Внутренняя среда компании ЗАО «Александр»

Содержание

Введение

Глава 1. Исходные положения  внутренней среды предприятия

1.1 Понятие и сущность  организации

1.2 Составляющие внутренней  среды организации

1.3 Характеристика координации  в организации

1.4 Характеристика понятий  самоорганизация и самоуправление

Глава 2. Внутренняя среда  компании ЗАО «Александр»

2.1 Характеристика деятельности  ЗАО «Александр»

2.2 Организационная структура  ЗАО «Александр»

2.3 Предназначение отделов  ЗАО «Александр»

2.3 Функциональные обязанности  сотрудников ЗАО «Александр»

Заключение

Список литературы

Введение

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях. Изучение элементов внутренней среды  предприятия имеет большое значение для любой фирмы. Внутренняя среда  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время  может быть источником проблем и  даже ее гибели.

В условиях рыночных отношений  особенно значимыми факторами для  успешного развития предприятий  является ее внутренняя среда. Внутренние факторы формируются самим предприятием, в первую очередь его руководством.

Однако в отдельных  случаях нельзя не учитывать и  роль трудового коллектива.

Цель данной курсовой работы заключается в проведении теоретических  исследований и изучении основных элементов  внутренней среды организации и  их влияния на её деятельность. Курсовая работа предусматривает решение  следующих важнейших задач:

-теоретические исследования  составляющих внутренней среды  организации;

-изучение координации  как механизма устранения отклонений  в условиях изменения внутренней  среды организации;

-анализ понятий самоорганизация  как механизма саморазвития;

-анализ внутренней среды  ЗАО «Александр»

В данной работе объектом исследования является ЗАО «Александр». Предметом  курсовой работы выступает анализ элементов  внутренней среды предприятия.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

Такие элементы, как существующие изначально, так и возникающие  в результате управленческих решений, могут (хотя и не полностью) контролироваться и корректироваться, а также самоорганизовываться.

Глава 1. Исходные положения внутренней среды предприятия

1.1 Понятие и  сущность организации

Приступая к изучению внутренней среда организации, первоочередным шагом является определение понятия организация.

Анализ экономической  литературы, посвящённой данной теме, показывает, что применение термина  организация, в современной науке  и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно.

Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые  разнообразные области жизни.

Всё, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе рассматривается с позиций организации.

Между тем в понимании  термина организация, можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений.

«Организация (от франц. organisation - устройство) - внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением. Латфулин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. - СПб.: Питер, 2006. - 19 с.»

«Термин организация (от лат. organizare - сообщать стройный вид, устраивать) интерпретируется в науке как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 21 с.»

Единого понимания организации  до сих пор не выработано. Однако эта дифференциация взглядов не вносит неопределенности в процесс познания организации как явления, скорее наоборот, позволяет более полно  ее изучить.

Организацию характеризует  упорядоченность частей, которые  образуют единство (целое), обратное воздействие  таково, что целое содействует  сохранению частей. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

«В каждодневном бытовом  употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное  учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган  власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно  функционирующая социальная система. Латфулин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. - СПб.: Питер, 2006. - 20 с.»

«Организация определяется и как внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более  или менее дифференцированных и  автономных частей целого, обусловленная  ее внутренним строением, это также  совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию  взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или цель и действующих на основе определенных процедур и правил. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 22 с.»

Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к  выводу о том, что исключительно  широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина  организация отражает явления и  события.

Они могут представлять собой  как процесс, так и систему, иметь  субъективную, объективную и смешанную  природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

1.2 Составляющие  внутренней среды организации

Изучение внутренней среды  организации является важным и значимым условием, определения внутренних возможностей и потенциала, на которые фирма  может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет  также лучше уяснить цели и  задачи организации.

«Внутренняя среда - это все  то, что находится внутри организации. К внутренней среде относятся  ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический  климат, организационная культура и  имидж организации. Рогожин С.В., Рогожина Т.В., Теория организации. - М.: Экзамен, 2006. - 36 с.»

«Внутренняя среда каждой организации формируется под  воздействием переменных, оказывающих  непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые  ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты  внутренней среды. Румянцева З.П. Общее  управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 63 с.»

Все выше перечисленное составляет среду, в которой осуществляется функционирование фирмы. Среда воздействует на это функционирование. Для эффективного управления фирмой нужно понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества  факторов, но и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными. Эти факторы действуют  как внутри организации, так и  вне ее.

Главными переменными  внутренней среды организации являются цели, структура, задачи, технология и  люди.

Внутренние переменные в  большинстве своем являются результатом  деятельности менеджеров и находятся  под их влиянием. Внутренние переменные - это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, состав и взаимосвязи сложной системы - организации.

