Анализ внутренней и внешней среды организации. Этапы развития менеджмента

 

 

 

 

Реферат по теории организации 

 

Анализ внутренней и  внешней среды организации.

Этапы развития менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В менеджменте под средой организации  понимается наличие условий и  факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют  принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование. В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды.

Под внутренней средой понимается хозяйственный  организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию  научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы.

Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны.

Данная тема очень актуальна в наше время, поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, то наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.

Цель данной работы – является изучение факторов внутренней и внешней среды организации и рассмотрение основных этапов развития менеджмента. Для достижения поставленной цели были выделены следующие задачи:

1. определить основные факторы внутренней и внешней среды организации;
2. рассмотреть применение современных методов исследования факторов внутренней и внешней среды организациями;
3. выделить и рассмотреть основные этапы развития менеджмента.

Объектом исследования данной работы является внутренняя и внешняя среда организации. Предметом исследования является система отношений организации, которая формируется при ее взаимодействии со средой. Ведь любая организация находится и функционирует в среде.

Анализ внешней среды включает отраслевой анализ, анализ факторов среды  и анализ ключевых внешних владельцев доли капитала в предприятии. Также, при написании работы были использованы приемы и методы из статистики, теории организации, менеджмента, которые используют ученые при изучении данной темы.

Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения. В первой главе рассматривается главыне факторы внешней и внутренней среды организации. Во второй главе освещаются основные этапы развития менеджмента.

Данная тема весьма подробно изучена  во многих источниках литературы. Итак, в данной работе я попытаюсь проанализировать факторы внутренней и внешней среды организации и рассмотреть основные этапы развития менеджмента.

1. ГЛАВНЫЕ ФАКТОРЫ ВНУТРЕННЕЙ И ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Организация, как открытая система

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему [11].

Система - это  целесообразная совокупность взаимозависимых, взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, их частей, связей, отношений, функций, образующих единое целое [1].

Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи  и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого.

При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование (рис. 1) [6].

Слагаемые целого должны быть взаимосвязаны, а развитие целого зависит от наиболее слабой его части.

Залог дееспособности системы как  единого целого именно во взаимоувязке потенциалов частей его составляющих. Рамочные условия увязки - цель системы.

Затраты системы на содержание более  прочных звеньев ложатся бременем на совокупные затраты системы, снижая ее дееспособность.

Следовательно, дееспособность системы  зависит, прежде всего, степени ее организованности.

В широком смысле понятие «организация»  означает определенный порядок, а повышение организованности - упорядочение, которое может быть достигнуто при соблюдении трех необходимых условий [9]:

- если определены границы системы,  т.е. установлено, сколько и  каких образующих единиц она  включает;

- если определены переменные, которые  характеризуют единицы, образующие систему, и установлены допустимые отношения между их количественными значениями;

- если определен образ действий  каждой единицы и схемы их  взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Организация как система

При этом каждая организация любой системы требует  такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы ее гармоничное функционирование и  развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является.

Сами же элементы, действуя целесообразно, обладают относительно всей организации определенной функцией, которая характеризует роль, назначение того или иного элемента в осуществлении цели.

Организация представляет собой  открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

1.2. Внутренняя среда, ее факторы и характеристики

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Внутренние переменные это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства это цели, структура, задачи, технология и люди.

1. Цели - конкретные конечные состояния  или желаемый результат, которого  стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо увеличения дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях: удовлетворение потребителя или пользователя услуг; условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;· публичная ответственность и имидж организации; техническая эффективность, высокий уровень производительности труда и т.д.

2. Структура организации это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных  областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее  эффективно достигать целей организации. Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда, закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

3. Задача - это предписанная работа, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач очень углубленной и сложной.

4. Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья, будь то люди, информация или физические материалы в искомые продукты и услуги. Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован. В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии.

5. Люди являются основой любой  организации. Без людей нет  организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда.

1.3. Внешняя среда, ее факторы и характеристики

Под внешней средой организации  понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Руководителям всегда приходиться учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

Отсюда следует, что между факторами внешней среды существует некая взаимосвязанность. Эта взаимосвязанность определяется как уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Также как изменение любой внутренней переменной может сказаться на других, изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение других.

Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней  среды понимается число факторов, на которые организация обязана  реагировать, а также уровень  вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда  также обладает подвижностью. Подвижность  среды – это скорость, с которой  происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако, притом, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, такие отрасли, как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая, производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, в кондитерской и мебельной промышленности, производстве пищевых консервов. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует  выделить - это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной.

Внешние факторы, влияющие на организацию (как правило, находящиеся вне  пределов влияния менеджеров), подразделяют на две группы:

• Политические, международные, социально-культурные факторы, состояние экономики, технология, отношение с местным населением (среда косвенного воздействия).
• Потребители, конкуренты, материалы, капитал, трудовые ресурсы общества, законы и государственные органы (среда прямого воздействия).

Внешняя среда прямого воздействия  – это факторы, влияющие на организацию непосредственно. Внешняя среда косвенного воздействия – это факторы, которые не оказывают немедленного влияния, но, тем не менее, оказывают воздействие на организацию.

Поставщики. С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов и выходов. Основные разновидности входов – это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность. Например, для компании «Мосэнерго» основным источником финансирования является продажа основных акций дочерних предприятий РАО ЕЭС. Также, другими источниками финансирования здесь выступают кредитные ресурсы, федеральный бюджет и повышение тарифов на электроэнергию [2].

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Примеры: машиностроительные фирмы; фирмы, распространяющие товары; магазины розничной торговли. Возможность обеспечить поставки в нужных объёмах может создать большие трудности для таких организаций. Например, во что обошлось бы отсутствие хотя бы одной детали, которая устанавливается в определённой точке сборочного конвейера, например, фирме «АвтоВАЗ». Аналогичным образом, если магазин лишается какого-то популярного продукта, потребители, скорее всего, уйдут к конкуренту [7].

Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по представлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие её облигации. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше её возможности договорится с поставщиками на благоприятных условиях, и получить нужный обмен средств. Получение необходимых финансовых средств обеспечивает фирме стабильное функционирование. Например, дочернее предприятие РАО ЕЭС - Агентство по прогнозированию балансов в электроэнергетики – подготовило план модернизации энергетической системы ГОЭЛРО-2. По прогнозам, ежегодно необходимо запускать более 10 ГВт новых мощностей. В качестве основного источника финансирования Анатолий Чубайс называет продажу основных акций дочерних предприятий РАО ЕЭС. Среди других источников финансирования называют кредитные ресурсы, федеральный бюджет и повышение тарифов на электроэнергию [2].

Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, всё перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем.

Распространение профсоюзов – ещё одно подтверждение необходимости принимать в расчёт внешние факторы при решении внутренних вопросов. Несколько десятилетий назад существовало всего несколько профсоюзов, как правило, слабых. Однако после принятия в 1935 году закона «о трудовых отношениях», нанимателям пришлось признать профсоюзы, предпочитаемые большинством работников, и именно с ними вести переговоры. Если вначале профсоюзы объединяли только рабочих, то в настоящее время учителей и даже некоторых профессоров из колледжей. [7].

Законы и государственные органы. Многие законы и государственные учреждения влияют на организации. В частной экономике, взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и каждого результатирующего продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Например, в 1983 г. поворотное, имеющее юридическую силу, решение дало возможность компании «Американ Телеграф энд Телефон» производить и продавать компьютеры и радиообразное оборудование и услуги для систем телесвязи. До этого организация имела право функционировать только как компания телефонной связи [4].

Потребители. Многие принимают точку зрения известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера, согласно которой подлинная цель бизнеса – создавать потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от её способности находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его запросы.

Изучение покупателей  позволяет организации лучше  уяснить то, какой продукт в  наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объём продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти всё, относящееся к результатам её деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Успех компаний во многом зависит от действий, предпринимаемых в отношении потребителей [12].

Конкуренты – это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия чётко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать, и какую цену можно запросить.

Изучение конкурентов  направленно на то, чтобы выявить  слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Многие фирмы  не уделяют должного внимания возможной  угрозе со стороны «пришельцев» и поэтому проигрывают в конкурентной борьбе именно вновь пришедшим на их рынок [5].

Технология. Прогресс науки и техники несёт в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирмы. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.

Организации, имеющие  дело непосредственно с технологией  высокого уровня, наукоёмкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать  на новые разработки и сами предлагать нововведения. Однако сейчас, чтобы сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности. Например, компания Henkel, благодаря использованию современных инновационных технологий, совершила множество революций и открытий. Одно из первых открытий – универсальный пакетированный стиральный порошок на основе силиката [8].

Состояние экономики. Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определённые товары и услуги если, например, прогнозируется инфляция, то руководство может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно также может решить сделать займ, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоять дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируются экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности её сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времён планы расширения производства.

Важно понимать, что то или иное конкретное изменение состояния  экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации. Если при экономическом спаде магазины, расположенные, например, в богатых пригородах, вероятно, вообще ничего не почувствуют в отличие от магазинов розничной торговли. Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Колебания курса отечественной валюты относительно валют других стран становились причиной мгновенного обретения или потери крупными фирмами миллионов.

Социально-культурные факторы. Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социально-культурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию. Дача взятки для получения выгодного контракта или политических выгод, фаворитизм вместо поддержки компетентности, распространение порочащих конкурентов слухов считается действиями неэтичными и аморальными, даже когда их невозможно считать, по сути противозаконными. В некоторых странах подобная ситуация считается нормальной и принята на вооружение предприятиями, поскольку социально культурная среда здесь иная.

Ещё один пример социально культурного  влияния на деловую практику –  традиционный стереотип, согласно которому женщины не склонны рисковать и некомпетентны в качестве руководителей. Такая установка реализуется в дискриминационной практике найма служебного продвижения женщин, и, хотя она противозаконна, избавиться от подобного отношения трудно. Исследованиями доказано, что установки рабочих изменяются. В целом, сравнительно молодые рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Социально культурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании. Хорошим примером служит производство одежды. Люди зачастую готовы платить за предмет туалета, на котором стоит имя престижного модельера, поскольку, как им кажется, это придаёт им дополнительный вес в обществе.

Политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них – настроение администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Тесно увязанные с социально-культурными тенденциями, в демократическом обществе эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или льготных товарных пошлин, требования в отношении практики найма и продвижение представителей национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, стандарты на чистоту окружающей среды, контроля цен и заработной платы и т.д.

Другой элемент политической обстановки – это группы особых интересов  и лоббисты. Некоторые лоббистские группы выражают интересы и ценности не организаций, а объединение людей.

Большое значение для компаний, ведущих  операции или имеющих рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. В стране-хозяине для иностранного инвестора или для экспорта продукции политические изменения могут привести к ограничению прав собственности для иностранцев или установлению специальных пошлин на импорт. С другой стороны, политика может измениться и в сторону, благоприятную для инвесторов, когда возникает потребность в притоке капитала из-за рубежа [10].

Все факторы внутренней и внешней  среды находятся в состоянии  сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов.

1.4. Методика исследования внутренней и внешней среды организации

Анализ внешней среды включает отраслевой анализ, анализ факторов среды  и анализ ключевых внешних владельцев доли капитала в предприятии. После определения этих данных они обобщаются для выяснения, находится ли отрасль на подъеме или входящие в нее организации испытывают серьезные трудности.

Необходимо иметь в виду, что  некоторые организации действуют одновременно более чем в одной отрасли, следовательно, в этом случае придется сделать анализ положения дел во всех отраслях, в которых действует данная фирма.

С него начинается анализ внешней  среды. Первый шаг анализа состоит  в том, чтобы дать общее описание положения дел в отрасли и определить доминирующие в ней конкурентные силы. Следующие вопросы помогут решить задачу идентификации отрасли.

• Каковы продукты или услуги фирмы? Каковы каналы распределения? Каков  размер отрасли? Насколько быстро идет ее рост? Является ли продукт отрасли сильно дифференцированным? Высоки ли барьеры выхода из отрасли? Какова относительная величина постоянных издержек в отрасли?