Документооборот и его составляющие

Содержание

Введение

Тема реферата «Документооборот и его составляющие» подразумевает раскрытия основных составляющих, входящих в понятие документооборот.

Движение документов от момента составления в самой организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.

Понятие «документ» возник намного ранее.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Латинское documentum - доказательство, свидетельство.1

По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства это емкий процесс, который условно делится на две части:2

- обеспечение своевременного и  грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

В работе мы рассмотрим понятие документооборот, его составляющие и особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами.

1. Документооборот и его  основные этапы 

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.3

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; информационно-справочная работа; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; отправка документов адресатам; формирование дел в соответствии с номенклатурой; хранение и использование документов в текущей деятельности; подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.4

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает  загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием  первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение  документов и отправка.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.

Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять: специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота); сотрудник службы ДОУ, например экспедитор; секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются: конверты с надписью «лично»; документы, адресованные общественным организациям; упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях если: получена доплатная корреспонденция; адрес отправителя написан только на конверте; дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение  руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17). В резолюции указывают: исполнителя; содержание поручения; срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом.

Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов). Например, срок исполнения служебного письма - 10 дней).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные  подразделения и не требующие резолюции руководства.

Не передают на просмотр руководителю организации документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя. Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается  маршрут.

Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения, с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления: 5

1) письма, присланные в копии  для сведения;

2) телеграммы и письма о разрешении  командировок и отпусков;

3) сообщения о заседаниях, совещаниях  и повестках дня;

4) графики, наряды, заявки, разнарядки;

5) сводки и информация, присланные  для сведения;

6) учебные планы, программы;

7) рекламные извещения, плакаты, программы  совещаний, конференций и т. п.;

8) прейскуранты;

9) нормы расхода материалов;

10) поздравительные письма и  пригласительные билеты;

11) бухгалтерские документы;

12) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

13) научные отчеты по темам;

14) месячные, квартальные, полугодовые  отчеты;

15) формы статистической отчетности.

2. Особенности управления входящими , исходящими и внутренними документами

Как было отмечено выше все документы организации  делятся на:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Управление входящими документами предусматривает:6

• организацию доставки (получения) документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; регистрацию документов;
• рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
• организацию исполнения документов.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.

Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов. Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на: подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов; регистрируемые и нерегистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов) входящей корреспонденции).

Рассмотрение документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управление исходящими документами предусматривает:7

• прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
• регистрацию документов;
• тиражирование документов;
• подготовку документов к отправке;
• сортировку документов;
• передачу документов.

Наиболее тщательного рассмотрения, заслуживает процедура создания внутренних документов. В зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия:8

• в инициативном порядке;
• в ответ на ранее полученный документ (после его рассмотрения); во исполнение поручения (указания) руководства предприятия;
• во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов;
• при подготовке ответов на поступившие в адрес предприятия обращения юридических и физических лиц.

В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:

• определение вида и темы документа;
• подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших на предприятие);
• определение предварительного варианта структуры документа;
• составление чернового варианта содержания документа;
• редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
• оформление проекта документа;
• согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
• представление проекта документа на подпись (утверждение).

При определении вида и темы документа принимаются во внимание: функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию предприятия; информационный повод для письменного обращения к адресату.

Определившись с видом и темой документа можно приступать к подбору информационных материалов.

При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.

Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.

Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формулируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.

Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стиль изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Окончательно выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а в конечном счете - способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.

Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.

Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись.

Заключение

В заключении необходимо отметить, что проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы 'и управление.

В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

В данной работе мы рассмотрели сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно сказать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на методологии информационного менеджмента.9

Государственная политика в области управления документацией, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления, правилам документирования. Закон о документации должен быть подкреплен комплексом подзаконных нормативных актов инструктивно-методического характера.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
2. Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.
3. Делопроизводство: Справ. Пособие –  Омск, 2005.
4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М 2001. 
5. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2005. №3.
6. Красавин А.С. Организационное обеспечение делопроизводства // Делопроизводство. – 2002. - № 2.
7. Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД, 1994.
8. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2004. №1.
9. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

1 Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД, 1994. С. 87

2 Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. С. 78

3 Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. С. 34

4 Делопроизводство: Справ. Пособие –  Омск, 2005. С.45

5 Делопроизводство: Учеб. для нач.проф.образования / Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. С. 56

6 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. С. 87

7 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. С. 102

8 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.  С. 122

9 Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2005. №3. С. 34