Внутренняя среда организации. 30

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..

1. Понятие социальной организации……………………………..
2. Внутренняя среда организации и ее переменные…………….

2.1 Разделение  труда…………………………………………….

2.2 Технология…………………………………………………...

2.3 Цели и задачи ....……………………………………………..

2.4 Дифференциация  и интеграция……………………………..

2.5 Ресурсы……………………………………………………….

2.6 Структура……………………………………………………..

2.7 Отношения  участников………………………………………

2.8 Взаимосвязь переменных  внутренней среды……………...

3. Анализ  внутренней среды организации……………………...

3.1 Анализ  использования трудовых ресурсов…………………

3.2 Анализ производства и реализации продукции…………….

3.3Анализ  маркетинговой деятельности………………………...

3.4Анализ  финансовых результатов……………………………..

3.5 SWOT- анализ…………………………………………………

3.6 Анализ  внутренней среды организации на примере

магазина «Галант»………………………………………………………… 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………….. 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Важнейшим понятием в менеджменте является понятие организации. Любая организация  находится и функционирует в среде, и каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.

      В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

    В структуре среды организации  различают факторы внутренней и  внешней среды. Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно - сбытовой деятельности фирмы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать.

    Внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

    В курсовой работе рассмотрены понятие  организации и ее черты,  понятие внутренней среды организации и составляющие ее переменные, выявлена их взаимосвязь. А также представлен анализ внутренней среды организации.

    Тема  курсовой работы актуальна, т.к умение выделить и проанализировать элементы организации и является залогом ее успеха. 
 
 
 

1.Понятие социальной организации

История общества неразрывно связана с организациями. Они как социальный феномен (от общины до современных виртуальных корпораций) сопровождают человечество на протяжении тысячелетий, являются привычными и  понятными, поскольку, в отличии от рынка, создаются и функционируют по строгим законам.

Организация – устойчивая группа лиц, взаимодействующих  в определенных границах с помощью  материальных, экономических, правовых и иных условиях ради достижения своей  цели и решения возникающих проблем.

Основные  элементы организации – люди, обладающие индивидуальными целями и интересами, играющие определенные социальные роли, объединенные властными отношениями, системами коммуникаций и координации, а главный ее признак – наличие цели, которой подчинены все участники, структура и основные процессы

Организация устанавливает систему правил и  норм поведения участников, не зависящих от их межличностных отношений, что делает его устойчивым и обеспечивает само существование организации.

Также признаками организации являются:

• Обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от окружения
• Целостность, системность и единство элементов, т.е их связь, полная совместимость и согласованность
• Саморегулирование, т.е самостоятельное решение вопросов внутренней жизни и выполнение внешних команд
• Наличие информационных связей
• Организационная культура, представляющая собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, символов, определяющих отношения в коллективе

Отсутствие  проявлений того или иного системного признака приводит к сбоям в функционировании организации.

Существуют  также принципы социальной организации, характеризующие те требования, которым  она должна удовлетворять:

• Устойчивость, т.е способность организации функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, возвращаться в прежнее либо переходить в качественно более высокое состояние равновесия и сохранять вблизи него свое качество и структуру
• Сложность, обусловленная масштабом, количеством и автономностью элементов, разнообразием их функций и свойств, связей между ними, разнообразием продуктов и географической разбросанностью подразделений
• Гибкость, обеспечивающаяся изменчивостью организационных структур, возможностью перестройки технологий, высоким уровнем квалификации работников и т.д
• Целесообразность в отношении структуры, функций, затрат ресурсов

Любая организация развивается на основе взаимодействия с внешней средой, и ее основные компоненты невозможно рассматривать вне среды.

Внешняя среда конкретной организации представляет совокупность находящихся за ее пределами  факторов, оказывающих заметное влияние  на выполнение ею своих функций, совокупность внешних воздействий на нее.  По сути внешняя среда определяет какой должна быть организация и имеет ли она право на существование, а также определяет пределы роста.

Понятие «внешняя среда» включает экономические и политические условия, потребителей, профсоюзы, законодательство, конкурирующие организации, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество. Но выгодно использовать новую технологию организация сможет, если будет стабильная экономическая конъюнктура. В противном случае капиталовложения могут не окупиться.

В целом  внешняя среда характеризуется сложностью, скоростью изменений и неопределенностью.

