1С для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии

План

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика  предприятий сферы общественного  питания

 

Сфера общественного  питания сегодня одно из наиболее распространенных направлений предпринимательской деятельности и автоматизация этой сферы является актуальным вопросом для владельцев как крупных сетей ресторанов, так и небольших кафе.

В настоящее время  разработано множество программ, предназначенных для автоматизации  и ведения учета на предприятиях, но не все они соответствуют государственным и потребительским требованиям и стандартам. Поэтому руководителю ресторана или кафе необходимо четко осознавать, что он ожидает от автоматизированной информационной системы (АИС), какие трудозатраты будут им положены в основу освоения данной системы, какие денежные вложения необходимы будут для введения в эксплуатацию приобретаемой АИС. То есть на лицо один из основных вопросов успешного ведения бизнеса: «Цель оправдывает средства?».

Именно таким вопросом и задались руководители направления  общественного питания развлекательного комплекса «София», обратившись в фирму «Компьютерные Автоматизированные Системы» за помощью в решении остро вставшего перед ними вопроса автоматизации.

В ходе беседы с клиентом-руководителем  были обозначены основные «узкие» места  текущего учета на предприятии. Это - учет поступления и разделки продукции, доведение ее до стадии полуфабрикатов собственного производства, составление калькуляций и рецептур готовой продукции, контроль расходования сырья и материалов при изготовлении блюд и другое. Со слов директора РК «София» Галихановой Т.М.: «Основная проблема, возникающая в обычных, казалось бы, операциях, заключается в их трудоемкости и рутинном характере».

Кафе «Бирюлька» - успешное заведение общественного питания, удобно расположенное в центре города Костанай. Кафе названо в честь старинной русской настольной игры. Бирюлька - сбор игрушечных предметов. Смысл игры состоит в том, чтобы из кучки таких игрушек вытащить пальцами или специальным крючком одну игрушку за другой, не затронув и не рассыпав остальных.

За годы качественной работы, кафе приобрел множество постоянных клиентов, которые часто приходят вкусно позавтракать и сытно пообедать, а в свободное время отдохнуть  и расслабиться в уютной атмосфере  кафе.

Главной задачей для  руководства «Бирюлька» стало обеспечение быстрого и качественного обслуживания в сети кафе на базе самых современных технологий, имеющихся на рынке в данной отрасли.

Необходимость применения современных технологий автоматизации  была обусловлена стремлением руководства  улучшить качество обслуживания гостей за счет оперативности обработки заказов и введения системы скидок, а также повысить контроль за действиями барменов и официантов.

 

 

2. Автоматизации  бухгалтерского и налогового  учета на базе 1С

 

Проанализировав сложившуюся  ситуацию на предприятии РК «София» заказчика, специалистами «КомпАС» было предложено следующее решение: автоматизация предприятия с помощью программного продукта «1С-Рейтинг: Общепит». Данный продукт был разработан специально для предприятий сферы общественного питания различного масштаба: от ресторанов, баров, кафе до столовых и отдельных производственных цехов и т.д.

В процессе внедрения  специалисты компании «Компьютерные  Автоматизированные Системы» путем доработки исходного продукта автоматизировали работу не только управляющего персонала, но и работу обслуживающего персонала. В результате официанты и бармены автоматизированного заведения получили возможность также работать с программой, что упростило и усовершенствовало их работу, позволив вести учет всех поступающих заказов не на бумажных счетах, а в электронном виде.

Таким образом, внедрение  программного продукта «1С-Рейтинг: Общепит» представило возможность вести бухгалтерский учет, решать задачи складского учета, разделки товара, калькулирования себестоимости полуфабрикатов и блюд, учета реализации с автоматическим формированием всех бухгалтерских проводок и операций на новом, более производительном и качественном уровне, что положительно сказалось на прибыльности бизнеса, а также на качестве предоставляемых услуг.

Руководитель проекта  внедрения со стороны заказчика  директор Т.М. Галиханова отмечет: «Благодаря возможностям информационной системы ведется четкий контроль поступления и списания товаров и услуг, выписываются электронные счета клиентам, что полностью исключает недобросовестность персонала. Автоматизирован бухгалтерский учет.

Мы уверены, что использование  нового программного обеспечения обязательно отразится на скорости и уровне обслуживания наших клиентов и, соответственно, на эффективности работы комплекса «София» в целом».

В качестве партнера по автоматизации кафе «Бирюлька» была выбрана компания ТОО «Компьютерные Автоматизированные Системы» («КомпАС»), зарекомендовавшая себя как профессионал по внедрению и сопровождению программных продуктов на платформе «1С:Предприятие» в городе Костанай и за его пределами.

Проект был выполнен на базе программного продукта «1С-Рейтинг:Общепит», предназначенного для автоматизации  управленческого и регламентированного  учета на предприятиях общественного  питания, соответствующего требованиям казахстанского законодательства и нормам ведения бухгалтерского учета.

В ходе проекта по автоматизации  объекта выполнено: внедрение готовых программных продуктов «1С-Рейтинг:Общепит» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана», настройка системы под требования предприятия, установка электронного торгового оборудования, обучение персонала.

В настоящее время  система запущена и успешно функционирует  на предприятии. Автоматизированы следующие  процессы: рабочее место бухгалтера (поступление продуктов, составление калькуляций, складские перемещения, реализация продуктов и блюд, формирование отчетности), работа официантов и барменов (ввод и печать заказов, выписка гостевых счетов, организована система скидок).

Директор кафе «Бирюлька» И.В.Спицина:

«Приобретенная система  автоматизации «1С-Рейтинг:Общепит» успешно справляется с поставленными задачами: барменам и официантам легко вводить заказы посетителей, бухгалтерии удобно вести учет в специализированной программе, а руководитель имеет возможность оперативно получить данные о продажах, обороте – все это позволяет нашему кафе быть конкурентоспособным. Отметим, что мы всегда можем проконсультироваться у фирмы «КомпАС», специалисты компании оказывают нам необходимую техническую поддержку»

 

3. Характеристика программного решения для автоматизации предприятия

 

Программный продукт  «1С-Рейтинг: Общепит» предназначен для  автоматизации бухгалтерского, налогового и оперативного учета на предприятиях и в подразделениях общественного питания различного масштаба: ресторанах, барах, кафе, столовых, производственных цехах и т.д.

Конфигурация позволяет  использовать «прямую» и «обратную» схемы документооборота (выпуск-реализация или реализация-выпуск), связанного с производством и реализацией  продуктов питания. Автоматизировано оформление поступления выручки от розничной реализации продуктов питания в торговых точках с использованием различных способов оплаты (наличными, талонами, клубными картами и т.д.) и предоставлением скидок по дисконтным картам.

Основные возможности конфигурации:

  • Ведение списков рецептур:
    • Поддержка использования схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности.
    • Автоматическое формирование калькуляционных карточек и технологических карт на основании введенных рецептур.
  • Гибкие схемы списания продуктов, используемых на приготовление блюд согласно рецептурам приготовления:
    • Использование списков взаимозаменяемых продуктов (аналогов).
    • Инструменты для анализа наличия на складах необходимых ингредиентов и оформления операций перемещения продуктов на склад кухни.
    • Механизм списания специй с минимальной погрешностью вычислений.
  • Оформление производственных операций разделки/разукомплектации.
  • Учет калорийности и энергетической ценности продуктов.
  • Учет запасов в различных единицах измерения, гибкая настройка правил пересчета между единицами измерения.
  • Отражение в учете результатов розничной торговли и обмен с фронт-офисными системами:
    • Подключение торгового оборудования для обмена данными.
    • Обмен с конфигурацией «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе».

Конфигурация поставляется в защищенном с помощью программно-аппаратного  комплекса виде и содержит программные  модули, не доступные для изменения  пользователем.

4. Автоматизация  документооборота

Обычно документооборот, связанный с производством блюд на предприятиях общественного питания, может строиться по следующим основным схемам:

  • Сначала осуществляется выпуск блюд, а потом оформляется их реализация (прямая схема) – эту схему документооборота удобно использовать в том случае, когда все блюда готовятся заранее.
  • Выпуск блюд и списание ингредиентов регистрируются по результатам данных о реализации (обратная схема) – эта схема обычно используется, когда запланировать объем выпуска блюд невозможно и они готовятся по мере поступления заявок.

Конфигурация «1С-Рейтинг: Общепит» позволяет вести документооборот по обеим схемам. Для этого в конфигурации используются средства ввода документов на основании.

Реализацию документооборота, построенного по прямой схеме, рассмотрим на примере кафе. В этом случае на предприятии оформляются следующие операции:

  • Формирование плана-меню.
  • Формирование требования на получение сырья из кладовой.
  • Перемещение необходимых продуктов на склад кухни.
  • Списание продуктов питания в производство.
  • Поступление готовой продукции из производства.
  • Реализация готовой продукции потребителям.
  • Поступление денежных средств.

Для отражения производства блюд используется документ «Выпуск  продукции» (рисунок 1). На этапе планирования документ необходимо записывать без проведения. В нем заполняется список блюд, намеченных к приготовлению, их количество и рецептуры приготовления.

Рисунок 1. Документ «Выпуск  продукции»

 

Для управления режимом списания ингредиентов, в зависимости от наличия остатков продуктов на месте приготовления, заполняются два реквизита:

  • Использование аналогов – режим подстановки взаимозаменяемых продуктов (можно установить автоматическую замену в зависимости от наличия остатков сырья, управлять заменой вручную или отключить использование взаимозаменяемых продуктов).
  • Использование полуфабрикатов – режим приготовления вложенных блюд и полуфабрикатов (также можно использовать автоматическую установку полуфабрикатов к приготовлению, ручное управление приготовлением или брать полуфабрикаты со склада, и отключить их приготовление).

По заданному списку блюд, намеченных к приготовлению, автоматически формируется список необходимых ингредиентов (рисунок 2).

В списке ингредиентов выводится  количество ингредиентов по норме (согласно рецептурам) и по факту (фактическое  списание ингредиентов). Величину фактического списания можно скорректировать вручную или заполнить автоматически в соответствии с наличием продуктов на складе места приготовления.

Те строки, в которых  факт отличается от нормы, выделяются красным цветом. При необходимости, данные о недовложениях ингредиентов можно вывести в печатную форму.

Сведения о наличии  недостающих ингредиентов на складах  организации можно вывести в печатную форму «Ведомость наличия ингредиентов по организации» (рисунок 3).

Рисунок 2. Список ингредиентов

 

 

Рисунок 3. Ведомость наличия  ингредиентов по организации

Когда фактический расход ингредиентов настроен, можно вывести  данные о необходимых продуктах в печатную форму. Печатная форма «Заявка на склад» показывает, какие продукты нужно затребовать для приготовления указанного перечня блюд с учетом приготовления полуфабрикатов и замены продуктов аналогами (рисунок 4).

 

Рисунок 4. Форма «Заявка  на склад»

 

Для того, чтобы оформить перемещение необходимых продуктов на кухню, можно открыть обработку «Перемещение ингредиентов».

В этой обработке наглядно показываются данные о наличии остатков, доступных к перемещению на склад кухни. Перемещение продуктов можно настроить вручную или автоматически (по нехватке или по норме). По данным настройки порядка перемещения продуктов на склад кухни будут сформированы документы «Перемещение ТМЗ».

Для оформления списания ингредиентов и прихода готовой  продукции не требуется использование  отдельных документов. При проведении документа «Выпуск продукции» будет выполнено списание ингредиентов с учетом подстановки взаимозаменяемых продуктов и готовки полуфабрикатов, а также оприходование готовой продукции. Оприходование полуфабрикатов и вложенных блюд не осуществляется.

На основании документа  выпуска продукции можно заполнить  перемещение готовой продукции на склад реализации (рисунок 5).

Рисунок 5. Перемещение  готовой продукции на склад

 

Документы реализации могут  быть заполнены на основании документа  выпуска продукции. Для оформления оптовой реализации используется документ «Реализация ТМЗ и услуг», а для отражения розничной реализации – документ «Отчет о розничных продажах».

Документ «Отчет о  розничных продажах» фиксирует  в информационной базе:

  • отгрузку товаров;
  • получение оплаты от покупателей различными способами (наличными, по талонам, по клубным картам, по дисконтным картам и т.п.);
  • поступление выручки от реализации в кассу;
  • регистрация налогов НДС и Акциз.

Документ «Отчет о  розничных продажах» может быть заполнен по данным инвентаризации готовой продукции на складе.

Поступление денежных средств  оформляется типовыми средствами –  с помощью документов «Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер».

Документ «Приходный кассовый ордер» может быть заполнен на основании документа «Отчет о розничных продажах». Вид операции документа устанавливается в значение «Прочий приход денежных средств».

Схема документооборота «реализация – выпуск» (обратная схема) применяется при потоковом выпуске продукции, когда блюда готовятся по мере поступления заказов. Отражение производства блюд при этом оформляется в конце смены по результатам розничной торговли. Рассмотрим, каким образом можно с помощью конфигурации «1С-Рейтинг: Общепит» автоматизировать документооборот, построенный по этой схеме. Последовательность регистрации операций может быть следующей:

  • Ввод результатов розничной реализации блюд за смену.
  • Заполнение списка выпущенной продукции.
  • Составление списка затраченных на приготовление ингредиентов: 1.
    • Поступление и перемещение продуктов питания.
    • Списание израсходованных продуктов.
  • Отражение в системе оприходования и отгрузки готовой продукции.

Для отражения результатов  розничных продаж в бухгалтерском, налоговом и оперативном учете используется документ «Отчет о розничных продажах». Документ можно заполнить по данным фронт-офисных систем:

  • обмен данными с конфигурацией «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе»;
  • подключение и обмен данными с контрольно-кассовыми машинами, функционирующими в режиме Off-Line.

Поскольку документ «Отчет о розничных продажах» регистрирует отгрузку готовой продукции, на данном этапе выполнять проведение документа нельзя: продукция, отгрузка которой регистрируется, еще не оприходована.

На основании документа  «Отчет о розничных продажах»  может быть заполнен документ «Выпуск продукции». При этом, в него попадут только блюда, для которых заполнены рецептуры приготовления.

При работе с документом «Выпуск продукции» могут использоваться те же возможности, которые применяются  при ведении документооборота при  Планирование выпуска продукции.

По данным списка приготовленных блюд и их рецептур в документе  «Выпуск продукции» автоматически  формируется список ингредиентов, затраченных на приготовление.

Необходимо скорректировать  данные о списании затраченных ингредиентов: проанализировать учетное количество ингредиентов на складе кухни и в случае обнаружения нехватки выяснить, каким образом проблема нехватки продуктов была решена. При необходимости можно ввести данные о поступлении и перемещении продуктов на склад кухни.

Поскольку при работе по схеме «реализация – выпуск»  списание осуществляется задним числом, то точность такого списания сложно проконтролировать. В связи с этим необходимо чаще проводить инвентаризацию остатков в местах приготовления блюд.

При проведении документа «Выпуск продукции» будет выполнено списание израсходованных ингредиентов, а также оприходование готовой продукции.

После последовательного  восстановления операций, связанных  с реализацией готовой продукции, необходимо выполнить проведение документов. В первую очередь выполняется проведение документа «Выпуск продукции» – происходит списание сырья и оприходование готовой продукции. Затем можно провести документ «Отчет о розничных продажах» – будет списана проданная потребителям продукция.

5. Розничные продажи, подключение торгового оборудования, обмен с фронт-офисными системами

Реализация товаров  в розницу обычно характеризуется  высокой степенью оперативности и большим количеством операций, что накладывает специфические требования на используемое программное обеспечение. Системы, автоматизирующие процессы взаимодействия с клиентами (в том числе продаж товаров) относят к так называемым фронт-офисным системам. Программный продукт «1С-Рейтинг: Общепит» предназначен для автоматизации бэк-офиса. Конфигурация не включает средства для оперативной регистрации продаж, однако предусмотрены средства для отражения результатов розничной торговли.

Для отражения результатов  розничных продаж за смену в бухгалтерском, налоговом и оперативном учете используется документ «Отчет о розничных продажах», который фиксирует:

  • отгрузку товаров;
  • получение оплаты от покупателей различными способами (наличными, по талонам, по клубным картам, по дисконтным картам и т.п.);
  • поступление выручки от реализации в кассу;
  • регистрация налогов НДС и акциз.

Ввод данных о результатах  розничной продажи может быть автоматизирован различными способами:

  • По результатам проведения инвентаризации (рисунок 6)

 

Рисунок 6. Схема инвентаризации

 

На складе розничной  торговой точки (столовая, кафе, ресторан и т.д.) проводится инвентаризация остатков приготовленных блюд и товаров, результаты проведения инвентаризации оформляются в учетной системе документом «Инвентаризация ТМЗ на складе», на основании которого вводится и автоматически заполняется документ «Отчет о розничных продажах». При этом количество проданных товаров определяется как отрицательная разница между учетным количеством товара на складе и количеством, полученным по результатам инвентаризации.

Такой способ оформления розничных продаж характерен для  торговых точек, где по тем или  иным причинам нет возможности загрузки сведений о продажах из контрольно-кассовой машины (так называемые неавтоматизированные торговые точки).

  • По сведениям о количестве приготовленных блюд (рисунок 7)

 

Рисунок 7. Схема оформления розничных продаж

 

Если был оформлен документ «Выпуск продукции», то на его основании может быть введен и заполнен документ «Отчет о розничных продажах» с расчетом сумм по ценам реализации.

  • В результате обмена с контрольно-кассовыми машинами, функционирующими в режиме «Off-Line» (рисунок 8)

 

Рисунок 8. Схема обмена с ККМ

 

Подключение ККМ в  режиме «Off-Line» предполагает взаимодействие с ККМ как с автономной системой в режиме обмена данными. Механизм взаимодействия с ККМ, подключенной в режиме «Off-Line», предполагает следующий порядок работы:

    • Выгрузка из учетной системы списка товаров в ККМ.
    • Регистрация продаж на ККМ.
    • Загрузка отчета о продажах за смену из ККМ.

Поддерживается подключение следующих моделей ККМ:

    • Программно – аппаратный комплекс "Штрих-М: Кассир".
    • ККМ, оснащенные блоком энергонезависимой памяти «Штрих-М: MemoPlusLite».
    • Программно – аппаратный комплекс "АТОЛ: Рабочее место кассира".
    • «ООО Ока: ККМ Ладога-Ф.
    • «Версия-Т: Касби-04К (offline)».

Возможна разработка программного обеспечения для подключения  других моделей ККМ.

  • В результате обмена с фронт-офисными системами

В состав программного продукта «1С-Рейтинг: Общепит» включены механизмы  обмена данными со следующими конфигурациями:

    • «Управление торговлей для Казахстана».
    • «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе».

Обмен данными позволяет  автоматизировать оформление розничных  продаж в бухгалтерском, налоговом  и оперативном учете.

Возможна разработка программного обеспечения для обмена данными с другими фронт-офисными системами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

  1. Глушаков С.В., Асеев В.А. 1С: Предприятие 8.1 для бухгалтера. – М.: АСТ, 2009. – 352 с.
  2. Кузнецов В., Засорин С. 1С: Предприятие 8.1. Управление торговлей. Новейший самоучитель. – Спб.: БХВ-Петербург, 2009. – 384 с.
  3. Овчинников А.В. 1С: Предприятие 8.0. Управление торговлей. – М.: Палладин, 2006. – 200 с.
  4. Рязанцева Н., Рязанцев Д. 1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием. Секреты работы. – СПб.: БХВ-Петербург, 2006. – 694 с.
  5. Филатова В. 1С: Предприятие 8.2. Бухгалтерия предприятия. Управление торговлей. Управление персоналом. – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.
  6. Филимонова Е.В. 1С Предприятие 8.1. Бухгалтерский учет на компьютере. – М.: Рид Групп, 2011. – 352 с.



1С для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии