Документооборот и документирование

 

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

 

Санкт-Петербургский государственный университет

гражданской авиации

 

Институт экономики и управления транспортными системами

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине « Документооборот и делопроизводство»

 

на тему: «Документооборот и документирование»

 

 

Выполнил: студентка заочного

         факультета ОПУЕТС

Романева Елена Борисовна

Проверил:

Рецензия преподавателя : __________________________________

 

                                                 Санкт-Петербург

                                                            2014

Содержание:

1.Предисловие

2.Введение

3.Основная часть

3.1 Организация  документооборота  на предприятии.

- прием и обработка  поступающих документов;

- организация обработки  и передачи исходящих документов;

-порядок прохождения  внутренних документов;

3.2 Регистрация документов.

3.3 Контроль исполнения  документов.

4.Заключение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Предисловие

Организация документооборота и исполнения документов входит в типовую инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Мин. транспорта Рос. Федерации, утвержденной приказом №77 от 10.03.2011.

Инструкция определяет единый порядок ведения делопроизводства в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

В работе описаны механизмы обработки поступающих, исходящих ,внутренних документов ,их регистрация на предприятии, а также необходимость постановки на контроль исполнения.

 

2.Введение 

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документы закрепляют производственные отношения , как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении  имущественных ,трудовых и иных споров. рассматриваемых гражданскими, арбитражными, и третейскими судами.

 

3.Основная часть

3.1 Организация документооборота  на предприятии. 

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.  

 На предприятии различают  три основных потока документации:

входящие док-ты, поступающие из других организаций;

исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Прием и обработка поступающих документов.  

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.  

 Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.               

 Конверты от поступающих  документов оставляют в том  случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и  передаются по назначению документы  с пометкой “лично” и в  адрес общественных организаций.   

 Предварительное рассмотрение  документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.    

 Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные  в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя  предприятия от рассмотрения  мелких текущих вопросов, решение  по которым могут принимать  ответственные исполнители.  

 На рассмотрение руководства  передаются документы, адресованные  руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Рассмотренные руководством документы возвращаются в канцелярию, где вносится содержание резолюции, а документ передается под расписку в журнале непосредственно ответственному исполнителю.  

 Обработка и передача  документов исполнителям осуществляется  в день их поступления в  ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают  в нужном кол-ве экземпляров.

Поступившие телеграммы регистрируются, а затем передаются на рассмотрение  руководству и  исполнение.

 Текст поступившей  телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно  передается руководителю, которому  она  адресована.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи  необходимо руководствоваться  следующими  требованиями:

- ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается  на исполнителя, подготовившего  документ к передаче, и руководителя  соответствующей службы (отдела);

- запрещается передавать  текст документов с пометкой  «Для служебного  пользования»;

- подлежащий передаче  документ регистрируется. Подлинники  документов после передачи подшиваются  в дело с отметкой об отправке;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под  расписку в день их  приема, срочные - немедленно;

- поступивший за факсограммой подлинник документа направляется  в соответствующую  службу (отдел) - исполнитель или подшивается в дело.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в службах (отделах), осуществляется  их руководителями.

Документы, поступающие в электронном виде, проходят прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством  и  доставляются исполнителям.

 

Организация обработки и передачи исходящих документов. 

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

С помощью средств электрической связи канцелярия осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, оформленных за подписью генерального директора или его заместителей. Передача с помощью средств электронной связи документов за подписью руководителей служб (отделов) осуществляется соответствующими отделами - исполнителями данных документов.

 Бумажные оригиналы  документов, переданных в сторонние  организации  по  каналу факсимильной  связи и по каналам электронной  связи,  досылаются  адресатам  почтовой  связью

Исходящие документы подписываются в двух экземплярах руководством предприятия. Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются в канцелярию для регистрации и отправки.

Исполненные документы с грифом «Подлежат возврату» в обязательном порядке передаются в канцелярию для оформления и передачи на архивное хранение.

 

Внутренние документы.  

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.  

