Документооборот грузовых перевозок

Автомобильный транспорт обеспечивает: возможность  доставки грузов от грузоотправителя до получателя без перегрузки; высокую  сохранность груза; большую мобильность  и скорость перевозки; экономичность  при перевозке товарно-штучных  грузов на небольшие расстояния (до 200 км) и д.р.

Процесс доставки груза от отправителя к получателю состоит из трех основных элементов: погрузка груза на подвижной состав в пунктах отправления; перемещение  груза подвижным составом до пунктов  назначения; выгрузки груза с подвижного состава в пунктах назначения.

Грузами на транспорте называются все предметы с момента  приёма их к перевозке до момента  сдачи грузополучателю. 

1.Первичные документы  учета грузовых перевозок

Развитие рыночных отношений в экономике страны создало условия для реализации на автомобильном транспорте международной  практики первичного учета автомобильных  перевозок грузов.

Первичными документами  учета автомобильных грузовых перевозок  являются путевой лист грузового  автомобиля и товарно-транспортная накладная. Действовавший до недавнего  времени порядок расчетов за перевозки  грузов автомобильным транспортом  предусматривал

Оформление много  численных типовых форм путевого листа и товарно-транспортных накладных (сдельные, почасовые, междугородние, международные  и т.д.) каждая из форм содержала от 60 до 90 реквизитов. Значительное количество составляли показатели справочно-информационного  характера, которые при ручной обработке  каждого документа использовались для подсчета итогов выполнения транспортной работы.

В настоящие  время в рамках государственной  программы "Переход РФ на принятую в международной практике систему  учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики". Разработаны и используются в практике работы автотранспортных предприятий унифицированные формы путевого и перевозочного документов первичного учета (путевой лист и транспортная накладная), позволяющие осуществлять любой утвержденный федеральным автотранспортным органом порядок взаиморасчетов между участниками провоза грузов.

Согласно устава автомобильного транспорта РФ и в соответствии с Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов транспортная накладная является обязательным документом и должна содержать следующую информацию.

1. Данные, подтверждающие договор перевозки: дата и место составления накладной, наименование и реквизиты перевозчика, наименование и реквизиты получателя, дата и время приемки груза к перевозке, государственный номер автотранспортного средства, пункт назначения, наименование груза и вид его упаковки, масса груза и/или числа грузовых мест, порядок определения массы груза, если она не указана в накладной, размер и порядок оплаты перевозки.

2. Технологические  требования при выполнении перевозок  (завоз-вывоз грузов с ж/д станций, попутная загрузка и т.п.).

3. Перечень документов, переданных отправителем перевозчику.

4. Срок выполнения  перевозки, погрузки разгрузки.

5. Обязательства  сторон по выполнению дополнительных  работ, связанных с осуществлением  перевозки (транспортно-экспедиторские  услуги и д.р.).

6. Инструкции  перевозчику (например, получить  соответствующие платежные документы,  относительно страхования груза), замечания участников по качеству  выполнения перевозки грузов.

7. Другие данные, которые стороны договора перевозки  сочтут нужным внести в транспортную  накладную.

Согласно уставу автомобильного транспорта РФ, путевой  документ является основным, удостоверяющим принадлежность транспортного средства юридического юридическому лицу или  гражданину, осуществляющему перевозку  грузов с указанием в нем цели поездки и иных установленных  сведений.

Путевой документ дает право водителю на выезд автотранспортного  средства из гаража (места стоянки) на автомобильные дороги общего пользования, на выполнение установленного задания, на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных  в путевом документе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется оформление специального пропуска.

Функции путевого документа может выполнять транспортная накладная в том случае, когда  грузоотправитель является перевозчиком грузов. С целью реализации указанных  задач в путевом документе  содержаться следующие данные:

1. Характеристика  автотранспортного средства (государственные  и гаражные номера, модель автомобиля, прицепа и полуприцепа, подпись  лица, подтверждающего исправность  готовность автотранспортного средства).

