Формирование организационной структуры управления предприятием

Формирование организационной  структуры управления предприятием.

 

Построение организаций

 

Организация работ - это функция, которую осуществляют все руководители. И хотя смысл этой концепции состоит  в делегировании (уполномачивании) прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую  информацию.

 

В широком смысле задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать  структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее  внутренним и внешним факторам.

 

Проектирование организационной  структуры.

 

Поскольку цель организационной  структуры состоит в том, чтобы  обеспечить достижение стоящих перед  фирмой задач, проектирование структуры  базируется на стратегических планах организации.

 

Однако в этом вопросе  нет единого мнения. Некоторые  авторы относят выбор структуры  к стратегическому планированию, однако Альфред Чандлер сформулировал  свой ставший знаменитым принцип: «Стратегия определяет структуру». Это означает, что структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут  понадобиться соответствующие изменения  и в организационных структурах.

 

Согласно классической теории организации, структура предприятия  должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной  структуры чем-то схожа с последовательностью  элементов процесса планирования.

 

Вначале руководители осуществляют разделение организации на широкие  сферы, затем ставят конкретные задачи - подобно тому как в планировании сначала формулируются общие  задачи, а потом составляются конкретные правила. Таким образом, последовательность следующая:

 

1. Осуществляется деление  организации по горизонтали на  широкие блоки, соответствующие  важнейшим направлениям деятельности  по реализации стратегии.

 

2. Устанавливается соотношение  полномочий различных должностей.

 

3. Определяются должностные  обязанности как совокупность  определенных задач и функций,  и поручается их выполнение  конкретным лицам. Получившаяся  в итоге разработки организационная  структура - не есть что-то застывшее.  Поскольку организационные структуры  основываются на планах, то существенные  изменения в планах могут потребовать  соответствующей корректировки  в структуре.

 

Организационная структура.

 

Производственно-хозяйственная  деятельность каждого предприятия, его права и обязанности регулируется законом о предпринимательской  деятельности.

 

Управление предприятиями  осуществляется в соответствии с  их Уставами. Предприятие является юридическим лицом, пользуется соответствующими правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

 

Управление предприятием должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура  предприятия и его подразделений  определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной  структуры управления предприятия  необходимо было обеспечить эффективное  распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось  выполнить следующие условия:

 

- решение одних и тех  же вопросов не должно находится  в ведение разных подразделений;

 

- все функции управления  должны входить в обязанности  управляющих подразделений;

 

- на данное подразделение  не должно возлагаться решение  вопросов, которые эффективнее решать  в другом подразделении.

 

Следует отметить, что структура  управления может изменяться во времени  в соответствии с динамикой масштабов  и содержания функций управления, в связи с изменяющимися требованиями окружающего мира и т.п.

 

Между отдельными подразделениями  предприятия существуют как вертикальные, так и горизонтальные связи.

 

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это  связи руководства и подчинения, например, связь между начальником  предприятия и начальниками цехов.

 

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это  связи коопераций равноправных элементов.

 

В основу структуры управления предприятиями положена определенная система. Рассмотрим альтернативные варианты организационных структур, которые  успешно зарекомендовали себя к  настоящему времени. Каждая из них годится  только для определенных ситуаций:

 

линейная;

 

функциональная;

 

смешанная;

 

штабная;

 

бюрократическая;

 

функциональная;

 

дивизионная;

 

органистическая: матричная, программно-целевая, бригадная.

 

Линейная - представляет собой  схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений  вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых  вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

 

Руководитель, обладающий линейными  полномочиями, имеет право принимать  определенные решения и действовать  в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех  пределах, которые установлены организациями  или законом.

 

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

 

Процесс создания иерархии называется - скалярным процессом. Поскольку  полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью  команд. Цепь команд, созданная делегированием полномочий, является характерной чертой всех формальных организаций.

 

Функциональная система  представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные  вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения  не всегда знают, как согласовать  полученные указания, в какой очередности  их выполнять.

 

Фредерик У.Тейлор и Анри Файоль были современниками Вебера и  с самого начала убежденными сторонниками функциональной организационной структуры  и концепции рациональной бюрократии. Функциональную организационную структуру  иногда называют традиционной или классической. Основу этих структур составляет так  называемый «шахтный» принцип построения и специализации управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации (маркетинг, производство, финансы, персонал и пр.). По каждой из них формируется иерархия служб («шахты»), пронизывающая всю организацию  сверху донизу (рис 1). Если размер всей организации или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно в свою очередь подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными или производными.

 

Функциональную структуру  целесообразно использовать в тех  организациях, которые выпускают  относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения  своей жизнедеятельности требуют  решения стандартных управленческих задач.

 

Функциональная структура  не подходит для организаций с  широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстро меняющимися потребительскими и  технологическими потребностями, а  также для организаций, осуществляющих свою деятельность в широких международных  масштабах.

 

Наиболее распространена Смешенная система, в которой  сочетается линейная и функциональная системы. Рассмотрим её на примере ГП Приднестровский ТелеРадиоЦентр. Организационная  структура ГП ПРТЦ приведена на Рис.3. Рассмотрим её более подробно.

 

Предприятие ПРТЦ возглавляет  Начальник (Иван Петрович Ангелов), который  организует всю работу предприятия  и несет полную ответственность  за его состояние и деятельность перед государством (собственником  предприятия) и трудовым коллективом. Начальник представляет предприятие  во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы  по предприятию, в соответствии с  трудовым законодательством принимает  и увольняет работников, применяет  меры поощрения и налагает взыскания  на работников предприятия, открывает  в банках счета предприятия.

 

Основным производственным звеном данного промышленного предприятия  являются цеха и службы. При существующей структуре управления руководителю предприятия непосредственно подчиняются:

 

Главный инженер;

 

Главный энергетик;

 

Главный бухгалтер;

 

Заместитель начальника по хозяйственной  деятельности;

 

Отдел кадров.

 

Главный инженер руководит  работой технических служб предприятия, несет ответственность за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции, использование новейшей техники  и технологии, а также отвечает за выполнение требований по охране труда  и технике безопасности. Главный инженер возглавляет производственно - технический совет предприятия, являющийся совещательным органом. Ему подчиняются отделы:

 

Эксплуатации;

 

Диспетчерский, связи и  контроля;

 

Охраны труда и техники  безопасности,

 

Производственной лаборатории,

 

а также цеха:

 

Цеха №№ 1, 2, 3 – цеха радиовещания;

 

Антенно-фидерный цех.

 

В задачи отдела Эксплуатации входят вопросы совершенствования  выпускаемой продукции, разработки новых видов продукции, внедрение  в производство новейших достижений науки и техники, механизации  и автоматизации производственных процессов, соблюдение установленной  технологии и др. Вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку  технологического оборудования, проводит все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.

 

Отдел Диспетчерский, связи  и контроля (Тарасевич В.Д.) осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики  работы, устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства, осуществляет контроль за комплексностью и качеством  готовой продукции, разрабатывает  предложение по предупреждению и  уменьшению брака. Осуществляется также  подача программ радиовещания на линейные входы вещательных передатчиков цехов №№ 1,2,3; контролируется выполнение обслуживающим персоналом цехов  частотного, временного, программного расписания работы средств радиовещания. Качество продукции является определяющим в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива.

 

Отдел Охраны труда и техники  безопасности (Головачук Л.А.) обеспечивает надзор и контроль за соблюдением  требований охраны труда в соответствии с положениями 'Трудового Кодекса' ПМР от 3 июля 2002 года и иных нормативных  актов, регулирующих взаимоотношения  в области охраны труда; несёт  ответственность за выполнение требований техники безопасности на рабочих  местах предприятия, обучение обслуживающего персонала безопасным методам работы, проведение соответствующих экзаменов; организует совместно с отделом  кадров прохождение регулярных медицинских  осмотров персонала предприятия  и т.п.

