Взаимоотношения секретаря с коллегами

 

Государственное бюджетное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

«Осинский профессионально педагогический колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

Тема. Взаимоотношения секретаря с коллегами

 

 

 

	Выполнила Онорина Ирина  Сергеевна, студентка группы ДОУ-12 специальность «Документационное  обеспечение, архивоведение» ______________                    __________ (подпись)  (дата) Проверила Куликова Валентина Епифановна   _____________   _____________       __________ (оценка)                                (подпись)                                           (дата)

 

 

 

 

 

2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………….………….…..…...  3
2. Основная часть. Взаимоотношения секретаря с коллегами ……..….….…..  4
1. Культура делового общения секретаря …………….….……………….  4
2. Правила деловых отношений с коллегами ………………….….….…..  5
3. Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в коллективе ..  9
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………….. ………..……. 14
4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………............... 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

 

Секретарь, помощник руководителя, - лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслирует корпоративную культуру компании.

Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь  должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некая доля артистизма – все это обеспечивает успешную работу секретаря.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная  и множество других функций.

Целью выбора мною данной темы «Взаимоотношения секретаря с коллегами » послужило желание глубоко изучить вопрос, чтобы в дальнейшем,  именно в работе секретаря я буду знать, как правильно вести диалоги и выстраивать отношения в коллективе.

В данной работе рассматриваю культуру и правила поведения  в коллективе,

взаимоотношения секретаря  с коллегами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Взаимоотношения секретаря с коллегами
1. Культура делового общения секретаря

 

Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми.

Залогом успешного разговора  являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в решении. Секретарь должен оценить  психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность  высказаться. Чем подробнее и  обстоятельнее будет изложен  вопрос, тем больше возможность найти  правильное решение.

Одна из основных задач  секретаря – умение быть посредником  между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых  отношений руководителя с другими  сотрудниками. Зная режим работы и  характер руководителя, секретарь может  оказать помощь сотрудникам в  организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу  и так далее.

В практике секретаря не редкий случай, когда секретарю приходиться  сглаживать конфликты, возникающие  между руководителем и сотрудниками. Здесь много зависит от гибкости и поведения секретаря в сложных  ситуациях, умение владеть своими эмоциями.

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнения. При этом не допустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями  структурных подразделений своего предприятия, а также вышестоящих и подведомственных организаций.

 

 

 

2. .   Правила деловых отношений с коллегами

        Секретарю необходимо знать следующие правила деловых отношений:

• искренне интересоваться другими людьми;

• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;

• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;

• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;

• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность

• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.

Психологи выделяют несколько  психологических типов поведения  людей. Рассмотрим некоторые из них.

Рассказчик. Ему непременно нужно сообщить Вам все мельчайшие подробности того, что произошло с ним накануне. Можно просто усесться поудобнее и насладиться повествованием «рассказчика». Проявляйте сочувствие, поддержку, не осуждайте его, однако не теряйте бдительности. Ведь в беседе с другими «рассказчик» может изложить какие-то личные или служебные подробности из Вашей жизни.

Ударник. Работает «как проклятый». Отнеситесь к этому сочувственно и выразите восхищение их преданностью делу. Только не пытайтесь доискаться причин такого одностороннего взгляда на жизнь, ибо для тех, кто страшится общения с людьми и свободного времени, труд представляет собой скрытую форму защиты.

Любитель решать все с ходу. Человек этой категории, в противоположность «ломаке», должен непременно принять решение к концу встречи. Если Вы намерены и дальше иметь с ним дело, а от окончательного решения сейчас хотели бы уклониться, сделайте какой-то конкретный шаг, например, скажите: «Я позвоню в понедельник». Чтобы закрыть вопрос так или иначе. Ваш партнер может вынудить Вас ответить «да» или «нет», просто чтобы покончить с данной темой. Пусть прозвучит и то, что Вы смотрите на дело иначе: «Давайте все-таки не будем ставить сейчас последнюю точку, отложим это еще на пару дней (недель)».

Разведчик. Это тот, кто, прикрываясь вниманием и заботой о Вас, выуживает какие-то сведения, а сам ничего взамен не сообщает, а если и выдает какую-то информацию, она часто оказывается ложной или к делу не относящейся. Факты и мнения, которыми Вы делились, «разведчик» способен использовать против Вас как в Вашей организации, так и в конкурирующей. Остерегайтесь каждого, кто задает слишком много вопросов. В этом случае целесообразно просто сменить тему разговора.

Наставник. В противоположность «разведчику», «наставник» действительно заботится об успехах ближнего, часто даже в ущерб себе. Если Вам удастся распознать и приветить подобного человека в какой-либо деловой ситуации. Вы можете извлечь большую пользу для себя, потому что «наставник» сведет Вас с другими людьми, которые также сумеют помочь Вам в данной ситуации. Как же опознать «наставника»? Первый признак – слова «а вот я Вас научу» или «я Вам подскажу», или то, что человек использует ради Вас свои связи, приговаривая что-то вроде: «Давайте-ка я Вас отведу к такому-то».

Ломака. Таким людям, прежде чем принять какое-либо решение, нужно, чтобы их долго обхаживали. При первой встрече ни в коем случае не требуйте от них ответа «да» или «нет» на конкретное предложение. С такими людьми лучше встретиться несколько раз, чтобы между встречами проходило некоторое время, нежели пытаться вытянуть ответ сразу.

Хвастун. Вам придется терпеливо выслушивать рассказы обо всех победах и достижениях «хвастуна» на личном фронте и профессиональном поприще. Лучше всего дать «хвастуну» нахвастаться вволю. А когда он иссякнет, перейдите к делу, которым предстоит заниматься. Чтобы поднять заниженную самооценку «хвастуна», расточайте ему похвалы на протяжении всей встречи, но не слишком нарочито.

Везунчик. Это человек, который уже достиг чего-то такого, чего пока не удалось другому участнику (или участнице) встречи и теперь испытывает потребность всем поведать эту историю, не спрашивая, хотят ли они это слушать или нет. Люди, пересказывающие историю своего взлета, хотят во что бы то ни стало поделиться и научить других, поэтом) Вы должны спокойно слушать и. возможно, даже почерпнуть что-то полезное для себя.

Нытик. Независимо от того, как идут его дела, он всегда живет своими и чужими неприятностями. Если, общаясь с подобным субъектом, Вы будете выглядеть излишне бодрым и довольным, то это может привести его в настоящую ярость. Поэтому терпеливо слушайте и соглашайтесь, что в жизни порой приходится бороться. При этом вовсе не обязательно выглядеть столь же побитым и загнанным, как «нытик».

Доморощенный  психолог. Этому надо непрерывно анализировать все, что Вы ни скажете или ни сделаете. Не подумайте, что это касается только Вас. Тем не менее, такому человеку нужно подтверждение его домыслов. Поэтому подыграйте «доморощенному психологу», сказав что-нибудь в таком духе: «До чего Вы проницательны!» или «Как тонко Вы смотрите на вещи! Да. Из Вас бы вышел настоящий психолог!»

Манипулятор. Внимательно следите за этим человеком. Ему надо во что бы то ни стало владеть ситуацией. Он способен навязать свою волю во всем, пытается манипулировать любой фразой, любой ситуацией. Сохраняйте спокойный и приветливый тон. Ведь Вы проникли в его немудреную тактику.

Знание основных причин манипулирования  и понимание стратегической линии  поведения «манипуляторов» позволяет  не только распознавать их, но и предвидеть поступки, а следовательно, избежать участи их жертв.

 

 

 

2.3.  Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в коллективе

 

Доброжелательная атмосфера  в коллективе - залог успешной работы всей фирмы. Она привлекает клиентов и партнеров, создает обстановку, благоприятствующую работе персонала. Важнейшая роль в создании благожелательной, комфортной атмосферы в фирме  принадлежит секретарю. Секретарь  ежедневно общается с руководством и сотрудниками фирмы, встречает  и провожает посетителей. Естественно, что настроение и поведение секретаря  отражается и на настроении всех, с  кем ему приходится общаться. Всем вам безусловно приходилось обращаться в различные учреждения и фирмы, начиная от жилищно-коммунальных служб, и кончая коммерческими фирмами (транспортными и туристическими агентствами и др.). Наверняка неоднократно вместо благожелательного и внятного ответа по существу вы получали маловразумительное и довольно грубое: "не отвлекайте меня, я занята", "это не ко мне, и кто занимается этим, я не знаю" и т.п. Согласитесь, что вы чувствуете себя не совсем приятно. Вы остаетесь один на один со своей проблемой, без какого-то ни было разъяснения. Очень часто при этом соответствующий сотрудник даже говорит довольно много, но не о том, что вас интересует, вроде "до чего же бестолковые люди" и др. За время истраченное на вашу характеристику вполне можно было бы дать вразумительный ответ по существу (к кому вам следует обратиться, как надо подготовить документы, когда лучше подойти). Конечно, такое отношение к посетителям чаще встречается в муниципальных службах, которые в клиентах не заинтересованы. Однако и в коммерческих фирмах вас не всегда встречают приветливо. Даже при привлекательных ценах и высоком качестве предоставляемых услуг посетитель может предпочесть другую фирму, где его более радушно встретят.

В журнале "Секретарское дело" освещались проблемы работы секретаря  с посетителями фирмы. В этой статье мы хотели бы подробнее остановиться на том, каким образом секретарь  может повлиять на внутреннюю атмосферу  в коллективе, от которой зависит  работоспособность персонала. При  этом особое внимание мы уделим скорее не деловым аспектам работы секретаря, с которыми журнал уже неоднократно знакомил читателей, а поведенческим  аспектам. Наши рекомендации основаны на разработках современных европейских психологов, специализирующихся в сфере управления персоналом.

Современные специалисты-психологи  исходят из того, что работа, чтобы  быть успешной, должна приносить радость. Необходимо соединить работу и удовольствие, почувствовать и найти те моменты, которые интересны и привлекательны, научиться с юмором относиться к рутинной, неприятной работе. Многие руководители под созданием рабочей команды понимают образование мощной, слаженно функционирующей организации, в которой много мускулов, но сердце отсутствует. Это отсутствие человечности в бизнесе подрывает моральных дух работников, мешает получать удовольствие и радость от работы. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать "сердце" и "душу" всей организации. Не забывайте, что мы проводим на работе больше времени, чем в своих семьях. Если мы не сможем создать атмосферу живой человеческой связи между сотрудниками на работе, то значительная часть нашей жизни будет потрачена напрасно. Напротив, если человек чувствует себя на работе комфортно, если его ждут внимательный, доброжелательный начальник и коллеги, то он с радостью торопится начать новую рабочую неделю. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но "угрюмой" обстановке.

Атрибутами благоприятной  атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не "формальные" и "дежурные") улыбки, шутки и даже смех. Естественно, что тон в фирме задается ее руководителем. Однако не все российские руководители осознают важность психологических  аспектов работы коллектива и считают  смех и шутки делом, не допустимым на работе.

Основные принципы, которыми следует руководствоваться  секретарю:

1. Вкладывать душу в работу.
2. Знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направление деятельности, особенности характеров.
3. Использовать собственный пример поведения.

Начать менять атмосферу  в коллективе можно с небольших  нововведений. Это могут быть поздравления, поощрения, и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными идет в первую очередь через секретаря, то именно секретарь может сделать очень многое для придания этому общению характера дружеского взаимодействия и поддержки.

Секретарь, приглашая сотрудника к руководителю, обращает его внимание на тему беседы. В том случае, если обсуждение конкретной проблемы с определенным сотрудником намечено заранее, секретарь  может предупредить сотрудника, дав  ему время на подготовку. Естественно  секретарь может и не знать  о теме планируемого разговора. Неэтично спрашивать у руководителя о вопросе  разговора. Вполне возможно, что руководитель предпочтет в каком-то случае сохранить  конфиденциальность беседы. Но чаще всего  вызов сотрудника к руководству  связан с непосредственной работой  и затрагивает вопросы производственной деятельности. Руководитель может просто забыть сказать секретарю о возникшем  вопросе. При такой ситуации вполне допустимо задать вопрос в такой  форме: "Какие документы необходимо подготовить к беседе мне и  сотруднику?". Зная о чем пойдет речь, сотрудник сосредоточится на рассматриваемом вопросе и не будет переживать сам факт неожиданного вызова "на ковер" к начальству. Соответственно, что и руководитель получит более полную информацию и возникший вопрос будет решен быстрее и качественнее. Это отразится и на настроении самого руководителя и сотрудника.

Встречая сотрудников  в приемной, как бы вы не были заняты, уделите им внимание. Улыбнитесь, отметьте новый наряд у женщин-коллег, элегантный галстук у мужчин. Помните, чтобы  создать радостное настроение у  собеседника, надо самому получать радость  от работы и от общения с коллегами. Взаимоотношения с другими людьми часто бывают гораздо глубже, чем  кажутся.

Казалось бы, какую радость может приносить повседневная рутинная работа: разбор и рассылка почты, подготовка документов, доклады руководству, прием посетителей и т.п. Однако, как говорят психологи, настроение во многом зависит от самого человека. Осознайте важность вашей "рутинной" работы. Работа секретаря – важнейший винтик всего механизма работы фирмы. Без него рушатся все взаимосвязи, возникают сумятица и кавардак. Документы теряются, а посетители и сотрудники "врываются" к руководителю в неурочное время. Важные встречи и сделки срываются. Руководитель "взрывается" и работа останавливается.

Создавайте себе и окружающим радостное настроение и комфортную обстановку:  Оборудуйте удобное и красивое рабочее место, приобретайте друзей среди ваших коллег, сделайте так, чтобы на работе вас ждали, а от общения с вами получали удовольствие. Не позволяйте себе переносить свои неприятности и заботы на плечи коллег. Это не значит, что нельзя поделиться проблемами с друзьями, но постоянно жаловаться на невзгоды не стоит. Вы можете стать предметом нежелательных обсуждений и даже сплетен. Кроме того, постоянное внутренне недовольство жизнью может превратиться в серьезную психологическую проблему. Эмоции и чувства играют важную роль в жизни каждого человека, мы же зачастую игнорируем их. Помните, что эмоциями и чувствами можно и нужно управлять.

Вопросам работы с подсознанием посвящено много исследований. Наиболее интересными, на наш взгляд, являются книги Владимира Леви ("Искусство  быть собой" и др.). Автор учит анализировать  свои ощущения и достигать поставленных целей с помощью овладения  своим подсознанием. Уже говоря себе: "Мне не хочется на работу", "опять накопилась груда бумаг", "ну вот, этот Иванов (Петров, Сидоров) своими вопросами отвлекает меня от срочной работы" и др., мы задаем себе негативную программу. Как следствие  – плохое настроение и раздраженное отношение к работе и коллегам. Попробуйте со следующего дня сказать  себе: "Мне хочется на работу, так  как … (найдите в своей работе, в коллегах, что-то, что вас привлекает)". Когда вас отвлек от работы нежелательный посетитель, не раздражайтесь сразу. Улыбнитесь ему, сделайте комплимент и продолжайте работать. Улыбайтесь коллегам и они улыбнуться вам. Помогайте им решить их проблемы, и они придут к вам на помощь в сложных ситуациях. Таким образом, вы сохраните хорошее настроение и себе и коллегам.

 

 

 

 

 

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной работе я показала  большую роль секретаря в создании благоприятной атмосферы на работе. Творческое отношение в работе, безусловно, принесет радость и лично секретарю, и коллегам, и будет оценено по достоинству.

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии  актера. Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского  дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом  проб и ошибок, с приобретением  необходимых наработок, постоянно  повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать  тонкости своего дела. Это позволяет  ему свободно выходить из трудных  ситуаций, в частности, уметь хранить  конфиденциальные сведения и быть при  этом самым информированным и  общительным человеком.

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря  принято было называть "лицом  фирмы", то сегодня его уже можно  сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Еремина Наталия. – Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. Издательство: Сибирское университетское издательство. 2009 г.

2. Кузнецова Т. В. – Секретарское дело: М., Издательство: ЗАО Бизнес – школа Интел – Синтез. 1999 г.
3. Кузнецов И. Н. – Делопроизводство: Учебно-справочное пособие (5-е издание). Издательство: Дашков и К. 2009 г.
4. Петрова Ю. А. – Секретарское дело. Издательство: Омега-Л. 2007 г.