2. Фамилия имя  и отчество водителя (водителей)  выполняющих задание на данном  автотранспортном средстве; номера  кадрового учета на предприятии,  подпись лица, удостоверяющего возможность  выполнения задания по состоянию  здоровья.

3. Задание водителю  на выполнение перевозки грузов (установленное графиком время  выезда автомобиля из гаража  и прибытия в пункты погрузки  и выгрузки, наименование и адрес  заказчика, пунктов погрузки и  разгрузки).

4. Характеристика  перевозимого груза (наименование, код, общее количество в тоннах).

5. Учет и контроль  расхода горючего (вида топлива,  на котором работает автомобиль, его количество при выезде, возврате  и выданное по норме на задание  в натуральном выражении или  талонам).

6. Показатели  использования автотранспортного  средства (данные спидометра при  выезде и возврате).

7. Сведения о  технических неисправностях автотранспортного  средства во время выполнения  задания (ремонт в пути, дата  и время заезда и выезда  автомобиля для устранения технической  неисправности).

8. Особые отметки  о фактах и причинах невыполнения  задания, нарушениях и замечаниях  по качеству выполнения работы  водителя на автомобильных дорогах.

9. Печать предприятия,  организации, осуществляющего перевозку  груза, и подписи ответственных  лиц, подтверждающие достоверность  данных путевого документа. 

2. Путевая документация, необходимая для перевозки грузов

При перевозке  грузов между грузоперевозчиком  и грузоотправителем оформляются:

1.  Договор на перевозку груза:

По договору перевозки груза перевозчик обязуется  доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение  груза лицу (получателю), а отправитель  обязуется уплатить за перевозку  груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ). Договор перевозки является коммерческим документом, оформляемым  при оплате услуг автомобильных  перевозчиков. Отношения между отправителями  и перевозчиками строятся либо по схеме единовременной перевозки  определенного груза, либо как долгосрочное сотрудничество. Названным схемам соответствуют  два вида договора перевозки.

- "Разовые"  договоры о доставке конкретного  груза, который определяется индивидуальными  (как, например, предметы мебели) или родовыми (сельскохозяйственная  продукция, стройматериалы и т.  п.) признаками.

- Договоры о  долгосрочной организации перевозок,  согласно которым перевозчик  обязуется в установленные сроки  принимать, а грузовладелец - предъявлять  к перевозке грузы в обусловленном  объеме. УАТ (Устав автомобильного  транспорта) называет такие договоры  годовыми.

Если отношения  между отправителем груза и перевозчиком носят не длящийся, а "единовременный" характер, стороны в принципе не обязаны составлять единый документ с названием "договор перевозки". Заключение такого договора подтверждается составленным отправителем заказом, а  также товарно-транспортной накладной, которая содержит все существенные условия договора и, по сути, представляет собой его письменную форму. Согласно Правилам перевозки опасных грузов автомобильным транспортом «Перевозка опасных грузов автомобильным транспортом  осуществляется на основании договора перевозки, заключаемого в соответствии с действующим законодательством».

2.Заявка:

На перевозку  грузов грузоотправитель представляет в автотранспортное предприятие  или организацию при наличии  годового договора на перевозку грузов соответствующую заявку, а при  отсутствии годового договора - разовый  заказ.

3.Накладная: 

Форма 1-Т "Товарно-транспортная накладная", а также указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Рекомендации по применению товарно-транспортной накладной также содержатся в  Общих правилах перевозки грузов автотранспортом. Согласно п.2 Инструкции Минфина РФ, "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы N 1-Т. Пунктом 6 указанной Инструкции установлено, что товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Грузоотправитель  должен представить грузоперевозчику на предъявляемый к перевозке  груз товарного характера товарно-транспортную накладную. Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй экземпляр  сдается водителем грузополучателю  и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организации, владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. ТТН является основным перевозочным документом, по которой производится и списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем. При этом товарно-транспортная накладная содержит все существенные условия договора и, по сути, представляет собой его письменную форму. Перевозка грузов нетоварного характера оформляется актом замера или актом взвешивания.