 

Отдел Производственная лаборатория (Шелякин В.Д.) отвечает за поддержание  в рабочем состоянии закреплённого  высокотехнологического оборудования, внедрение в производство современных  технологий и оборудования, обучение обслуживающего персонала и т.п.

 

Производственные Цеха №№1,2,3 (Клепальский В.С, Кучеренко В.И, Кутыркин Е.С.)несут основную производственную нагрузку и заняты выпуском профильной продукции. Начальники цехов отвечают за соответствие выпускаемой продукции  установленным стандартам, за своевременное  проведение технических осмотров, ремонтов оборудования, соблюдение техники безопасности вверенным персоналом, проведение технической  учёбы и т.д. Начальникам цехов  подчиняются начальники смен и ведущие  инженера ремонтных групп. Начальникам  смен подчиняются старшие электромеханики, электромеханики и электромонтёры смен, ведущим инженерам ремонтных  групп – персонал ремгрупп.

 

Начальник Антенно-фидерного  цеха (Глусский А.С.) отвечает за поддержание  антенно-фидерного хозяйства в  рабочем состоянии и его соответствие эксплуатационным требованиям, своевременное  проведение техосмотров и профилактических ремонтов на закреплённом оборудовании и т.д. и т.п.

 

Отдел Главного энергетика (В.А.Векшин) вместе с подчиненными ему подразделениями  обеспечивает бесперебойное снабжение  предприятия электроэнергией, теплотой, сжатым воздухом, водой, кислородом и  другим, а также отвечает за бесперебойное  снабжение жилого посёлка (пгт. Маяк) электроэнергией, подачу тепла в  жилые дома и административные здания, подачу воды и т.п. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического  оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, топлива,, сжатого воздуха  и др., а также мероприятия по их экономии, использование вторичных  энергоресурсов, разрабатывает технические  и организационные мероприятия  по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов  использования энергетического  оборудования в энергетических службах  и производственных цехах, разрабатывает  мероприятия по борьбе с загрязнением воздушного бассейна (например, в 2001-2002гг. был выполнен большой объём работ  по переводу котельной п.Маяк, работающей на мазуте, на экологически чистое топливо  – природный газ), проводит работы по научной организации труда  в энергетических службах и совершенствованию  учета, расчету потребностей и составления энергобалансов, анализу, учету и представлению отчетности, проводит инструктаж и обучение персонала, осуществляет производственные связи с другими подразделениями предприятия и районными энергоснабжающими организациями. Следует отметить, что ГП ПРТЦ является самым мощным потребителем электроэнергии в Григориопольском районе, так как электроэнергия является сырьём для существующего производства – радиовещания. На ГП ПРТЦ установлены одни из самых мощных в мире радиопередающих устройств, например, выходная мощность каждого из передатчиков ПКВ500М цеха №1 составляет 1000 кВт, а потребляемая – 2250 кВт; выходная мощность каждого из передатчиков «Кондор» цеха №2 составляет 2000 кВт, а потребляемая – 4250 кВт. К сожалению, учитывая реалии сегодняшнего дня, производственные мощности предприятия ГП ПРТЦ используются далеко не полностью.

 

Главный бухгалтер (Мельник  Л.В.) осуществляет учет средств предприятия  и хозяйственных операций с материальными  и денежными ресурсами, устанавливает  результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и др., а также, являясь заместителем начальника ПРТЦ по экономическим вопросам, руководит (через зам. гл. бухгалтера по экономике) работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению  производительности труда, выявлению  и использованию производственных резервов улучшению организации  производства, труда и заработной платы, организации внутрицехового хозрасчета и др. Главному бухгалтеру подчиняется планово-экономический  отдел и экономическая служба, бухгалтерия, финансовый отдел, а также  отдел организации труда и  заработной платы.

 

Планово-экономический отдел, возглавляемый заместителем главного бухгалтера по экономике (Тарасевич  В.Н.), разрабатывает годовые, квартальные  планы предприятия и отдельных  цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутрицеховое  планирование, разрабатывает нормативы  для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный  статистический учет, анализ показателей  работы основных агрегатов и цехов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую  продукцию, изучает и внедряет передовой  опыт в организации планово-экономической  работы и др.

