Хранение документации и правила работы в архивах. Подготовка к передаче документов в архив

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

                   Документационное обеспечение управления

 

 

    Реферат

 

    Хранение документации и правила работы в архивах. 
  Подготовка к передаче документов в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                         Выполнила: 
                                                                Волошина А. В.

 

                                                         Проверила:

                                                             Чернова С. Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   Новосибирск 2013

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение………………………………………………………………………………3

 

Хранение документации……………………………………………………………..4

 

Правила работы в архивах…………………………………………………………...6

 

Подготовка к передаче в архив………………………………………………………9

 

Заключение…………………………………………………………………………..12

 

Список литературы………………………………………………………………….13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                 

                                                                                                                                                            

 

                                                            Введение

 

        Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

        В различных учреждениях всю  работу, связанную с документами  и информацией в них выполняют  делопроизводственные службы управления, в обязанности которых входит: регистрация и сортировка, сбор  и отправление, оформление и  составление, контроль и учет, разбор и сортировка, копирование  и хранение и т.д. всех видов  документов при работе организации.  Любая проверка в любой организации  или фирме начинается и кончается  проверкой документации, формированием  которой обязаны заниматься делопроизводственные  службы.

       Составление, оформление документов  и организация работы с ними  регламентированы законодательными  и нормативно - методическими актами, знание и выполнение которых  обязательно при ведении делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     Хранение документации

 

 

В архивах  организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после  чего они должны быть переданы на государственное  хранение в государственные и  муниципальные архивы. Федеральным  законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в  состав Архивного фонда Российской Федерации:

 

1. документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
2. проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
3. технологической и конструкторской документации — 20 лет;
4. патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
5. научной документации — 15 лет;
6. кино- и фотодокументов — 5 лет;
7. видео- и фотодокументов — 3 года.

 

В случае ликвидации организации, документы постоянного  срока хранения и поличному составу  передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда  Российской Федерации, для такой  передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной  архивной службы России. Если организация  своевременно не заключила договор  с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Дела считаются  заведенными с момента включения  в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных  подразделениях и хранятся в них  до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся сейфах, шкафах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

Для обеспечения  быстрого поиска нужного дела их располагают  на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается  его индекс по номенклатуре.

Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами  ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается  каждый подшиваемый документ. Она  помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его  даты, содержания и номер листа.

Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может  быть выдано дело целиком.

Выдача дел  в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и  т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства  с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой  в дело на его место заверенной копии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Правила работы в архивах

 

 

Основные  правила работы архивов организаций  являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила  основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного  обеспечения управления и архивного  дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные  достижения в применении технических  средств и информационных технологий в работе с документами.

 

Право и обязанность  создания архивов организаций для  временного хранения документов Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной  архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

 

Настоящие Правила  распространяются на архивы государственных  организаций, а также обязательны  для всех негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной  собственности.

 

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом  Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и  Указом Президента Российской Федерации  от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении  перечня сведений, отнесенных к государственной  тайне».

 

Особенностями Правил являются также:

 

- четкая  дифференциация во всех разделах  норм и требований по отношению  к документам, относящимся к различным  формам собственности;

 

- изложение  в большинстве разделов Правил  положений, относящихся к возможностям  информатизации архивных работ;

 

- значительное  усиление внимания к вопросам  физико-химической сохранности документов  и сохранению архивной информации, содержащейся в них.

 

 

 

Правила состоят  из восьми разделов.

 

Первый раздел является вводным; его главная цель - изложить общие положения, правовую базу для профессиональной работы государственных  архивов с архивными документами, а также раскрыть существующую типологию  архивов. Принципиально важными  и новыми моментами являются изложение  роли архивов как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с этой ролью вопросов информационной безопасности по отношению к архивам.

 

Второй раздел посвящен изложению вопросов организации  и фондирования документов. В разделе подчеркивается сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании документов; закреплена осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций, поэтому не повторяются нормы, относящиеся к фондированию документов исторического и советского периодов; изложены основные требования к фондированию документов современных организаций в зависимости от новых государственно-правовых и социально - экономических реалий.

 

В третьем  разделе Правил - "Организация  работы архива" впервые собраны  и с учетом современных условий  изложены все основные положения, нормы  и требования, относящиеся к общим  вопросам организации внутренней работы государственного архива - управления им, планирования и отчетности, организации  трудовых процессов, работы с кадрами. Новыми являются положения о выполнении государственным архивом платных  работ и услуг; правовой защите информационных продуктов архивов; изложение организационных  вопросов применения информационных технологий; впервые введены в Правила  принятые международным сообществом  архивов вопросы профессиональной этики.

 

В четвертом  разделе усилены положения, относящиеся  к контролю за техническим и физико-химическим состоянием документов; более детально изложены вопросы выдачи документов из хранилища и контроля за их сохранностью. В раздел внесены новые положения, относящиеся к страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж; о выявлении уникальных документов для включения их в Государственный реестр уникальных документов; о передаче страховых копий на специальное хранение; отражены вопросы обеспечения сохранности документов в чрезвычайных ситуациях.

 

В пятом разделе  новыми являются положения, относящиеся  к учету уникальных документов, а  также рассекреченных документов; более  полно раскрыты особенности учета  копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному  составу, принятых на временное хранение; изложены основные требования к ведению  учетных баз данных; более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета  копий фонда пользования.

 

Раздел шестой, посвященный вопросам комплектования и экспертизы ценности документов, также основан на анализе современных  реалий - с учетом действующего законодательства определены правовые основы приема документов негосударственной собственности, в том числе приема на временное  и депозитарное хранение, вопросы  приема документов от ликвидированных  организаций; изложены вопросы комплектования архива в процессе инициативного  документирования, а также комплектования документами зарубежной архивной России.

 

Новыми являются положения, относящиеся к взаимоотношениям государственных архивов и негосударственных  организаций. При изложении вопросов экспертизы ценности документов раскрыта роль государственных архивов в  отнесении документов к составу  государственной и негосударственной  частей Архивного фонда Российской Федерации.

 

Седьмой раздел Правил - "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к  документам архива" - впервые изложен  с учетом принятого МСА международного стандарта по описанию архивной документации, и содержит принципы многоуровневого  описания. Построение и некоторые  формулировки раздела не традиционны, но следует подчеркнуть, что эта  нетрадиционность не содержит требования переделки существующих в архивах  описаний и научно-справочного аппарата; в то же время его совершенствование  на базе новых компьютерных информационных технологий будет более успешным с позиций, изложенных в разделе. Менее подробно, чем это было раньше, изложены традиционные формы НСА, так  как в этом отношении сохраняют  действие апробированные методики ранее  изданных правил и инструкций, к  которым в случае необходимости  следует обращаться.

 

В последнем, восьмом разделе Правил новыми положениями  являются вопросы рассекречивания  архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа и выдачи архивных справок за рубеж. Определен  порядок обеспечения доступа  пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей.

 

 

                  Подготовка к передаче документов в архив

 

 

В каждой организации  в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после  установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с  исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. Сдаются дела в архив через год после  завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в  архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных  подразделений. Дела сдают в архив  после того, как они полностью  оформлены.

 

Оформление  дел состоит из следующих операций:

 

   1) проверка правильности группировки документов в дела;

    2) брошюровка (подшивка);

    3) нумерация листов;

    4) составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);

    5) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

    6) внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

    7) составление и оформление описи дела.

 

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при  этом допускается:

 

    1) не проводить систематизацию документов в деле;

    2) не нумеровать листы дела;

    3) не составлять заверительные надписи;

    4) не прошивать (не брошюровать).

 

Проверка  правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы  еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым  вопросам; по хронологии; по географическому  признаку; по алфавиту корреспондентов  и т.д.

 

При полном оформлении необходимо подшить или  переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические  предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в  дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

 

Все документы  подшиваются или переплетаются  в твердую обложку. Поскольку  в деле откладываются документы  разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит  надежное скрепление всех документов.

 

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

 

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами  работы архивов организаций.

 

В случае, когда  дело содержит особо ценные документы  — в личных делах, делах о присуждении  ученых степеней и присвоении

 

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

 

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1.

 

Внутренняя  опись подшивается перед документами  дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

 

При использовании  автоматизированных систем регистрации  документов внутренняя опись может  создаваться и распечатываться  автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные  карточки документов, помещенных в  дело. После того, как документы  подшиты, пронумерованы, составлена заверительная  надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

 

Оформление  обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта  ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного  хранения. Типы, размеры, технические  требования». В момент заведения  дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

 

    а) наименование учреждения (организации) и его подчиненность;

   б) наименование структурного подразделения;

    в) делопроизводственный индекс дела;

    г) заголовок дела;

    д) срок хранения дела.

 

 

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации  сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой  дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел  составляется соответствующая справка.

 

Прием каждого  дела производится лицом, ответственным  за архив организации, в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах  описи дел структурного подразделения  против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и  прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи ответственного за архив  и лица, передавшего дела. При  приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в делах.

 

Дела, увязанные  в связки, доставляются в архив  организации сотрудниками структурных  подразделений. Вместе с делами в  архив передаются регистрационные  картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           

 

 

 

 

                                                   Заключение

 

 

Таким образом, мы узнали, что работа кадрового  отдела регулируется обширной нормативно-правовой базой, состоящей из законов, постановлений, стандартов, норм, правил, уставов принятых как государственными органами власти, так и отдельными предприятиями. 
 
Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    Список литературы 
 
 
1. http://www.grandars.ru

2. http://www.zakonprost.ru

3. Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления».