Информационные системы в логистике. 4

ВВЕДЕНИЕ

Изучение информационной логистики является очень актуальным в настоящее время, т.к. в связи  с бурным развитием информационных технологий стало возможным использование  новых способов обработки и передачи информации в логистических системах. Информационные системы занимают в этих технологиях центральное положение. Предприятие является открытой системой, которая материальным и информационным потоками связана с поставщиками, потребителями, экспедиторами и транспортными организациями. При этом возникают трудности преодоления мест стыка между информационными системами предприятия и других организаций. Обеспечение плавного преодоления мест стыка является одной из важных задач логистики.

Информационная техника  может значительно способствовать выполнению требований рынка. Определенного  роста эффективности можно достичь  и с помощью локальных и  вычислительных систем, а также в  результате применения интегрированных  информационных и управленческих систем, которые "перешагивают" границы  между подразделениями предприятий.

Информационное обеспечение  логистического управления является одной из наиболее важных и актуальных проблем. Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя). Благодаря информации удается так же ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки).

1 Понятие и  виды логистической информационной системы

Информационная логистика - область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации  и интеграции информационных потоков  для принятия управленческих решений  в логистических системах.

Принятие решений требует  не только наличия обычной техники  генерирования, сбора и обработки  данных, но и создания информационной инфраструктуры, т. е. создания системы  сбора и обработки данных в  заранее определенных точках производственного  процесса, обеспечивающей работу сети по обмену информацией между точками  и для передачи информации всем, кто в ней нуждается.

Логистическая информационная система - это гибкая, интерактивная структура, состоящая из персонала, производственных объектов, средств вычислительной техники, различных справочников, программ, различных интерфейсов и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой в управлении организацией для планирования, контроля, анализа и регулирования функционирования логистической системы.

На начальной стадии изучения информационная логистика рассматривалась  как информационное обеспечение  физического процесса материального  потока. По мере распространения логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость развития и внедрения в практику информационной логистической системы. Эта система позволила бы органически объединить все логистические подсистемы (логистику снабжения, производственную логистику, логистику распределения и т.д.), т.е. создать связующие "нити", на которые нанизывались бы все элементы логистической системы. При этом информационная сеть (структура) предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри организации, наличие технических и программных средств по принятию управленческих решений.

Информационная логистика  является неотъемлемой частью всей логистической системы обеспечивающую функциональную область логистического менеджмента. Объектом изучения информационной логистики являются информационные потоки, отражающие движение материальных, финансовых и других потоков, влияющих на производственный процесс. Основная цель — обеспечение логистических систем информацией в нужные сроки, в нужном объеме и в нужном месте.

Информационная логистика  используется для обеспечения информацией  всей организации в целом, исходя из логистических принципов.

Информационная логистика  выполняет следующие функции:

• сбор возникающей информации;
• анализ информации;
• перемещение информации;
• аккумулирование и хранение информации;
• объединение и разъединение информационных потоков и др.

Любая логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Непосредственно рабочим звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

Информационная логистика  обеспечивает две стороны общего логистического процесса: оптимизацию и интеграцию каждого основного и его обслуживающих потоков по горизонтали, синхронизацию и интеграцию процессов управления по вертикали.

Горизонтальная интеграция материального потока и информационного  обслуживания в логистической подсистеме дает возможность связать воедино информацию и обеспечить ею материальный поток в логистической цепи поступления товара и сырья, предварительной их обработки, монтажа, проверки и сбыта. Горизонтальная интеграция, кроме всего прочего, позволяет органично связать материальные и товарные потоки с общей системой планирования и управления на уровне организации. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации.

Вертикальная интеграция логистической информационной системы заключается в связи и воздействии друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, начиная со структур стратегического планирования развития организации и кончая уровнем оперативного руководства отдельными производственными участками.

Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу  вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о  состоянии отдельных элементов  производства и оперативно реагировать  на происходящие изменения.

В качестве примера применения информационной логистики можно  взять торговлю. Ведение новой  техники в стандартные информационные системы, решающие коммерческие задачи, увеличило полезность и доступность  информации. Такие технические средства, как кассовые терминалы, устройства считывания штриховых кодов и  оптические сканеры, не только помогают более целенаправленно использовать большое количество информации, но и позволяют контролировать повседневную деятельность компаний, предоставлять  больше услуг их заказчикам.

В основе процесса управления материальным потоком лежит обработка  информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической цепи является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидно, что информация – это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

На микроуровне различают следующие три вида лoгиcтичecких инфopмaциoнных cиcтeм:

1 Плaнoвыe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Эти cиcтeмы coздaютcя нa aдминиcтpaтивнoм ypoвнe yпpaвлeния и cлyжaт для пpинятия дoлгocpoчныx peшeний cтpaтeгичecкoгo xapaктepa. Сpeди peшaeмыx зaдaч мoгyт быть cлeдyющиe: coздaниe и oптимизaция звeньeв лoгиcтичecкoй цeпи; yпpaвлeниe ycлoвнo-пocтoянными, т.e. мaлoизмeняющимиcя дaнными; плaниpoвaниe пpoизвoдcтвa; oбщee yпpaвлeниe зaпacaми; yпpaвлeниe peзepвaми и дpyгиe зaдaчи.

2 Диcпoзитивныe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Эти cиcтeмы coздaютcя нa ypoвнe yпpaвлeния cклaдoм или цexoм и cлyжaт для oбecпeчeния oтлaжeннoй paбoты лoгиcтичecкиx cиcтeм. Здecь мoгyт peшaтьcя cлeдyющиe зaдaчи: дeтaльнoe yпpaвлeниe зaпacaми (мecтaми cклaдиpoвaния); pacпopяжeниe внyтpиcклaдcким (или внyтpизaвoдcким) тpaнcпopтoм; oтбop гpyзoв пo зaкaзaм и иx кoмплeктoвaниe, yчeт oтпpaвляeмыx гpyзoв и дpyгиe зaдaчи.

3 Иcпoлнитeльныe инфopмaциoнныe cиcтeмы. Сoздaютcя нa ypoвнe aдминиcтpaтивнoгo или oпepaтивнoгo yпpaвлeния. Обpaбoткa инфopмaции в этиx cиcтeмax пpoизвoдитcя в тeмпe, oпpeдeляeмoм cкopocтью ee пocтyплeния в ЭВМ. Этo, тaк нaзывaeмый, peжим paбoты в peaльнoм мacштaбe вpeмeни, кoтopый пoзвoляeт пoлyчaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o движeнии гpyзoв в тeкyщий мoмeнт вpeмeни и cвoeвpeмeннo выдaвaть cooтвeтcтвyющиe aдминиcтpaтивныe и yпpaвляющиe вoздeйcтвия нa oбъeкт yпpaвлeния. Этими cиcтeмaми мoгyт peшaтьcя paзнooбpaзныe зaдaчи, cвязaнныe c кoнтpoлeм мaтepиaльныx пoтoкoв, oпepaтивным yпpaвлeниeм oбcлyживaния пpoизвoдcтвa, yпpaвлeниeм пepeмeщeниями и т.п.

На современном этапе  развития информационной логистики  ставится следующая задача: на базе повсеместного внедрения информационных логистических систем создать интегрированные автоматизированные системы управления логистическим процессом и тем самым обеспечить гибкое реагирование производства на потребности рынка, минимизировать издержки и получить дополнительные преимущества в конкурентной борьбе за покупателя.

2 Организация и применение компьютеризованной информационной логистики

Эффективность компьютеризованной системы информационной логистики  оценивается рядом параметров:

• сокращение времени выполнения процесса;
• гибкость, высокая адаптивность компьютеризованной модели процесса;
• сокращение времени передачи информации;
• качество выходных результатов, имеющих ценность для потребителя.

Уровень этих показателей  зависит от степени организации  и структурированности бизнес-процессов  предприятия. В настоящее время  многие российские организации озабочены  не оптимизацией своих внутренних процессов, а скорее формированием и систематизацией  уже существующих. При переходе к  компьютеризованному представлению  бизнес-процесса в рамках workflow-системы  мы должны убедиться в том, что  процесс периодически повторяется (в ином случае описывать его нецелесообразно), что для этого процесса можно  построить организационно-фукциональную модель и к тому же, процесс структурирован в соответствии с уровнем адаптивности workflow-системы.

Организация производственных процессов и информационной логистики  на базе компьютеров является, как  правило, сложным проектом, требующим  поэтапного решения проблем. При  планировании обычно намечаются различные  варианты соответствующей процедуры. При этом переход от традиционной к электронной обработке информации связан со значительной переориентацией  персонала, которая может быть охарактеризована как реинжиниринг хозяйственного процесса.

Организационная фаза:

1 Планирование. С использованием средств информатики определяется организация рабочего процесса. Это происходит по следующим этапам:

1-й этап - анализ хозяйственной  ситуации и постановка целей.  На базе действующей организации  производственного процесса анализируются  сильные и слабые стороны предприятия,  что создает основу для формулирования  целей и последующей организации  процесса. Цели касаются прежде всего сроков, производительности, качества и издержек.

2-й этап - предварительное  планирование. Дается общее описание  хозяйственного процесса без  учета специфики внедрения. При  этом на первый план выдвигаются  следующие вопросы:

• какие места обработки предметов труда необходимо создать;
• какая информация необходима для различных мест обработки;
• какие места обработки готовят затребованную информацию;
• что "производят" отдельные места обработки (изделия, документы, данные и т.д.).

В результате приблизительно моделируется организация процесса с упором на взаимодействие между  местами обработки.

В рамках компьютеризованной информационной логистики для документации применяется полуформальный и формальный графический или текстовой язык. Для графического описания современный инструментарий располагает удобными программами-редакторами, которые обеспечивают ввод и обработку элементов модели.

3-й этап - окончательное  планирование. Вводные данные уточняются  и конкретизируются с учетом  условий внедрения до тех пор,  пока информационный поток и  процедура обработки не будут  отрегулированы во всех деталях.  Результаты окончательного планирования (в зависимости от инструментария) заключаются, как правило, в  следующем:

• детальном определении организации процесса (уровень процесса) - последовательность работ, участники, последовательные и параллельные процедуры, условия делегирования и замещения функций;
• увязке средств обработки ( функциональный уровень) с процессом (например, обработка текстов, составление таблиц, графиков, программы для баз данных и т.п.). В идеальном случае инструментарий включается в работу непосредственно системой;
• точном определении потока данных (уровень данных) - подлежат установлению источники и адресаты документов, контрольные данные и т.п. Поток данных организуется так, чтобы они в идеале автоматически поступали на соответствующий инструментарий обработки, а по завершении задачи следовали по заданному маршруту. Обработчик не должен более заниматься поиском и отправлением данных;
• установлении сфер соприкосновения с внешней средой (уровень системного окружения);
• определении сфер соприкосновения человека с компьютером.

Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответствующей  информационной структуры. Это прежде всего сети, оснащенные рабочими станциями и высокопроизводительными серверными станциями (в основном серверами потока работ и банков данных).

2. Оценка. Она заключается  в анализе и собственно оценке  вариантов процесса (потока работ).

1-й этап - анализ вариантов  процесса (потока работ), который  проводится статическими и динамическими  методами:

• статический анализ включает проверку процессов с помощью аудиторского надзора и ревизий;
• при динамическом контроле используют возможности средств менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а в случае надобности их приближение к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ и стохастические отклонения, разобрать отдельно особенно важные заказы и пр.

2-й этап - оценка вариантов  процесса (потока работ) на производительность, преимущества и недостатки, издержки  и выгоду. Это может быть анализ  размера выгоды или простой  баланс аргументов за и против. Если найден вариант, отвечающий  поставленным целям, то приступают  к внедрению и тестированию  процесса.

3 Внедрение и тестирование направлены на решение следующих задач:

• создание необходимых машинных и программных предпосылок системы;
• включение решения по потоку работ в систему сервера и отдельных рабочих станций;
• тесты процесса (потока работ), выявление технических и концептуальных ошибок. В первом случае - это проверка результатов внедрения (работает ли процесс действительно так, как он был задуман), во втором - поиск логических ошибок (соответствует им в действительности общее решение спроектированной организации процесса).

Часто оказывается целесообразным решения по потоку работ сначала  внедрять в рамках небольших, не имеющих  критического значения проектов, так  как при этом легче могут быть обнаружены и устранены технические  проблемы. В то же время малозначительные проекты дают возможность приобрести ценный опыт для дальнейшего расширения системы компьютеризованной информационной логистики.

Непрерывный контроль над  компьютеризованным процессом позволяет  систематически совершенствовать его. Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть очень быстро оценена с применением  компьютера. Пользователи сами с помощью  имеющихся средств могут легко  вносить изменения в реализуемые процессы. При этом нужно обязательно учитывать человеческий фактор. Технико-организационная адаптация хозяйственных процессов должна осуществляться всегда в сочетании с кадровыми мероприятиями. Постоянное обучение сотрудников должно стать важной составной частью текущего совершенствования процесса.

Подготовка персонала  в рамках проекта менеджмента  рабочего потока начинается на самом  раннем этапе. Привлечение персонала  для участия в процессе уже  в фазе организации дает определенный эффект обучения. Однако этого явно недостаточно. Внедрение системы  означает, как правило, радикальный  отход от традиционной организации  труда. Даже в максимально благоприятной  обстановке использования новой  системы необходима интенсивная  подготовка персонала (по меньшей мере менеджеров процесса и пользователей), которая в первую очередь должна касаться следующих вопросов:

• понимания процесса в целом в условиях компьютерной реализации;
• логики использования системы на каждом рабочем месте;
• применения прикладного программного обеспечения, необходимого для обработки задач.

3 Проблемы современных информационных технологий логистического управления и пути их решения

Современные информационные технологии, под которыми понимается вся совокупность методов обработки  информации в рамках обоснования  принимаемых управленческий решений, направлены на удовлетворение определенных требований, предъявляемых к этой обработке условиями эксплуатации.

Характерной особенностью информационных систем в логистике является наличие  обратной связи. Совокупность производственно-сбытовой системы, органов логистического управления и системы сбора, передачи, хранения и переработки информации образуют "замкнутый контур".

Например, информация о текущем  количестве продаж и клиентуре используется для принятия логистических решений об изменении объема, номенклатуры и качества изготавливаемых и поставляемых изделий, что приводит к расширению и вообще к изменению круга клиентуры и уровней продаж. Это соответствует известному в теории автоматического регулирования и управления принципу обратной связи по регулируемому параметру.

В логистике регулируемыми  параметрами являются те или иные характеристики различных материальных потоков: входных, промежуточных и  выходных.

Сбор информации может  осуществляться в различных точках общего материального потока, и логистические управляющие решения могут воздействовать также на различные его точки. Таким образом, могут возникнуть локальные информационные контуры, а вся информационная система в логистике в общем случае является многоконтурной.

Организация всей производственно-сбытовой деятельности определяет точки сбора  информации и приложения, выработанных на основе этой информации логистических управляющих воздействий. Этим определяются структура информационной системы и ее декомпозиция на подсистемы, образующие локальные информационные контуры.

Информационные системы  в логистике, как и всякие системы  с обратной связью, помимо структуры, характеризуются такими количественными  показателями, как величина запаздывания и степень усиления. Запаздывания в принятии логистических решений по сравнению с поступлением информации, приведшей к этим решениям, могут быть различными по величине и возникать в разных местах регулируемого материального потока.

Обычно запаздывания в  производственно-сбытовой деятельности составляют недели. За единицу их измерения  принимают неделю. Так, в среднем, время транспортировки составляет одну неделю, запаздывание бухгалтерских  операций - три недели, почтовое запаздывание - полнедели, запаздывание у оптовиков  и в различных распределительных  пунктах - в среднем по одной неделе. Наконец, время между принятием  решения об изменении в производстве и достижением соответствующих  значений материального потока на выходе производственного подразделения  составляет в среднем шесть недель.

Понятию степени, или коэффициента усиления, звена системы автоматического  регулирования в логистике соответствует  набор правил, моделей и алгоритмов, ставящих в соответствие изменениям в информации о ходе производственно-сбытовой деятельности те или иные управляющие  директивы. Поведение лица или органа, принимающего решения, определяемое полученной им информацией, может представить  собой простейшую реакцию на колебания  Материального потока относительно одного или между двух уровней. Оно  может определяться также длинной  и подробно разработанной и формализованной  цепью вычислений. Во всех случаях ту или иную роль играют интуиция, личные качества и талант лица или лиц, принимающих решения. Эта роль может изменяться от вспомогательной до определяющей.

Опираясь на получаемую информацию, лицо или органы, принимающие решения, должны обеспечивать качественное логистическое управление, т. е. под воздействием логистического управления производственно-сбытовая система должна переходить из одного установившегося состояния, определяемого условиями окружающей экономической среды, в новое состояние, соответствующее произошедшим в этой среде изменениям. Такой переход должен происходить с соблюдением требуемых показателей качества.

Рано или поздно все  переходные процессы в системе закончатся, и в ней возникнет новое  установившееся состояние. Но такой  процесс может быть и неустойчивым. Это означает, что в тех или  иных случаях изменение внешней  экономической среды выводит  производственно-сбытовую систему  из равновесия и инициирует в ней  переходные процессы, которые не закончатся никогда. Иными словами, система  никогда не успокоится и не придет к новому установившемуся значению.

Такая потеря устойчивости может иметь место, когда управляющие  воздействия будут запаздывать  по отношению к вызвавшим их причинам, либо будут неадекватными им по величине (слишком сильными или слишком  слабыми). Тогда такие воздействия  вместо того, чтобы компенсировать происходящие отклонения, могут еще  больше их усиливать, что и приведет к нарастанию размаха колебаний  в системе.

Очевидно, что требования устойчивости и качества логистического управления приводят к определенным требованиям - величинам запаздывания и усиления, которыми характеризуются информационные системы в логистике.

Задача обеспечения оперативного и адекватного реагирования на изменяющиеся условия функционирования в современных  условиях решается двумя путями.

Первый путь относится  к структурным методам обеспечения  актуальной и адекватной информации. Он заключается в переходе от функционального к системному подходу. До недавнего времени традиционно преобладал функциональный подход: каждое функциональное подразделение создавало свою собственную систему сбора, обработки и использования информации. При этом оно использовало свои формы документов и организацию документооборота, собственные архивы, каналы связи, методы, средства и пункты сбора данных. Такие информационные системы принято называть организационно-функциональными. При данном подходе имеют место дублирование информации, заполнение лишних документов, недостаточная гибкость управления, и самое главное - отсутствуют горизонтальные связи между производителями и функциональными подразделениями. Системный подход предусматривает создание информационных систем, ориентированных на весь производственно-сбытовой процесс в целом. В результате такого подхода информационная система обособляется от систем производства, снабжения и сбыта (сбор, хранение, переработка, поиск и выдача информации производится своими, присущими только информационным процессам, методами и средствами). При такой структуре в информационных системах организуются горизонтальные связи, унифицируются формы представления и технология обработки информации. Организованные по этому принципу информационные системы принято называть интегрированными.

Использование интегрированных  информационных систем позволяет осуществить  централизацию всех работ по информационной технологии в рамках производственно-сбытовой системы как единого целого.

Кроме того, наличие интегрированной  информационной системы позволяет  участникам производственно-сбытовой деятельности создать так называемый "синергетический портфель", который служит для ослабления отрицательного синергетического эффекта. Под синергетическим эффектом понимают эффект взаимного усиления связей компонентов при их совместных действиях. Положительный синергетический эффект имеет место в том случае, если своевременное выполнение своих обязательств всеми поставщиками приводит не только к своевременному выполнению обязательств по поставке потребителю результирующей продукции (что является непосредственной целью производителя), но и к повышению технологической дисциплины и качества конечной продукции, а также к снижению уровня необходимых запасов и уменьшению производственно-сбытовых затрат.

Отрицательный синергетический  эффект выражается, например, в том, что при невыполнении двумя или  большим числом поставщиков своих  обязательств, результирующие потери, возникающие вследствие срыва продаж и потери клиентуры, оказываются  значительно большими, чем общая  сумма недопоставок. Этому способствует лавинообразное нарастание последующих  потерь во всей производственно-сбытовой цепочке.

Централизованная информационная система создает возможность  управления различными запасами и оперативного управления взаимосвязями и взаимозаменяемостью  подразделений, осуществляющих взаимные поставки, т. е. участвующих в общем  материальном потоке. Наличие такого оперативного резерва и образует синергетический портфель.

Другим путем снабжения  логистического управления оперативной и адекватной информацией является широкое применение и использование средств компьютерной техники, устройств первичного сбора и ввода данных, локальных вычислительных сетей, средств визуализации и документирования информации, а также сетей Интернет.

Таким образом, современные компьютерные средства, образующие интегральную информационную систему, объединяются с использованием иерархического принципа в локальные вычислительные сети.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационная логистика  организует поток данных, сопровождающий материальный поток, и является тем  существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами движения и складирования  реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечить своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, требуемой комплектации и качества из места их производства до места  потребления с минимальными затратами  и оптимальным сервисом. Для этого  система материального обеспечения  производства, подвергается общей иерархической  структуризации. Подзадачи материального  обеспечения (транспортировка, перегрузка, складирование и распределение) выполняются с помощью существенно  автоматизированных функциональных элементов. Комбинация этих элементов в подсистеме образует сетевую структуру, которая  охватывает подобласти материального  обеспечения производства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных заведений.[Текст]: – М.: Дашков и К , 2009.-350с.

2 Попов Г. Логистика для бизнес-процессов.[Текст]: – Настольный журнал ИТ-руководителя "Директор ИС" №2, 2011.-60с.