Контроль і ревізія основних засобів і нематеріальних активів

 

 

 

 

 

 

 

Тема:

«Контроль і  ревізія основних засобів і нематеріальних активів».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План

1. Завдання, джерела і послідовність проведення ревізії.
2. Контроль умов зберігання і збереженості основних засобів.
3. Інвентаризація основних засобів.
4. Контроль надходження і вибуття основних засобів.
5. Ревізія правильності і своєчасності нарахування амортизації і зносу основних засобів.
6. Особливості контролю нематеріальних активів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Завдання, джерела і послідовність проведення ревізії.

 

Завдання контролю і ревізії основних засобів – встановлення:

 

-         правильності визначення та оцінки основних засобів

-         правильності інвентарного обліку

-         правильності обліку надходження об’єктів

-         дотримання вимог порядку нарахування амортизації

-         достовірності обліку вибуття об’єктів

-         достовірності обліку витрат на ремонт основних засобів

-         правильності відображення оренди  основних засобів.

 

Об’єктами ревізії  є наявність, стан зберігання і рух  основних засобів, їх амортизація та індексація.

Основні засоби згідно з П(С)БО 7 «Основні засоби» – це матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціокультурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких – більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік).

 

Джерела даних для проведення ревізії:

 

-         первинні документи (акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів ф. № ОЗ-2, акт на списання основних засобів ф. №ОЗ-3, акт на списання автотранспортних засобів ф. №ОЗ-4, акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини ф. №ОЗ-5, інвентарна картка обліку основних засобів ф. №ОЗ-6, опис інвентарних карток обліку основних засобів ф. №ОЗ-7, картка обліку руху основних засобів ф. №ОЗ-8, інвентарний список основних засобів ф. №ОЗ-9, розрахунок амортизації основних засобів для промислових підприємств ф. №ОЗ-14, розрахунок амортизації основних засобів для будівельних організацій ф. №ОЗ-15, розрахунок амортизації автотранспорту ф. №ОЗ-16, інвентаризаційні описи, порівнювальні відомості);

-         регістри синтетичного і аналітичного  бухгалтерського фінансового обліку;

-         дані квартальної та річної звітності;

-         податкова, статистична й оперативна звітність.

Послідовність проведення ревізій основних засобів:

1. Обстеження місць зберігання о. з. та їх стану на складах, фермах, у бригадах, гаражах, ангарах і т. ін..
2. Проведення контрольних інвентаризацій
3. Аналіз використання матеріальних ресурсів та їх структури
4. Документальна перевірка руху о. з. – оприбуткування і використання, а також списання за цільовим призначенням, внутрішнього переміщення
5. Аналіз й оцінка стану обліку і внутрішньогосподарського контролю, вивчення матеріалів інвентаризації та організації роботи по відшкодуванню матеріальних збитків, розробка заходів щодо збереження майна та інших матеріальних ресурсів, ефективного їх використання.
2. Контроль умов зберігання і збереженості основних засобів

Основна відповідальність за організацію та забезпечення контролю за зберіганням і збереженням  основних засобів покладається на внутрішньогосподарський контроль.  

Його здійснюють керівники підприємств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів, обліково-економічна служба, МВО. Важливим організаційним питанням є закріплення основних засобів за МВО, для чого із комірниками, завідуючими складами та іншими МВО укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Трактори, комбайни, автомобілі та іншу с.-г. техніку закріплюють  за механізаторами та водіями по акту. Важливо, щоб у ньому був зазначений технічний стан і комплектність  кожного інвентарного об’єкта. Оперативний  контроль спеціалісти і керівники здійснюють шляхом візуальних спостережень, періодичних обстежень зберігання техніки, обладнання, проведення інвентаризації.

Керівники і  спеціалісти постійно стежать за технічним станом будівель, споруд, техніки, організовують їх ремонт, вживають заходів щодо найбільш повного використання виробничих потужностей та експлуатаційних можливостей, дотримання правил експлуатації машин, обладнання та їх зберігання.

