Информационная служба фирмы

Менеджмент

Информационная  служба фирмы 

                                 Содержание:

 

Введение…………………………………………………………………стр.3

Глава 1. Информационные службы на предприятиях………………..стр.4

  1.1. История создания информационных  служб на предприятиях….стр.4

  1.2. Информационная служба в  фирме. Современное состояние…...стр.7

Глава 2. Принципы работы информационной службы……………….стр.13

    1. Функции и задачи  информационной службы .………………...стр.13

    2. Структура информационной  службы…………………………..стр.16

Глава 3. Методы работы информационной службы…………………. стр.21

  3.1. Информационное обеспечение……………………………………стр.21

3.2. Обработка документов…………………………………………….стр.31

3.3. Экономическая разведка…………………………………………...стр.39

3.4. Конфиденциальность и защита  коммерческой информации……стр.48

  3.5.    Источники информации………………………………………….стр.54

Заключение………………………………………………………………стр.62

Список использованной литературы…………………………………стр.64

Приложения……………………………………………………………...стр.70

 

 

 

                                  Введение

Тема: Информационная служба фирмы.

 Актуальность: Эффективное развитие  рыночных отношений  тесно   взаимосвязано

с  организацией  информационных  служб  на   предприятиях,   т.к.   успешная

деятельность  предприятия  невозможна   без   информационного   обеспечения.

Информация  позволяет  ориентироваться   в   общей   обстановке,   уменьшить

финансовый  риск,  следить  за  внешней  средой,  рынком,   оценивать   свою

деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Новизна:  Существует   много   работ,   посвященных   теме:   Информационное

обеспечение  коммерческой  деятельности.  Следует   выделить   специалистов,

работающих в данной области. Это  Бакланов М., Яновский А.М.,  Шкардун  В.Д.,

Новикова О.А. и другие. Но конкретно  по  деятельности  информационных  служб

фирмы информация рассеяна по различным  источникам.

Цель:  Комплексирование  информации  об   организации   и   методах   работы

информационной службы в фирме.

Задачи:

1) Проанализировать литературу  по теме

2) рассмотреть историю создания  информационных служб на предприятиях

3) рассмотреть принципы, функции  и задачи работы информационной  службы

4) рассмотреть методы работы  информационной службы.

Объект: Информационная служба на предприятиях

Предмет: Функции, задачи и методы работы информационной служб

Методы исследования: анализ специальной  литературы.

База исследования: фонды РНБ, Публичной  библиотеки имени Маяковского.

                  I.  Информационные службы на  предприятиях

 

         1.1. История  создания информационных служб  на предприятиях

 

     В СССР задачи обеспечения  научной и технической информацией  решались  в

рамках созданной в период 1952-1985 годов Государственной системы  научной  и

технической информации  (ГСНТИ),  которая  условно  разделялась  на  систему

открытой гражданской информации и систему информации в  оборонных  отраслях.

В связи с  распадом  Советского  Союза  ГСНТИ,  отражающая  характерные  для

прежнего  строя  ведомственные   структуры   управления   экономикой,   тоже

распалась. В рамках ГСНТИ была создана сеть информационных органов,  имеющих

статус всесоюзных, отраслевых, территориальных,  республиканских  и  низовых

на предприятиях (14).

       В  советское   время  активно  создавались   на  крупных   предприятиях

специальные библиотеки или  информационные  отделы.  Они  вели  многогранную

справочно-информационную работу.  Информационное  обслуживание  специалистов

осуществлялось  на  базе  укомплектованного  книжного  фонда.  Фонд  включал

справочный аппарат, состоящий  из  системы  каталогов  и  картотек.  В  своей

работе  информационные  службы   и   технические   библиотеки   использовали

традиционные  методы  информационного  обслуживания.  Это   обслуживание   в

системе  МБА,  режиме   «запрос-ответ»,   в   системе   ИРИ   (избирательное

распределение информации)  и  ДОР,  проведение  «Дней  информации»  и  «Дней

специалиста» (11).

      ИРИ  включает  в  себя   следующие  обязательные  элементы:   адресную

(алфавитную)  картотеку  абонентов,  предметную   картотеку   информационных

запросов, картотеку источников информации, картотеку  карт  обратной  связи,

картотеку  заказов  МБА  для  удовлетворения  абонентов  ИРИ  запрашиваемыми

документами.  Преимущество  ИРИ  –  наличие  обратной   связи.   Обеспечение

специалистов в режиме  ИРИ  способствует  внедрению  на  предприятиях  новых

методов труда, передовой техники  и прогрессивных  технологий.  До  доведения

информации  до  цехов  были  организованы  Доски  информации,   на   которых

вывешивался список новых поступлений.

     Специальные библиотеки  при заводах изучали  информационные  потребности

специалистов по следующим группам:

   1) руководящий состав завода

   2) рядовой состав ИТР

   3) рабочие массовых профессий

На основании собранных анкет  и выявленных в беседе запросов составляется  на

год  тематика  информационного  обеспечения  ведущих  специалистов   завода.

Основными   источниками   для   обеспечения   информационных    потребностей

специалистов  являлись  –   журналы,   издания   отраслевых   информационных

институтов, книги, библиографические  пособия.

      Большое  значение   придавалось   выставкам,   посвященным   различным

социалистическим   соревнованиям.   Для   выставок   библиотеки    подбирали

литературу, посвященным лучшим  людям  завода,  новаторам,  передовикам.  На

выставках широко представлялись  и  сами  книги  в  помощь  соревнованию,  и

определенные номера газет и  журналов, папки с подобранными по тем  или  иным

проблемам соревнования вырезками  из периодических изданий.

Для  рабочих  проводились  Дни  информации,  где  много  уделялось  вопросам

системы подготовки и повышения  квалификации рабочих кадров.

Основные направления работы библиотек  в советское время:

    - пропаганда внутренней  и внешней политики КПСС

    - целенаправленная помощь  в решении  социально-экономических   и  научно-

      технических задач,  стоящих перед производственными  коллективами

    -  пропаганда  достижений  в  области  науки,   техники,   прогрессивной

      технологии, содействие  внедрению  передового  производственного   опыта

      трудовых починов,  развитию технического творчества

    -   содействие   системе   профессиональной   подготовки   и   повышению

      профессионального  уровня кадров

    - популяризация научно-технических  знаний.

   Библиотеки работали в  тесном содружестве с профсоюзными  комитетами  (10,

   27,29).

 

   Т.о.,  в  советское   время   информационным   обеспечением   специалистов

   занимались  специализированные  библиотеки  и  информационные  центры  на

   предприятиях.  Можно   сказать,  что  информационная  инфраструктура  была

   хорошо развита (правда,  только в отношении  НТИ),  однако,  в  последние

   годы  он  был  в   значительной  степени  утерян,  так  как   в   условиях

   экономического кризиса  отделы информации и научно-технические   библиотеки

   государственных предприятий  и учреждений стали  первыми   кандидатами  для

   ликвидации.  Вместе с  тем, в последние  годы  такие   службы  стали  вновь

   создаваться  в  рамках  коммерческих  структур,  и   некоторые   банки   и

   финансовые компании в  настоящее время уже имеют  весьма мощные собственные

   информационные службы. Вновь  была осознана  важность  высококачественного

   информационного обеспечения  для успеха во всех сферах  деятельности, и  во

   многих западных компаниях  появилась должность «управляющий  знаниями»,  он

   должен выполнять те же  работы, что в  60-70-х  годах   предполагались  для

   советских  информационных  работников  отделов  НТИ   на  предприятиях   и

   организациях. Это говорит  о том, что  в  советское   время  информационные

   отделы  всегда  обеспечивали  высокое  качество  услуг   и  несли  за  это

   ответственность  за  счет  тщательного  отбора,  оценки,   редактирования

   информации.

 

 

 

         1.2. Информационная  служба в фирме. Современное  состояние.

 

          За последние  несколько лет информационно-аналитическая

   деятельность в российских  государственных и коммерческих  учреждениях

   получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к

   рыночной экономике возможен  только при условии возрождения

   предпринимательства. В  немалой степени успех любого  дела зависит от того

   объема информации, которым  владеет лицо, принимающее решение.  Генри Форд

   говорил: «Основа успеха  в бизнесе – своевременно полученная, правильно

   понятая и умело использованная  информация». Важно не просто  получить

   информацию, но и иметь  ее в таком виде, который бы  обеспечивал ее

   однозначную интерпретацию  и был нагляден для восприятия. На первый

   взгляд, информации в окружающем  мире настолько много, что,  кажется,

   недостатка в ней не  испытывает никто. Однако нынешнее  состояние экономики

   в значительной степени  связано с острой информационной  недостаточностью.

   Для принятия адекватных  ситуации решений на всех уровнях  управления нужна

   оперативная, доступная  и качественная информация. Информация  должна

   поступать к руководителю  в тщательно обработанном и  подготовленном для

   анализа виде. Таким образом,  возникает задача установки некоего

   «информационного фильтра»  на нескольких ветвях информационной

   «магистрали». Частично данная  задача решается за счет наличия  в фирме

   референта. Частичность  решения заключается в том,  что один референт может

   просмотреть только часть  из поступающего потока информации  и выделить из

   него наиболее важные  моменты, другая же часть информационного  потока

   остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении

   дополнительных сведений, разнообразном  анализе, планировании и

   прогнозировании здесь не  может быть и речи. Кроме этого  референт

   ориентирован только на  высшее руководство, и при этом  совершенно не

   учитывается заинтересованность  рядового сотрудника в оперативном

   получении необходимой ему  информации. В качестве «улучшенных  фильтров»

   выступает информационная  служба.

   Сегодня  все  крупные   и  процветающие  коммерческие  структуры  развитых

   государств имеют в своем  штате  подразделения,  которые        занимаются

   информационной деятельностью.  В одних фирмах -  это        информационно-

   аналитический отдел,  в   других  -  отдел  маркетинга,  на        который

   руководство фирмы наряду  с  другими  возлагает   и        информационно  -

   аналитические задачи, в  третьих – отдел коммерческой  разведки. Часто  все

   зависит  от  степени   понимания  руководством  фирмы   степени   важности

   информационно - аналитической   работы   для   безопасности  всех  сторон

   деятельности любой коммерческой  структуры (18).

          Вся   поступающая  в   информационную   службу   информация   может

   рассматриваться как маркетинговая,  поскольку она отбирается  в   интересах

   предприятия. Задача информационной  службы –  квалифицированно  обработать

   ее и распределить по  потребителям, то  есть  обслужить   внутренний  рынок

   информационной продукции  и услуг  на  предприятии.  При  этом  происходит

   специфический  переход   информационной  службы  из  состояния   участника

   маркетинга  продукции   предприятия,  его   информационных   аспектов,   в

   производителя  информации,   осуществляющего   маркетинг   информационной

   продукции и услуг.

       Основная цель  – это обеспечение оперативного  получения  руководителем

   и  другими  службами  максимального  объема  качественной  и   конкретной

   информации, необходимой им  для принятия более обоснованных  и  взвешенных

   решений,  адекватного   реагирования  на  происходящие  события,  а  также

   получения своевременных  рекомендаций и предложений. Наличие   качественной

   информации у руководства   помогает  не  только  при   принятии  каких-либо

   решений, но может сыграть  в его пользу  при  проведении  переговоров  или

   дискуссий (9).

         В качестве  основных аспектов информационной  деятельности  и  новых

   задач информационной службы  предприятия могут быть представлены:

    - проведение исследований  рынка сбыта продукции предприятия  или  участие

      в такой работе

    - проведение и организация  рекламной кампании

    - проведение маркетинга  информационной продукции и услуг  на  предприятии

      в интересах маркетинга  его продукции.

   Как и в маркетинге  любых  товаров,  важным  является  повышение  качества

   информационной продукции  и  услуг  и  снижение  издержек  информационного

   производства,   предоставление   специалистам   предприятия   возможности

   выгодного сотрудничества  с информационной службой,  предпочтительного   по

   сравнению с другими каналами  коммуникации.

        Поэтому маркетинг  информационной продукции и   услуг  на  предприятии

   должен преследовать, как  минимум, две цели:

   1)  реализация  задач   маркетинга  продукции  предприятия   в  части   его

      информационных аспектов

   2) обеспечение эффективной  деятельности информационной службы  предприятия

      в условиях рыночной  экономики.

   Для достижения первой  цели необходимо:

    - создать и вести информационную  базу, включающую информацию о  сильных и

      слабых сторонах  своего предприятия и его продукции,  а также сведения о

      конкурентах

    - обеспечить поступление  на предприятие необходимой научно-технической  и

      конъюктурно-экономической   информации

    -  обеспечить  переработку   и   распределение   этой   информации   «по

      принадлежности»  между подразделениями предприятия

    - создать коммуникации  для свободной  циркуляции  идей  всех  участников

      маркетинга до  потребителя  с  целью   координации  усилий  в  создании

      продукции, удовлетворяющей  потребности данного сегмента  рынка.

   Для достижения второй  цели необходимо провести:

    -  определение  возможностей  информационной   службы   и   номенклатуры

      выполняемых работ  и услуг

    - исследование и сегментацию  рынка информационной продукции  и  услуг  на

      предприятии

    -  рекламу информационных  работ и услуг, мероприятия   по  стимулированию

      сбыта

    - мероприятия по уменьшению  издержек информационного производства

    - оценку эффективности  мероприятий маркетинга информационной  продукции и

      услуг на предприятии  с последующей корректировкой  плана маркетинга.

   Весьма важно,  чтобы   наряду  с  количественными   оценками  в  информации

   содержались также качественные  характеристики.  Особенно  ценны   сведения

   прогнозного характера,  дающие представление  о   намечающихся  структурных

   изменениях и новых   тенденциях  и  имеющие  принципиальное  значение  для

   выработки стратегий маркетинга.

   Участие  информационной  службы  в  маркетинговых   исследованиях   может

   осуществляться посредством  решения двух равнозначных задач:

    -  создания  и   ведения   фактографических   баз   данных,   содержащих

      количественную  информацию  (списки  поставщиков,  данные  о   фирмах,

      продукции и т.д.)

    -  проведение   на   этой   базе   обзорно-аналитической   деятельности,

      результатом которой  является  получение  прогнозных  оценок  состояния

      рынка продукции  предприятия.

   Решение данных  задач   возможно  на  основе  создания  автоматизированных

   банков данных в рамках  информационной службы предприятия.

        Эффективность  стратегии маркетинга, реализация  его целей зависят  от

   качества информации, на  основе которой эта стратегия  развивается. Поэтому

   основной задачей участия  информационной  службы  в   маркетинге  продукции

   предприятия  является  создание   и   поддержание   системы   информации,

   обеспечивающее оперативное  поступление достоверных сведений,  необходимых

   для  успешной  маркетинговой   деятельности  предприятия.  Эта   информация

   должна  освещать  спрос   на  определенные  товары  и   услуги,   содержать

   характеристики возможных  конкурентов, а также внешних  условий, в  которых

   протекает маркетинговая  деятельность предприятия (инфраструктура, уровень

   развития, правовые и экономические  требования и т.д.) (12).

 

   Т.О., целесообразно рекомендовать  хозяйствующим объектам  иметь   в  своей

   структуре специальное подразделение,  ответственное за подготовку  условий

   успешного развития  предприятия   –  информационную  службу.  Предприятие,

   стремящееся к успешному  выходу на рынок,  закреплению   на  нем,  усилению

   конкурентных позиций, а  в перспективе –  к  лидерству,  должно  в  первую

   очередь обладать  как   можно  более  полной  информацией   о  состоянии  и

   динамике внешней среды  – о конъюнктуре,  объеме  и   структуре  рынков,  а

   также  о  состоянии   внутрифирменной  среды  –   о   производственных   и

   интеллектуальных возможностях  реализации  практических  и   стратегических

   задач.

 

 

 

                 II. Принципы работы информационной  службы:

 

                 2.1. Функции и задачи информационной  службы

 

        В условиях  рыночной экономики существует  взаимосвязь  между  службой

   информации и службой  маркетинга, которая в состоянии  взять  на  себя  всю

   маркетинговую работу, включая  планирование. Если  предприятие   маленькое,

   то  все  маркетинговые   обязанности   могут  быть  возложены  на   одного

   человека.   Если   предприятие   крупное,   необходимо   создать    новое

   подразделение, структура  которого должна быть ориентирована  на выполнение

   трех основных функций:

    - сбор информации, анализ  и прогнозирование

    - формирование производственной  программы

    - осуществление рекламы  и маркетинга.

   Это подразделение может  называться службой маркетинга  или  информационно-

   аналитическим отделом.

   Информационно-аналитическая  служба является основным центром,  в  котором

   концентрируется,  обрабатывается  и  анализируется  самая   разнообразная

   внешняя информация.  То  же  справедливо  и  по  отношению  к  внутренней

   информации,  но  с   некоторыми  оговорками.  Большая   часть   внутренней

   информации попадает в  нее из других  подразделений   фирмы  и  в  основном

   представлена  в   уже   обработанном   (стандартные   формы   статической

   отчетности), подготовленном  для анализа виде. Таким образом,  обозначаются

   основные задачи, стоящие  перед информационной службой:

   1) сбор, обработка и анализ  внешней информации

   2) сбор, обработка и анализ  внутренней информации

   3) на основе проводимого  анализа выработка соответствующих  рекомендаций и

      предложений

   4) оперативное,  полное  наглядное   предоставление  результатов   анализа,

      соответствующих  выводов и выработанных рекомендаций

   5) долговременное хранение  всей собранной информации для  последующего  ее

      использования в  работе

   6) решение нестандартных  задач анализа деятельности фирмы

    Иногда бытует мнение, что  ИС  и  экономическая   служба  дублируют  друг

          друга.   Экономическая  служба  ориентирована,  прежде  всего,  на

решение стандартных задач внутреннего  учета.  Одной  из  основных  задач  ИС

является сбор, обработка и анализ самой  разнообразной  внешней  информации.

Экономической  службой  решаются  задачи  анализа  и  планирования   текущей

деятельности   фирмы   и   ее   подразделений,   а   также   стратегического

планирования. Здесь  находится  первая  точка  пересечения  интересов  ИС  и

экономической службы. ИС не решает стандартных  задач  учета –  она  является

пользователем информации,  полученной  в  результате  решения  данных  задач

другими  подразделениями  (экономической  службой).  И,   наоборот,   другие

подразделения, в частности  экономическая  служба,  являются  пользователями

информации, предоставленной ИС. Здесь  вторая  точка  пересечения  интересов.

Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство  фирмы

и  контролирующие  инстанции.   Деятельность   ИС   ориентирована   как   на

руководство, так и на рядового сотрудника. Данные службы не  дублируют,  они

взаимодополняют друг друга.

      Исходя  из  задач,  стоящих  перед  службой,   можно   обозначить   ее

функциональную   структуру,   обеспечивающую   наиболее    эффективное    ее

функционирование.  Функционально  ИС  подразделяется  на  3  направления   –

аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и  информационное

направления являются основными. Основные задачи аналитического – это  пункты

1,2,3  и  6  из  выше  перечисленного  списка.  Аналитическое  подразделение

разделяется на две  составляющие.  Одна  из  них  ориентирована  на  решение

стратегических задач (выявление  тенденций,  прогнозирование,  стратегическое

планирование), вторая – мониторинг текущих  событий  и  решение  тактических

задач. Основными задачами информационного  направления  являются  4  и  5,  а

также часть от задач 1 и  2  –  сбор  и  обработка  информации.  Техническое

подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением  технических

вопросов, связанных с пунктами 4 и 5,  и  оказывает  соответствующую  помощь

при решении задач 1,2,3 и 6 (18).

     Систематизируем и  обобщим основные проблемы  и   трудности,  характерные

для деятельности информационной службы:

    - информационные отдел   получает  большие  объемы  информации  из  самых

      различных источников. Это приводит  к  невозможности   одному  человеку

      качественно обработать  материал

    - как  правило,  основная  масса  информации  представлена  на  бумажных

      носителях  и   имеет  самую  разнообразную   форму  представления.   Это

      существенно затрудняет  и замедляет ее предварительную  обработку

    - на этапе обработки  и преобразования данных в  электронный вид возникает

      вероятность появления  ошибок  и  ввода  неправильной  информации,  что

      иногда может   привести  к  искажению  ситуации  и  выработки  неверных

      рекомендаций

    - основная масса информации  поступает на бумажных носителях.  С  течением

      времени скапливаются  большие объемы разнообразных  печатных изданий,  а

      также ксерокопий. Когда возникает потребность  в каких-либо материалах,

      их поиск занимает  слишком много времени

    -  отдельно  следует   выделить   проблему   представления   информации.

      Информация, которая  предлагается конечному пользователю,  должна  быть

      лаконичной, конкретной, легко читаемой.

   Предлагаются следующие  шаги для их решения:

   1) разграничение обязанностей  между специалистами службы

   2) внедрение современных  компьютерных и информационных  технологий  работы

      с информацией.

   Это не что иное, как  информационная система. Создание  ИС призвано  решить

   следующий спектр задач:

    - создание единого информационного  пространства фирмы

    - повышение эффективности  деятельности информационной службы

    - обеспечение оперативного  доступа любого сотрудника со  своего  рабочего

      места к необходимой  ему в данный момент информации

    - повысить уровень профессиональной  подготовки каждого сотрудника  фирмы.

      Информационным наполнением  ИС служит  самая  разнообразная   внешняя  и

      внутренняя информация (18).

 

 

                      2.2. Структура службы информации

 

 

     Руководителю, заинтересованному  в  развитии  предприятия   и  завоевании

новых рынков сбыта своей продукции  с минимальным риском потерь,  задавшемуся

целью создать полноценную службу  информации,  необходимо  ясно  представить

себе цели, которые  следует  поставить  перед  этой  службой,  и  структуру,

которая  позволит  их  реализовать.  Лишь  грамотно  организованная,  хорошо

оснащенная,  с  квалифицированным  персоналом  служба  сможет  решить   весь

комплекс задач.  Только  для  такой  службы  целесообразно  разрабатывать  и

применять критерии эффективности  при оценке  ее  функционирования.  Успешная

деятельность службы информации предприятия  возможна при условии ее  опоры  и

ориентации   на   реальные   интеллектуальные,   научные,   технические    и

производственные  возможности  предприятия,  его  финансовый   потенциал   и

реальные перспективы развития (48).

     Данная  модель  информационно-аналитической   службы  предприятия  может

быть  полезной,  в  первую  очередь,  для   крупных   предприятий   рыночной

ориентации, имеющих  обширную  номенклатуру  выполняемых  работ  (Приложение

№1).

Рассмотрим функции каждой группы.

   Группа маркетинга:

    - мониторинг динамики  рынка и конъюнктуры

    - формирование модели  потребительских ожиданий