56].

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, вкоторые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций. Коммуникативные процессы в организации, пользуясь аллегорическим сравнением, можно олицетворить с живым организмом. Организацию в широком понимании можно представить как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией. В узком понимании, организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет») [1, c. 53].

1.3. Понятие  организации

В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах понятие«организация» определяется как:

- внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

- совокупность процессов или действий, ведущих образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

- объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический [5, c. 54].

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать - значит «строить двойной - материальный и социальный - организм предприятия». По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели [2, c. 67 ].

Соединив в одно целое эти существенные характеристики, можно дать следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели или целей [5, c. 72]. Представление об организации развивалось в направлении от жесткого структурно-функционального подхода М. Вебера, школы человеческих отношений (3.Мэйо) к школе социальных систем, основоположником которой можно считать биолога, Людвига фон Бёрталанфи. За отправную точку исследования организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы [1, c. 81 ].

Ключевыми понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах. Система любого типа - это некое целое, состоящее из частей (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система - это система, которая влияет на свое окружение ииспытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним. Концепции, рассматривающие организацию в качестве открытой системы, акцентируютвнимание на взаимосвязи различных компонентов и функций организации ипризнают взаимную зависимость между организацией и ее внешней средой, являющейся источником трудовой силы и сырья и реципиентом продукции иуслуг организации. С системной точки зрения, организация сумеет выжить ипреуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют всогласии друг с другом, и система как единое целое поддерживаетинтенсивную связь со своим окружением [2, c. 113].

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность. Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать [1, c. 100].

Подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения вокружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях внешнее окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна [2, c. 123].

Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация, и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

Среда прямого воздействия:

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся:

- поставщики - организации, поставляющие материалы, оборудование, капитал, рабочую силу. Зависимость между организацией и сетью поставщиков - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды наоперации и успешность деятельности организации;

- потребители (клиенты) [4, c. 145].

Для многих, согласно мнению П. Ф. Друкера, единственной подлинной целью бизнеса является создание группы потребителей. Под этим понимается следующее: выживание и существование организации зависят от ее способностей находить потребителей своей продукции и удовлетворять их запросы. Некоммерческие, государственные, правительственные организации также имеют своих потребителей. Именно потребители определяют для организации то, что относится к результатам ее деятельности, поскольку они решают, какие товары и услуги и их цена наиболее желательны, а какие нет; партнеры по бизнесу – торговые посредники, распространители продукции и т. д.[7, c. 107]

Конкурирующая среда:

Очень редко организация является единственной на рынке, чаще всего она окружена конкурентами. В их числе - общие конкуренты (борьба заразмещение денег вообще – на все нужды потребителя); конкуренты отрасли(конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей); конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки). Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить. Во многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и по какой цене [3, c. 99].

Важно понимать, отмечает М. Мескон, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Отношения с конкурентами могут приобретать совершенно неожиданный характер: от резкого противостояния до финансовой и другого рода поддержки [1, c. 116].

Общественная среда является фактором большого значения. Уровень развития технологии, технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно изготавливать продукцию и продавать ее, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, и т. д. Многие современные технологические нововведения глубоко затронули общество и организации в целом, к ним относятся компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая технологии, робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, получение синтетического топлива и продуктов питания, генная инженерия и др. Исследователи отмечают, что скорость изменения технологий сохранится и в ближайшем будущем, так как в настоящее время в мире работает больше ученых, чем прежде [5, c.135].

На организацию влияют законы и государственные органы. Законодательство может характеризоваться не только сложностью и подвижностью, но и неопределенностью. Конституция РФ регулирует деятельность отечественных организаций.  Среди таких законов есть положения о защите окружающей среды, о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, предоставлении отпусков, защите интересов потребителей, практике найма на работу, принципах равной оплаты за равный труд, финансовой защите и т. п. Состояние экономики определяет стоимость всех ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги; возможности получения организацией капитала для своих нужд. При этом то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказывать положительное воздействие на одни организации и отрицательное воздействие на другие [4, c. 128].

