Анализ системы контроля на предприятии

     Содержание

Введение  ……………………………………………………………………..    3

1. Контроль  на предприятии……………………………………………….    5                                

1.1 Сущность  контроля…………………………………………………….....    5

1.2 Классификация  системы контроля……………………………………..   7

2. Анализ  системы контроля на предприятии…………………………….. 13

2.1 Общая  характеристика предприятия………………………………….. 13

2.2 Описание системы контроля на предприятии…………………………..  14

2.3 Анализ  системы контроля на предприятии…………………………... 16

Заключение  ………………………………………………………………….. 18

Список  используемой литературы………………………………………… 19 
 
 

     Введение

     В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто  занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или  ответственного лица.

     Как видно из вышесказанного, исторически  первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов. Следующим этапом стало  представление о контроле как  проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и  анализ отклонений, раскрытие их причин.

     Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что  без контроля невозможно управлять  любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места  и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

     Рассматривая  контрольную деятельность в управлении предприятия, А.Файоль разделял ее на шесть  основных групп:

• с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
• с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
• с точки зрения технической -  нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
• с точки зрения финансов - необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
• с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);
• с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

           Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными  функциями управления и реально  сам становится особой функцией.

     В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

     Целью данной работы является попытка оценить  систему контроля на предприятии  и выявление возможных путей  повышения ее эффективности. Объект исследования – предприятие ООО  «ФСУ-3».

     Работа  состоит из трех глав. В первой главе  рассмотрены общие понятия контроля на предприятии, виды и процессы.

     Во  второй и третий главе дан анализ структуры и контроля производственного  предприятия.

1. Контроль на предприятии

     1.1 Сущность контроля

     Успешность  управления в компании зависит от того, насколько результативно осуществляется руководством контроль за деятельностью организации и насколько адекватны возникшие в результате этого контроля изменения в текущих бизнес-процессах компании. Так зачем же нам необходим контроль на предприятии?

• Что бы вовремя реагировать на изменения во внешней вреде.
• Предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Во время фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят достижению целей организации
• Поддерживать уже достигнутый успех. Для быстрой адаптации организации к динамичным требованиям внешней среды и обеспечения наибольших темпов продвижения к основополагающим целям организации

     Стивен  Роббинс: контроль – это процесс отслеживания рабочей деятельности направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке, включая также корректировку любых выявленных при этом отклонений.

     Целями  организации системы контроля на предприятии являются:

     1) повышение управленческой эффективности и экономичности операций.

     2)проверка соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

     3) контроль сохранности имущества предприятия. 

     Для достижения этих целей необходимо решение следующих задач:

1. осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2. обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3. обеспечение сохранности имущества предприятия.

     Для достижения целей организации системы  внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач:

1. оценка качества и своевременности исполнения распоряжений руководителей подразделений, выполнение своих непосредственных обязанностей контролируемыми;
2. упреждение ошибок и просчетов в процессе служебной деятельности контролируемых организаций (подразделений, сотрудников), выявление условий и причин их порождающих, разработка предложений по их предотвращению и устранению.
3. выявление резервов и новых возможностей в организации служебной деятельности. Выявление узких мест, затрат времени, возможностей минимизации и оптимизации проводимых мероприятий.
4. выявление положительного опыта решения управленческих задач с учетом складывающейся обстановки, поиск неиспользованных резервов и возможностей их использования в целях распространения такого опыта, совершенствования деятельности организации (подразделений, сотрудников).
5. оказание в ходе контроля и по его результатам конкретной практической помощи контролируемым органам (подразделениям, сотрудникам) в совершенствовании их служебной деятельности и повышении ее эффективности;
6. оценка по итогам контроля результатов работы контролируемых органов (подразделений, сотрудников), соответствия занимаемым должностям определенных должностных лиц, разработка предложений по более эффективному использованию сотрудников проверяемого подразделения или отстранению их от занимаемой должности.

     В функцию контроля входят:

• сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы.
• сравнение их результатов с эталонными показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений;
• разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

     Как видно из целей, задач и функций  контроля, система контроля — это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.

     1.2 Классификация системы контроля

     Существует  огромное количество классификаций  контроля. Ниже рассмотрены основные формы и виды контроля.

     К основным формам контроля относят финансовый и административный.

1. Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях.
2. Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях управления организацией.

     Ниже  приведены основные виды контроля:

1. По периодичности контроль разделяют на стратегический, тактический и оперативный.

     Стратегический  контроль. Задачей такого контроля является оценка и регулирование  деятельности организации с позиций  выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложный, так как стратегия организации зависит от изменений в окружающей среде. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров, а следовательно, и само проведение контроля.

     Тактический контроль. Нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Периодичность совпадает с длиной периода, на который составлены планы тактического развития. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.

     Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных  проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для  производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов  организации.