У процесі як внутрішніх, так і зовнішніх ревізій  велику увагу звертають на перевірку умов зберігання та збереження основних засобів. При цьому широко використовують контрольні (вибіркові) інвентаризації. Перед інвентаризацією основних засобів проводять підготовчу роботу, а саме: перевіряють наявність і стан інвентарних карток або книг, технічних паспортів, іншої технічної документації, наявність документів на основні засоби, здані або прийняті підприємством в оренду, на зберігання чи тимчасове використання. Відповідним чином обробляють усі інші документи по надходженню і витрачанню основних засобів, роблять записи у картках чи книгах складського обліку і виводять залишки на початок інвентаризації.

Від осіб, які  відповідальні за збереження о. з. беруть розписки про те, що всі документи  по надходженню і використанню о. з. здані в бухгалтерію і не оприбуткованих або не списаних на видаток у них немає. Після цього перевіряють фактичну наявність о. з. у натурі по кожному місцезнаходженню і МВО при обов’язковій її участі. Інвентаризацію о. з. проводять за видами майна відповідно до класифікаційних груп, за галузями, місцями зберігання та МВО. Машини, обладнання і силові установки в інвентаризаційні описи записують індивідуально із зазначенням номера, заводу, року випуску, призначення, конструкції, потужності і балансової вартості.

 При виявленні об’єктів, які не відображені в обліку, а також об’єктів, по яких в обліку відсутні дані, що їх характеризують, комісія включає по них додаткові дані і технічні показники в інвентаризаційні описи. Оцінка не облічених засобів здійснюється за діючими цінами чи кошторисною вартістю, а знос встановлюється за технічним станом об’єкта. Виявлені не облічені об’єкти о. з ., їх оцінку і визнання зносу оформляють окремим актом. При цьому з’ясовують, коли і за чиїм розпорядженням було придбане майно, за рахунок яких джерел списані витрати на його придбання. Якщо під час інвентаризації виявляють, що проведені капітальні роботи (надбудова поверхів, добудова нових приміщень) не відображені в обліку, комісія по документах визначає суму збільшення початкової вартості об’єкта і відображує в описах (актах) зміни. Одночасно з’ясовують причини, через які вони в обліку не враховані, як і ким використовується додаткова площа.

Під час інвентаризації виявляють непридатні для експлуатації машини, обладнання. Їх потрібно записати в окремі описи і з’ясувати, чи не приховують несписанням об’єктів з балансу дострокове вибуття з ладу о. з. внаслідок порушення правил експлуатації, розукомплектування, не належного технічного догляду тощо. Результати перевірки фактичної наявності о. з. оформляють проміжними актами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Інвентаризація основних засобів.

 

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів;
• виявлення невикористовуваних основних засобів;
• дотримання умов зберігання основних засобів, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;
• перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі основних засобів.

 

Інвентаризація  основних засобів проводиться не раніше першого жовтня;

 

Проведення  інвентаризації є обов’язковим:

 

• Ø перед складанням річної бухгалтерської звітності;
• Ø при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передання справ);
• Ø при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);
• Ø після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.) – терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
• Ø у випадку ліквідації установи;
• Ø згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
• Ø при передачі майна установи в оренду;
• Ø при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

 

Відповідальність  за організацію інвентаризації, правильне  та своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб, зобов’язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника  установи створюється комісія з  числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Наказом установлюється також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку. В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих установ. Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

 

Інвентаризація  основних засобів проводиться за їх місцезнаходженням та за матеріально  відповідальними особами, на зберіганні вони знаходяться.

 

Наявність цінностей  при інвентаризації виявляється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру. Визначення ваги (або об’єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповідна відмітка. Найменування інвентаризованих цінностей і об’єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.  На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

 

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються  в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей  і особами, відповідальними за їх зберігання. Ці описи складаються в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

 

Описи підписуються головою та всіма членами  інвентаризаційної комісії, а матеріально  відповідальні особи пишуть на кожному описі розписку такого змісту:

“Усі  цінності, пойменовані в цьому  інвентаризаційному описі з N……. до N……., перевірені комісією в натурі за моєї присутності та внесені в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні”.

 

До  початку інвентаризації слід перевірити:

 

• наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.);
• наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;
• наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Контроль надходження і вибуття основних засобів.

 

Контроль наявності  та надходження о. з. :

Обліковують о. з. по кожному інвентарному об’єкту. Для індивідуального обліку інвентарні об’єкти нумерують, тобто присвоюють їм інвентарні номери. Аналітичний  облік о. з. ведуть в інвентарних  картках. На кожний об’єкт відкривають окрему картку (ф. 03-6), вказують назву та призначення об’єкта, його місцезнаходження, коротку характеристику, дані про капітальний ремонт та інші показники. Відкриті картки записують в опис, чим забезпечується контроль за наявністю карток.

Інвентарні  картки, зареєстровані в описі, розміщують у картотеці згідно з класифікаційними групами, до яких відносять об’єкти.

Обліковують о. з. на рахунку 10 «Основні засоби». Це активний матеріальний рахунок, за дебетом якого відображають наявність та надходження об’єктів о. з., а за кредитом – їх вибуття. До рахунку 10 застосовують субрахунки згідно з прийнятою класифікацією. О. з. надходять на підприємство в порядку капітальних інвестицій, облік яких ведуть на рахунку 15 «Капітальні інвестиції». Оприбутковують об’єкти в склад основних засобів за актами Д-т 10 «Основні засоби» з кредиту 15 «Капітальні інвестиції», 42 «Додатковий капітал» та ін..

Ревізор перевіряє  правильність ведення інвентарних  карток шляхом звірки їх з актами на приймання о. з., інвентарним списком, записами у регістрах бухгалтерського обліку.

 

Контроль  вибуття о. з. :

Кожне підприємство прагне раціональніше використовувати  наявні о. з.. Якщо о. з. йому мало потрібні, неефективно використовуються, то це призводить до замороження коштів, зниження фондовіддачі. Зайве, яке не використовується на підприємстві, устаткування, транспортні засоби, прилади, інструменти, робоча та продуктивна худоба можуть бути продані. Підприємство має право списувати з балансу морально застаріле, зношене і непридатне для подальшого використання устаткування, транспортні засоби, інвентар та інструмент, якщо відновлення цього майна неможливе, економічно невигідне або воно не може бути реалізоване.

Для визначення об’єктів, які підлягають списанню, та оформлення необхідної документації на списання о. з. за наказом керівника підприємства або власника створюють комісії. Вони здійснюють безпосередній огляд об’єкта, встановлюють причини списання, визначають можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів об’єкта, який списують, складають акти на списання о. з. і подають їх (відповідно) на розгляд правлінню, загальним зборам, керівнику чи власнику підприємства. При цьому комісія використовує відповідні документи: технічні паспорти, відомості бонітування тварин, акти аварії машини та інші. Списання будівель та споруд комісія оформляє актом.

Якщо о. з. списують внаслідок стихійного лиха, передчасного зношення, аварій, то до актів прикладають  копії документів, де вказані причини  списання із зазначенням заходів, які прийняті щодо винуватця.

Після затвердження актів о. з. розбирають і списують. Всі матеріальні цінності, одержані від ліквідації об’єктів, оприбутковують в господарстві за цінами можливого  їх використання або реалізації. Розрахунок результатів від ліквідації об’єктів поміщають на зворотній стороні акта.

Оформлені та затверджені  в установленому порядку акти на списання о. з. передають у бухгалтерію  підприємства, де на їх основі провадять  списання об’єктів.