Использование в международном сообщении:

При перевозках в страны дальнего зарубежья (или  из них в Россию) основным товарно-транспортным документом является международная  автомобильная накладная, предусмотренная  Конвенцией о договоре международной  дорожной перевозки грузов 1956 г. (КДПГ). На международной автомобильной  накладной должна стоять отметка  российского таможенного органа "Товар вывезен", которая подтверждает факт вывоза товара за пределы таможенной территории РФ.

Если груз доставляется в страну-участницу СНГ (или ввозится в Россию из одной из этих стран), перевозка может быть оформлена  обычной товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) или CMR-накладной.

4.Договор транспортной  экспедиции:

Перевозимый груз является материальной ценностью, и  за нее кто-то должен нести ответственность. Такая ответственность возлагается  на экспедитора, с которым заключается  договор транспортной экспедиции. Согласно ст.801 ГК РФ "по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза". "В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором".

Поскольку перевозка  груза производится автотранспортным предприятием или организацией, как  правило, без сопровождения его  экспедитором грузоотправителя (грузополучателя), функции экспедитора выполняет  шофер-экспедитор автотранспортного  предприятия или организации. При  приеме груза к перевозке шофер-экспедитор автотранспортного предприятия  или организации предъявляет  грузоотправителю служебное удостоверение  и путевой лист, заверенный печатью  автотранспортного предприятия  или организации, и в дальнейшем выполняет все вышеперечисленные  обязанности и услуги.

5.Генеральная  доверенность на получение, хранение  и транспортировку грузов.

Другие документы, необходимые при перевозке груза:

Путевой лист.

Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ(далее – Устав) путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. В пункте 1 ст. 6 Устава указано, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Таковым и является Минтранс России. Так вот, п. 2 той же статьи запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Согласно п. 1 ст. 10Устава водитель предъявляет путевой  лист грузоотправителю вместе с документом, удостоверяющим личность, при приеме груза для перевозки. С этого  момента исчисляется время подачи транспортного средства под погрузку. Грузоотправитель отмечает его в  путевом листе. Такая отметка  может служить основанием для  начисления штрафа за задержку (простой) транспортного средства.

Отметки в путевом  листе могут служить обстоятельствами, являющимися основанием для возникновения  ответственности перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, фрахтователей, пассажиров при перевозках пассажиров и багажа, грузов или  предоставлении транспортных средств для перевозок пассажиров и багажа, грузов.

Путевой лист грузового  автомобиля является основным документом первичного учета, определяющим совместно  с товарно-транспортной накладной  при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава  и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления  расчетов за перевозки грузов. Порядок заполнения путевых листов предусмотрен Приказом Минтранспорта РФ "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" от 18.09.2008 г. № 152. Для грузового автотранспорта постановлением Госкомстата России 28.11.1997 г. N 78 утверждены две формы путевых листов - форма N 4-с и форма N 4-п.

Путевой лист ИП оформляется также в соответствии с Приказом Минтранспорта РФ "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" от 18.09.2008 г. № 152. Приказ от 30 июня 2000 года N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" признан утратившим силу.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении  перевозок грузов при условии  оплаты труда автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в терние одного рабочего дня (смены) водителя.

Поручение экспедитору.

В соответствии с Правилами транспортно-экспедиционной деятельности "для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное  и подписанное им поручение экспедитору. Оформленное в установленном  порядке поручение экспедитору  должно содержать достоверные и  полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме, а также  о количестве грузовых мест. Поручение  экспедитору представляется ему  клиентом на бумажном носителе, если иной способ не предусмотрен договором транспортной экспедиции. Экспедитор рассматривает  поручение экспедитору в сроки, определенные в договоре транспортной экспедиции, и направляет его клиенту  с отметкой о согласовании либо с  отказом в согласовании подлежащих оказанию транспортно-экспедиционных услуг с указанием причин отказа. Поручение экспедитору подлежит исполнению с момента получения  клиентом письменного подтверждения  его согласования экспедитором. Клиент на любом этапе исполнения договора транспортной экспедиции имеет право  отозвать ранее выданное поручение  экспедитору с обязательным возмещением  ему фактических расходов, связанных  с исполнением поручения. Отзыв  выданного поручения экспедитору  производится клиентом в письменной форме. Порядок и условия представления  поручения экспедитору и отзыва клиентом выданного поручения экспедитору  с использованием средств факсимильной или электронной связи определяются договором транспортной экспедиции. Форма утверждена Приказом Минтранса  РФ "Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов" от 11.02.2008 г. №23.

Экспедиторская  расписка

Выдается экспедитором клиенту при приеме груза и  предоставляет экспедитору право  владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

Складская расписка

В случае если экспедитор принимает груз клиента на складское хранение, экспедитор выдает клиенту складскую расписку.

Санитарный паспорт  на транспорт

Это документ, который  выдают территориальные центры Государственного Санэпидемнадзора. Его наличие у автотранспортного средства удостоверяет, что техническое состояние данного транспортного средства, а также условия его содержания, мойки и дезинфекции полностью соответствуют действующим российским государственным санитарно-эпидемиологическим нормам и правилам. В конечном итоге, только такой транспорт допускается к перевозке пищевых продуктов и предоставляет право юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, владеющими такими транспортными средствами, осуществлять деятельность, связанную с транспортировкой продуктов питания. Таким образом санитарный паспорт является обязательным документом при перевозке пищевых продуктов, в котором отмечаются данные о прохождении санитарной обработки. Этот документ необходимо иметь в соответствии с Федеральным законом РФ "О качестве и безопасности пищевых продуктов" от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ. Статья 19 п.4 "Для перевозок пищевых продуктов должны использоваться специально предназначенные или специально оборудованные для таких целей транспортные средства, имеющие оформленные в установленном порядке санитарные паспорта". (С 29 апреля 2009 года требования пункта 4 настоящей статьи в отношении соковой продукции из фруктов и (или) овощей не применяются. Применение, оформление санитарных паспортов и медицинских книжек осуществляется в соответствии с Приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 20.05.2005 № 402 "О личной медицинской книжке и санитарном паспорте".

3. Документы,  оформляемые при выполнении погрузочно–разгрузочных операций

документооборот грузовая перевозка

В соответствии с Уставом автомобильного транспорта погрузка грузов на автомобиль, закрепление, укрытие и увязка грузов должны производиться  грузоотправителем, а разгрузка  грузов из автомобиля, снятие креплений  и покрытий - грузополучателем. Однако, поскольку эта норма является диспозитивной, она применяется  лишь в том случае, когда в договоре перевозки (оказания экспедиторских услуг) не предусмотрено иное. В случае отсутствия в договоре разграничения  обязанностей между сторонами договора по погрузке или разгрузке грузов грузоотправитель и грузополучатель  производят соответственно закрытие и  открытие бортов автомобилей и люков  автоцистерн, опускание и выемку шлангов из люков автоцистерн, привинчивание  и отвинчивание шлангов. Автотранспортное предприятие или организация  могут по соглашению с грузоотправителем  или грузополучателем принять на себя погрузку и разгрузку:

а) тарных, штучных  и катно-бочковых грузов, доставляемых предприятием торговли и общественного  питания с небольшим товарооборотом;

б) иных грузов при  наличии у автотранспортного предприятия или организации средств механизации погрузочно-разгрузочных работ.

