Информационная система управления предприятием

Содержание  

Введение…………………………………………………………………………...2

1. Понятие информационной системы управления предприятием……………4

2. Обеспечивающие компоненты ИСУП……………………………………….10

3. Роль ИСУП в деятельности предприятий…………………………………...15

Заключение……………………………………………………………………….25

Список  использованной литературы…………………………………………...28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     За  последние два десятилетия в  России произошли коренные изменения  в экономике. Государственные в  прошлом предприятия стали функционировать  в новой - рыночной среде. Возникло множество  частных компаний, крупных холдингов  и корпораций. Однако применяемые  многими российскими предприятиями  методы управления до сих пор уходят своими корнями во времена централизованной экономики. Для того чтобы достичь  мирового уровня конкурентоспособности  российским предприятиям необходимо осваивать  методы управления, адекватные современной  рыночной среде, которые используются ведущими компаниям экономически развитых стран.

     Современные эффективные методы управления бизнесом требуют сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях внешней среды, так или иначе влияющих на организацию и ведение бизнеса. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия и при установлении договорных и инвестиционных отношений с партнерами. При значительных объемах управленческой информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь этого можно лишь используя преимущества автоматизированных информационных технологий, основанных на применении компьютеров и средств телекоммуникаций. Вследствие этого на предприятиях повсеместно создаются автоматизированные информационные системы (АИС).

     В системах управления современными предприятиями  автоматизированные процедуры информационного  процесса интегрированы с функциями  управления. Наряду со своими основными  функциями, их непосредственно выполняет  управленческий персонал. Поэтому современные экономисты и менеджеры должны обладать не только профессиональными знаниями, непосредственно относящимися к их специальности, но и владеть современными методами обработки данных на компьютерах.

     Постоянно растущая конкуренция вынуждает  руководителей компаний искать новые  методы управления, направленные на сохранение и расширение своего присутствия  на рынке, повышения рентабельности своей деятельности, внедрять новые  методы управления производством и  маркетингом. Особую роль в этом играют информационные технологии, которые  должны обеспечивать поддержку всех прогрессивных нововведений менеджмента. Более того, зачастую новые подходы  к управлению предприятиями изначально ориентируются на возможности современных  информационных технологий и практически  неосуществимы без использования  компьютерных систем. В этих условиях АИС становятся действенными инструментами  управления предприятиями, неотъемлемой частью инфраструктуры бизнеса и  о них можно говорить как об информационных системах управления предприятиями (ИСУП). 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие информационной системы управления предприятием

     Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

     Целенаправленное  воздействие на систему, ведущее  к изменению, либо сохранению ее состояния  обеспечивается управлением. Экономический  объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта  является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и  располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует  цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

     Основными функциями управления экономическим  объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается  на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные  функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения  и т.д. Совокупность взаимосвязанных  органов, выполняющих частные функции  управления, определяет организационную  структуру системы управления.

     В системе управления экономическим  объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный  уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей  долгосрочного характера. Здесь  определяются цели, и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.

     Управление  базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом  управления экономического объекта, а  также между ним и внешней  средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и  обратную связь в системе управления.

     Система управления, на основе информации о  состоянии экономического объекта  и информации, поступающей из внешней  среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).

     В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в  объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с  внешними воздействиями (директивной  информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и  вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

     В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный  процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

     Информация  в этом процессе рассматривается  и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется  в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

     Информационный  процесс управления реализуется  путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная  технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде.

     Автоматизированная  информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах.

     Для организации и реализации информационного  процесса необходим персонал, способный  выполнять его процедуры, а также  соответствующие средства и методы обработки информации. Все это  в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная  система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

     Экономическая информационная система (ЭИС) имеет  дело, прежде всего, с экономической  информацией. Основным назначением  ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система".

     Процедуры информационного процесса могут  выполняться в ИС вручную и  с использованием различных технических  средств: разнообразной офисной  техники, компьютеров и средств  телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее  программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки  информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

     В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования или с минимальным использованием технических средств обработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

     Автоматизированная  информационная система - это система, в которой информационный процесс  управления автоматизирован за счет применения специальных методов  обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и  других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

     В современном понимании термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию  информационных процессов. Поэтому  термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как  равноправные. Но следует помнить  о том, что информационные системы  могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте  существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем мы будем говорить только об автоматизированных информационных системах, применяемых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем нами будет использоваться именно этот термин.

     Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе  находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется  в результате выполнения функций  оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

     Это не означает, что ИСУП может полностью  функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.

     В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.

     Организационно  ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.

     Номенклатура  АРМ зависит от организационной  структуры системы управления экономическим  объектом и разделяется по различным  функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы  задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.

     Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных  комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета  затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

     Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

2. Обеспечивающие компоненты ИСУП

     Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые  называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.

Информационное  обеспечение (ИО) ИСУП - это совокупность методов и средств построения информационного фонда предприятия, организации его функционирования и использования.

     Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база". Под информационным фондом понимается вся информация экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных носителях. Информационная база включает только информацию, зафиксированную  на машинных носителях.

     Информационную  база - это совокупность данных, размещенных  на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В ИСУП она представлена массивами  условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом  организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.

Техническое обеспечение (ТО) ИСУП - это комплекс технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий ИСУП. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, компьютеры, коммуникационное оборудование, а также иные средства офисной техники.

Программное обеспечение (ПО) ИСУП - это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в ИСУП, а также документация по их применению.

ПО ИСУП включает системное, вспомогательное  и специализированное прикладное ПО.

Системное ПО - это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.

Вспомогательное ПО - это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач управления экономическим объектом и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО ИСУП системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования прикладных программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО, функции которых так или иначе им используются.

     Так, например, многие программы, предназначенные  для решения задач управления экономическими объектами, используют те или иные системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут  функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО ИСУП.

Специализированное  прикладное ПО - это совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач управления.

     В качестве специализированного прикладного  ПО ИСУП могут выступать как собственные  разработки предприятия, так и программные  продукты независимых производителей. В настоящее время в основу специализированного ПО ИСУП, как  правило, кладется тот или иной универсальный  программный комплекс, обеспечивающий решение основных задач планирования, учета и анализа хозяйственной  деятельности. Такие программные  комплексы поставляются множеством зарубежных (SAP, Oracle, Microsoft, PeopleSoft и др.) и российских (1C, Галактика, Парус, Интеллект-Сервис, Инфософт, Компас и др.) производителей программного обеспечения. Существенно различаясь объемом реализованных функций, архитектурными решениями, средствами настройки на особенности работы конкретных предприятий, масштабируемостью, возможностями интеграции с программами иных производителей и многими другими свойствами, такого рода программные системы становятся основой для создания специализированного прикладного ПО ИСУП многих тысяч предприятий. В зависимости от потребностей в информационном обеспечении, базовый программный комплекс может дополняться различными программами, необходимыми для решения специфических задач, возникающих в процессе управления предприятием.

     В публикациях, посвященных автоматизации  управления предприятиями, в отношении  такого рода универсальных программных  комплексов очень часто употребляются  термины "корпоративная информационная система" (КИС) или "информационная система управления предприятием" (ИСУП). В силу данных выше определений, понятия "информационная система" и "автоматизированная информационная система" относятся к каждому  конкретному предприятию. Таким  образом, в данном издании мы исходим  из того, что ИСУП создается на конкретном предприятии с набором обеспечивающих подсистем, рассматриваемым в данном параграфе. В таком толковании термин "информационная система" существенно шире и не может быть применим к конкретному программному продукту или программной системе, которые могут выступать только в качестве одной из составляющих специализированного прикладного ПО ИСУП. Поэтому далее в отношении базовых программных средств, используемых для создания прикладного ПО ИСУП, будут употребляться термины "программный комплекс", "система комплексной автоматизации управления предприятием", "программная система", "пакет прикладных программ", а термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" будут применяться в толковании данном приведенными ранее определениями.

Математическое  обеспечение (МО) ИСУП - это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач управления.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) ИСУП - это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования ИСУП.

     Лингвистическое обеспечение включает: языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов); языки управления (манипулирования) данными информационной базы; языковые средства описания алгоритмов решения задач управления; языки  информационно-поисковых систем; языки  специального назначения; средства описания бизнес-процессов организации, ее документооборота и т.д.

     Математическое  и лингвистическое обеспечение  представляют собой совокупность средств  формализованного описания предметной области, а также моделей представления  и интерпретации управленческой информации, используемых в программном  обеспечении ИСУП. Поэтому их значительная часть неразрывно слита с программным  обеспечением и должна рассматриваться  непосредственно с ним.

Организационное обеспечение (ОО) ИСУП - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования ИСУП.

ИСУП - это человеко-машинная система и  потому ее функционирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей, которые в своей деятельности должны руководствоваться различными инструкциями, регламентирующими их действия при эксплуатации информационного, технического и программного обеспечения. Совокупность этих регламентов и  составляет организационное обеспечение  ИСУП.

Правовое  обеспечение (ПрО) ИСУП - совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании ИСУП.

     Правовое  обеспечение на этапе разработки ИСУП включает нормативные акты, связанные  с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, регулированием отклонений в процессе ее развертывания, обеспечением процесса внедрения различными ресурсами. На этапе функционирования ИСУП правовое обеспечение определяет ее статус в процессе управления, правовые положения по компетенции отдельных структур ИСУП и организации их деятельности, порядок использования информации, правовое обеспечение безопасности функционирования ИСУП. Таким образом, ПрО включает нормативные документы, регламентирующие деятельность ИСУП.

Методическое  обеспечение (МтО) ИСУП - это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по всем функциям системы управления, обеспечивающих юридическую поддержку процесса принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки управленческой информации.

Эргономическое  обеспечение (ЭО) ИСУП - это совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий для эффективной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС.

     В состав ЭО входит комплекс различной  документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению, а также методы и методики, обеспечивающие эффективность работы специалистов в условиях использования ИСУП.

3. Роль ИСУП в деятельности предприятий

     В настоящее время автоматизированные информационные системы следует  рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. В  странах с развитой экономикой они  применяются как инструмент решения  всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых:

- планирование  производственной деятельности;

- управление  закупками, запасами и продажами; 

- управление  финансами; 

- управление  персоналом;

- управление  затратами; 

- управление  проектами; 

- проектирование  продукции и технологических  процессов.

     При планировании производственной деятельности ИСУП обеспечивают поддержку решения  задач составления производственных планов различного уровня - от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько  дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах  ресурсов, что позволяет существенно  повысить обоснованность принимаемых  планов. При этом степень детализации планов различного уровня может быть различна: от семейства продукции при решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций при оперативном управлении производством.

     Подготавливаемая  ИСУП информация создает условия  для повышения эффективности  использования товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Это обеспечивается за счет решения задач составления  и контроля исполнения планов закупки  ТМЦ строго в соответствии с потребностями  производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и  структуры складских запасов, снижается  риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.