Внутренняя среда организации. 7

Содержание

Введение…………………………………………………………………..3

1. Внутренняя среда организации……………………..……………....…4

1.1 Внутренние переменные………………………………….……….….4

1.2 Взаимосвязь внутренних переменных…………………….…….…10

2. Внешняя среда организации…………………………………..........12

2.1 Характеристики внешней среды……...……………………….......12

2.2 Среда  прямого воздействия………………………………………....13

2.3 Среда косвенного воздействия………………...................................18

2.4 Международное окружение………………………………………...21

Заключение……………………………………………………………...25

Список использованных источников……………………………….27

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте  является организация. Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том  случае если, среда допускает его  осуществление. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели.

Основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, которые находятся в постоянном взаимодействии.

В первой главе будет описана  внутренняя среда организации, охарактеризованы основные составляющие организации, такие  как кадры, технология, структура, цели и задачи. Будет подчеркнута взаимосвязанность  всех элементов организации и  влияние на них факторов внешней  среды.

Как уже подчеркивалось, на организацию  влияют многочисленные факторы внешней  среды. Во второй главе будут раскрыты основные факторы среды прямого  и косвенного воздействия и международного окружения. Так же как и элементы внутренней среды, внешние факторы тесно взаимосвязаны и обладают рядом характеристик, которые будут раскрыты в этой главе.

1. Внутренняя среда организации

1.1 Внутренние переменные

Внутренняя  среда организации - это управленческий производственный потенциал предприятия. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние  переменные –  это ситуативные факторы, существующие внутри организации. А поскольку организации являются системами, созданными людьми, то эти переменные, прежде всего результат решений, принимаемых в процессе менеджмента, однако, они не все и не всегда могут полностью контролироваться  руководителями. 

Основные  переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это структура, цели, задачи, люди и технология .

Структура. Структура организации – это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше.

Фактически, во всех организациях имеет место  горизонтальное разделение труда по специальностям. В достаточно больших  организациях специалистов группируют вместе в пределах функциональной области.  Как осуществить конкретное разделение труда в организации - одно из самых  существенных управленческих решений. Выбор функциональных областей определяет  основную структуру организации и возможности ее успешной  деятельности.

Не  менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда - отделение  работы по координации трудовой деятельности от работы по выполнению трудовых заданий, необходимых для успешной групповой работы.  Такое разделение труда в организации дает иерархию  управленческих уровней. Главная характеристика такой иерархии - формальная  подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени  управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего  звена, которые представляют различные функциональные области, а те, в свою очередь,  могут иметь нескольких подчиненных из числа линейных руководителей.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. В организации  каждый руководитель имеет свою такую  сферу. Организации с плоской  структурой имеют меньше уровней  управления и более широкую сферу  контроля, чем организации с многоуровневой структурой. Сфера контроля может быть узкой (до 8-ми подчиненных) и широкой (8 и более подчиненных). Однако, стоить заметить, идеальной сферы контроля не существует. Многие переменные внутри организации и снаружи могут влиять на нее.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится необходимой, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали. Если руководство не создаст механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом. [6]

Цели. Цель – это желаемое, конечное состояние или желаемый результат, который пытается достичь группа, организация в процессе совместной работы. Организация - это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Так,  организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на  таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Прибыль это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. [1]

 Выделяют  три основных типа ориентации  организации на прибыль: 

1. ее максимизацию;
2. получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;
3. минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

Но не у всех организаций получение  прибыли является главной целью.  Государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями,  формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках  определенных бюджетных ограничений.

В подразделениях, так же как и во всей организации  необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения  может быть уменьшение кредитных потерь до 1.5% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 25% в следующем году. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, которые занимаются различной деятельностью. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Задачи. Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача – это работа, серия работ или определенная часть работы, которая должна быть выполнена установленным способом и в заранее предусмотренные сроки.

Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией.