     Оперативный контроль в свою очередь подразделяется на:

• Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы. Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: По отношению к человеческим ресурсам (Анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, отбор наиболее квалифицированных кадров. Контроль курса предварительного обучения уже в процессе работы.); материальным ресурсам (Выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок соответствия этому качеству. Обеспечение запасов материалов на должном уровне.); финансовым ресурсам (важнейшее средство контроля - бюджет. Обеспечение уверенности в средствах и установление предельного уровня затрат.)
• Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.
• Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании.

2. По функциональным подсистемам.

     В организации выделяются такие функциональные области, как производство, финансы  и учет, персонал, маркетинг. Здесь  указаны лишь основные из них, но в  соответствии с организационной  структурой их может быть намного  больше. И в каждой функциональной области существуют свои объекты контроля. В производстве например это качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, уровень использования оборудования и т.д. Каждое предприятие определяет свои объекты контроля для той или иной функциональной области.

     К основным системам контроля относят:

1. Бюджетный контроль

     Бюджетный контроль – составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.

     Бюджет  служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в  том, что когда организации потребуются  наличные средства, эти средства у  нее будут. Бюджеты устанавливают  также предельные значения затрат и  не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом  исчерпать свои наличные средства до конца.

2. Стандартная калькуляция себестоимости

     Это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности, в то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара.

     Система используется специально для идентификации  отличий в цене закупки материалов или в использовании материалов (это является превосходным способом быстрой идентификации неприемлемого  уровня потерь). Это также применяется  для контроля затрат на оплату рабочей  силы, где существуют некоторые определенные стандарты продолжительности рабочего времени и оплаты за работу

3. Контроль качества

     Чаще всего идет речь в основном о «Всеобщем контроле качества» (TQM – Total QualityManagement), нежели о непосредственном контроле качества продукта. Для контроля качества лучше всего убедиться, что для каждого процесса, независимо от того, идет ли речь о конкретном производственном процессе или о какой-то процедуре в офисе, качество на выходе должно соответствовать какому-либо предопределенному стандарту качества. Более того, некоторые организации обнаружили, что они должны обзавестись формальным признанным сертификатом качества — таким, как Британский Стандарт (BS) 5750 или его международным эквивалентом ISO 9000 для того, чтобы заказчики продолжали работать с ними.

     Каждое  возможное место для возникновения  дефекта качества и каждый потенциальный  тип дефекта должен быть предметом  внимания персонала по контролю за качеством. В некоторых ситуациях  верной оказывается поговорка, что  предупредить — лучше, чем бороться с последствиями. Хорошая система  контроля качества — эта та, которая  основана на тщательно проработанных  параметрах, планах и процедурах, так  что снижается риск производства некачественной продукции.

4. Контроль запасов

     Чаще  всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, Системы контроля запасов должны минимизировать потери. Эффективный контроль запасов может быть обеспечен, если он встроен в общую систему стандартной калькуляции себестоимости, если он имеет отношение к контролю закупочной функции, а также связан с контролем качества.

     Важность  эффективной системы контроля запасов  связана с тем, что каждая организация  располагает лишь ограниченным объемом  денежных ресурсов. Если они расходуются  на приобретение материалов и производство быстрее, нежели поступают от продаж, то рано или поздно наступит кризис наличности. Это известно как проблема работающего капитала или как  кризис наличных средств, и нередко  возникает в результате излишне  оптимистичных закупок («фантастическая  сделка») или накапливания готовых  изделий («со дня на день наступит бешеный спрос»). В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов

5. Системы, основанные на применении компьютеров

     Применение  компьютеров привело к чрезвычайно  быстрому росту систем контроля, использующих все преимущества быстрой обработки  и хранения данных. Обычно такое  развитие свойственно большим организациям, где ощущают, что затраты могут  оцениваться в терминах потенциальной  экономии, которой можно добиться.

     В последнее время, с появлением микрокомпьютеров и распространенностью бюро компьютерных услуг, появилась реальная возможность  даже для самых небольших организаций  иметь системы контроля, Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании,

6. Общий контроль

     Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это  достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как  торговые счета, счета прибыли и  убытков, балансов, анализа, насколько  это важно для компании; подсчет  прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением  услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но если они имеют отношение  к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут  быть замечены оперативно.

     2. Анализ системы  контроля на предприятии

     2.1 Общая характеристика  предприятия

     Производственно-строительное  предприятие  ООО  «ФСУ-Рента.ру» является частным предприятием и было создано в 2001 году,  действующим на основе Гражданского кодекса Российской Федерации и других действующих законодательных и нормативных актов, а также настоящего Устава.

     Полное  фирменное наименование общества на русском языке – Общество с  ограниченной ответственностью «Федеральное строительное управление – Рента.ру».

           Общество имеет  в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные неимущественные права, нести  обязанности, быть истцом  и ответчиком в суде, имеет круглую печать и  бланки со своим наименованием, вправе в установленном порядке открывать  банковские счета. Общество может иметь  гражданские права и нести  гражданские обязанности, необходимые  для осуществления любых видов  деятельности, не запрещенных федеральным  законом.

