Бухгалтерская обработка документов

Содержание

Введение

       Для успешного ведения бизнеса важно быть предприимчивым, инициативным, способным идти на определенный риск. Но не менее важно иметь специальные знания в различных отраслях: гражданского, налогового, трудового законодательства, а так же правила оформления документов, используемых в деятельности предприятия.

       Значительно возросла роль такого традиционного для предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия, которая определяет финансовую стратегию фирмы.

Залогом успешной деятельности предприятия является совершенствование  организации и деятельности бухгалтерии, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

       Бухгалтерский учет предприятия ведется на основе первичных учетных документов, неверное составление которых влечет возникновение конфликтов с налоговыми органами, а внутри предприятия – как с работниками, так и с учредителями.

       Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников бухгалтерии. Беспорядок в хранении документов может привести к потере ценной информации и негативно отразиться на деятельности предприятия.

       Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, являются нарушением требований трудового законодательства Российской Федерации.

       При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведения номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

       Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

1. Организация работы с документами в бухгалтерии

1.1. Организация работы в бухгалтерии

       Коммерческое предприятие любой организационно-правовой формы важно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, которые обеспечивают взаимодействие между руководителями различных уровней и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

       Бухгалтерия, как структурное подразделение учреждения, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

       В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления. Обоснованные управленческие решения – это основа сохранения и наращивания стоимости бизнеса. Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, организации, обеспечивая взаимодействие их частей. Информации, содержащаяся в документах, является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их выполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

       Многие  формы управленческой деятельности  выражаются посредством соответствующих  документов: планирование – посредством  подготовки различных планов, учет  – в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и так далее. Документирование используется в качестве способа и средства реализации, возложенных на аппарат управления, функций. Оно во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля.

       В  современной экономике бухгалтерская  документация является основной базой, используемой пользователями для принятия самых разнообразных решений.

       Для принятия управленческого решения необходима полная, достоверная и оперативная информация. Информационное обеспечение бизнеса включает в себя данные финансового и управленческого учета, налоговую и статистическую отчетность, оперативные данные и прочие внеучетные сведения. Данные финансового учета являются наиболее достоверными и составляют основу информационного обеспечения бизнеса.

       Оценить финансовое состояние, результаты производственно-хозяйственной деятельности и бизнес в целом, можно лишь на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, которые в настоящее время являются официальными источниками информации.

       Единая система статистики коммерческих фирм, государственного и муниципального сектора, финансовых институтов основывается, прежде всего, на данных системы бухгалтерской отчетности.

       Разработанные  статистические формы и отчеты  базируются на трех видах информации:

1. данные финансового бухгалтерского учета;
2. данные налогового учета;
3. данные статистических опросов и исследований.

Так же важно определить основные требования данной информации, такие как:

1. Полнота
2. Достоверность
3. Оперативность
4. Последовательность
5. Сопоставимость

      Часть информации, используемой в управлении предприятием, отражается в документах. Документ – носитель информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ оценивается, прежде всего, по содержащейся в нем информации.

       ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»¹. Он обеспечивает сохранение, накопление информации, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

        Принятый 25 января 1995 года Государственной  Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

       Согласно  данному закону: «документированная  информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», т.е. установить полное совпадение, тождественность.

       Бухгалтерия  в процессе своей деятельности  приходиться иметь дело с документами  нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это, прежде всего:

• Система первичной учетной документации
• Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
• Система расчетно-денежной документации
• Система организационно-распорядительной документации

       Общегосударственные  унифицированные формы документов  обязательны для применения во  всех учреждениях, организациях  и предприятиях независимо от  их подчиненности и формы собственности.

       Разработанные на предприятии формы должны отвечать следующим требованиям законодательства:

• Содержать все обязательные реквизиты, к которым относятся:
• Наименование документа
• Дата составления документа
• Наименование организации
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции
• Подписи и расшифровка подписей должностных лиц
• Утверждаться руководителем организации одновременно с принятием учетной политики

       При  необходимости в документы могут  вноситься и другие реквизиты,  если этого требуют нормативные  акты или другие обстоятельства.

       Бухгалтерские  документы проходят те же этапы  обработки, что и все другие  документы организации.

       Вся документация бухгалтерии делится на три документопотока:

• Входящие (поступающие) документы
• Исходящие (отправляемые) документы
• Внутренние документы

       В  технологической цепочке обработки  и движения документов выделяют  этапы:

• Прием и первичная обработка документов
• Предварительное рассмотрение и распределение документов
• Регистрация
• Доклад руководителю и рассмотрение документов
• Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение
• Контроль исполнения документов
• Исполнение документов
• Формирование документов в дела
• Использование документов в справочно-информационной работе
• Определение сроков хранения документов
• Заключительная стадия

       Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником – экспедитором или в небольшой форме – секретарем-референтом.