Социокультурные факторы – это преобладающие жизненные ценности, установки, культурные традиции. Они в определенной степени влияют на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организаций. Люди, как правило, готовы использовать те продукты и услуги, которые соответствуют их этническим, социальным и культурным ценностям и приоритетам. От социо - культурных факторов зависят и способы ведения дел организациями. Организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать их более эффективно, чем конкуренты. Это означает, что сама организация должна изменяться, сознательно трансформируясь в институт, приспособленный к социо - культурной среде [3, c. 149].

Политические факторы в определенной степени могут влиять на развитие организаций. Немаловажное значение для всех организаций имеет такой фактор, как политическая стабильность. Политика страны может формировать благоприятную или неблагоприятную ситуацию в отношении инвесторов. Установление дипломатических отношений может открывать новые рынки. Макросреда, или международное окружение. Любая организация представляет собой часть национальной и международной структуры. Одни компании в большей степени, другие - в меньшей связаны с международными условиями рынка, но все они в той или иной степени вынуждены принимать во внимание определенные условия макросреды. К этим условиям относятся законы потребления, культура тех стран, куда или откуда вывозятся товары [2,c. 112].

Представленные выше факторы внешней среды как прямого, так и косвенного воздействия в той или иной мере влияют на все организации, но среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Эффективность существования открытой организации зависит от того, насколько налажены внутренние и внешние коммуникации между всеми ее элементами. 
2. Внутренние коммуникации в организации

2.1. Особенности  внутренних коммуникаций в организации

В современной литературе описываются различные типы организаций:

системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечныйпродукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижениицелей. Эти и многие другие определения могут использоваться по отдельности, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения типасовременных организаций.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Этотребует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того, чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого [2,c.169].

Каждый тип организации может быть работоспособным только в томслучае, если в нем культивируются соответствующие именно ему формыреализации функций управления. Роль коммуникации в процессах целеполагания и организации обратнойсвязи вряд ли можно переоценить. Целостность организации, еепринадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, какимименно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутреннейсреды и направляют деятельность на достижение поставленных целей. Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках [6,c. 135].

2.2. Структура  внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий [4, c. 126].

Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации. Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций:

- взаимное согласование: способствует координации трудаблагодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль надпроцессом труда осуществляется самими работниками;

- прямой контроль: способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

- стандартизация рабочих процессов: предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

- стандартизация выпуска: специфицируются результатытруда (параметры изделия, нормы выработки);

- стандартизация навыков и знаний (квалификации): означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников [1, c. 174].

На практике комбинируются все пять способов координации деятельностиорганизаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации -актуальная тема для менеджмента.

Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутритрудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия [3, c. 178].

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнемих образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений [6, c. 142].

Гомогенность организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения [1, c. 152].

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым. Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

- административный  персонал - руководители, в обязанности которых

входит организация системы производства;

- производственный персонал - работники, занятые производством

продукции;

- обслуживающий  персонал - работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

-инженерно-технический  персонал - работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники [4, c. 193].

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, ипредставляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членамиданной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений [1, c. 202].

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства образования, квалификации, семейным положением, национальной принадлежности и т. п. Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить, соответственно о формальной и неформальной организациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга. Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков [5, c. 164].

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные. Централизованные - все потоки замыкаются наруководителе (лидере). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом. Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения [3, c. 200].

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди не-формальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса.

Структура организации - наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости или гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами.

2.3. Виды  коммуникаций в организации

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях [6, c. 172].

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению.

Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку. Как и другие типы организационных коммуникаций, интерактивный процесс имеет множество поведенческих следствий. Возможно, что психологически человеку удобнее обратиться за поддержкой именно к тем, кто стоит примерно на том же уровне, а не к выше- или ниже стоящим. Если поддержка способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач, то интерактивные коммуникации оказывают положительное влияние [1, c. 217].

Однако, если в группе «равных» не возникает необходимости объединить свои усилия, содержание происходящих между ними коммуникаций может принять неадекватные или даже деструктивные формы. Кроме того, интерактивные коммуникации между работниками одного уровня могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям. Работники, которые успешно общаются между собой на одном уровне и оказывают друг другу социальную поддержку, могут оказаться совершенно несостоятельными в ситуации с нисходящими или восходящими коммуникациями [6, c. 179].

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные целиинтерактивных коммуникаций:

- координация заданий. Руководители отделов могут собираться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организации;

- решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета; они могут использовать метод мозгового штурма для решения возникающих перед ними проблем;