Экономическая информация.

      Информацию  можно  определить  как  набор   сообщений  об  объектах  и   явлениях окружающей  среды,  их  параметрах,  свойствах  и   состоянии,  которые  уменьшают   имеющуюся о них степень неопределенности  и не полноты знаний.

     Сообщение  в свою очередь является формой  представления информации в виде  речи, текста, изображения, графиков, таблиц, видеоизображения, звука и  т. п. 

   В  широком   смысле  информация  –  это   общенаучное  понятие,  включающее  в  себя  обмен сведениями  между людьми, людьми и машинами, живой и не живой природой. Данное определение не претендует  на полноту и законченность  так как информация относится  к  наиболее  фундаментальным   понятиям  таким как материя,  поле,  энергия,  которые лишь описываются и трактуются.

    Часто  кроме  употребления  термина  информация  используется   термин  данные,  которые существенно различаются.

Информация  -  сообщения,  которые  реально,  практически   используются.  Данные  –  это сообщения,  наблюдения  которые  не  используются,  а  только  хранятся.  Если  появляется возможность использовать их для уменьшения неполноты знаний о чем-либо они превращаются в информацию.

      Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая. Ее отличительная черта связь с процессами  управления  большими  коллективами  людей,  организациями, предприятиями и другими экономическими структурами.

    Экономическая  информация  –  совокупность  сведений,  отражающих  социально-экономические  процессы  и  служащих  для  управления  этими  процессами  и  коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

Виды экономической  информации. Особенности экономической  информации.

    Словосочетание  экономическая информация (ЭИ) вошло  обиход в 60-х  годах  с  внедрением средств  вычислительной  техники  в  сферу  управления  народным  хозяйством.  Ее  исследование позволило,  во-первых,  классифицировать  информацию (по  месту  возникновения (входящая,

исходящая),  по  участию  в  процесс  обработки/хранения (исходная,  производная,  хранимая  без обработки,  промежуточная,  результатная),  по отношению  к  функциям  управления (плановая, прогнозная, нормативная,  конструкторско-технологическая,  учетная, финансовая  и  др.)  и  пр.),  а во -вторых выявить ряд особенностей, влияющих на организацию автоматизированной обработки:

1.ЭИ  специфична  по  форме представления.  Она непременно  отражается  на  материальных носителях в виде  первичных и сводных документов,  для повышения достоверности передача  и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных  или электронных документах  требует специальных средств и организационных мероприятий.

2.ЭИ  объемна.  Качественное  управление  экономическими  провесами  невозможно  без  детальной информации о них.  Совершенствование управления, возрастание  объемов производства в  материальной  и  нематериальной  сферах  сопровождается  увеличением   сопутствующих  ему 

информационных  потоков (требует  возрастающей  производительности  средств  обработки  и каналов связи).

З.ЭИ  циклична.  Для  большинства  производственных  и  хозяйственных  процессов  характерна повторяемость  составляющих  их  стадий  и  информации,  отражающей  эти  процессы (однажды созданные  программы  обработки  информации  могут  многократно  использоваться  и тиражироваться).

4.ЭИ  отражает  результаты  производственно-хозяйственной   деятельности  с  помощью системы   натуральных  и  стоимостных   показателей.  При  этом  используются  количественные величины, цифровые  значения (их удобно обрабатывать).

5.ЭИ специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и,  в  первую  очередь,  логические  например,  сортировка  или  отбор)  операции,  а  результаты представляются  в  виде  текстовых документов,  таблиц,  диаграмм  и  графиков (дает  возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных программных средств).

Технология  электронной обработки экономической  информации.

Технология  работы с первичной информацией

    Любая  целенаправленная деятельность  требует разработки технологического  процесса.  Технологический  процесс   машинной  обработки  экономической   информации  (information  technology) — взаимосвязанная последовательность  операций,  исполняемая в строго  заданном  порядке с момента возникновения хозяйственной операции  до получения необходимой системы обобщающих  показателей и документов.  Основным  элементом этого процесса  является технологическая операция — комплекс однородных действий над информацией ее носителем на одном рабочем месте. Технологические операции могут объединяться в процедуры.

Процедура  (procedure)  — обозначенная  совокупность  исполняемых операций,  в результате выполнения  которых сведения  получают  конкретную  завершенную форму (документ,  выходная форма документа, информационный массив).

     На  выбор  технологического  процесса  и  его  организацию  оказывают   влияние  следующие факторы:  а) вид комплекса технических  средств; б) методы контроля; в) вид носителей сведений и способ их получения; г) алгоритм решения задачи.

     В   общем  виде  процесс  обработки   экономической  информации  включает  четыре  этапа: начальный, подготовительный, основной и заключительный.

Начальный этап: сбор, измерение и регистрация исходных сведений; передача информации на вычислительную систему.

Подготовительный  этап:  прием,  контроль  и  регистрация  входящей  информации  на вычислительной системе; подготовка машинных носителей  информации.

     Основной  этап: формирование массивов и  вычислительная обработка информации; получение результатной информации.

Заключительный  этап:  контроль и  вывод  результатной информации;  размножение и передача результатной информации потребителям; сохранение результатной информации.

   Первый этап  в зависимости от вида применяемых  технических средств делится  на способы: а) механизированный (простейшие  технические  средства);  б)  автоматизированный (машиночитаемые  документы и др.); в) автоматический (в режиме реального времени).

       На  втором  этапе передача  информации  с мест  ее  возникновения  на  вычислительную  систему осуществляется  с помощью почтовой службы, курьера  и систем связи. 

     Схемы  организации технологических процессов  в системе управления могут  быть разные. Так, возможны варианты  информационных процессов с последовательным  их исполнением: 

Сбор *регистрация * передача * хранение * передача * обработка * использование.

Сбор *регистрация * хранение * передача*  обработка *использование.

Сбор* регистрация* обработка * хранение *  передача *обработка *использование.

Экономическая информация выявляет деятельность предприятий  через систему показателей. В  своей  основе  она  дискретная,  что  означает  ее формирование  по мере  исполнения  тех или  иных фактов и иллюстрируется в виде документов и машинных носителей.

Информация  по  своей  природе  является  цифровой  и  алфавитной.  Она  характеризуется  массовостью и объемностью, линейностью  формы, относительно несложными  арифметическими  и  достаточно  сложными  логическими  процедурами  преобразования  первоначальных  сведений  в

итоговые.

      Значительный удельный вес принадлежит стабильной информации (условно-постоянной). При обработке  необходимо  формировать  и  сохранять  промежуточную  информацию.  Конечная информация  представляется  в  виде  документов  заранее  заданной  формы.  Значительная  часть информации сохраняет соответствующие термины. Для этого необходимы организация и ведение архивов.

      Какой  бы  сложной  и "разумной" ни  была  автоматизированная  система  обработки  данных,  ее применение бесполезно, если входные данные неточно отображают свойства предметной области.

Роль и  значение первичной информации переоценить  невозможно. Поэтому  любому  экономисту важно знать технологию работы с  первичной информацией. Для регистрации  любой хозяйственной операции, то есть для получения первичных (исходных) сведений  о  процессах,  протекающих  в  объекте  управления,  необходимо  выполнить  такие действия, как  идентификация, привязка ко времени, измерение.

      Идентификация  -  это  действие,  процесс,  в  результате  которого  останавливают (узнают, определяют) идентификатор объекта. Объектом здесь может быть и субъект труда (кто выполнил операцию), и объект труда (какая деталь обработана), и объект передачи (что передано), и субъект

передачи (от кого, кому), и пр.

    Идентификатором  называется  комбинация  признаков,  сопоставленная  с  объектом идентификации  и  однозначно  отличающего  от  любого  другого  объекта (в  данной информационной системе в пределах данного класса объектов). Другими словами, идентификатор -  это  уникальное  имя  объекта.  Идентификатором  может  быт  и  цифровой  код  получателя,  и признаки защиты денежного знака.

     В  зависимости  от  конкретных  обстоятельств идентифицировав требуется либо  только  вид объекта (например,  модель  холодильника,  достоинство банкноты,  сорт  ткани),  либо  и вид,  и экземпляр объекта (работник предприятия с его уникальным табельным номером, смарткард).

Привязка ко времени (датирование) - действие, процесс, в  результате которого фиксируется (документируется) время/дата (возможно, начало и завершение) выполнения операции.

    Измерение  -  это  нахождение  какой-нибудь  мерой  значения  какой-либо  величины.  Способы,

средства и единицы (штуки, киле граммы, литры, рубли) измерения  существенно зависят от вида, сущности объекта измерения. Объединяющим здесь  является то, что именно в процессе измерения формируются первичные  данные.

      Процесс получения первичных данных имеет  ряд особенностей, которые необходимо иметь в виду при создании автоматизированной системы обработки информации.

     Прежде  всего  следует  учитывать,  что  сбор  данных  есть  обычный  трудовой  процесс,  и  он требует  определенной  квалификации  затрат  сил,  времени.  Причем  затрат  не  малых,  так  как операции  сбора данных  часто носят массовый характер. Кроме  того, первичные данные должны точно  описывать  первичные  хозяйственные  операции.  Иными  словами,  первичная  информация должна быть достоверна. Но и этого мало. Она должна быть еще и своевременной.

Задача №4

       Задача: Спроектировать постановку задачи для автоматизированного получения документа «Ведомость кредиторской задолженности на  31 января 2011г»

    Для решения задачи необходимо спроектировать информационную базу, необходимую для получения «Ведомости кредиторской задолженности на 31 января 2011года», в документе должны быть отражены реквизиты : номер по порядку, код кредитора, наименование кредитора, номер документа, дата документа, операция, сумма по операции, сумма по кредитору, сумма по документу.

   Для решения  данной задачи необходимо в  программе 1С:Бухгалтерия сформировать «Оборотно - сальдовую ведомость по счету 60.01 (76)».

Для этого в  программе 1С есть вкладка «Отчеты» «Оборото -сальдовая ведомость по счету». Установит дату, счет 60.01(или 76). Приложение 1

Дополнительные  задания:

1.приложение 2

2.Для описания  организации, необходимо зайти  во вкладку «Предприятия»

организация. Появиться  таблица, где будет указано: код, префикс, наименование. приложение 3-6

ОРГАНИЗАЦИЯ:

Основные:

юр/физ лицо                необходимо указать

сокращенное наименование   Сарапульское ПО 

полное наименование      Сарапульское Потребительское общество

для печати форма  исполь.     Сарапульское ПО  

наименование плательщика     Сарапульское Потребительское Общество

Головная организация           ______________________________________

основ.банк.сч                          ОАО «Быстро Банк» (расчет)

Реквезиты

ИНН    1827……..                                                           КПП  1818……

ОГРН  1031…….                                                          Дата гос.регистрации 00.00.0000

ИФНС 

Код ИФНС   18…..                   наименование ИФНС____________________

Сведения о постановке на учет

дата выдачи                            серия №

наименование организации, выдавшая свидетельство

Код   1838…..                               наименование  ______________________ 
 

3. Чтобы построить код кредитора для начала нужно в программе занести в справочник поставщика.

   При работе с поставщиками/покупателями в программе 1С Бухгалтерия мы сталкиваемся с необходимостью каждую новую организацию вносить в  справочник Контрагенты. Вы, наверное, помните, что добавить новую позицию в справочник Вы можете или кнопкой Добавить (на панели инструментов), или клавишей Insert (на клавиатуре). Опишем пошагово наши действия, при заполнении карточки Контрагента (Рисунок 10):

   Рисунок 10

   Заполняем Наименование, ИНН, Номер свидетельства НДС, Код по ЕГРПОУ. Если каких-либо данных у Вас нет, то можете эти позиции пропустить.

   Строку Головной контрагент мы не заполняем.

   Комментарий заполняем при желании.

   Заполненная карточка контрагента может выглядеть  следующим образом (Рисунок 11):

   Рисунок 11

   Обратите  внимание, что в карточке есть еще  вкладки Контакты и Счета и договоры. Их тоже обязательно нужно заполнить. Но они у Вас будут неактивны. Для того, чтобы сделать эти вкладки активными, нужно записать нашу карточку. Для этого внизу окна нажимаем кнопку Записать. Эта кнопка сохраняет все внесенные данные и не закрывает окно карточки контрагента, благодаря чему мы можем дальше продолжать ввод данных в закладки Контакты и Счета и договоры.

Код контрагента  формируется автоматический при  сохранении контрагента.

4.Перечень первичных  документов: приходная накладная, счет-фактура, возвратная накладная.

  Изменения в  документе «список кредиторов»:

1.если у поставщика  изменились реквизиты, можно их  изменить, для этого необходимо   есть возможность редактирования.

2.если с поставщиком  больше не работаете и не  будете можно удалить его