Внутренняя среда организации. 11

                                                                             СОДЕРЖАНИЕ

                                                        ВВЕДЕНИЕ

1. Понятие «организация»                                                                3.                                       

2. Внутренние переменные факторы                                               5.

2.1 Цели                                                                                              6.

2.2 Структура                                                                                     7.

2.3  Задачи                                                                                         11.

2.4 Технология                                                                                  12.

2.5 Люди                                                                                            14.  

2.6 Взаимосвязь  внутренних переменных                                      17.

3.    Анализ  внутренней среды                                                         17.

3.1 Анализ использования  трудовых ресурсов                              18.

3.2 Анализ производства  и реализации продукции                       19.

3.3 Анализ маркетинговой  деятельности                                        22.

3.4 Анализ финансовых  результатов                                               25.      

4.    Анализ  внутренней среды организации                                    
 
 
 
 
 
 
 

                                                              Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает  в себе потенциал, необходимый для  функционирования организации, но в  это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя  среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация  находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет  рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

В первой главе  будет рассмотрено понятие «организация», её виды и основные черты. Во второй главе будет описана внутренняя среда организации, охарактеризованы основные составляющие организации, такие как кадры, технология, структура, цели и задачи.  Далее будет подчеркнута взаимосвязанность всех элементов организации и влияние на них факторов внешней среды. В следующей главе  будет рассмотрен такой важнейший элемент стратегического планирования, как анализ внутренней среды. Анализ среды нужен для определения стратегии поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь. Таким образом, целью данной работы является изучение внутренней среды организации для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности компании.

Далее будет  сделан анализ внутренней среды организации на примере ОАО "Мегафон". Данная тема является актуальной, как и вся теория менеджмента. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы. 

1.Понятие «ОРГАНИЗАЦИЯ»

Организация – форма объединения людей для их совместной деятельности в рамках определенной структуры, призванная выполнять определенные функции и решать поставленные задачи. Имеет самые различные размеры и характеристики, в зависимости от ее целевого назначения, правового статуса, отношения к прибыли.

      Выделяют формальные и неформальные организации. Приведённое выше определение дано для формальной организации. Неформальные организации, группы которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие  друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации  существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Сложные организации  имеют не одну, а целый набор  взаимосвязанных целей. Эти цели не только взаимосвязаны, но и взаимозависимы. Например, универмаг может добиться своих целей – получить запланированную  прибыль и установленный темп роста продаж, только если добьётся закупки необходимых товаров  по нужной цене, если служба маркетинга сможет обеспечить достаточный приток покупателей, а продавцы сумеют эффективно работать с клиентами.

Общие черты  организаций. Организацией необходимо управлять. Это обусловлено тем, что все организации, как правило, сложны, что объясняется их следующими общими чертами:

          Преобразование ресурсов. Цели всех  организации включают преобразование  ресурсов для достижения результатов.  Организации используют два основных  вида ресурсов:

·        человеческие ресурсы

·        капитал

      Человеческие ресурсы – труд, прежде всего, человеческий капитал, т.е. труд квалифицированного персонала.

 Капитал,  в том числе собственно капитал-финансовые ресурсы, а так же капитал, вложенный в технологию, включая оборудование, материалы, энергию, информацию.   Процесс преобразования ресурсов наиболее нагляден в производственных организациях. В организациях обслуживания, в некоммерческих организациях также используют перечисленные ресурсы.

Значимость от внешней среды. Одной из важнейших  черт организации является её взаимосвязь  с внешней средой. Любая организация  зависит от окружающего мира, как  в части получения ресурсов, так  и части отношения потребителей, которые используют результаты её деятельности.

        Понятие «внешняя среда»— включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, законодательство, конкурирующие организации, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество. Но выгодно использовать новую технологию  организация сможет, если будет стабильная экономическая конъюнктура. В противном случае капиталовложения могут не окупиться.

        Горизонтальное разделение труда  является важнейшей чертой организаций.  Если два человека участвуют  в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать  выполнение разных этапов процесса, т.е. специализироваться. Это и  называют горизонтальным разделением  труда.  Разделяя работу на  многочисленные специализированные  задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

         Наиболее известным примером  горизонтального разделения труда  на предприятии являются производство, маркетинг и финансы. Это основные  виды деятельности организации.

         Подразделения.  В организациях  горизонтальное разделение обычно  достигается за счёт образования  подразделений, выполняющие специфические  работы и добивающихся специфических  целей. Такие подразделения часто  называются отделами, службами, цехами. Существуют и другие названия  подразделений, например, в университете  - это факультеты, институты, колледжи.

        Подразделения представляют собой  группы людей, деятельность которых  сознательно направляется и координируется  для достижения общей цели. Таким  образом, сложные организации  состоят из нескольких, взаимосвязанных  организаций подразделений, специально  созданных для достижения конкретных  целей, а также многочисленных  неформальных групп, возникающих  случайно. Подразделения, в свою  очередь могут состоять из  более мелких подразделений.

        Вертикальное разделение труда.  Так как работа в организации  разделяется на составные части,  то для достижения успеха необходимо  её координировать. Работу по  координации должен выполнять  управляющий – руководитель. Следовательно,  в организации существует две  формы разделения труда. Первая  представляет собой разделение  труда на компоненты, составляющие  части общей деятельности, - это  горизонтальное разделение труда.  Вторая форма – вертикальное  разделение труда – определяет  работу по координированию действий  от самих действий. Деятельность  по координированию работы других  людей представляет собой сущность  управления.

        Управление. Организация может добиться  своих целей, если задачи, решаемые  её персоналом, будут координироваться  путём вертикального разделения  труда. Поэтому управление является  значимой для организации деятельностью.  В организации должны назначаться  руководители и определяться  круг их обязанностей и ответственности.

        В небольших организациях управленческие  функции часто могут совмещаться  с другими видами работ. Например, в небольшом магазине директор  может управлять делом, совершать  закупки товаров, а иногда и  подменять продавца. По мере роста  организации работа по управлению  должна всё более четко отделяться  от неуправленческой работы. В  крупных организациях руководители  лишь иногда выполняют работу, не связанную с координацией  работы других, например, ведут переговоры  с крупными клиентами.   

2.  Внутренние переменные факторы                   

Внутренняя среда  организации - ситуационные факторы  внутри организации. К основным переменным внутри организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди. Цели - конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации. Задачи - определенная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее определенные сроки.

2.1 Цели

Цель есть конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа работающих вместе людей. В ходе работы руководство разрабатывает  цели и доводит их до сотрудников  организации, и этот процесс имеет  большое значение, так как дает возможность членам организации  знать, к чему они должны стремиться. Общие цели сплачивают коллектив  и придают всей работе осознанность. У организаций существуют разнообразные  цели, и их сущность во многом зависит  от типа организации.

• Коммерческие организации. Цели подобных организаций должны отражать коммерческий результат в виде прибыли (рентабельности), дохода, производительности труда и т. д.
• Некоммерческие организации (ассоциации, фонды). По определению деятельность этих организаций не направлена на получение прибыли. Их назначение, в основном, определяется социальной направленностью, поэтому цели могут быть сформулированы как защита прав, развитие научного направления, поддержка культуры региона и т. д.

Государственные (муниципальные) организации. Для этих организаций получение прибыли  не является доминирующей целью. Зачастую преобладают цели поддержки существования  и развития государства (региона). Организации  развиваются в рамках установленного бюджета (страны, региона, района). Поэтому  цели определяются властями территорий и могут быть сформулированы как  развитие среднего образования, обеспечение  ввода в действие новых больничных комплексов, поддержка общественного  питания и т. д: Надо отметить, что  получение прибыли как таковой  может иметь большое значение, но инвестируются заработанные деньги в значимые для государства объекты.  

Организация, по определению, это - группа людей с  осознанными общими целями. Организацию  можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе . В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

РАЗНООБРАЗИЕ  ЦЕЛЕЙ. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это  касается организаций различных  типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или  услуг в рамках специфических  ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в  таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные  институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит  отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг  в рамках определенных бюджетных  ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании  с острым чувством социальной ответственности  зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или  некоммерческих организаций. 
 
Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства. 
 
ЦЕЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ. В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. 
 
Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Цели отдела маркетинга в корпорации «Сони» будут ближе к целям такого же отдела компании «Проктер энд Гэмбл», чем к целям производственного отдела самой «Сони». Из-за этих различий в целях подразделений руководство должно предпринимать усилия по их координации. Основным направляющим моментом при этом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

                                  Рис. 3.1. Цели - конечные состояния организации.

 2.2 Структура

Структура организации  отражает сложившееся в организации  выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями  и объединение подразделений  в единое целое.

 Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации (рис. 3.2.) . Структурные переменные будут подробно рассмотрены при обсуждении процесса функционирования организации. Здесь же мы сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.

Рис. 3.2. Структура - внутренняя переменная.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОЕ  РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА. Как уже разделение труда присутствует в любой организации. В большинстве современных организаций  разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ  между имеющимися людьми. Характерной  особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции, такие, например, как установка фар, также можно рассматривать как конкретную специализацию труда. 
 
Преимущества даже зачаточного разделения труда между специалистами очевидны: уже у первобытных племен были выделены одни люди для охоты, другие - для изготовления орудий, приготовления пищи и т.д. Историк в области управления Клод Жорж проследил специализацию в Китае еще в пятом тысячелетии до н.э. В идеальном городе-государстве Платона вся работа должна была быть поделена среди тех, кто мог выполнить ее лучше других. Европейские средневековые гильдии пошли даже дальше в вопросах специализации, всячески поощряя пожизненное занятие какой-либо одной работой. Однако, только после промышленной революции появилась конкретная специализация, которая превалирует в современном производстве. Причины столь позднего ее расцвета станут ясны, когда мы будем обсуждать задания и технологии и их взаимосвязь со структурой. 
 