       При  отправке проверяется правильность  оформления документа:

• Наличие подписи
• Наличие даты
• Наличие заголовка
• Правильность адресования
• Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

       Если  документ оформлен неправильно  или представлен не в полном  комплекте, он возвращается в  бухгалтерию для доработки.

1.2. Документирование операций и документооборот

1.2.1. Значение документации в бухгалтерском учете

      Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц принимающих решение.

       Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удовлетворяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

       Документальное (подтвержденное документами) оформление  хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

       Система  документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• Своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах
• Простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки
• Рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета

       При  проверках предприятий налоговыми  органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтеры предприятий должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или неоформление производственных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

1.2.2. Понятие документооборота

       Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

       Своевременное  и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их  в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Особенности  документооборота в условиях  автоматизации бухгалтерского учета  определены соответствующими нормативными документами.

       Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для  отражения в бухгалтерском учете  производятся в соответствии  с утвержденным в организации  графиком документооборота.

       Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

       Документооборот,  организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым  первичным документом весь путь  – от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

       График  документооборота может быть  оформлен в виде схемы или  перечня работ по созданию, проверке  и обработке документов, выполняемых  каждым подразделением предприятия,  учреждения, а так же всеми  исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

       Работники  предприятия, учреждения создают  и представляют документы, относящиеся  к сфере их деятельности, по  графику документооборота. Для этого  каждому исполнителю вручается  выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

       Контроль  за соблюдением исполнителями  графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

1.2.3. Классификация бухгалтерских документов

       Разнообразие  применяемых документов и особенности  их использования в учетном  процессе предполагают необходимость  их классификации.

       Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• По назначению
• Содержанию хозяйственных операций
• Степени обобщения учетной информации
• Способу охвата операций
• Числу учитываемых операций
• Месту составления способу заполнения
• Основанию носителя
• Срокам хранения

По назначению бухгалтерские  документы можно разделить на четыре группы:

• Организационно-распорядительные
• Оправдательные(исполнительные)
• Комбинированные
• Документы бухгалтерского оформления

        К организационно-распорядительным  документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и так далее. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

       К  оправдательным документам относятся  накладные, требования, приходные  ордена, акты приемки и так  далее. Оправдательные документы  составляются в момент совершения  операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

       Существует  целый ряд документов, сочетающих  в себе разрешительный и оправдательный  характер, такие документы относят к комбинированным.

       Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

       По содержанию хозяйственных  операций:

• Материальные документы – отражают движение товарно-материальных ценностей
• Денежные документы – по оформлению операций с наличными и безналичными средствами
• Расчетные документы – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обязательствам

По степени  обобщения учетной информации:

• Первичные документы – составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются основой учетного процесса
• Сводные (вторичные) документы – используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрепленном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах.

По способу  охвата операций и кратности использования:

• Разовые документы – используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых и фиксируемых в документе одновременно
• Накопительные документы – используются для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время и в течение определенного периода – недели, декады, месяца. Разновидность накопительных документов являются группировочные документы, в которых первичные данные группируются по определенным признакам, необходимым для дальнейшей обработки информации.

По числу  учитываемых операций:

• Однострочные документы – содержащие одну учетную позицию
• Многострочные документы – содержащие две и более учетных позиций

По месту  составления:

• Внутренние документы – составляются для оформления внутренних хозяйственных операций предприятия
• Внешние документы – поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с другими организациями

По способу  заполнения:

• Вручную
• При помощи вычислительной техники

По основанию  носителя:

• Бумажные
• Машинные

1.2.4. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

       При  правильной организации бухгалтерского  учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

       Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена  в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дату составления документа
• Наименование организации, от имени которой составлен документ
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
• Личные подписи указанных лиц и их расшифровки

       В  зависимости от характера операции, требований нормативных актов,  методических указаний по бухгалтерскому  учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

       Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

 Запрещается использовать  для записей простой карандаш.

 Свободные строки  в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами

  Право подписи первичных документов

       Ответственность  за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их  в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

       Перечень  лиц, имеющих право подписи  первичных учетных документов, утверждает  руководитель организации по  согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

       Документы,  которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и  расчетные документы, финансовые  и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

       В  случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

       Составление машиночитаемых первичных документов

       Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

       В условиях  механизации бухгалтерского учета  реквизиты первичных документов  могут быть зафиксированы в  виде кодов.

       Подписи лиц,  ответственных за составление  машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем  или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

       Порядок записи  определен общеотраслевыми руководящими  методическими материалами по  созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

       В том случае, когда в правоотношении участвует  другой участник хозяйственной  операции, а также контролирующий  орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

       В соответствии  с Положением о главных бухгалтерах,  запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.