Ревізор перевіряє  дотримання законодавства щодо списання об’єктів о. з., використовуючи акти на ліквідацію, договори купівлі-продажу, розрахунки обґрунтованості рішень на ліквідацію об’єктів, правильність визначення результатів від ліквідації. Звертається увага на те, чи під виглядом ліквідації або продажу по занижених цінах не проходить привласнення об’єктів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Ревізія правильності і своєчасності нарахування амортизації і зносу основних засобів.

 

Контроль  нарахування амортизації о. з.

 

У процесі виробництва о. з. втрачають свою споживну вартість і переносять її на створюваний за їхньою участю продукт. Внаслідок цього о. з. втрачають виробничі якості і, якщо вони не можуть бути відновлені ремонтом або модернізацією чи відновлення стає економічно невигідним, їх ліквідують. Таким чином, в процесі виробництва відбувається кругообіг вартості л. з. Так, їх вартість у вигляді амортизаційних відрахувань включають у собівартість виробленої продукції. В процесі її реалізації надходить виручка. Частина цієї виручки є відшкодуванням зношених о. з. і спрямовується на капітальні вкладення для оновлення о. з. Порядок нарахування і використання амортизаційних відрахувань визначено чинним законодавством та П(С)БО 7 «Основні засоби».

 

Нарахування амортизації  здійснюється протягом строку корисного використання об’єкта, який встановлюється підприємством при визнанні цього об’єкта активом (при зарахуванні на баланс), і призупиняється на період його реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації.

 

Строк корисного використання переглядається в разі зміни очікуваних економічних вигод від його використання. Амортизація в цьому випадку нараховується, виходячи з нового строку корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем зміни строку використання.

 

П(С)БО 7 містить  п’ять методів нарахування амортизації: прямолінійний, зменшення залишкової вартості, кумулятивний, виробничий і  податковий.

 

На рахунках бухгалтерського обліку нарахування  амортизації відображають так: Д-т 83 «Амортизація» і К-т 13 «Знос (амортизація) необоротних активів»; віднесено амортизацію на об’єкти обліку – Д-т 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності» та інших залежно від напряму списання амортизації і К-т 83 «Амортизація». По безоплатно одержаних о. з. на суму нарахованої амортизації одночасно показують дохід – Д-т 424 «Безоплатно одержані необоротні активи» і К-т 745 «Дохід від безоплатно одержаних активів».

 

Ревізор перевіряє розрахунки по визначенню амортизації і віднесення її на об’єкти обліку. Нарахування амортизації податковим методом перевіряється на відповідність її нормам закону про оподаткування прибутку.

 

 

 

 

 

6. Особливості контролю нематеріальних активів

 

Нематеріальний актив — немонетарний актив, який не має матеріальної форми, може бути ідентифікований (відокремлений від підприємства) та утримується підприємством з метою використання протягом періоду більше від одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи надання в оренду іншим особам.

Бухгалтерський  облік нематеріальних активів повинен  вестися щодо кожного об'єкта за такими групами:

-права користування  природними ресурсами (право користування надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо);

-права користування  майном (право користування земельною  ділянкою, право користування будівлею, право на оренду приміщень  тощо);

-права на знаки для товарів і послуг (товарні знаки, торгові марки, фірмові назви тощо);

-права на  об'єкти промислової власності  (право на винаходи, корисні моделі, промислові зразки, сорт рослин, породи тварин, ноу-хау, захист  від недобросовісної конкуренції  тощо);

-авторські та  суміжні з ними права (право  на літературні та музичні  твори, програми для ЕОМ, бази  даних тощо);

-гудвіл;

-інші нематеріальні  активи (право на провадження  діяльності, використання економічних  та інших привілеїв тощо).

У процесі перевірки  ревізору необхідно вияснити, які конкретні об'єкти нематеріальних активів обліковуються на підприємстві.

Під ревізією інтелектуальної  власності (нематеріальних активів) розуміється  перевірка правильності оформлення первинних юридичних і облікових  документів і організації бухгалтерського обліку інтелектуальної власності на підприємстві. Також проводяться технічна експертиза об'єктів інтелектуальної власності і юридичний аналіз документів, які підтверджують право на їх власність. Для цього залучаються патентні повірені і юристи.