«Состав представляет собой  совокупность элементов, образующих систему. В него включаются только элементы данной системы, являющиеся компонентами первого уровня. Однако обстоятельное  исследование системы предполагает также и углубленное изучение составляющих ее элементов. Этим объясняется  использование понятия состава  в широком смысле, т.е. в него входят и составляющие самих элементов  системы - компоненты второго, а затем  третьего и других уровней. В этом смысле состав предприятия может  включать и цехи, и участки, и бригады. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 40 с.»

Таким образом, состав заключает  в себе декомпозицию системы, расчленение  единого целого на составляющие элементы.

«Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. В свою очередь определенной структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава  организации. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 41 с.»

Однако соответствие между  составом и структурой организации  не является полным, отсутствует жесткая  закрепленность конкретной структуры  за определенным составом организации. При одном и том же составе  могут быть разные, иногда значительно  различающиеся структуры.

Структура является одной  из важнейших, но не единственной, характеристикой  организационной системы. Поэтому выделяют различные факторы внутренней среды организации: структура, цели, задачи, технология, персонал, совместные ценности, стиль организации, финансовая система, информационная система, стратегия, навыки персонала, бизнес-процессы, власть, культура организации и некоторые другие параметры.

«Одним из подходов к группировке  факторов внутренней среды может  быть определение их через те или  иные стороны общих характеристик, параметров - это наличие общих  целей, преобразование ресурсов, зависимость  организации от внешней среды, разделение труда, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 42 с.» В этом смысле данные факторы можно сгруппировать следующим образом (табл. 1.).

Таблица 1. Группировка факторов внутренней среды организации

Анализ табл. 1 позволяет  сделать вывод, что исследователи  делают акцент в основном на один критерий - преобразование ресурсов. Это связано  с тем, что организация и создается  для преобразования ресурсов в конечный результат. Кроме того, необходимо отметить определенную взаимосвязь и взаимообусловленность  факторов, что не позволяет каждый из них жестко отнести только к  одной группе. Показанная в табл. 1. группировка факторов внутренней среды основана на системном и  ситуационном подходах и характеристике организации как единого целого, имеющего свои общие со всеми организациями  специфические черты.

Кроме этой классификации  можно использовать деление факторов на объективные и субъективные, основываясь  на том, что организация представляет собой социотехническую систему. К группе объективных факторов внутренней среды относятся структура, цели, задачи, технология, финансовая система, информационная система, стратегия, бизнес-процессы, а также персонал и др.

К группе субъективных факторов, определяемых характеристиками и отношениями  людей в организации, - совместные ценности, стиль организации, навыки персонала, власть, культура организации  и др.

Помимо этого, рассматривая организацию как преобразующую  систему, можно разделить все  факторы на три группы: входа (ресурсы); выхода (результаты); процесса преобразования (производство).

Предложенная классификация  факторов не является единственно возможной, хотя на данный момент времени другой классификации авторы не имеют. Классификация, если она принята исследователем как верная, служит основанием к  выделению и оценке полноты предлагаемой системы факторов, поэтому она  достаточно важна в теоретическом  и практическом смысле.

Существуют различные  подходы к выделению параметров внутренней среды организаций. По определению  М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основными внутренними переменными организации являются цели, структура, задачи, технология и люди.

1)«Цели - конкретные конечные  состояния или желаемый результат,  которого стремится добиться  группа, работая вместе. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 43 с.»

«Постановка целей - это очень  важный момент в деятельности организации, ведь участники производства должны знать к чему стремиться. Казначевская Г.Б., Чуев И.Н., Матросова О.В. Менеджмент.-Ростов н/Д.:Феникс,2007.-34с.»

У организации могут быть разнообразные цели. Всесторонне  обоснованная цель (цели) служит исходным пунктом и организующим фактором принятия решения. Целью может быть намеченное задание или условие, послужившее причиной принятия решения. Цель указывает направление. Если известно, в каком направлении нужно  идти, то путь намного облегчается. Через установление целей можно  воздействовать на события. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее  измерение.

Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные, по очередности  достижения, большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые  и дополнительные.

Классификация целей позволяет  устанавливать приоритеты, т.е. одним  целям отдавать предпочтение, а другие откладывать. В зависимости от изменения  условий, возможностей, достигнутых  результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться.

2)«Структура организации  - это логическая взаимосвязь  и взаимозависимость уровней  управления и подразделений, построенная  в такой форме, которая позволяет  наиболее эффективно достигать  целей организации. Характерной  чертой организации является  разделение труда. Структура организации  закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает иерархию управленческих уровней в организации. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 44 с.»

Центральной характеристикой  этой иерархии является формальная подчиненность  лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера  контроля, тем меньше (при прочих равных условиях) уровней управления создается в организации, и наоборот.

«Образование структуры - это следствие разделения труда  между специалистами его разных видов. Так, труд разделен между технологами, механиками, экономистами и др. При  производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые  операции, что тоже представляет собой  конкретную специализацию труда. Казначевская Г.Б., Чуев И.Н., Матросова О.В. Менеджмент.- Ростов н/Д.:Феникс,2007-35с.»

«Под структурой организации  понимаются состав и соотношение  входящих в него подсистем, выделяемых по критериям производственных и  управленческих процессов. В соответствии с этим каждая организация имеет  структуру, в составе которой  выделяют производственные и управленческие подсистемы. В свою очередь, в структуре  управления нередко создаются функциональные подсистемы, к которым относятся  маркетинг, управление нововведениями, управление производством, управление персоналом и т. п. Румянцева З.П. Общее управление организацией. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 50 с.»

«Итак, структура - это организационная  характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих  связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и в свою очередь сама в значительной степени его определяет. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 45 с.»

3)Еще одним направлением  разделения труда в организации  является формулирование задач.  «Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом  в заранее оговоренные сроки.  На основе решения руководства  о структуре каждая должность  включает ряд задач, которые  рассматриваются как необходимый  вклад в достижение целей организации.  Казначевская Г.Б., Чуев И.Н., Матросова О.В.Менеджмент.-Ростов н/Д.:Феникс,2007.-38 с.»

Задачи организации традиционно  делятся на три категории по видам  работ: работа с людьми; работа с  предметами; работа с информацией.

Задачи характеризуются  частотой повторения и временем выполнения. Если задача может быть выполнена  за короткое время (несколько секунд) и она повторяется множество  раз в день, то труд носит монотонный характер. Работники конвейерного производства заняты таким трудом.

Управленческая работа по своим задачам характеризуется  разнообразием, а время на ее выполнение увеличивается от низового к высшему уровню.

4)Технология является  четвертой важной внутренней  переменной. Большинство людей рассматривает  технологию как нечто, связанное  с изобретениями, машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако технология представляет  собой более широкое понятие.

«Технология - это средство преобразования сырья в искомые  продукты и услуги. Казначевская Г.Б., Чуев И.Н., Матросова О.В.Менеджмент.-Ростов н/Д.:Феникс,2007.-38 с.»

Технология, применяемая  в организации, зависит от типа производства. Типы производств бывают следующие: единичное, серийное, массовое.

В единичном производстве выпускаются отдельные образцы  изделий или их небольшие партии, которые и повторяются через  неопределенный промежуток времени. Единичное  производство характеризуется большим  удельным весом неповторяющихся  операций.

Серийное производство представляет собой выпуск партий изделий через  определенные промежутки времени. Однородные операции здесь повторяются.

Массовое производство характеризуется  выпуском небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой тип производства имеет  большой удельный вес однородных, повторяющихся операций.

Технология, или способ соединения отдельных видов работ, бывает складывающейся, последовательной, связанной, групповой.

«Складывающаяся технология предполагает, что все работы в  рамках организации слабо связаны  друг с другом и завершенность  им придает последняя операция.»

Последовательная технология характеризуется тем, что работы по созданию продукции вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая.

Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом) последовательно  или параллельно в зависимости  от ситуации.

«Задачи и технология тесно  связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкурентной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, в  форму, получаемую на выходе. Влияние  этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией. Парахина В. Н., Федоренко Т. М., Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 46 с.»

5)Никакая технология не  может быть полезной и никакая  задача не может быть выполнена  без сотрудничества людей, которые  являются пятой внутренней переменной  организации. Руководство достигает  целей организации через своих  сотрудников. Следовательно, люди  являются центральным фактором  в любой системе управления. Если  руководство -- отдельные менеджеры -- не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь поставленных целей невелика.

Существуют три основных аспекта человеческой переменной в  ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей; поведение  людей в группах; характер поведения  руководителя как лидера, его влияние  на поведение отдельных людей  и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной - сложная задача. Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней  среды. Особенно важными индивидуальными  характеристиками считаются способности  человека, его потребности, ожидания, характер восприятия и социальные установки.

Таким образом, одной из наиболее известных в России и за рубежом  точек зрения на выделение факторов внутренней среды, является разработанная  М. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури теория, согласно которой основными переменными внутренней среды выступают цели, задачи, структура, технология, а также люди (персонал организации).

1.3 Характеристика  координации в организации

Непрерывные изменения внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации  и корректировке, маневрировании ресурсами. Исполнение данной функции носит  весьма ответственный характер, так  как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и  самосохранения системы. Масштабы координационных  усилий соответствуют деформационным потребностям. Наибольший уровень сложности  принадлежит тем мероприятиям, которые  касаются качественного преобразования всей системы.