 

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных  операций с материальными и денежными  ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.

 

Финансовый отдел производит финансовые расчеты с заказчиками  и поставщиками, связанные с реализацией  готовой продукции, приобретением  необходимого сырья, топлива, материалов и т.д. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношения  с государственным бюджетом.

 

Экономическая служба проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия  по снижению себестоимости и повышению  рентабельности предприятия, улучшению  использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной  организации труда, участвует в  разработке технико-экономических  нормативов и конкретных показателей  по экономическому стимулированию и  др.

 

Заместитель начальника по хозяйственным  вопросам руководит материально-техническим  снабжением, работой жилищно-коммунального  хозяйства, работой подсобного хозяйства  и участка переработки сельскохозяйственной продукции и т.д.

 

Заместитель по кадрам руководит  отделом кадров, совместно с отделом  по охране труда и технике безопасности организует прохождение медосмотра персонала предприятия и т.п.

 

Отдел организации труда  и заработной платы разрабатывает  штатное расписание, составляет годовые, квартальные и месячные планы  по труду и заработной плате, осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает  мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных  систем заработной платы, разрабатывает  положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует  в разработке вопросов научной организации  труда и т.п.

 

Штабные полномочия можно  определить как консультативные  или обслуживающие. Они поддерживают те виды деятельности, которые непосредственно  связаны с достижением поставленных целей. Административный аппарат выполняет  так много функций, что все  их невозможно перечислить. Штабные (аппаратные) полномочия помогают организациям использовать специалистов без нарушения принципа единоначалия. Штабные полномочия включают рекомендательные полномочия, обязательные согласования, параллельные и функциональные полномочия. Линейные руководители часто  обладают аппаратными полномочиями в некоторых областях, а глава  штабного аппарата обладает линейными  полномочиями в отношении самого аппарата.

 

Бюрократическая модель.

 

Как уже говорилось ранее, концепция бюрократии была сформулирована Максом Вебером. Теория Вебера не содержала  описания конкретных организаций. Он предлагал  бюрократию как некую нормативную  модель, к которой организации  должны стремиться.

 

Бюрократическая организационная  структура характеризуется высокой  степенью разделения труда, развитой иерархией  управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения  персонала, подбором кадров по их деловым  и профессиональным качествам. Бюрократию называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство  современных организаций представляют собой варианты бюрократии.

 

Бюрократическая модель управления имеет свои положительные свойства, но ее нельзя применять без детальной  проработки и совершенствования  всех составляющих ее элементов. Хотя различные организации и имеют  много общего, во многих важных характеристиках  они существенно отличаются друг от друга. Так что при проектировании организации необходимо принимать  во внимание все эти отличия.

 

Организации бывают большими и малыми. Бывает, что в крупных  организациях деятельность в основном сосредоточена в одной области. Другие крупные организации - это  конгломераты, где под крышей единой корпорации функционируют различные  фирмы, занимающиеся различными видами деятельности. Некоторые организации  работают непосредственно на удовлетворение потребностей широких слоев населения. Есть крупные организации, которые  действуют в ограниченных географических районах, а другие действуют почти  во всех странах мира.

 

Чтобы учесть и отразить все  эти различия в задачах, стратегических и оперативных планах организации, руководители используют различные  системы департаментализации. Это  понятие означает процесс деления  организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями или секторами.

 

Дивизиональная структура.

 

Разновидностью иерархического типа организации является так называемая дивизиональная структура (от английского  слова division - отделение), первые разработки которой относятся к 20-м годам, а пик практического использования - к 60-70-м годам нашего столетия.

 

Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана  резким увеличением размеров предприятия, диверсификацией их деятельности и  усложнением технологических процессов  в условиях динамично меняющейся внешней среды. Первыми перестройку  структуры по этой модели начали крупнейшие организации, которые в рамках своих  гигантских предприятий стали создавать  производственные отделения, предоставив  им определенную самостоятельность  в осуществлении оперативной  деятельности. В то же время администрация  оставляла за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии, научно-исследовательских  разработок, инвестиций и т.п. Этот тип  структур нередко характеризуется  как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением.

 

Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения. Структуризация организации по отделениям производится по одному из трех критериев: по выпускаемой продукции или  предоставляемым услугам, по ориентации на потребителя, по обслуживаемым территориям.

 

Дивизиональные структуры  управления привели к росту иерархичности, т.е. вертикали управления. Они потребовали  формирование промежуточных уровней  менеджмента для координации  работы отделений, групп и т.п. Дублирование функций управления на разных уровнях  в конечном счете привело к  росту затрат на содержание управленческого  аппарата.

 

Органический тип структур.

 

Главным свойством структур, известных в практике управления как гибкие, адаптивные, или органические, является присущая им способность сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться  к новым условиям, органически  вписываться в систему управления. Эти структуры ориентируются  на ускоренную реализацию, сложных  программ и проектов в рамках крупных  предприятий и объединений, целых  отраслей и регионов. Как правило, они формируются на временной  основе, т.е. на период реализации проекта, программы, решения проблемы или  достижения поставленных целей.

 

Разновидностями этого типа структур являются проектные матричные, программно-целевые, бригадные формы  организации управления.

 

Проектные структуры формируются  при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе.

 

Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию  выполнения работ, координацию действий исполнителей. Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения - проектной ' команды, работающей на временной основе. В ее состав включают необходимых специалистов, в том числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется соответствующими полномочиями. В их числе ответственность  за планирование проекта, за состояние  графика и ход выполнения работ, за расходованием выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. В связи  с этим большое значение придается  умению руководителя сформировать концепцию  управления проектом, распределить задачи между участниками команды, четко  определить приоритеты и ресурсы, конструктивно  подходить к разрешению конфликтов. По завершению проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняются).

 

Такая структура обладает большой гибкостью, но при наличии  нескольких целевых программ или  проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддержание  и развитие производственного и  научно-технического потенциала организации  как единого целого.

 

С целью облегчения задач  координации, в организациях создаются  штабные органы управления из руководителей  проектов или используются так называемые матричные структуры (рис.2).

 

Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную  на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны - непосредственному  руководителю функциональной службы, которая представляет персонал и  техническую помощь руководителю проекта, с другой - руководителю проекта, который  наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя  группами подчиненных: с постоянными  членами проектной группы и с  другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему  временно и по ограниченному кругу  вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям  подразделений, отделов и служб. Переход к матричным структурам обычно охватывает не всю организацию, а лишь ее часть, при этом успех  в значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов обладают профессиональными  качествами менеджеров и могут выступать  в проектной группе лидерами.

 

Основной недостаток матричной  структуры – её сложность. Очень  много проблем возникает из-за наложения вертикальных и горизонтальных полномочий, что подрывает принцип  единоначалия. Исследования показывают, что такие наложения часто  приводят к конфликтам.

 

Рассмотрев некоторые  виды организационных структур, можно  прийти к выводу, что не существует одной оптимальной для всех ситуации структуры организации. Как и  во всех процессах управления, в  проектировании организаций существует только наиболее подходящий для данной ситуации способ.

 

Список литературы

 

Егоршин А.П. «Управление  персоналом», Н. Новгород, 1997 г.

 

«Справочник директора предприятия», Москва, 1996 г.

 

Старобинский Э.К. «Основы  менеджмента на коммерческой фирме», Москва, 1994 г.

 

Грачёв М.В. «Суперкадры : Управление персоналом в международной  корпорации», Москва, 1993 г.

 

Ян Мейтланд «Руководство по управлению персоналом в малом  бизнесе» Москва, 1996 г.

 

Мерсер Д. «ИБМ. Управление в самой преуспевающей корпорации мира», Москва, 1991 г.

 

8. Гольдштейн Г.Я. «Основы  менеджмента», Таганрог, 1997 г