           Общество несет  ответственность за результаты своей  деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед партнерами, перед  Федеральным бюджетом и  банками, а также перед трудовым коллективом всем принадлежащем  ему имуществом.

           Учредителем ООО  “ФСУ-Рента.ру” является частное лицо. Общество не отвечает по обязанностям своего участника. Участник общества не отвечает по его обязательствам и несет риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенного им вклада. Если участник общества не полностью внес свой вклад в уставный капитал общества, он несет солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части своего вклада в уставный капитал.

           Предприятие является юридическим лицом и имеет  самостоятельный баланс, право открывать  в установленном порядке расчетный  и другие счета, в том числе  валютный, в банках на территории Российской Федерации, имеет гербовую печать со своим наименованиями штамп, бланки и другую атрибутику.

           Учредитель передает “Предприятию” основные средства согласно Учредительного договора. Имущество, переданное Учредителям “Предприятию”  является собственностью предприятия.

           Предприятие действует  на принципах хозяйственного расчета, вправе заключать хозяйственные  договора и совершения сделки, нести  ответственность за выполнение взятых на себя обязательств перед юридическими лицами и трудовым коллективом, быть истцом и ответчиком в суде. 

     2.2 Описание системы  контроля на предприятии 

     Главную руководящую должность на предприятии  ООО «ФСУ-Рента.ру» занимает генеральный директор. В его функции входят: решение организационных вопросов в целом на предприятии; заключение договоров и условий выполнения подрядов с партнерами, и заказчиками; быть представителем в вышестоящих структурах.

     Решением  финансовых и экономических вопросов занят финансовый директор. В его  подчинении находятся отдел бухгалтерии  и отдел кадров. В отделе бухгалтерии  ведут трудовую деятельность – главный  бухгалтер, бухгалтер и экономист, занимающиеся отчетностью финансовых потоков и их распределением включая  отчетность по уплате налогов.

     Работу  отдела продаж и закупок контролирует коммерческий директор. Отделы во главе  с коммерческим директором заключают  и контролируют договора по продажам и поставкам сырья  для производства и материалов для строительства.

     Главный инженер ОКС возглавляет состав инженерно-технических работников, которые в свою очередь проводят организацию труда на местах. В  состав ИТР входят: прораб или начальник  участка, мастер и техник смотритель.

     В подчинении  у ИТР находятся  бригады рабочих строительных специальностей.

                Во главе производства, основного  вида деятельности организации,  находится   начальник производства. Под его руководством  осуществляется  изготовление  строительных теплоизоляционных  панелей. Контролировать работу  производства ему помогают начальники  цехов. Исполняют  все решения  руководства, по процессу изготовления  материала, рабочие технических  специальностей.

     На  данном этапе списочный состав работающих на предприятии составляет:

     За  период с 2001г. по 2006г было принято  на работу 143 человека, уволено – 33 человека.  За последний 2005 год  количество работников  увеличилось на 32,5%.

     Прирост численности работников обусловлен вводом новых мощностей, внедрением новых телекоммуникационных технологий. С учетом изменения характера  и условий труда сохранилась  тенденция к увеличению работников с высшим образованием и средним  специальным.

     Произошли количественные изменения по категориям персонала. Количество руководителей  увеличилось на 4 человек, специалистов – на 6 человек, а количество рабочих  – на 27 человек.

     Качественный  состав по образованию таков: высшее образование имеют 24 человека, среднее  специальное – 72 человека, общее  среднее и незаконченное среднее  – 12 человек. 

     2.3 Анализ системы  контроля на предприятии. 

     Основными целями контроля на предприятии являются достижение результата в поставленной цели и эффективная мотивация  работников. В данном случае – качественное и надежное строительство.

     Из  анализа динамики изменений в  работе персонала следует, что предприятие  для удержания конкурентоспособности  на рынке вводит дополнительные мощности в производство и внедряет новые  технологии.

     С приемом на работу новых сотрудников  основной акцент контроля должен быть направлен на работу с персоналом, чтобы:

     во-первых, предупредить возможные проблемы –  через объяснение целей предприятия  и конкретных полномочий работника,

     во-вторых, отслеживать текущие проблемы –  во время работы специалист должен иметь прямую связь с менеджером по решению возникающих вопросов,

     в-третьих, обязательное проведение заключительного  контроля – анализ ошибок и мотивация  работника. 

     Следует отметить, что за последнее время  количество руководителей увеличилось  на 4 человека, свидетельствующее о  развитии персонала на предприятии, что, безусловно, служит мотивирующим фактором для других сотрудников.

     Но  при этом, следует отметить, что  за 5 лет было уволено 33 человека. Факторы  тому могут быть разными. Но один из возможных – недостаток предварительного и текущего контроля, когда работник имеет право на разъяснение задач. Недопонимание между работником и управляющим часто приводит к губительным для производства ошибкам.