Эффективное управленческое общение в организации

Содержание.

    Введение.

1. Общение как социальный феномен
2. Особенности управленческого общения
3. Условия эффективного общения в управленческом общении
4. Понятия управленческого общения в организации и основные подходы к его рассмотрению

Заключение

Список  литературы.

      Введение

    Управленческое  общение — это особый, специфический вид общения. От других видов общения оно отличается тем, что через него и посредством его решаются управленческие задачи. Поэтому управленческое общение определяют как особый вид общения, целью и результатом которого является решение специфических управленческих задач. [4; стр. 187]

     Управленческое  общение, как и любое другое, имеет  три стороны:

     1) коммуникативную (обмен информацией);

     2) перцептивную (восприятие друг друга  в процессе общения);

     3) интерактивную (совместная деятельность или обмен действиями в процессе общения).

     В реальном процессе общения все они  переплетены и взаимно обусловливают  друг друга. «Управленческое общение  имеет специфическую структуру  и как бы вплетено в ткань любого управленческого действия: от 2/3 до 3/4 рабочего времени менеджер тратит на различные виды общения».

     Правильно организованное управленческое общение  является катализатором управленческой деятельности. Наоборот, отсутствие умений и навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры руководителя ставят под вопрос успешную работу и его самого, и подчиненных. Овладеть приемами, умениями и навыками управленческого общения, выработать в себе коммуникативную культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями.

     Практически все проблемы управления так или  иначе связаны с общением. Что  же такое общение? Какова роль такого его вида, как управленческое общение? Об этом и пойдет речь в данной работе. 
 

    1. Общение как социальный феномен. Особенности управленческого общения

    Общение — основная форма человеческого  бытия. Отсутствие или недостаток общения  может деформировать человеческую личность. Общение лежит в основе практически всего, что мы делаем, и служит жизненно важной целью установления взаимосвязей и сотрудничества людей.

    Человеческое  общение напоминает своеобразную пирамиду, состоящую из четырех граней. В  процессе общения мы познаем других людей, обмениваемся с ними информацией, взаимодействуем с другими и  вместе с этим переживаем собственные состояния, возникающие в результате этого.

    Таким образом, общение — это процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий:

    - восприятие, познание и понимание  партнеров по общению (перцептивная сторона общения);

    - обмен информацией (коммуникативная  сторона общения);

    - выработку единой стратегии взаимодействия (интерактивная сторона общения). [1; стр. 61]

    В самом общем виде общение выступает  как форма жизнедеятельности, как  способ объединения и развития людей. Трудно найти такие психические явления, свойственные человеку, которые так или иначе не были включены в процесс общения. Социальный смысл общения заключается в том, что оно выступает средством передачи форм культуры и общественного опыта. Психологический смысл общения состоит в том, что в ходе этого процесса субъективный мир человека раскрывается для другого и происходит их духовное обогащение.

    Общаясь с другими людьми, человек усваивает  общечеловеческий опыт, исторически  сложившиеся социальные нормы, ценности, знания, способы деятельности, а также формируется как личность. Другими словами, общение выступает важнейшим фактором психического развития человека.

    По  характеру связи общающихся общение делится на:

    - непосредственное, как контакт «с глазу на глаз»;

    - опосредованное, как неполный психологический контакт при помощи письменных или технических средств, отдаляющих во времени или на расстоянии получение обратной связи между участниками.

    По  количеству участвующих в общении людей различают:

    - межперсональное общение, то есть непосредственные контакты людей в группах или парах, постоянных по составу участников;

    - массовое общение, то есть множество непосредственных контактов незнакомых людей, а также коммуникация, опосредованная различными видами средств массовой информации.

    По  включенности в процесс общения социальных слагаемых различают:

    - межличностное общение (общение между конкретными личностями, обладающими уникальными индивидуальными качествами, которые раскрываются другому по ходу общения и организации совместных действий; социальные роли общающихся играют в таком общении вспомогательную роль);

    - ролевое общение (общение между носителями определенных социальных ролей). В этом общении человек лишается определенной спонтанности своего поведения, так как те или иные его шаги, действия, диктуются исполняемой ролью. В процессе такого общения человек отражается уже не столько как индивидуальность, а как некая социальная единица, выполняющая определенные функции.

    Однако  сама по себе социальная роль не определяет до мельчайших деталей весь ход общения. Она предписывает, как вести общение в главном, основном, оставляя тем самым некоторый «диапазон возможностей» для своего исполнителя, что можно условно назвать определенным «стилем общения» в рамках исполнения конкретной социальной роли. Другими словами, ролевое общение не только не отрицает, а и предполагает привнесение личных моментов в это общение. Правда, они носят по отношению к социальной роли подчиненный характер.

