Класифікація бухгалтерських документів. 2

Міністерство фінансів України

Український державний університет  фінансів

та міжнародної торгівлі

Кафедра обліку, аудиту і статистики

РЕФЕРАТ

з дисципліни "Бухгалтерський облік"

На тему: «Класифікація бухгалтерських документів»

Виконала:

Студентка групи БДМЕ 3-2

Матат Вікторія Володимирівна

Перевірила: Ісаєва А.А.

Київ 2011

ЗМІСТ

ВСТУП

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Значення документації полягає у тому, що бухгалтерські документи використовують для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто для управління господарськими процесами на підприємстві; за допомогою документів контролюються правильність здійснення операцій, наявність та стан зберігання матеріальних цінностей, їх рух; на основі документів ведеться поточний аналіз виконуваної чи виконаної роботи, фінансовий контроль, аудит і документальні ревізії; документи мають правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів.

Документи використовують для оформлення господарських операцій за своєю формою і змістом. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація, у якій відображається суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства.

1. Первинні та зведені бухгалтерські документи

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ – це письмове розпорядження на право виконання господарської операції або письмовий доказ того, що господарська операція фактично була здійснена. Під господарською операцією розуміється дія або подія, що викликає зміни в структурі активів і зобов’язань, у власному капіталі підприємства [1, с. 11].

Класифікація – це поділ документів на групи за певними однорідними ознаками.

Класифікація бухгалтерських документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї-двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками.

У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів; характер господарських операцій, що їх відображували ці документи. У 70—80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.

Численність і різноманітність  документів, які використовуються в  бухгалтерському обліку, потребує їх класифікації. В економічній літературі є чимало класифікацій, що мають деякі відмінності. Узагальнюючи ці класифікації, можна запропонувати їхнє групування за певними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання (табл. 1).

Таблиця 1

Класифікація бухгалтерських документів

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення [1, с. 23]. Первинні документи фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Їх складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт – явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Вони можуть бути одноразовими й накопичувальними.

Усі документи, якими зафіксовано  факти здійснення господарських  операцій, для бухгалтерії є первинними; від них походить і сама назва «первинний облік», тобто початок спостереження, початок накопичення інформації про діяльність підприємства.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

Первинні документи  складаються на бланках типових  форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації [2, c. 49].

Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо їх складено своєчасно і належним чином оформлено.

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів.

Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Первинні документи  для надання їм сили й доказовості  повинні мати обов’язкові реквізити (характеристики):

• назва документа (форми);
• дата і місце складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарської операції;
• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У разі відсутності будь-якого  реквізиту первинний документ втрачає  свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку [2, c. 53].

До оформлення первинних  бухгалтерських документів висувають  такі вимоги:

• первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;
• документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами й відомствами. Документування можна здійснювати з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами;
• документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовують у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили й доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами, підприємство, установа зобов’язані за власний рахунок зробити копії таких документів на паперових носіях;
• записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, за допомогою друкарської машинки чи принтера;
• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• у грошових документах (чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують із великої літери;
• кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, іншого майна. Кількість таких осіб має бути обмежена;
• у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації;
• деякі первинні документи (накладні, платіжні доручення, податкові накладні, рахунки) оформляють у декількох екземплярах (через копірку);
• при складанні первинних документів можуть бути допущені помилки. У банківських (платіжне доручення, чек) і грошових (касові ордери) помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформляють нові. В інших первинних документах помилки можна виправляти;
• заборонено приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей. Такі документи слід передати головному бухгалтерові;
• для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообігу, в якому вказують дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для оброблення та до архіву [2, c. 102].

Треба пам'ятати також, що первинні документи як такі до бухгалтерії  не подаються, а зберігаються при відповідних звітах, реєстрах матеріально відповідальних та різних посадових осіб (авансові звіти, звіти касирів, комірників, завідувачів складів, баз, виписки банку з розрахункового та інших рахунків підприємства).

Зведені документи складають на підставі первинних документів одного спрямування за ознакою груп та інших ознак узагальнення за відповідний звітний період, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Вони характеризують певні зміни на підставі не однієї господарської операції, а цілого комплексу таких операцій. Прикладом зведених документів є звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), звіти касира, розрахунково-платіжні відомості, звіти про рух виробничих запасів, відомості накопичення витрат на виробництво продукції за її найменуваннями, авансові звіти, відомості накопичення непрямих витрат та ін.

Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг  облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках. Зведені документи дають синтезовану та систематизовану інформацію в розрізі необхідних для управління показників.

 2. Класифікація бухгалтерських документів за призначенням

За призначенням бухгалтерські  документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, а є підставою для його здійснення, тому не можуть бути підставою для облікових записів, оскільки немає підтвердження, що операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, довіреності тощо. Накази, розпорядження, завдання — це особлива група документів, яка не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення. Отже, розпорядчі документи відіграють другорядну роль (до того ж багато які з них залишаються невиконаними з різних причин) [3, c. 94].

Відтак службові особи, виконуючи накази і розпорядження керівництва підприємства, зобов'язані подбати про оформлення тих конкретних первинних документів, на підставі яких будуть одержані або видані відповідні кошти, необоротні та оборотні активи. Це можуть бути чеки на одержання грошей у банку з наступним оформленням прибуткового касового ордера, платіжні доручення на переказування коштів на погашення зобов'язань підприємства, видаткові касові ордери (підписані керівництвом і головним бухгалтером підприємства) на видачу коштів підзвітним особам, довіреності на отримання матеріальних цінностей з відповідними первинними документами (рахунок-фактура, накладна, квитанції залізниці), що підтверджують дійсність проведення операції, та ін.

Названі первинні документи (прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, накладні, квитанції залізниці, платіжні доручення) є водночас і виконавчими документами, що фіксують економічні та правові відношення між структурними підрозділами підприємства, між підприємством і його працівниками, внутрішніми та зовнішніми суб'єктами господарювання.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. Це перший етап облікової реєстрації. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти виконання робіт, накладні, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського  оформлення складаються працівниками бухгалтерії іншими працівниками підприємства з відома бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. Містять намір здійснення чи підтверджують факт здійснення господарської операції. Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають і можуть використовуватись тільки разом з виправдними документами, але необхідні в обліковому процесі. Основне призначення цих документів – технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, розрахунок суми авансу на відрядження, довідка про виплачену зарплату, звітні калькуляції тощо.

Комбіновані – документи з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції, які водночас є вказівкою для відображення даної господарської операції у бухгалтерському обліку. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, вимоги на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт, авансовий звіт, який складає підзвітна особа та ін. Остання, посилаючись на виправдні документи, визначає суму витрат, яку бухгалтерія повинна розмітити і віднести на відповідні рахунки [4, c. 394].

До комбінованих можна віднести багато документів, призначених для оформлення руху товарно-матеріальних цінностей, грошей тощо (прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, вимоги на додатковий відпуск матеріалів, накладні на відпуск матеріалів на сторону, у переробку).

3. Класифікація бухгалтерських документів за іншими критеріями

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

Зовнішні – це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Вони фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій [4, c. 271].

Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення. Такі операції послідовно записують у відповідні відомості, журнали, картки, а після закінчення звітного періоду підбивають підсумки за всіма операціями. При цьому бухгалтерські проведення оформляються не за кожною окремою операцією, а загальним підсумком за звітний період. Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, акордні та бригадні наряди на виконання робіт, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. Накопичувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні.

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

Розрахунковими документами оформляють господарські операції з розрахунків із дебіторами і кредиторами, постачальниками і підрядчиками, замовниками, працівниками підприємства, бюджетом, органами соціального страхування тощо. До таких документів належать: акти звіряння розрахунків, рахунки на відвантажену продукцію, акти приймання виконаних робіт, наряди на роботи, що виконуються, розрахунково-платіжні відомості [5, c. 480].

Матеріальні документи призначено для фіксації господарських операцій, пов'язаних з рухом основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного виробництва, готової продукції (акти введення в експлуатацію основних засобів, накладні, вимоги, акти щодо ліквідації основних засобів, акти щодо заміни матеріалів та ін.).

Ясна річ, кожний матеріальний, грошовий і розрахунковий документ може потрапити до будь-якої групи в якості первинного, одноразового чи накопичувального. Відтак у класифікації можуть з'являтися зайві ознаки, маскуючи справжню суть того чи іншого документа. Крім того, необхідно враховувати, що універсальних документів, які були б придатні для будь-яких господарських операцій усіх галузей і виробництв, не існує.

Первинні документи можуть бути уніфікованими (документи з обліку касових операцій), але не універсальними, бо кожна група документів має чітко визначене спрямування — для фіксації господарських операцій, пов'язаних із рухом готівки каси, коштів на рахунках банку, рухом товарно-матеріальних цінностей, виникненням та погашенням дебіторської і кредиторської заборгованості.

Суттєве значення має побудова первинних  документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на:

• однопозиційні – це документи в які записують операцію з одним видом запасів, по розрахунках з однією особою і ін. (касові ордери, платіжне доручення і ін.);
• багатопозиційні – використовуються для відображення операцій з кількома видами запасів, кількома особами і ін. (платіжна відомість, накладна і ін.)..

За технікою складання  і опрацювання документи поділяються на:

• документи, що складаються вручну;
• документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість обчислювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських документів пишуть вручну. Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою.

Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою фактурних машин або інших клавішних машин, які мають алфавітний пристрій. До документів, які пишуть на перфораційних машинах, належать перфокарти, дуаль-карти тощо. Цей прийом іноді називають напівмеханізованим способом.

При використанні ЕОМ  документи пишуть автоматично за певними програмами. До цієї групи належать також документи, які отримують за допомогою датчиків і терміналів [4, c. 254].

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника – виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер – комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при  проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бухгалтерської експертизи.

ВИСНОВКИ

У бухгалтерському обліку використовується велика кількість  документів, що потребує їх класифікації для зручності опрацювання та використання наведеної в них інформації.

Не зважаючи на те, що в економічній літературі існує  чимало класифікацій бухгалтерських документів, які, до того ж, мають деякі відмінності, загальноприйнятою і найбільш поширеною класифікацією бухгалтерських документів є класифікація за призначенням (розпорядчі – документи, в яких міститься вказівка на здійснення господарських операцій, вони є підставою для прийняття і видачі матеріальних цінностей і коштів, виконання робіт тощо, виконавчі – документи, якими оформлюють виконані господарські операції і підтверджують факт здійснення цих операцій і які складають у момент здійснення операції, документи бухгалтерського оформлення – документи, які складаються працівниками бухгалтерії для підготовки і полегшення облікових записів, комбіновані документи – документи, які поєднують у собі ознаки та функції розпорядчих, виконавчих документів і документів бухгалтерського оформлення); за порядком складання (первинні та зведені); за місцем складання (внутрішні та зовнішні); за способом використання (разові та накопичувальні); за змістом (грошові, розрахункові та матеріальні).

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу  правильно зрозуміти їх зміст, призначення  і використання для відображення господарських операцій підприємства.

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ПОСИЛАНЬ

1. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник з виконання практичних завдань / За редакцією І.І. Сахарцевої. – К.: Кондор, 2005. – 556 с.
2. Бухгалтерський облік (теорія): навчальний посібник/ М.Г. Михайлов [та ін.]; ред. М.Г. Михайлов. – К.: ЦУЛ, 2007. – 248 с.
3. Бухгалтерський облік: практикум; уклад.: С.М. Гольцова, Н.В. Овчарова. – Суми: ДВНЗ "УАБС НБУ", 2009. – 112 с.
4. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Підруч. для студ. вищ. навч. закл. / В. Б. Захожай, М. Ф. Базась, М. М. Матюха, В. М. Базась; За ред. В. Б. Захожая, М. Ф. Базася. — К.: МАУП, 2005. — 968 с.
5. Сопко В. В. Бухгалтерський облік в управлінні підприємством: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2006. — 526 с.