Соглашение оформляется  как отдельным договором, так  и включением указанных пунктов  в договор перевозки. В случае заключения долгосрочного договора на перевозку грузов автомобильным транспортом обязанности по погрузке-разгрузке конкретных грузов автотранспортным предприятием могут оформляться приложением к договору, а в основном договоре перевозки предусматриваются лишь условия, обеспечивающие максимальное использование погрузочно-разгрузочных механизмов; обязанность грузоотправителя производить предварительную подготовку грузов (укладку на поддоны, в контейнеры и т.п.) и предоставлять место для стоянки и мелкого ремонта погрузочно-разгрузочных механизмов, а также служебные помещения для устройства раздевалок и для отдыха рабочих.

В договоре автотранспортного  предприятия или организации  с грузоотправителем и грузополучателем может предусматриваться участие  шофера в погрузке и разгрузке  грузов в порядке, предусмотренном  в Правилах по охране труда на автомобильном  транспорте. В случае участия шофера в погрузке или разгрузке шофер  при погрузке принимает груз с  борта автомобиля, а при разгрузке  груз подается шофером на борт автомобиля При принятии автотранспортным предприятием на себя обязательств по производству погрузочно-разгрузочных работ оно несет ответственность за порчу или повреждение груза при погрузке и разгрузке, происшедшие по их вине. Грузоотправитель и грузополучатель обязаны содержать погрузочно-разгрузочные пункты, погрузочно-разгрузочные площадки, а также подъездные пути к ним в исправном состоянии в любое время года для обеспечения беспрепятственного проезда и маневрирования подвижного состава, а также обеспечить наличие средств механизации и необходимое количество рабочих, необходимых для соблюдения установи ленных сроков погрузки в автомобили и выгрузки из них грузов, устройства для освещения рабочих мест и подъездных путей к ним при работе в вечернее и ночное время, инвентарь, такелаж и в необходимых случаях весовые устройства для взвешивания грузов и подвижного состава, а также в зависимости от объема и характера выполняемых работ необходимое количество оборудованных мест погрузки и выгрузки грузов и указатели размещения складов, въездов и выездов. Грузоотправитель и автотранспортное предприятие при перевозке грузов обязаны в пределах объемов грузов, указанных в заказе (заявке) грузоотправителя (грузополучателя), производить загрузку подвижного состава до полного использования его вместимости, но не выше его грузоподъемности.

4. Схема документооборота

Заявка от клиента  поступает к диспетчеру в письменном виде или по телефону. Затем заявка формируется инженером отдела эксплуатации и передается диспетчеру выпуска с распоряжением, сколько по ездку отдельно), путевой лист отмечается на ОТК, фиксируется в личной карточке водителя и сдается диспетчеру. Диспетчер в журнале сдачи путевых листов расписывается о его приеме. Путевой лист поступает в отдел эксплуатации, обрабатывается, отрываются талоны заказчика, и бухгалтер в журнале сдачи путевого листа расписывается о принятии талона заказчика. Бухгалтер выписывает счет на основе прейскуранта, к счету прикалывается талон заказчика и переводится клиенту. Путевые листы по итогам каждого месяца сортируются по отрядам и складываются в архив. На каждую поездку клиентом в 2х экземплярах выписывается товарно-транспортная накладная. В настоящее время ТТН выписывается на ЭВМ. 1й экземпляр ТТН отдается получателю, 2й экземпляр ТТН прикалывается к путевому листу. 

Список литературы

1. Воркут А.И. Грузовые автомобильные перевозки – К.: Вища школа, 1986. – 447с.

2. Вельможин А.В., Гудков В.А., Миротин Л.Б. Технология, организация и управление грузовыми автомобильными перевозками: Учеб. для вузов. 2-е изд. доп. Волг. тех. ун-т, 2000. – 304 с.

3. В.Н. Дегтяренко, В.В. Зимин, А.И. Костенко Организация перевозок грузов. – М.: «Издательство Приор», 1997