    2. Особенности управленческого общения.

    Разновидностью  ролевого общения является управленческое общение, то есть общение между собеседниками, занимающими социальные позиции соподчиненности или относительной зависимости исходя из выполняемых социальных ролей, направленное на оптимизацию процесса управления и разрешение проблем совместной деятельности в организации. [1; стр. 65]

    Основные  функции управленческого общения:

    - выдача распорядительной информации (распоряжения, приказы, указания, рекомендации, советы и др.);

    - получение обратной (контрольной) информации о ходе и итогах реализации распорядительной информации;

    - выдача оценочной информации  об итогах реализации задания.

    Первая  функция в управленческом общении  присутствует всегда, она главная  и ведущая. Вторая и третья функции могут и не быть в том или ином конкретном акте управленческого общения.

    Почему  первая функция главная? Потому что  от ее качества зависит качество исполнительной деятельности. Кроме того, первая функция  еще и наиболее сложная. На этой стадии чаще всего возникают проблемы и конфликты, так как руководитель изменяет взгляды, отношения, установки, вид деятельности, действия, поведение другого человека, других людей.

    Управленческое  общение в своей основе деловое, ролевое общение. В процессе его  мы контактируем и взаимодействуем не ради праздного любопытства, не «просто так», а для того, чтобы решить какую-либо деловую проблему. Все это требует организации процесса управленческого общения.

    Изучение  общения показывает сложность этого  социального феномена. Эта сложность требует выделения отдельных составляющих, описания структуры. Существует несколько подходов к структурированию общения как социального феномена. Одним из удачных является подход, при котором выделяют три взаимосвязанные стороны общения:

    - перцептивную (то есть взаимовосприятие партнеров по общению);

    - коммуникативную (то есть взаимообмен информацией);

    - интерактивную (то есть взаимодействие партнеров по общению).

    3. Условия эффективного воздействия в управленческом общении. Позиции в общении

      Психологическая сущность взаимодействия. В ходе общения его участники не только воспринимают и понимают друг друга, не только обмениваются информацией, но и осуществляют взаимодействие, то есть планируют общую деятельность, обмениваются действиями, вырабатывают формы и нормы совместных действий. Таким образом, действие — главное содержание интерактивной стороны общения. [1; стр. 79]

      Взаимодействие в общении — это система взаимно обусловленных действий партнеров по общению, направленных на взаимные изменения их поведения, деятельности, отношений, установок и др. с целью обеспечения результативности общения и выработки единой стратегии.

      В процессе взаимодействия каждый стремится  ориентироваться на свои цели и цели партнера. В зависимости от степени  учета во взаимодействии этих целей различают следующие стратегии поведения:

      1) сотрудничество, предполагающее максимальное достижение участниками взаимодействия своих целей;

      2) противодействие, предполагающее ориентацию лишь на свои цели без учета целей партнера;

      3)  компромисс, предполагающий частное, промежуточное (зачастую, временное) достижение целей партнеров ради сохранения условного равенства и сохранения отношений;

      4)  уступчивость, предполагающая принесение в жертву собственных потребностей для достижения целей партнера;

      5) избегание (уклонение), предполагающее уход от контакта, отказ от стремления к достижению своих целей для исключения выигрыша другого.

      Дистанция в общении.

      Личное  пространство человека имеет ряд зон, в которых и осуществляется общение в зависимости от характера данного акта общения:

      а) интимная зона (от 15 до 45 см от тела человека). Из всех зон эта самая главная. Разрешается в нее проникать только тем, с кем человек находится в тесном эмоциональном контакте;

      б) личная зона (от 45 до 120 см). В пределах этой зоны осуществляется общение между приятелями и знакомыми в условиях каждого дня;

      в) социальная зона (от 120 до 360 см). Это общение людей в строгом соответствии с их социальной ролью, когда в общении желают подчеркнуть социальный статус общающихся;

      г)  публичная зона (более 360 см). Как правило, в этой зоне ведется общение с большой группой людей, когда мы хотим к ней обратиться.

      Сделаем ряд практических выводов для  ситуаций управленческого общения:

      - во-первых, если вы хотите, чтобы подчиненные чувствовали себя при общении с вами комфортно, то держите дистанцию;

      - во-вторых, при выборе дистанции  в разговоре учитывайте национальные  и социальные особенности собеседника,  обсуждаемую проблему, актуальное  эмоциональное состояние собеседника  и др.

      Позиция в общении. Эффективность взаимодействия в процессе управленческого общения связана с теми позициями, которые занимают общающиеся. Удачной попыткой оказания помощи в выборе рациональных позиций в общении является теория трансактного анализа, предложенного американским психиатром Э. Берном (трансакция — это единица общения, это действие (акция), направленное на другого человека).[3; стр. 51]

      Основные  характеристики позиций Родителя, Взрослого, Ребенка

    Проблема уверенности в процессе управленческого общения. Пути формирования уверенности в себе

      Главное психологическое условие успешной деятельности — это уверенность  в своих силах. Чувство уверенности  может быть привитым с детства, но может вырабатываться и целенаправленно. К основным путям выработки уверенности можно отнести следующие:

      -  освоение и совершенствование профессионального мастерства;

      - адекватное поведение в различных ситуациях человеческого общения;

      -  поддержание и укрепление здоровья и работоспособности;

      - создание и поддержание благоприятного внешнего облика, собственного имиджа. [1; стр. 83]

      Развить навыки уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая, таким  образом, способность успешно влиять на других.

      Умение  быть по-настоящему уверенным в себе можно идентифицировать и ему можно научиться, увеличивая способность оказывать позитивное воздействие на окружающих. Уверенность в себе — это частью подход к жизни, частью — социальный навык. Такой подход усваивается в раннем возрасте, зачастую влияя на человека в различных довольно тонких формах.

      Подлинная уверенность в себе имеет много  преимуществ, в том числе:

      -  высвобождается энергия, что дает возможность чувствовать себя сильнее;

      -  вы чаще добиваетесь того, к чему стремитесь;

      -  снижается напряженность, что позволяет высвобождать подавленные чувства;

      - в результате выхода напряженности улучшаются отношения с людьми;

      - улучшается процесс принятия решений, так как находят выражение и совместно прорабатываются сложные проблемы;

      -  шумные и властные люди теряют часть своего чрезмерного влияния по мере того, как менее заметные люди получают возможность выразить себя.

      Под жизненной философией понимается внутренняя картина окружающего нас мира и в самом общем виде сводится к двум группам личных представлений: как я отношусь к себе и как я отношусь к окружающим. В соответствии с этими подходами уже упоминавшийся психолог Э. Берн выделил четыре жизненных позиции.

      1. Я в порядке,  вы в порядке.  Для людей, стоящих на этой позиции, характерно, в основном, положительное отношение к себе. В целом они своей жизнью довольны и довольствуются тем, что имеют. Анализируя свое прошлое, они сосредоточиваются на приятных и радостных воспоминаниях. Они положительно относятся к другим людям. Они не становятся сентиментальными или неразборчивыми. Но ценят добрые отношения, контакт с окружающими, исходящее от них одобрение своих поступков.

      2. Я в порядке, вы не в порядке. Люди, придерживающиеся такой жизненной позиции, в основном, положительно относятся к себе, но они чувствуют очень значительную разницу между собой и окружающими.

      Они считают большую часть других людей несовершенными или худшими  чем они сами, находят, что окружающим не хватает таких важных качеств, как ум, честность, нравственность, привлекательность, интеллект или опытность. Люди этой жизненной позиции думают, что превосходят других, и стремятся демонстрировать это им и себе. Они могут выглядеть надменными, холодными, высокомерными; таких руководителей обычно не любят, потому что они — как немой укор окружающим.

      3. Я не в порядке,  вы в порядке.  Люди этой жизненной позиции считают, что у них есть существенная слабость или недостаток, из-за чего они уступают другим. Им не хватает оптимизма по отношению к себе. Эти люди не слишком нравятся себе потому, что концентрируют свое внимание на слабостях, недостатках, неудачах, несоответствиях требованиям — действительных либо воображаемых. Проблемы и разочарования служат как будто специально для того, чтобы продемонстрировать им, что они никчемные люди, если не справляются с этим. Других же они оценивают более высоко; считают, что окружающие более значительны, зрелы, целеустремленны, талантливы и элегантны. Короче говоря, люди, стоящие на этой позиции, смотрят на окружающих снизу вверх.

      4. Я не в порядке, вы не в порядке. Люди, стоящие на этой позиции, могут чувствовать себя подавленно, могут утратить способность создать себе приемлемые условия или ощущать удовольствия от жизни. Они не только себя оценивают невысоко, но и окружающих воспринимают как людей тоже в том или ином смысле ущербных. Любые взаимоотношения ощущаются ими как сплошное разочарование. Эта позиция может иметь отрицательные последствия для личности, приводя к утрате бодрости, сил и воодушевления.

      Таким образом, уверенное поведение проявляется как способность:

      - умение  сказать «нет»,  когда   этого  требует  ситуация  делового общения; 

      - использовать местоимение «Я»; 

      - открыто выражать позитивные  и негативные чувства; 

      - не боятся жестикулировать. 

      К  факторам,  обуславливающим  неуверенное  поведение,  можно отнести:

      - низкая самооценка;

      - страх критики; 

      - страх потребовать и настоять  на своем; 

      - чрезвычайная осторожность;

      - постоянное чувство вины;

      - недостаток практики;

      - формировавшее вас воспитание;

      - опасения враждебности со стороны окружающих;

      - плохая самопрезентация; 

      - когда сами не знаете, чего  хотите. [3; стр. 53]

      Можно развить в себе необходимые навыки, наблюдая за тем, как другие люди справляются  с ситуациями, требующими уверенности  в себе.

      Избегайте запутывающих эмоций: если вы разъярены, оскорблены или эмоционально уязвлены, от окружающих нужно ожидать реакции на ваши эмоции, а не на то, что вы хотите до них донести. Это  может запутать вопрос и направить усилия в сторону от решения задачи.

      Будьте  проще: иногда важность того, что люди хотят донести до других, теряется из-за излишней сложности или попыток иметь дело сразу с несколькими вопросами.

      Добивайтесь своего: работайте над решением вопросов, несмотря на возможную необходимость долго разъяснять свои намерения, пока вы не будете удовлетворены возможностью решить проблему.

      Не  «роняйте себя»: если что-либо для вас важно, добейтесь, чтобы другие знали о вашей позиции.

      Следите, чтобы вас не «сбивали» с мысли: окружающие, часто неосознанно, будут пытаться увести вас в сторону от того, что вы хотите до них донести. Это может быть вызвано давлением, которое на них оказывается. Ознакомьтесь с их точкой зрения, но не настаивайте на своем.

      Ошибка  не ослабляет: если вы ошиблись — что  рано или поздно случается, — не давайте возникнуть чувству несоответствия своему месту. Такое чувство подрывает ваши позиции.

      Стремитесь  всегда к победе: старайтесь создать ситуации, в которых ваша работа будет приносить вам победу, но не за счет других людей. Посвятите некоторое время изучению того, как и они тоже могут выиграть. В этом случае обе стороны в личных взаимоотношениях могут чувствовать выгоду, создавая, таким образом, основу для дальнейших продуктивных контактов.

      Таким образом, к важнейшим характеристикам  уверенного поведения необходимо отнести следующие:

      1.  Эмоциональность речи — открытое, спонтанное и подлинное выражение всех испытываемых чувств.

      2. Экспрессивность речи — ясное проявление чувств в невербальной плоскости и соответствие между словами и жестами, мимикой.

      3. Умение противостоять и атаковать — прямое и честное выражение своего собственного мнения, без оглядки на окружающих.

      4. Использование местоимения «Я» — выражение того факта, что за человек стоит за словами, отсутствие попыток спрятаться за неопределенными формулировками.

    5. Принятие похвалы — отказ от самоуничижения и недооценки своих сил и качеств.

      4. Понятие управленческого общения на предприятии и основные подходы к его рассмотрению

      1.1 Кадры управления и их роль  в деятельности предприятия

      Менеджмент - процесс планирования, организации, мотивации и контроля для достижения определенных целей. Соответственно, важнейшими функциями управленческого труда на предприятии являются следующие [6 , С. 14]:

      1. Планирование - представляет собой  постановку целей и разработку  путей их достижения;

      2. Организация - функция управления, включающая вопросы разделения и кооперации труда, в том числе, создание организационных структур, делегирование полномочий, организация взаимодействий;

      3. Мотивация - стимулирование - это  побуждение работников к эффективному достижению целей;

      4. Контроль - проверка полученных результатов.

      Термин "менеджер" имеет довольно широкое  распространение и употребляется  применительно к: организатору конкретных видов работ в рамках отдельных  подразделений или программно-целевых  групп; руководителю предприятия в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов); руководителю по отношению к подчиненным; администратору любого уровня управления, организующего работу, руководствуясь современными методами.

      На  предприятии одним из ключевых факторов управления является стиль управления, который выберет менеджер. Стиль управления - это выбор системы методов. То, как руководитель сочетает методы в систему, определяет стиль его управления. Во внутрифирменном управлении эффективность на 80% зависит от стиля руководства. Различают три типовых индивидуальных стиля руководства: авторитарный, демократический, пассивный.