Выплаты компенсаций работникам за использование личного автомобиля

2

Содержание.

Введение………………………………………………………………………3

1.      Нормы расхода горюче-смазочных материалов…………………....4

2.      Учет приобретения и списания горюче-смазочных материалов...8

2.1.           Приобретение горюче-смазочных  материалов…………………8

2.2.           Списание горюче-смазочных материалов………………………12

3.      Особенности учета горюче-смазочных материалов...……………18

3.1.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при арендованном автотранспорте……..…………………………….18

3.2.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при безвозмездном пользовании автомобилем…………………….19

4.      Выплаты компенсаций работникам за использование личного автомобиля...…………………………………………………………….21

Заключение…….……………………………………………………………25

Библиографический список…….………………………………………...27

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

              Вопросы, связанные с организацией учета ГСМ, актуальны для большинства современных организаций, т.к. на балансе практически любого предприятия имеется автотранспорт, а заправляются машины именно ГСМ.

В идеальном варианте учет ГСМ организован по следующей схеме: водители получают в кассе организации денежные средства в подотчет, на эти деньги приобретают на АЗС бензин, который в последствии списываются на затраты. Но такой способ заправки не всегда выгоден. Зачастую организация переводит денежные средства в безналичном порядке через банк на счета предприятий, реализующих ГСМ, а процесс заправки организован с использованием талонов, пластиковых карточек или ведомостей. В этом случае возникает большое количество нарушений. Эти нарушения связаны с несоответствием друг друга ряда нормативных документов. Основные правила отношений организаций в процессе хозяйственной деятельности определены Гражданским Кодексом РФ, правила налогообложения – Налоговым кодексом, правила бухгалтерского учета – законом «О бухгалтерском учете» и Положениям по бухгалтерскому учету. Эти документы введены в действие после 1995 г. особенности организации учета ГСМ определены в Письме Минфина СССР от 29.03.1984 г. № 54 «Инструкция по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах». После 1984 г. произошли значительные изменения в организации учета, но основные правила, заложенные в данном  документе, применяются до сих пор, противореча современному законодательству.

1.      НОРМЫ РАСХОДА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

   К горюче-смазочным материалам относятся:

-         топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ)

-         смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки)

-         специальные жидкости (тормозные и охлаждающие)

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться гл. 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.05 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше п. 1 ст. 252 НК РФ.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, тех обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организации или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами организации.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Они утверждены приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблению со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать нормы расходы топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.03 (руководящий документ № РЗ112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 01.07.03). В документе  приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расходы топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, и соответствует определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расходы топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (тех осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта) в состав норм не включаются и устанавливаются отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных  материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок - соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива. Здесь тоже есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно ст. 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правого акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ. Учитывая все эти обстоятельства, можно сказать, что, несмотря на название «Руководящий документ», а также на то, что он согласован с МНС России, базовые нормы расходы топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, согласованные с их ведомством, достаточно высока. Ведь если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения. И хотя они разрабатывались не для налогового учета, могут быть использованы в суде и, как представляется, будут служить убедительным аргументом для судей.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм для списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

2.      УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И СПИСАНИЯ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

2.1.           Приобретение горюче-смазочных материалов

Приобретение ГСМ еще не свидетельствует о фактическом их расходе на автомобиль, используемых в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на с/с. В  путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точных маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 ФЗ от 21.11.96 № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 утверждены формы первичной документации для учета работы автотранспорта, указанные в таблице 1:

Таблица 1 – Формы первичной документации

Продолжение таблицы 1

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, на начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер производственных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий талон.

В путевом  листе, который остается в организации – владельцев автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то путевой лист вписываются номера товарно0транспортных накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма №3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организации.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.

В путевом листе обязательно должны быть предоставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Бухгалтера, учитывающего ГСМ, особенно должна интересовать правая лицевая часть путевого листа. Рассмотрим ее на примере путевого листа легкового автомобиля (форма №  3).

Показания спидометра на начало дня работы (графа рядом с подписью разрешающего выезд) должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне.

Заполнение раздела «движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с той нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме. Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100. Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало счеты следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены. На оборотной стороне листа указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.) Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчета заработной платы водителей.

2.2.           Списание горюче-смазочных материалов

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счету 10 «Материалы» субсчету 3 «Топливо». Это предусмотрено планом счетов (утв. Приказом Минфина России от 31.10.00 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

-              «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;

-         «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло»);

-         «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

-         счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;

-         счет 10 субсчет «Топливо», субсчет  «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально-ответственным лицам – водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ  в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».

Применение конкретного учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26. 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)

-         в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

-         по себестоимости единицы запасов;

-         по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО)

-         по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)

-         по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

Таково требование п. 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.02 №114н.

Рассмотрим бухгалтерский учет ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример:

Водитель легкового автомобиля А. А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов.

Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которых разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.

1,2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7, 10 и 11 литров бензина.

Организация применяет при списании материалов метод средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя, указанные в таблице 2:

Таблица 2 – Карточка водителя

      10,95 = (1л*10 руб. + 20л*11 руб.)/21л

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

1 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А. А.»

-70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 1 апреля;

2 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А. А.»

-100 руб. – списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 2 апреля;

3 апреля:

Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А. А.» кредит 71 субсчет «Сидоров»

-220 руб. – оприходовано 11 литров бензина на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А. А.»

-120,48 руб. – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 3 апреля.

3.      ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

3.1.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при арендованном автотранспорте

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическими или физическими лицами.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно аренная плата) и оплата компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.