Другими, не менее важными, характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

Люди. Люди являются  центральным фактором в любой модели управления. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера  являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень  сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Поведение человека в обществе и  на работе является результатом сложного сочетания индивидуальных характеристик  личности и внешней среды. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами так, чтобы помогать развитию положительных результатов поведения каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. Люди наиболее наглядно различаются по присущим им  способностям, или качествам (способности к определенной физической, деятельности, способности к кропотливой, спокойной или быстро  обновляющейся деятельности). Различия в способностях частично  объясняются наследственностью, но, в основном, приобретаются с  опытом. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости  от типа организации, ее размера и  вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней  ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом  размере. Группы могут оказывать влияние на поведение людей. Множественные социальные взаимодействия  приводят к спонтанному формированию групп. Члены группы создают разделяемые ими установки и ценности, связанные с пониманием  поведенческой нормы. Нормой называются определенные стандарты поведения, признаваемые в данных условиях. Чем большей человек оценивает свою  принадлежность к группе, тем большей его поведение будет соответствовать групповыми нормами. Групповые нормы могут положительно или  отрицательно влиять на достижение целей организации. [3, c. 68]

Технология. Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Задачи и технология тесно связаны между собой, поскольку  выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства  преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на  выходе.

Влияние технологии, как одной из переменных внутренней среды  организации, на управление определялось тремя крупными переворотами:  промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных  сборочных линий.

Концепция стандартизации  стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые  широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного  труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющееся  характеристикой нашего общества. Сейчас имеется очень мало видов товаров,  которые в какой-то степени не были бы стандартизированы. Стандартизация и  механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее  время широко распространены не только в сфере производства, но, например, в  сфере услуг.

В начале века появилось такое понятие  как сборочные конвейерные линии. Этот принцип сейчас применяется почти везде, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, который сильно влияет на организационную эффективность, требует изучения и классификации.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят  три категории технологий: единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно производится не менее одного изделия.

Массовое  или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры – переработка нефти, работа электростанций.

Социолог  и теоретик организации Джеймс Томпсон  предлагает другие три категории  технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец – сборочные линии массового производства.
2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.
3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Невозможно  назвать какой-то тип технологии лучше другого. В одном ситуации может быть приемлем один тип, а в другой ситуации подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются внутренней переменной.

1.2 Взаимосвязь внутренних переменных

В предыдущей главе были рассмотрены  основные внутренние переменные. Стоить заметить, что они никогда не должны рассматриваться отдельно. Внутренние переменные  часто называют социотехническими подсистемами, так как они состоят из социальных  компонентов (людей) и технических компонентов (прочие  внутренние переменные).  Изменение одной из подсистем непосредственно влияет и на все другие.  Усовершенствование одной переменной, например, технологии, не обязательно может  привести к повышению производительности, если эти изменения сказываются  отрицательно на другой переменной, например, людях.

Хорошо  известно то, что задачи влияют на достижение целей. Точно так же и прочие переменные взаимосвязаны и непосредственно оказывают влияние друг на друга.

Во  второй главе будет рассмотрен вопрос влияния внешних факторов на организацию.

2. Внешняя среда организации

2.1 Характеристики внешней среды

Внешняя среда должна изучаться не менее тщательно, чем внутренняя. Менеджер должен знать состояние внешней среды и уметь предвидеть ее изменения.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. 
Изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Сложность внешней среды – это факторы, на которые организация должна реагировать и уровень изменяемости каждого отдельного фактора.  Если говорить о внешних факторов, на которые организация должна реагировать, то, если организация испытывает влияние государственных органов, конкурентов, технологических изменений. Можно сказать, что эта организация находится в более сложном внешнем окружении, чем организация, озабоченная действиями нескольких конкурентов, поставщиков, не испытывающая никакого влияния технологических изменений, а также влияния государственных и общественных организаций.

По показателю разнообразия факторов в более сложных  условиях будет находиться организация,  использующая многочисленные и быстро обновляющиеся технологии, чем та фирма, которая использует одну и  ту же технологию, меняющуюся  один раз в пять лет.

Последствия, которые влечет за собой сложность  внешней среды, могут быть самые  разнообразные, в частности, в более  сложном внешнем окружении необходима и более сложная структура  организации.  
Как мы говорили, разные организации существуют в различных средах, и, согласно ситуационному подходу, не существует наилучшей, пригодной для всех ситуаций,  организационной структуры.

Подвижность внешней среды - это скорость, с  которой происходят изменения в  окружении организации. [4, c. 105]

В последнее  время для всех фирм и организаций  наблюдается увеличение подвижности внешней среды. Есть фирмы, которые существуют в особо подвижной внешней среде, а есть, внешняя среда которых изменяется не особенно быстро. Помимо того, что подвижность внешней среды неодинакова  для разных фирм, она может быть различна и для отделов одной фирмы. Например, отдел исследований и разработок находится в более подвижной внешней среде, нежели производственный отдел, который окружает менее подвижная среда. Это не значит то, что все производственные отделы во всех организациях находятся в относительно стабильном внешнем окружении. Например, если производственные отделы разбросаны по разным странам или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный отдел может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды.

2.2 Среда прямого воздействия

Среду прямого воздействия так же называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

Поставщики. Поставщики оказывают прямое влияние на деятельность предприятия. С точки зрения системного подхода организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются материалы, капитал, энергия, рабочая сила, оборудование. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность. [7]

Поставщиков можно разделить на несколько групп – поставщики трудовых ресурсов, капитала, материалов.

Трудовые  ресурсы. Обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время обусловлено нехваткой специалистов.

Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях. Небольшие предприятия сегодня испытывают большие трудности с получением необходимых средств.

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов, то есть здесь проявляется зависимость от цен, сроков, качества и т.д. Причем зависимость эта в последнее время возрастает с углублением разделения труда и развитием кооперации. Фирмы все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов у партнеров, а на самих фирмах выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для производственных, так и для фирм, работающих в сфере услуг. Поэтому можно говорить о возрастании усиления их зависимости от поставщиков и в дальнейшем. Вместе с тем, в отношениях между фирмами-покупателями и фирмами-поставщиками происходят изменения, базирующиеся на японской системе субподряда, организации эффективной системы поставок. При этом поставщикам передаются дополнительные полномочия и ответственность, как в области проектирования, так и области производства продукции, что позволяет говорить уже об управлении поставщиками.

Основной  заботой современной организации  стали отбор и поддержка талантливых  менеджеров. Джордж Стейнер в своем исследовании попросил руководителей ряда фирм проранжировать по степени важности для них 71 фактор применительно к последним пяти годам. В число факторов вошли: общее руководство, финансы, маркетинг, материалы, производство и готовая продукция. По трудовым ресурсам выше других котировались два фактора: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы. [5, c.135] То, что повышение квалификации менеджеров оказалось по значению выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам, явный признак важности притока этой категории трудовых ресурсов в организацию. Поддержка талантливых управляющих - это зачастую проблема переговоров с глазу на глаз с кандидатами на должность, которым предлагаются достаточно высокая заработная плата и льготы. По большей части организации стараются также решать проблемы обеспечения нужными трудовыми ресурсами путем обучения и поддержки собственных сотрудников.

Подписывая  договор с профсоюзом, фирма по сути дела, договаривается с поставщиком  рабочей силы. Распространение профсоюзов - еще одно подтверждение необходимости принимать в расчет внешние факторы при решении внутренних вопросов. Причем в различных странах взаимоотношения фирмы и профсоюза проявляются по-разному. Так, в США руководство фирм традиционно конфликтовало с профсоюзами, а в Японии они, как правило, успешно сотрудничают.

Законы  и государственные органы. Многие законы и государственные учреждения влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинав плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.

Как известно, государство в рыночной экономике  оказывает на организации как  косвенное влияние, прежде всего  через налоговую систему, государственную  собственность и бюджет, так и  прямое - через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. И таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике.

Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и штатные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований.

Законотворчество  местных органов управления. Дополнительно усложняют дело регулирующие постановления местных органов власти, число которых также множится. Почти все местные сообщества требуют от предприятий приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами, а если речь идет об энергетике, системах телефонной связи внутри штата и страховании, то и устанавливают цены. Некоторые местные законы модифицируют или усиливают федеральные нормы.

Потребители. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Однако некоммерческие и государственные организации также имеют потребителей в друкеровском смысле.

Все многообразие внешних факторов находит отражение  в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Многие организации  ориентируют свои структуры на крупные  группы потребителей, от которых они  в наибольшей мере зависят.

Важное  значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Конкуренты. Влияние на организацию такого фактора как конкуренция невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Недооценка  конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к  значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители  - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Современное развитие науки и техники в  условиях НТР существенно обострило конкурентную борьбу между фирмами. Важнейшим условием процветания фирмы является ее постоянное совершенствование и, прежде всего на базе современных достижений науки и техники. Научное открытие или принципиально новый товар или услуга могут вознести фирму на вершину успеха. [4, c. 124]

Вместе  с тем, нужно отметить, что конкуренция  иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных  типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

2.3 Среда косвенного воздействия

Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем  среда прямого воздействия. Поэтому  при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы. К основным факторам такой среды относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Технология. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения научно-технического прогресса, по крайней мере те, от которых зависит эффективность ее деятельности.