Документооборот и его значение

Содержание.

Ведение.

В решение задач по совершенствованию  управления, немаловажное значение имеет  организация делопроизводства в  учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и  создание документов.

Значение  рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим  удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем  объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости  от специфики работы конкретного  аппарата управления).

1. Документы.

Документ - материальный носитель, содержащий в  зафиксированном виде информацию.

1.1. Значение  документов.

Значение  документов в наше время исключительно  велико.

Во-первых, документы имеют государственное  значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь  страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют юридическое  значение. Документами оформляются  права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в организации  хозяйственной деятельности государства  и его органов. Все хозяйственные  операции на предприятиях и в учреждениях  оформляются документами.

1.2. Группы  документов.

I. По  признаку специализации:

1. общие - документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные - документы  являющиеся продуктом деятельности  структурных частей учреждения:

• бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
• плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
• статистические (статотчеты, таблицы);
• юридические (исковые заявления, решения суда);
• финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

II. По  значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III. По  техники воспроизведению:

1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.

IV. По  секретности:

1. для служебного пользования - документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные - документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V. По  приемам записи:

1. простые - документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
2. стенографированные - документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3. зашифрованные - документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По  происхождению:

1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.

VII. По  срочности:

1. простые - документы с необозначенными сроками исполнения;
2. срочные - документы с обозначенными сроком исполнения;
3. весьма срочные - документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII. По форме:

1. стандартные - документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
2. нестандартные - документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По  сложности:

1. простые - документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
2. сложные - документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.

Все документы могут быть в виде подлинников  и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.

Оригинал - это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный  и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный  документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.

Копия - это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса  и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа - слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку  известно, что есть подлинник.

2. Организационно-распорядительная  документация.

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она  охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В  процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, подавляющая часть которых  фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными  носителями фиксированной информации являются документы.

В зависимости  от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных  видов документов. Вид документа  следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд  разновидностей. Так например, протокол - вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий  и др. Или: акт - вид документа, его  разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи  и др.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости  от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

2.1. Организационные  документы.

I. Устав - свод правил, регулирующих  деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязаности  в определенной сфере государственного  управления или хозяйственной  деятельности. Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной  власти и управления, а уставы  общественных организаций принимаются  и утверждаются съездами. Уставы  предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими  органами (министерствами, ведомствами,  исполкомами местных Советов).

II. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции,  компетенцию, обязанности и организацию  работы системы органов государства,  единого органа, структурного подразделения.  Положения могут регламентировать  деятельность должностных лиц.  В отдельную группу следует  выделить положения, регулирующие  совокупность организационных, трудовых  и других отношений по конкретному  вопросу. Наиболее многочисленны  разновидности положений о проведении  различных конкурсов, смотров  и других мероприятий.

III. Инструкция - правовой акт, издаваемый  органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем)  в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы,  научно-технические, технологические,  финансовые и иные специальные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их  подразделений и служб), должностных  лиц и граждан.

Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов.

Инструкция оформляется на общем  бланке. Она утверждается специальным  распорядительным актом или непосредственно  руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные

2.2. Распорядительные документы.

I. Постановление - правовой акт,  принимаемый высшими и некоторыми  центральными органами коллегиального  управления в целях разрешения  наиболее важных и принципиальных  задач, стоящи перед данными  органами, и установления стабильных  норм правил поведения.

Постановления принимаются Верховным  Советом РФ и Верховными Советами союзных и автономных республик  по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими  органами государственной власти своих  полномочий; Президиумом верховного Совета РФ и Президиумами Верховных  Советов союзных и автономных республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы  государственного руководства и  по вопросам, связанным с подготовкой  сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом Министров  РФ и Советами Министров союзных  и автономных республик как нормативные  акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления, являющиеся правовыми актами.

II. Решение - как распорядительный  документ является правовым актом,  принимаемым Советами народных  депутатов и исполнительными  комитетами. Решения оформляют также  результаты деятельности и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств и ведомств, научных  советов и т.п.

III. Распоряжение - акт управления  государственного органа, имеющий  властный характер, изданный в  рамка присвоенный должностному  лицу, государственному органу компетенции,  имеющий обязательную силу для  граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями  министерств, ведомств, отделов и  управлений исполкомов местных  Советов народных депутатов, руководителями  учреждений, объединений, организаций  и предприятий. Приказ издается  для решения основных оперативных  задач, стоящих перед данным  органом. По юридической природе  приказ может быть нормативным  актом управления, содержащим нормы  права, регулирующие определенные  сферы общественных отношений,  и актом применения норм права  (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения  положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни  учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и  т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или  отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчиненности. Все  распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

V. Указ - документ, издаваемый руководителем  учреждения, действующего на основе  единоначалия. Указы дается по  оперативным вопросам (как правило,  разового характера), они связаны  с выполнением директив вышестоящих  организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства  данного учреждения.

VI. Протокол - документ, содержащий  запись хода обсуждения вопросов  и принятия решений на собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях  органов. Протоколы могут составлять  и должностные лица следственных, административных органов, органов  охраны общественного порядка  и др.

2.3. Справочно-информационные документы.

I. Письма - самые распространенные  документы. Они являются средством  общения между учреждениями, официальными  и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое и срочное  сообщение, переданное по телеграфу.  Отделение связи несет ответственность  за доставку телеграммы в пределах  определенных сроков, установленных  для телеграмм-молний, срочных и  простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка - письменное  сообщение вышестоящему должностному  лицу о служебном деле: о результатах  обследований, ходе выполнения работ,  выполнении заданий по командировке  и т. д.

Содержание докладной записки  может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка - письменное  изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление  от указанных правил в работе  и т. д.

V. Справка - документ, содержащий  и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена  для параллельно действующих  или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным  в том или другом отношении  лицам для представления в  другие учреждения (справка с  места работы, справка с места  жительства и т. д.)

VI. Удостоверение - документ, подтверждающий  что-либо (личность, полномочия) и дающий  право совершать определенные  должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий явления,  факты или сложившиеся отношения.

Группы актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного  лицо предоставляет право другому  лицу выступает от его имени,  совершать какие-либо юридические  действия или получать материальные  ценности.

Доверенность может быть однократного и многократного действия.

9. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

Заключение.

В работе инженеров, конструкторов, руководителей  производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению  различной докуметации. Особенно большие  трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь  недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления  и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Список  литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

Национальная экономика в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

проблемы и политика», Москва, 1996.

4.Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособ. / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.

  5.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004 . - 288 с.

6.Охотников  А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004. – 288 с.