Аудит персонала

В последнее время наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации, как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во-первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением. Во-вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды , прежде всего, обращают внимание на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления. В-третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Внутренний кадровый аудит - это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри аудируемого лица специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита) деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы компании. В данном определении неслучайно сделан акцент на два важных момента: независимости внутренних аудиторов и их объективности. Представляется принципиальным тот факт, что внутренние аудиторы должны быть независимы от проверяемой ими кадровой службы компании и ее руководителя. Только в этом случае они будут иметь возможность свободно выражать свое мнение.

Служба внутреннего кадрового аудита может существовать в виде департамента или отдела внутри HR-службы и подчиняться напрямую директору по персоналу или же иметь статус самостоятельного подразделения, подчиненного непосредственно первому лицу компании. Независимость внутренних аудиторов не может быть обеспечена в ситуации, когда подразделение внутреннего кадрового аудита подчинено руководителю кадровой службы (отдела кадров и т.п.).

Под объективностью понимается беспристрастная  интеллектуальная честность внутреннего  аудитора, его умение отстаивать свое мнение, независимое от мнения вышестоящих  руководителей, и способность избегать конфликтных ситуаций. На объективность  внутреннего аудитора не должны влиять ни его предубеждения, ни другие лица, ни давление со стороны руководства. Количество сотрудников в данной службе различно и во многом зависит  от размера компании. В небольших  компаниях численностью до 500 человек  отвечать за внутренний кадровый аудит  может один специалист (в этом случае служба как таковая не создается). В средних компаниях численностью до 3000 человек внутренним аудитом  могут заниматься от трех до пяти человек. В больших компаниях, имеющих  разветвленную сеть филиалов, в службе кадрового аудита может быть до 10 человек. 

Цель и задачи внутреннего  кадрового аудита

Цель внутреннего кадрового  аудита в каждом случае различна. Она  зависит от размера компании, ее организационной структуры и  может меняться в зависимости  от требований руководства.

(Следует признать, что в абсолютном большинстве российских компаний подразделения внутреннего кадрового аудита нацелены на обслуживание потребностей руководства HR-службы. Они, во-первых, подчинены HR-директору компании, во-вторых, работают по утвержденному им плану и, в-третьих, представляют полученную в ходе аудита информацию непосредственно руководителю службы персонала. Последний, в свою очередь, зачастую воспринимает внутренний аудит как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности сотрудников кадровой службы. Такой подход вызывает обоснованные сомнения).

Целью внутреннего кадрового аудита, в конечном счете, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Мониторинг рисков, которым может подвергаться компания в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Служба внутреннего кадрового аудита должна стремиться не только к поиску ошибок в уже созданных документах, но в первую очередь к их предотвращению. Для этого она должна в том числе оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из ее принципиальных отличий от внешних аудиторов.

Исходя из указанной выше цели, на службу внутреннего кадрового  аудита могут быть возложены следующие  задачи:

• 1. Проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками кадровой службы при оформлении кадровой документации.
• 2. Оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам.
• 3. Оценка эффективности работы кадровой службы и системы кадрового документооборота компании.
• 4. Выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота компании.
• 5. Предоставление необходимой информации руководству и собственникам компании по интересующим их вопросам.

Технология проведения внутреннего  кадрового аудита

Организация внутренних аудиторских  проверок происходит следующим образом:

1. Руководитель службы внутреннего  кадрового аудита утверждает  программу аудита. В программе  определяются объем аудита, период  проверки, состав аудиторской группы, планируемые работы и аудиторские  процедуры, которые будут проведены  в процессе аудита.

2. Руководством компании издается  приказ о проведении внутреннего  кадрового аудита с указанием  темы будущей проверки ,который доводится до сведения руководителя кадровой службы (и руководителей ее региональных подразделений, если таковые имеют место). Руководство кадровой службы в течение указанного в приказе времени обязано подготовить и предоставить аудиторам всю необходимую кадровую документацию, а также иную информацию, которая необходима для проведения аудита.