Важную  роль в развитии организации помимо внешней среды также играет внутренняя среда, являющаяся совокупностью внутренних элементов организации (объектов и  процессов). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Внутренняя  среда организации и ее переменные

Как уже  было сказано совокупность элементов, так называемых внутренних переменных, организации, придающих ей специфическое  лицо, образует ее внутреннюю среду.

Внутренние  переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто “данное”, что руководство должно преодолеть в своей работе.

Рассмотрим  внутренние переменные организации  подробнее.

2.1  Разделение труда

Разделение  труда – качественное разграничение  и обособление различных его  видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнять наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности, ведущей к усилению их зависимости друг от друга.

Горизонтальное  разделение труда является важнейшей чертой организаций. Если два человека участвуют в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать выполнение разных этапов процесса, т.е. специализироваться. Разделяя работу на многочисленные специализированные задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

Наиболее  известным примером горизонтального  разделения труда на предприятии  являются производство, маркетинг и  финансы. Это основные виды деятельности организации.

В организациях горизонтальное разделение обычно достигается  за счёт образования подразделений, выполняющие специфические работы и добивающихся специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами, службами, цехами.

Подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, сложные  организации состоят из нескольких, взаимосвязанных организаций подразделений, специально созданных для достижения конкретных целей, а также многочисленных неформальных групп, возникающих случайно. Подразделения, в свою очередь могут  состоять из более мелких подразделений.

Так как  работа в организации разделяется  на составные части, то для достижения успеха необходимо её координировать. Работу по координации должен выполнять  управляющий - руководитель. Следовательно, в организации существует две  формы разделения труда. Первая представляет собой разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, - это горизонтальное разделение труда. Вторая форма - вертикальное разделение труда, которое существует между руководителями и исполнителями. Оно образует основу – иерархию, т.е подчиненность одних звеньев организации другим . Деятельность по координированию работы других людей представляет собой сущность управления.

2.2 Технология

Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение. Большинство  людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями  и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология  может быть производственной, кадровой, управленческой и пр. Она должна быть надежной, соответствовать биологическим  и психологическим возможностям людей, другим технологиям, организационной  культуре. Результат применения технологии должен быть безопасным, достигаться  минимальными затратами и без  побочных эффектов.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную  эффективность, требует тщательного  изучения и классификации. Существует несколько классификаций технологий. В курсовой работе приведена наиболее распространенная из них – классификация Д. Вудворд.

В соответствии с ней технология бывает складывающейся, последовательной, связанной и групповой.

Складывающаяся технология предполагает, что все работы в рамках организации слабо связаны друг с другом, и завершенность им придает последняя операция. Например, участники процесса по отдельности изготавливают детали, которые объединяются в конечный продукт лишь на завершающем этапе (создание газеты).

Последовательная технология характеризуется тем, что работы по созданию продукции вытекают друг из друга и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. Так происходит, например, на конвейерной сборке.

Связанная технология означает, что операции взаимно обуславливают друг друга, но необязательно в однозначной последовательности. Так, например, происходит работа над документом, который руководителем может неоднократно передаваться разным подчиненным на доработку, пока не буде создан нужный вариант.

Групповая технология заключается в том, что работы независимо выполняются на одном стационарном объекте (например, строящийся дом ) последовательно и параллельно в зависимости от ситуации.

Нельзя  назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям.

2.3  Цели и задачи

Организация - это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство  разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

У организации  могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных  типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений : по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации  имеют много целей. Для того чтобы  получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой  продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации также имеют разнообразные  цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения  может быть уменьшение кредитных  потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели  подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Главное предназначение организации, смысл  ее существования, отличие от других, имидж, философию, ценности, культуру отражает миссия. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.

Миссия  является основой для принятия основных плановых решений, помогает менеджерам среднего звена сформулировать свои цели и задачи и увязывает действия с развитием компании в целом, объединяет и сплачивает членов организации.

С учетом миссии формулируются генеральная и конкретная цели, общие и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации в принципе совпадает с миссией. Генеральная цель коммерческой организации – получение прибыли, поэтому с миссией совпадать не может.

Общие цели отражают важнейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели. Специфические разрабатываются в каждом подразделении и определяют направления его деятельности в свете реализации общих  целей.

Еще одним  направлением разделения труда в  организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два важных момента в работе - это частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего уровня к высшему.

4. Дифференциация и интеграция

Дифференциация означает такое распределение работ между отдельными субъектами, при котором каждая из них получает завершение в конкретном самостоятельном результате, не являющемся, однако, с точки зрения решения задач организации, законченным целым.

Дифференциация  бывает горизонтальной ,вертикальной и пространственной.

Горизонтальная  дифференциация отражает степень разделения труда при реализации тех или иных организационных функций. Она может быть осуществлена по ним как таковым, числу работников, виду производимого продукта, типу клиентов, территории, целям технологии.

Вертикальная дифференциация говорит о степени организационной иерархичности. Она характеризуется количеством уровней управления.

Пространственная дифференциация отражает территориальное размещение частей организации. Ее мерами являются  количество географических точек, где они находятся, среднее расстояние между ними, численность работников в каждой. При любом увеличении пространственной дифференциации растет функциональная автономия субъектов.

Интеграция, предполагающая сотрудничество исполнителей, обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных трудовых процессов.

Интеграция  характеризует степень взаимосвязанности  отдельных элементов организации. Для различных подразделений  она неодинакова и зависит  от вида деятельности. Основой интеграции могут быть власть, материально –  вещественные, информационные и финансовые потоки, культурные нормы, неформальные отношения.

5. Ресурсы

Ресурсы ( материальные, интеллектуальные, трудовые и т.п)  определенным образом структурированные и организованные, совокупность которых в единстве с условиями реализации стратегии образует стратегический потенциал фирмы и обеспечивает приобретение ею конкурентных преимуществ.

Способность ресурсов организации выполнять  производственные, сбытовые, научные, управленческие и иные функции характеризует  ее внутренний потенциал. Потенциал  существенно зависит от условий  деятельности компании (например, долги  его снижают)

Успешную  реализацию потенциала обеспечивают:

• Постоянный анализ положения фирмы, выявление нужд и запросов потенциальных потребителей;
• Принятие грамотных решений, учитывающих интересы окружения;
• Гибкость технологий;
• Своевременное обновление продукции и повышение ее конкурентоспособности;
• Увеличение доли рынка;
• Оправданное инвестирование в границах разумного риска.
6. Структура

Структура – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющая горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Структура организации имеет несколько аспектов.

Основу  технической структуры составляют материальные объекты и процессы (помещения, оборудование, условия труда).

Производственная  структура – совокупность связанных между собой технологическими бизнес- процессами центров, потребляющих и распределяющих поток материальных и информационных объектов.

Социальная структура образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения и т.д.

Социотехническая структура – это упорядоченная совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она характеризуется разделением труда, специализацией и интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Управленческая структура – совокупность взаимосвязанных административных подразделений. Она может быть охарактеризована сложностью, степенью формализации и централизации.

Информационная структура – совокупность субъектов, участвующих в информационном обмене, и информационных потоков.

Нормативно  – правовая структура – совокупность правовых норм, безличных требований, должностных позиций, стандартов, рассчитанных на абстрактного исполнителя, необходимых для осуществления функций организации. Является формальной.

Поведенческая структура – система отношений между людьми, которые представляют важнейший элемент внутренней среды организации.

7. Отношения участников

Люди  являются основой любой организации. Без них ее не существует. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

В силу такого положения люди являются важнейшим  элементом внутренней среды организации.

Отношения участников организации по содержанию могут быть либо деловыми (устанавливаются  между должностями в соответствии с разделением труда), либо эмоциональными, основанными на симпатиях или  антипатиях. По форме – отношениями  силы или, наоборот, партнерства.

Равновесие  сил субъектов (отдельных лиц, подразделений  и неформальных групп) неустойчиво, постоянно нарушается из-за их стремления добиться превосходства и укрепить свои позиции.

Партнерские отношения, базирующиеся на осознании  субъектами зависимости друг от друга, более стабильны. Организации, где  они господствуют, напоминают рынок, в то время, как предыдущие – гладиаторскую арену.

2.8 Взаимосвязь переменных  внутренней среды

Выше  были рассмотрены основные внутренние переменные организации. Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

На рисунке 1 представлена схема, отражающая взаимосвязь  важнейших переменных внутренней среды. 

Рис.1

Организация - открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). 
 
 

3. Анализ  внутренней среды  организации

Чтобы определить стратегию поведения  организации и привести эту стратегию  в жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление как  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития. При этом внутренняя среда изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении.

Внутренняя  среда организации оказывает  постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренняя  среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор  ключевых процессов и элементов  организации, состояние которых  в совокупности определяет тот потенциал  и те возможности, которыми располагает  организация.