Насамперед  перевіряється факт наявності нематеріальних активів за допомогою перевірки  документів, де об'єкт описаний, зображений або іншим чином зафіксований на матеріальних носіях. Це може бути документація, в якій описана технологія виробничого процесу, конструкторська документація та ін. Інформація може бути відображена на паперових, магнітних та інших носіях інформації. Крім того, встановлюється наявність акту прийому - передачі, який підтверджує факт отримання підприємством цього нематеріального активу.

Слід перевірити документи, які підтверджують право  підприємства на відповідний об'єкт  нематеріальних активів. Це можуть бути документи, які підтверджують створення  даного об'єкта, договір про переуступлення права, ліцензійну угоду та ін.

Ціллю ревізії  нематеріальних активів є встановлення відповідності застосовуваної підприємством  методики обліку нематеріальних активів  вимогам нормативних актів, які  регулюють формування собівартості продукції (робіт, послуг) і фінансових результатів, а також вимогам відповідних стандартів і положенням, що регламентують правила їх обліку.

 Ревізор повинен послідовно перевірити такі документи:

-документальне  оформлення факту наявності об'єктів  нематеріальних активів і правильне  відображення їх первинної балансової вартості ;

-організацію  аналітичного і синтетичного  обліку нематеріальних активів:  відомість та журнал обліку  нематеріальних активів по дебету  і кредиту рахунка 12 «Нематеріальні  активи», розрахунок зносу нематеріальних  активів.

-правильність  списання об'єктів нематеріальних активів з балансу підприємства.

-відповідність  даних синтетичного і аналітичного  видів обліку нематеріальних  активів і їх зносу записам  в Головній книзі і балансі.

Важливе місце  займає перевірка правильності оформлення первинних документів з надходження нематеріальних активів, де дається детальна характеристика об'єкта нематеріального активу, його первісна вартість, строк корисного користування, норма зносу, підрозділ, де він буде використовуватись, підписи осіб, що прийняли об'єкт, відповідні додатки, які описують сам об'єкт або порядок його використання, а також інші документи, що підтверджують ті або інші майнові права підприємства. Так, придбання права на винаходи і промислові зразки підтверджується патентами, свідоцтвами, тобто наявністю охоронних документів.

Ревізору необхідно  перевірити, чи в бухгалтерському  обліку нематеріальні активи обліковують  за первісною вартістю, яка складається  із фактичних витрат на їх придбання  та доведення до стану готовності.

Нематеріальні активи, які вносяться учасниками в рахунок внеску в статутний фонд підприємства, оприбутковуються за договірною ціною за домовленістю сторін.

Ревізору слід знати, що згідно з чинними нормативними документами для правильного  нарахування амортизації нематеріальні  активи поділяють на дві групи: нематеріальні активи, по яких нараховується знос, і нематеріальні активи, по яких не нараховується знос. В першому випадку вартість нематеріальних активів погашається включенням в затрати виробництва відрахувань по нормах, визначених виходячи із встановленого строку їх корисного використання. Якщо строк корисного використання не можна визначити, норма зносу встановлюється виходячи із первісної вартості. Нарахування зносу проводять до досягнення нематеріальним активом нульового значення. Для нарахування амортизації нематеріальних активів підприємства повинні використовувати норми та методи амортизації, що визначені П(С)БО 7 «Основні засоби». Не нараховується знос на такі об'єкти нематеріальних активів, як «ноу-хау», гудвіл, знаки для товарів і послуг, вартість яких не зменшується в процесі їх використання.

При перевірці  вибулих нематеріальних активів  ревізору необхідно звернути увагу  на правильність оформлених документів: акта прийому передачі, акта списання, протоколів засідання правління господарських товариств та правильність визначення результатів від реалізації.