Документооборот и основные требования составления документов
Курсовая работа
По дисциплине «Делопроизводство»
На тему «Документооборот и основные требования составления документов»
Выполнила работу
Казенная Валерия Андреевна
Содержание:
1.Введение
2.Состав реквизитов документов
3.Требования к оформлению реквизитов документов
4.Требования к бланкам документов
5.Формирование дел
6.Приложения
7.Вывод
8.Список,используемой
Введение
В начале своей курсовой работы я хочу поставить два основных вопроса, которые помогут мне рассказать о выбранной теме. Что представляет из себя делопроизводство? Какие детали необходимы для правильного ведения архивного дела?
В делопроизводстве, как и в другом деле, существуют основные понятия, без которых обойтись невозможно.
Что представляет из себя делопроизводство? Делопроизводство – это процесс, включающий в себя составление и оформление документов и организация работы с ними.
Каждый документ состоит
из составляющих его элементов, называемых
реквизитами. Совокупность реквизитов,
расположенных в документе
Формуляр – это образец, разрабатываемый при создании системы документирования, и представляет собой графическую модель построения документа.
Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Служебные документы оформляются на бланках, которые представляют собой стандартный лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией и местом, отведённым для переменной.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основе едино наличия для решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Протокол - документ, фиксирующий порядок принятия решений коллегиальным органом.
Реквизит - это совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.
Состав реквизитов документов
1.Государственный герб РФ
2.Герб субъекта РФ
3.Эмблема организации или товарный знак
4.Код организации
5.Основной государственный регистрационный номер
6. Идентификационный номер налогоплательщика
7.Кодж формы документа
8. Наименование организации
9.Справочные данные об организации
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления и издания
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа.
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Государственный герб
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
или
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в
несколько структурных
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа
или
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция пишется на документе
соответствующим должностным
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании
- чего (кого)?, например:
Должностная инструкция
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л.
в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1
экз.
2. Правила подготовки
и оформления документов Управления
регионального
кредитования на 7 л. в 2 экз.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
АОЗТ "Партнер"
подпись
или:
Исполнительный директор
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор
Личная
М.А.Медведев
Главный бухгалтер
Личная
Н.И.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Министра
юстиции Российской Федерации
финансов Российской Федерации
Личная В.М.Степанов
Личная
А.П.Миронов
подпись
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
Личная подпись
К.М.Артемьева
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.А.Сидоров
25.11.97
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.С.Орлов
25.08.97
Визы проставляют на последнем
листе подлинника распорядительного
документа, на копии отправляемого
документа (письмо). Возможно оформление
виз распорядительного
Печать заверяет подлинность
подписи должностного лица на
документах, предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми
Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись
М.В.Колосков
07.06.97
Отметка об исполнителе включает фамилию
(или фамилию, имя, отчество) исполнителя
документа и номер его
Петров
или
Петров Иван Васильевич
924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
- слова "В дело";
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
См. приложение № 1
Требования к бланкам документов
Установлены два стандартных формата бланков:
А4 и А5
Каждый лист документа оформляется как на бланке, так и без него должен иметь поле не менее: верхнее, левое и нижние- 20 мм, правое- 10 мм.
В зависимости от расположения реквизитов установлены 2 варианта бланков: угловой и продольный.
Для организации и ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа. Общий бланк исполнения для любых видов документов (кроме письма) состоят из следующих реквизитов: герб РФ, наименование организации, наименование вида документа, дата документа.
См.приложение № 2
Формирование дел
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела
формируются в организациях при
централизованном ведении делопроизводства
– службой документационного
обеспечения управления (ДОУ) организации,
при децентрализованном – как
структурными подразделениями (лицами,
ответственными за ДОУ), так и службой
ДОУ организации. При этом формирование
дел ведется под
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Организационно-
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Приложения
Приложение № 1
Расположение реквизитов на угловом бланке
Расположение реквизитов на продольном бланке
Приложение № 2
Вывод
В данной курсовой была описана основная база делопроизводства, на которой строится все архивное дело. Были описаны основные реквизиты, установленные стандартом ГОСТ.
Можно сказать, что реквизит- это главный элемент документа.
А документ-главный элемент делопроизводства.
Для составления документов, в том числе и деловых писем,
требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение
деловому человеку необходимо развивать.
Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в
соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых
распространяется не только
на органы государственной и
Российской Федерации, но и на все организации независимо от их
организационно-правовой формы и вида деятельности.
Список литературы:
1. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации
Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-
распорядительной документации Требования к оформлению документов
2. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю., М.,
«Машиностроение», 1986
3. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес»,
2000
4. Оформление служебных документов : Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.-М.
- Документооборот и хранение документов
- Документооборот как условие успешной работы организации
- Документооборот как элемент учетной политики
- Документооборот на предприятии
- Документооборот на предприятии
- Документооборот на предприятии
- Документооборот на предприятии (1)
- Документооборот грузовых перевозок
- Документооборот грузовых перевозок
- Документооборот, деловой этикет
- Документооборот, его этапы
- Документооборот и документирование
- Документооборот и его значение
- Документооборот и его составляющие
