Содержание 

Введение…………………………………………………………………………….....2

1.    Понятие Архивного хранения документов……………………..3

2.    оперативное хранение документов………………………………...9

3.    Оформление дел длительных сроков хранения……………..15

4.    СОСТАВ УЧЕТНЫХ ДОКУМСЕНТОВ АРХИВА……………………………20

Заключение………………………………………………………………………...11

ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………………….24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Система хранения информации стала формироваться  одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд.

       Цель  нашей работы рассмотреть порядок  организации подготовки документов к передаче на архивное хранение.

       Архивный  фонд – лишь часть документального  фонда. В небольших по структуре  и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае секретарь фирмы отвечает за сохранность документов и сдачу ее в государственный архив.

       В настоящей работе мы рассмотрим, во-первых, понятие архивного фонда и архивного хранения документов; во-вторых, правила оформления дел длительных сроков хранения; в-третьих, состав ученых документов архива.

       Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы.

1. Понятие архивного хранения документов

       В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном Деле от 22 октября 2004г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, экономическое, политическое, социальное значение…» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

       В состав Архивного фонда входят находящиеся  на территории РФ архивные фонды и  архивные документы, независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения, формы собственности.

       Юридическим и физическим лицам Российской Федерации  гарантируется право на создание своих архивов. При этом, под архивом  понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».

       Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной  собственностью, собственностью территориальных  образований в составе РФ, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

       В соответствии с законодательством  установлены следующие сроки  хранения документации:

• документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу — в течение 75 лет;
• документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет;
• научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;
• конструкторской документации — в течение 15 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
• телеметрической документации — в течение 5 лет;
• кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;
• фотодокументы — в течение 3 лет;
• документы на машинных носителях — в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

      В течение установленных сроков организации  обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

      Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

      При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

      Независимо  от места хранения, вида носителя и  способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.

      Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

• общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;
• религиозных объединений и организаций;
• негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

      Собственники  документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия.

      В случае ликвидации негосударственных  объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.

      Документы могут быть переданы в собственность  государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия  передачи документов в государственные  архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

      В случае подготовки документов негосударственной  части. Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.

      Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций' фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

      На  практике существуют специфические  разновидности ведомственных архивов:

• центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
• центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
• объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;
• объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.

      Перечень  документов, подлежащих передаче из подразделений  в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

      В последнее время возобновился интерес  к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или  предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.

      Первый  в Европе экономический архив  действует с 1905 т. в Германии при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, некоторые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического архива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как состав, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения.

      В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после  создания отдела ведомственных архивов  Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами.

      К сожалению, в силу специфики развития экономических отношений в государстве, организация экономических архивов в современной России ограничивается опытом работы губернских археографических комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют переводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оперативное хранение документов

      Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности  в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями  типовых документов с указанием  сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

      Формирование  дела заканчивается после того, как  в него подшиты последние документы  за прошедший год. По окончании календарного года исполненные  документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

      В процессе хранения документов в организации  выделяется два этапа: оперативный  и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.  Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

      Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ). 
 
 
 
 

      На  этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

      На  этапе оперативного хранения дела находятся  в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

      Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного  доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в  нее вписывается каждый подшиваемый  в дело документ. Внутренняя опись  составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов». 

      При возникновении потребности в  каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель. При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу: 

      Карта-заместитель  помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

      С момента создания (получения) и до передачи в архив организации  или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения: 
1) управления. Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют более мелкие функциональные подразделения (например: департаменты, отделы); 
2) отделения. На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в себе более мелкие функциональные подразделения.  
На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов; 
3) департаменты. Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, они создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям; 
4) отделы. Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации; 
5) службы. «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации. 
Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации.  
6) бюро. Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро - для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой. 
Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например: цеха) или единицы, обслуживающие производство (например: мастерские, лаборатории). 
Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся: 
а) секторы. Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор финансирования инвестиций и кредитования; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта; 
б) участки. Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в структуре организации); 
в) группы. Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации.  

3. Оформление дел  длительных сроков хранения

      Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные  документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

      Дела  временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться  только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

      Дела  постоянного или долговременного  хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;
• обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

      В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную  государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному  хранению, допускается применение переплетных работ.

      Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно  хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

      Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата А5—АЗ и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

      При обработке документов постоянного  и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

      В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

      Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

      В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• номера листов с наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

      Все последующие изменения в составе  и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

      Внутренняя  опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию — эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

      На  обложке дел постоянного и  долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
• наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• номер дела по годовому разделу описи дел;
• заголовок дела;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

      При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.