«Функция управленческой координации ориентирована на соблюдение принципа обратной связи. Предполагается сбор, обработка и анализ информации о реакции сотрудников на принятое управленческое решение, разработанный  план и организацию работ по их исполнению. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 197 с.»

Именно на этом этапе вновь  начинают работу все функции менеджмента: собирается и анализируется информация о принятом решении и предпринятых процессах по ею исполнению, вырабатываются прогнозы о внесении возможных корректирующих моментов, которые могли бы их улучшить и т. д.

«Этап координации или  регулирования неразрывно связан с  контролем. Дело в том, что выявление  отклонений от установленных планов и их причин не является самоцелью. Для достижения запланированных  результатов от руководителя требуется  активное вмешательство и оперативное  устранение возникающих в ходе производственного  или управленческого процесса отклонений. В этом заключается суть этапа  координации. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 197 с.»

Основные функции управленческой координации: превентивная (предвидение  проблем и трудностей); устраняющая (устранение перебоев в работе организации); стимулирующая (улучшение деятельности организации даже при отсутствии проблем); регулирующая (сохранение существующей схемы работы).

При осуществлении корректирующих воздействий важно не только временно устранить сбои в ходе процессов, но и предусмотреть меры, позволяющие  избежать повторения подобных отклонений, что достигается устранением  вызвавших их причин.

Основным правилом координации  является устранение в первую очередь  тех отклонений, промедление в  устранении которых может привести к непоправимым последствиям и серьезным  экономическим потерям.

«Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев управления путем установления рациональных связей и обмена информацией  между ними. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 198 с.»

Координационные усилия зависят  от стиля руководства: авторитарный - координация на основе Устава и  законов, иерархии; либеральный - неформальные методы и т. д.

Г. Минцберг выделил пять основных координационных механизмов:

прямой контроль (ответственность  за работу других людей возлагается  на одного человека, который формулирует  задания для подчиненных, определяет способ выполнения заданий и следит за действиями исполнителей);

стандартизация трудовых процессов (задается точное описание содержания труда, инструментами стандартизации труда являются должностные инструкции и общие руководства по поведению (разнообразные правила и директивы), исполнителю надо лишь точно следовать  выданной инструкции;

стандартизация знаний и  навыков (в процессе труда могут  участвовать лица с точно определенным уровнем подготовки;

стандартизация выпуска (исполнителю заранее определяются результаты труда, а способ их достижения оставляют на его усмотрение;

взаимные согласования (координация  осуществляется самими работниками  в процессе неформальных коммуникаций в условиях неопределенности внешней  среды, плохо поддающейся стандартизации (исследовательские лаборатории, отделы связей с общественностью, редакции ежедневных газет);

Дж. К. Лафта предложил свое видение природы координационной деятельности. Основные подходы к координации:

неформальная непрограммируемая  координация, строится на взаимопонимании, общих установках, заинтересованности и психологических стереотипах;

программируемая безличная  координация, осуществляемая в сложных  организационных структурах, строится на стандартных обезличенных методах  и правилах работы, которые закладываются  в планы, программы, проекты для  часто повторяющихся проблем  координации;

программируемая индивидуальная координация, осуществляемая для того, чтобы исполнитель не интерпретировал  задачи и направления своей работы самостоятельно;

программируемая групповая  координация, осуществляемая в форме  коллективного обсуждения на совещаниях, что позволяет учесть личные предпочтения, групповые и общеорганизационные  интересы и мнения.

Проблема выбора механизма  координации, являющегося наиболее адекватным для организации и её среды, представлена на рис. 1.1.

4

Рис. 1.1. Формирование стратегии  координации.

Выбор эффективной стратегии  координационной деятельности формирует, в свою очередь, организационную  функцию управления

4

Рис. 1.2. Проблемы выбора стратегии  координации

Объектом функции координирования  являются как управляемая, так и  управляющая подсистемы. Координация  деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих звеньев, участников процесса управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию.

Функция координации необходима для отслеживания соответствия цикличного режима функционирования, качества товаров  и услуг, выполняемых операций и  процедур предписанным нормативам. Координация  нацелена на обеспечение бесперебойности  и непрерывности выполняемых  функций управления.

Благодаря функции координации  обеспечивается динамизм системы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется маневрирование управленческими ресурсами  внутри организации и на рынке.

1.4 Характеристика  понятий самоорганизация и самоуправление

Прежде чем приступить к изучению этой темы, важно знать, что понятия самоорганизация  и самоуправление существенно различаются  между собой.

«Самомуправление - это управление в полном объеме, но развернутое не вовне, а на субъекта управления - менеджера. Это многоуровневый процесс самодеятельности, преодоления и возвышения себя, способ организации жизни. Исходя из уникальности индивидуальной жизни, самоуправление своей первоочередной проблемой имеет развитие, преобразование личности менеджера. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 410 с.»