3. Аудиторская группа проводит  анализ содержания представленных  документов. Перед началом аудита  всем членам аудиторской группы  выдаются специальные чек-листы  с контрольными вопросами, по  которым проводится проверка. А  в случае необходимости они  встречается с сотрудниками кадровой  службы, получают от них необходимые  разъяснения. Данную информацию  они фиксируют в рабочих документах, форма которых утверждается в  инструкции о порядке проведения  внутреннего кадрового аудита. Выявленные  в результате аудита нарушения  и несоответствия фиксируются  в специальных протоколах несоответствий, в которых также записываются  возможные мероприятия по коррекции  и предупреждению подобных ситуаций  в будущем. 

4. По итогам проверки аудиторская  группа в течение 7 дней составляет  отчет, описывающий состояние  дел, выявленные проблемные зоны  и возможные риски, а также  содержащий рекомендации по решению  указанных проблем и минимизации  рисков. Перед передачей отчета  руководству он обсуждается руководителем  аудиторской группы с проверяемыми  работниками кадровой службы. Цель  обсуждения заключается в том,  чтобы убедиться, что содержание  отчета сотрудникам понятно и они готовы выполнять предлагаемые аудиторами рекомендации либо могут обосновать причины невозможности их выполнения.

5. Отчет представляется руководству  компании, которое утверждает рекомендации аудиторов и принимает решения, способствующие выполнению этих рекомендаций.

Внешний аудит 
Основные принципы аудиторской проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):  
·        Профессионализм; 
·        Независимость; 
·        Достоверность; 
·        Честность; 
·        Объективность; 
·        Сопоставимость с международным правом. 
Объект аудита – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации. 
Основные направления АП: 
а) Оценка кадрового потенциала организации, качественных и количественных  характеристик персонала (достаточное ли количество работников для нормального функционирования и развития организации; способен ли персонал работать эффективно и в соответствии с выбранной стратегией. Для этого оценивается фактический состав рабочих, особенности самого персонала, наличие у работников профессионально важных качеств и характеристик. 
б) Диагностика кадровых  процессов и процедур УП, оценка их эффективности. 
Основные параметры АП по функциям управления персонала 

 
Мониторинг в  области персонала – научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадр.инф-ии и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством орг-ции. 
Источники информации при АП: законы и инструкции в области У трудом и труд.отношениями , труд.показатели п/п , рез-ты анкетировпания и интервьюирования раб-в. 
Сложность и многократность обьекта и целей аудита персонала предполагает использование многообразного методов проведения проверки и анализа, который м/разделить на три основ.группы методов:  
1)     Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ труд.показателей о рез-ти деят-ти п/п и его П.( Показатели исп-я раб.силы, раб.времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Ист-ки инф-ии: баланс труд.ресурсов, описание работы и специфики, долж.инструкции, данные об издержках на найм, увольнение, обучение и переподготовка кадров, анкеты и тесты кандид-в, уровень проф.травматизма  и общ.заболеваемоти,.. 
2)    Социально-психологич.методы- проведение соц.опросов, анкетирования, индив.и коллек.бесед. интервьирования раб-в различного уровня. Данн.методы исп-ся для оценки удовл-я трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффек-ти деят-ти рук-ва и системы вознаграпждения. 
3)    Экономические методы – ч/з сравнение эк.и соц.показателей деят-ти орг-ции с законодательно установл.нормами, нормативамиили со средними и лучшими в отрасли (группе аналог.п/п) показателями оценить: конкурентосп-ть п/п на рынке труда, эффек-ть функц-я служб УП , эффект-ть самого АП. 
Этапы аудиторской проверки персонала: 
1.     Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для орг-ии проверки, его обучение, разработка внутрифирмен.документа ( приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализ.инф-ии. 
2.     Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики. 
3.     Обработка и анализ информации – инф-я формализ-ся в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности П путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими п/п, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки, ФСА и… 
4.     Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включ.отчет о АП. Там могут указ-ся пути усоверш-я УП (внедрение нов.технологий – коммуникац., офисной, инф-й), предложения по модификации сущ.УП, уточнение документации. Здесь же оценка резул-ти АП , заключ-ся в предложенных рационализаторских меролприятиях в области труда, Кад.службы.