На данный момент давайте просто отметим, что во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Обратите внимание, например, на разделение труда между руководителями низового звена (рис. 3.3). Как конкретно осуществить разделение труда в организации - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. 

                                                  Рис. 3.3. Сфера контроля и уровни управления.

ОБЪЕМ УПРАВЛЕНИЯ. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации  от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой  работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Например, руководитель производства может иметь в своем подчинении до 10 начальников, включая руководителей смен и различных функциональных зон. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала. Рис. 3.3. представляет пример вертикальной иерархии. 
 
Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Отношение между сферой контроля и структурой организации проиллюстрировано на (рис. 3.4). 
В организации А на (рис. 3.4.) 13 руководителей, каждый из которых имеет сферу контроля, равную 2. В результате в организации имеются 6 уровней управления. В организации Б, где сфера контроля равна б, существует только 3 уровня, несмотря на большее общее количество руководителей. Заметим, что конкретные числа были выбраны для иллюстрации концепции. На практике сфера контроля в организации часто варьируется в значительной степени как по уровням управления, так и по функциональным областям.           

                                                   Организация А

Организация В

                                          Рис. 3.4. Высокая и плоская структуры организаций.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации  и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры  организации не являются функцией размера  организации. Например, Римская католическая церковь и компания по розничной  продаже «Сирс», несмотря на огромные различия в их целях и содержании деятельности, известны широкой сферой контроля и структурой, имеющей малое количество уровней. Церковь - организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире, - имеет только 4 уровня. В отличие от нее, стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеет дюжину воинских званий и столько же уровней управления.

НЕОБХОДИМОСТЬ В КООРДИНАЦИИ. Необходимость в  координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко  делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место  в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом. 
 
Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделенного труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить. Поэтому, координация представляет собой тему, к которой мы будем часто возвращаться. 
 
 

    2.3 Задачи 

Еще одним направлением разделения труда в организации  является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом в заранее оговоренные  сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а  его должности. На основе решения  руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые  рассматриваются как необходимый  вклад в достижение целей организации (рис. 3.5.). Считается, что, если задача выполняется  таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация  будет действовать успешно.

                                 Рис. 3.5. Взаимозависимость должностей, структуры и целей. 
 

АРАКТЕРИСТИКИ ЗАДАЧ. Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это, в основном, работа с людьми. В то же время, задачи казначея корпорации, в основном, связаны с информацией.

Два других важных момента в работе - это частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить  каждую операцию, требуется всего  лишь несколько секунд. Исследователь  выполняет разнообразные и сложные  задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение  дня, недели или года. Для того чтобы  выполнить некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем, можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

2.4 Технология

Технология как  фактор внутренней среды имеет во много раз наибольшее значение. Большая  часть жителей нашей планеты  оценивают технологию как что-то, связанное с изобретениями и  машинами, к примеру с полупроводниками и компьютерами. Но социолог Чарльз Перроу, который немало писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или же физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология имеет  в виду стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных  составных частей имеет возможность  значимо упростить процесс производства и ремонта. В наши дни присутствует чрезвычайно слишком мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века возникло это понятие как сборочные  конвейерные линии. В настоящий  момент данный принцип употребляется  практически везде где только можно, и довольно в значительной степени увеличивает производительность предприятий.

Технология, как  фактор, сильно влияющий на организационную  эффективность, требует кропотливого исследования и классификации. Существует немного приемов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан  Вудворд использует самой большой популярностью. Она выделят три категории технологий:

1. Единичное,  мелкосерийное либо индивидуальное  производство, где сразу производится  исключительно одно изделие. 

2. Массовое или  крупносерийное производство используется  при производстве большого количества  продуктов, которые идентичны  друг другу или слишком похожи.

3. Непрерывное  производство применяет автоматизированное  оборудование, которое работает  круглосуточно для постоянного  производства одного и того  же по характеристикам продукта  в больших объемах. Примеры  – переработка нефти, работа  электростанций.

Социолог и  теоретик организации Джеймс Томпсон  дает другие три группы технологий не противоречащие трем предшествующим:

1. Многозвенные  технологии, определяемые серией  самостоятельных задач, которые  обязаны выполняться методично.  Стереотипный эталон – сборочные  полосы группового производства.

2. Посреднические  технологии характеризуются встречами  групп людей, таких, к примеру,  как клиенты или покупатели, которые  являются либо желают быть  взаимозависимыми.

3. Интенсивная  технология характеризуется использованием  специальных приемов, навыков  или же услуг, для того чтобы  произвести явные изменения в  конкретном материале, поступающем  в производство.

Эти две категории  не так уж расходятся друг с другом. К примеру, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового  производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между  индивидуальными технологиями и  технологиями массового производства. Отличия в данных классификациях в первую очередь вызваны разными  областями специализации авторов. Другими словами Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Невозможно именовать  какой-то один тип технологии лучше  другого. В некоем случае может быть более приемлем один тип в другом же наиболее подойдет другой. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают собственный потребительский выбор. Внутри организации люди являются существенным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям.