Исследования контроля в системе управления

Введение

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово  “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

Исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.

Следующим этапом стало  представление о контроле как  проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и  анализ отклонений, раскрытие их причин.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Термин "Управление" относится ко всем объектам, процессам, системам. С. Бир под управлением понимает перевод системы в новое состояние путем воздействия на ее переменные. С этой точки зрения управление актуально применять  не только к людям, но и другим явлениям. Как и любая другая деятельность, управление выполняет определенные действия (функции), направленные на достижение частной цели и в то же время подчиненных общей цели управления. В теории управления различают общие (основные, не связанные со спецификой управления, то есть общие для всех органов управления) и специальные (конкретные) функции управления.

Целью данной работы является на основе исследования контроля в  системе управления разработать рекомендации по его усовершенствованию.

Задачами данной работы являются:

1. рассмотреть теоретические  понятия контроля в системе  управления;

2. рассмотреть контроль  в системе управления на предприятии ООО ресторан “Приятель”;

3. рассмотреть сущность  и задачи контроля в системе  управления;

4. рассмотреть области  применения контроля, процесс контроля и проблемы его осуществления;

5. рассмотреть эффективность  контроля;

6. рассмотреть способы контроля за поведением персонала в организации;

7. написать рекомендации  по совершенствованию контроля  в системе управления организацией.

Глава 1. Теоретические понятия контроля в системе управления

1.1 Сущность и задачи контроля в системе управления

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации.

Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Контроль - это критически важная и  сложная функция управления. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

В отличие от внешнего контроля, в  задачи которого входят подтверждение  достоверности данных внешней отчетности хозяйствующего субъекта (аудит), правильности исчисления и уплаты налогов (налоговый контроль), расходования средств бюджета (государственный финансовый контроль) и т.п., внутрихозяйственный контроль является неотъемлемой частью системы управления экономического субъекта и решает задачи непосредственного управления текущей, инвестиционной и финансовой деятельностью.

1.2. Контроль как обратная  связь в управлении

В процессе управления контроль выступает  как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.

Посредством механизма контроля осуществляется обратная связь между объектом и  субъектом управления, к органам  руководства поступает информация о состоянии объекта управления. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления¹.

1.3 Области применения  контроля, процесс контроля и проблемы его осуществления

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации².

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедурам контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Передача и распространение информации. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

1.4 Виды контроля

Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

По форме осуществления все  эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль.

Основными приемами этого контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Их строгое соблюдение - это способ убедится, что работа развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы.

Этот контроль используется в трех областях: человеческих, материальных, финансовых. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний, навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации³.

Текущий контроль.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы.

Заключительный контроль.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации⁴.

1.5 Эффективность контроля, требования к эффективному контролю

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит  не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Для  того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля  заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.

7. Экономичность контроля. Любой  контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

8. К контролю необходимо привлекать  весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Глава 2. Контроль в системе управления на предприятии ООО ресторан “Приятель”

2.1 Характеристика организации

Объектом исследования данной работы является ресторан “Приятель”, которое имеет организационно-правовую форму общества с ограниченной ответственностью.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – организация, созданная по соглашению юридическими лицами и гражданами путем объединения их вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности. Общество является юридическим лицом.

Высшим органом Общества с ограниченной ответственностью является общее собрание участников. Исполнительный орган, осуществляющий текущее руководство его деятельностью  и подотчетный собранию его участников.

Исполнительный орган может  быть единоличным.

Полномочия общего собрания участников:

• изменение устава общества, изменение его уставного капитала;
• образование исполнительных органов обществ, досрочное прекращение их полномочий;
• утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и распределение его прибылей и убытков;
• решение о реорганизации или ликвидации общества;
• избрание ревизионной комиссии общества.

Размер  предприятия: ресторан “Приятель” является малым предприятием, т.к. численность работающего персонала не превышает 50 человек.

Ресторан относится к отрасли  общественного питания, выполняющий  общегородские функции.⁵

Сформулируем теперь миссию и цели ресторана “Приятель”

Рис. 1 Миссия и цели ресторана “Приятель”

Рассмотрим характеристику внешней среды “Приятель”.

Таблица 1 - Характеристика внешней среды ресторана “Приятель”

В ресторане “Приятель” используются следующие методы управления:

• экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления.
• социально-психологический, предполагает использование в “Приятель” методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.

Эти методы управления состоят в  неразрывной связи друг с другом, так как они предназначены  для более эффективного управления рестораном “Приятель”.

Рассмотрим теперь стиль  руководства по управленческой решетке  Моутон – Блейка.

В ресторане “Приятель” роль руководителя оценивается как 5.5. Это означает, что руководитель уделяет достаточно времени и вниманию, как производству, так и коллективу.

Охарактеризуем теперь роль руководителя в управлении “Приятель” в соответствии с классификацией Минцберга.

Таблица 2 - Роль руководителя в управлении ресторана «Приятель» в соответствии с классификацией Минцберга

В ООО “Приятель” не существует неформальной организации, так как руководитель является так же и лидером “Приятель”.

Рассмотрим производственную структуру предприятия.

Производственные подразделения  предприятия-цехи, участки, обслуживающие хозяйства и службы (прямо или косвенно участвующие в производственном процессе), взятые в совокупности, составляют его производственную структуру.

Построение рациональной производственной структуры предприятия осуществляется в следующем порядке:

1. Устанавливается число цехов,  участков предприятия, их мощность  в размерах, обеспечивающих заданный выпуск продукции;

2. Рассчитываются площади для каждого цеха и склада, определяются их пространственные расположения в генеральном плане предприятия;
3. Планируются все транспортные связи внутри предприятия, необходимые внешние коммуникации;
4. Намечаются кратчайшие маршруты передвижения предметов труда по ходу производственного процесса.

Функции структурного подразделения ООО ресторана “Приятель”:

1.Отдел бухгалтерского учёта:  учёт и контроль на предприятии  за расходом денежных средств,  материалов, контроль отгрузки продукции, организация финансовой деятельности на предприятии и т.д.

2.Планово-экономический отдел:  планирование производства, экономический анализ результатов работы предприятия.

3.Зал обслуживания: реализация  продукции. 

4.Инженерно-эксплуатационная служба: организация производства, контроль за ходом и сроком изготовления продукции, проверка качества выпускаемых изделий.

5.Отдел материально-технического  снабжения: обеспечение полуфабрикатами и продуктами согласно производственной программе.

6.Цеха предприятия: осуществляют изготовление продукции согласно производственной программе, осуществляют текущий и капитальный ремонт оборудования.⁶

Организационная структура управления предприятием является централизованной структурой.

Достоинства централизованных структур состоят в следующем:

1. централизация улучшает  контроль и координацию специализированных функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых менее опытными менеджерами;

2. Сильное централизованное  управление позволяет избежать ситуаций, при которых одни отделы фирмы растут и развиваются за счёт других или организации в целом;

3. Централизованное управление  позволяет более экономно и  легко использовать опыт и знания персонала центрального административного органа.

- Линейные связи

- Вертикальные связи

- Горизонтальные связи

- Функциональные связи

Рис. 1. Организационная структура ООО ресторана “Приятель”.

Степень централизации ООО ресторана  “Приятель” – средняя, т.к. функции распределены по управленческому персоналу.

Возглавляет работу ресторана “Приятель” - директор, который назначается высшим органом управления – общим собранием участников.

Директор несет полную ответственность  за реорганизацию хозяйственной  деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы.

Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется заведующий производством.

Обязанности заведующего производством:

• обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления, повышение производительности труда работников;
• составление графиков выхода на работу;
• проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте;
• своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей;
• расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией;
• установление дисциплины.

Функции учета, планирования и различные  финансовые операции выполняют работники  бухгалтерии. Ее возглавляет главный  бухгалтер.

Функции главного бухгалтера:

• сводит годовой баланс, ведет учет движения товара, перечисляет налоги;
• начисляет заработную плату;
• осуществляет проверку работы бухгалтерии.

Инженерно-эксплуатационную службу ресторана  возглавляет инженер-технолог. Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в ресторане – являются:

• совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления новых изделий;
• контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу;
• систематическое инструктирование работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии;
• участие в работе бракеражной комиссии.

Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его функции:

• отвечает за руководство закупками всех товаров (продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;
• консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;
• проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением.

Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей.

Руководителем производства на предприятии  является заведующий производством, а  руководителем обслуживания – метрдотель.

Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов, поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра.

Функции метрдотеля:

• составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и контроль за его выполнением;
• контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;
• контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил личной гигиены, состоянием форменной одежды;
• непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей, консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями;
• оформление заказов;
• ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов, распространению передового опыта;
• контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов официантов.

Еще одним линейным руководителем  является шеф-повар, который подчиняется  заведующему производством.

Функции шеф-повара:

• ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения максимального успеха в экономике и организации производства;
• поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья, товаров и качеству;
• руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений развития фирмы;
• контроль за качеством;