Внутренний аудит является составной частью системы контроля на предприятии. Более того, он представляет собой индикатор надежности и  эффективности контроля.

Внутренний аудитор —  специалист, призванный беспристрастно и профессионально давать реальную оценку состоянию дел на предприятии. В финансовой и нефинансовой сфере внутренний аудит получает все большее распространение.

Это объясняется:

— желанием руководства  иметь постоянное объективное представление  о состоянии дел на предприятии;

— возможностью принимать  ответственные решения на основе объективных данных;

— положительным психологическим  и воспитательным влиянием на работников предприятия;

— предварительной подготовкой  к внешнему аудиту.

Функции внутреннего аудитора напоминают функции внешнего. Однако есть и существенные отличия. Во-первых, работая внутри предприятия аудитор как штатный работник предприятия выполняет свои обязанности с целью защиты интересов предприятия, в то время как внешний аудитор защищает интересы клиентов предприятия (поставщиков, потребителей, кредиторов) и фискальных органов. Во-вторых, внутренний аудит направлен на оценку существующей системы контроля предприятия и эффективности его различных подразделений — производство, маркетинг, торговля, финансы, кадры и т.д., а внешний, традиционно ориентируясь на подтверждение достоверности финансовой отчетности предприятия, фокусирует свое внимание на операциях и событиях, могущих оказать материальное воздействие на отчетность предприятия. Таким образом, различия заключаются в целях работы и ее направленности.

При выполнении своих функций  внутренний аудитор, как правило, подчиняется  непосредственно руководителю предприятия. Это обусловлено необходимостью обеспечения независимости аудитора в формировании собственного, объективного мнения (основанного на фактах и  данных) о работе структурных подразделений  предприятия. Кроме того, сама сущность работы внутреннего аудитора предполагает абсолютную доступность ко всем данным о показателях работы того или  иного подразделения.

Выявление несоответствий и  ошибок в документации и работе персонала  не является единственной задачей внутреннего  аудитора. Основная цель работы внутреннего  аудитора — оказание помощи администрации  предприятия и менеджерам в эффективном  руководстве и выполнении своих  обязанностей. В результате внутреннего  аудита вырабатываются рекомендации по повышению эффективности и рациональности работы и дальнейший контроль за их выполнением.

Необходимость внутреннего  аудита определяется руководителями предприятия  самостоятельно, в зависимости от оборота, количества видов деятельности, сложности структуры управления, количества персонала, наличия филиалов, представительств и т.д. Однако общепризнанной целесообразной оправданностью введения должности внутреннего аудитора представляется наличие на предприятии  хотя бы 3—4 бухгалтеров или 4—5 отделов. В этом случае эффективность работы внутреннего аудитора будет очевидна и к тому же может существенно  снизить затраты предприятия  на внешний аудит. На крупных предприятиях вопрос о целесообразности внутреннего  аудита даже не встает, более того, внутренний аудитор, как правило, возглавляет  целый отдел внутреннего аудита, в штат которого могут входить  различные профильные специалисты.

К кандидатам на должность  внутреннего аудитора предъявляются  следующие требования: коммуникабельность, умение связно выражать свои мысли  как в устной, так и в письменной форме, отстаивать свою точку зрения; объективность, непредвзятость, честность, дисциплинированность; высокая степень  самоорганизации, планирования своей  деятельности; логический склад ума.

Основными задачами, стоящими перед внутренним аудитором являются:

— проведение независимой  экспертизы всех процессов, протекающих  на предприятии, с целью их анализа  и оценки;

— обеспечение соответствия всех финансовых операций предприятия  законодательству и внутренним документам;

— обеспечение достоверности  бухгалтерско-финансовой отчетности;

— минимизация налогооблагаемой базы;

— обеспечение контроля за наличием и сохранностью активов предприятия;

— помощь администрации  и менеджерам предприятия в руководстве  персоналом.