 Служба ДОУ должна  систематически вести учет кол-ва  обрабатываемых документов, включая  все их виды и размноженные  экземпляры. Результаты учета документооборота  обобщаются и доводятся до  сведения руководителя предприятия  для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заместителями генерального директора и заинтересованными службами (отделами) передаются юрисконсульту для заключительной проверки, а затем в канцелярию, которая осуществляет контроль правильности  их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи  документов и  распределением  обязанностей. После подписания документы регистрируются и передаются исполнителям для отправки.

Копии подписанных генеральным директором распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в службы (отделы) в соответствии с рассылкой, в  ведении  которых находятся  рассматриваемые.

 Передача документов  между службами (отделами) осуществляется  через лиц, ответственных  за  делопроизводство.

 

3.2 .Регистрация документов.  

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.   

 Регистрация документов  должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются  в день поступления, отправляемые  и внутренние - в день подписания  или утверждения. При передаче  зарегистрированного документа  из одного подразделения в  другое он не должен регистрироваться  повторно.  

 Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются  отдельно. Регистрационный индекс  входящих и исходящих документов  включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.   

 ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный  номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).  

 Внутренние документы  при регистрации делятся на  группы по видам документов, каждая  из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной  деятельности, приказы по личному  составу, акты ревизий и т.д. Порядковые  регистрационные номера (индексы) присваиваются  документам в пределах каждой  регистрируемой группы. Для внутренних  документов обычно применяется  простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.  

 Регистрационные индексы  присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в  пределах календарного года.  

 В качестве регистрационных  форм, в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы  или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом кол-ве  регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.   

 Установлен следующий  обязательный состав реквизитов  для регистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих);

индекс поступления документа (для входящих);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.  

 В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.  

 Формы регистрационного  журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов  в этих формах определяется  службой ДОУ предприятия. 

3.3 Контроль исполнения  документов. 

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

-постановку документа на контроль;

-проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

-проверку и регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;  

 Основная цель организации  контроля исполнения - обеспечение  своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль  осуществляют руководители службы  ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-раcпорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.  

 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.  

 Типовые сроки исполнения  документов устанавливаются актами  высших органов государственной  власти и управления, а также  центральных функциональных и  отраслевых органов управления.  

 Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения  указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.   

 Изменение срока исполнения  производится только по указанию  руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового  акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.  

 Перенесение срока  исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием  уважительных причин, осуществляется  руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе  срока исполнения отражается  в резолюции руководителя и  переносится из резолюции в  контрольную карточку.  

 Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.  

 Службой контроля осуществляются  следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов; 

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;  

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.  

 Проверка хода исполнения  осуществляется на всех этапах  истечения срока в следующем  порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного  раза в месяц; заданий, поручений  текущего месяца - каждые десять  дней, и за пять дней до истечения  срока.  

 Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным  организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения  отмечаются в контрольной карточке  и на самом исполненном документе.   

 

 

 

 

 

 

.

 

 

4.Заключение.

Работа с документами должна иметь отработанный порядок ,чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Делопроизводство ведется  как традиционным способом, так и современным безбумажным обменом электронными документами, но осуществляться эта работа должна по строго разработанным правилам.

Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии

В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Документооборот организации включает прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

-Исключение или крайнее  ограничение возвратного движения  документов;

-Однократность пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя;

-Пребывание документа  в той или иной инстанции  должно быть обусловлено только  необходимостью его обработки;

-Передача учетно-информационных  сведений о ходе движения и  исполнения документов, результатах  контроля и других сведений  в службу ДОУ с помощью регистрационных  карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

-Необходимость использования  всех возможных вариантов движения  документов, в том числе средств  оргтехники.

 

 

 

 

Список литературы.

1.Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2002.

2.Белов А. Н. Делопроизводство  и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2008, 624 с.

3..Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2006,558с.

4.Демин Ю. М . Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006, 220 с.

5.Доронина Л. Регистрация  и индексация документов. // Служба  кадров и персонал. 2006. N 6. С. 81

6.Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008, 320 с.

7.Кузнецов И. Н. Делопроизводство : учеб.- справ. Пособие М. : Дашков и К, 2006. 520 с.

8.Парушина Н. В. Как организовать  документооборот и хранение бухгалтерских  документов. // Бухгалтерский учет. 2009. N 24. С. 32-35.