Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование

 

Содержание

 

 

Введение 3

1. Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование 4

2. Основные возможности 6

2.1 Форматирование документа. 6

2.2Создание списков. 11

2.2 Колонтитулы. Назначения и возможности 12

2.3 Разметка страницы 14

2.4 Вставка объектов. 16

2.5 Ссылки и сноски 22

2.6 Режимы работы с документом. 25

2.7 Макросы 25

2.8 Рассылка 26

Заключение 28

Библиографический список 29

 

Введение

 

 

Текст по-прежнему остается одним из основных способов передачи информации. Он используется везде: и при написании книг, рефератов, отчетов, создании документов для web-сайтов и во многих других случаях.

Естественно возникает потребность в качественном, удобном и понятном текстовом  редакторе. В наше время их существует довольно много, но самым популярным и наиболее используемым является Micorosoft Word,входящий в пакет прикладных программ Microsoft Office.

История этого  текстового редактора начинается издалека. Каждая новая версия имеет множество плюсов перед своей предшественницей, становясь еще более доступной и функциональной. Он совершенствуется и в наши дни, когда время, а именно скорость выполнения операций, является одним из решающих факторов в выборе той или иной программы.

Нужно сказать, что Word является основой для работы в MS Office. Научившись работать в нем, будет не сложно найти подход к другим приложениям Office, так как они имеют один и тот же принцип работы.

Передо мной стоит задача тесно познакомиться  с основными функциями Word, его возможностями, принципом работы. Узнать о плюсах и возможных минусах, если они существуют, и систематизировать полученные знания в отчете о проделанной работе.

Уверена, что все это покажется мне интересным, так как работа в Word предполагает творчество, и к выполнению одной и той же операции можно подойти с разных сторон.

 

1. Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование

 

 

Текстовый редактор Microsoft Word относится к универсальному пакету прикладных программ. Это одно из самых популярных приложений операционной системы Windows. Редактор предназначен для подготовки текстовых документов практически любой сложности, содержащих таблицы, графики, картинки, мультфильмы и т. п. Редактор сделан так, чтобы его пользователь не был ограничен в выборе средств при подготовке документа. Более того, редактор чрезвычайно доброжелателен к пользователю – «прощает» сделанные ошибки, подсказывает в затруднительных ситуациях.

Microsoft Word 2007 - это программа, оснащенная мощными инструментальными средствами, в сочетании с усовершенствованным интерфейсом позволяет создавать качественные документы быстрее, чем когда бы то ни было. MW 2007 имеет несравненные преимущества перед своими предшественниками. Главное отличие-это лента (см рис. 1) со всеми необходимыми кнопками, сгруппированными по функциональным признакам.

Рисунок 1 Лента

Кроме ленты  и вкладок главного меню, во всех приложениях МО2007 присутствует панель быстрого доступа. По умолчанию она  расположена рядом с кнопкой "Office" выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.

Несмотря  на появление новой версии, основные принципы работы в Word остались прежними:

1. Определить, что необходимо сделать в данный момент
2. Выбрать нужный раздел меню
3. Сделать первый шаг и далее следовать подсказкам
4. Если что-то не получается, отменять шаг за шагом предыдущие действия и искать правильное продолжение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные возможности

2.1 Форматирование документа

 

 

Основные инструменты  форматирования размещены на ленте  вкладки "Главная":

1. Буфер обмена
2. Шрифт
3. Абзац
4. Стили
5. Редактирование

Буфер обмена. На панели (см рис.2) расположены четыре основные кнопки: Вставить, Вырезать, Копировать, Формат по образцу.

Следует иметь  ввиду, что кнопка "Вставить" активна  лишь в том случае, если в буфере обмена есть какой-то объект. Соответственно, кнопки "Вырезать" "Копировать" активны, если есть какой-либо выделенный фрагмент текста, рисунок, диаграмма и проч.

 

Рисунок 2 Панель

Кнопка "Формат по образцу" переносит параметры  форматирования указанного объекта  на выделяемый фрагмент.

Шрифт.

Рисунок 3 Изменение шрифта

С помощью  инструментов группы Шрифт (см рис. 3) можно изменять размер, тип и начертание шрифта. При применении эффекта подчеркивания можно сразу указать вид линии. Здесь же находятся кнопки, позволяющие увеличить/уменьшить размер шрифта; применить эффект надстрочного/подстрочного начертания; изменить регистр текста; его цвет; цвет выделенного фрагмента. Кнопка "Очистить формат" позволяет удалять измененные параметры форматирования.

Если, все  же, указанных кнопок форматирования недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна "Шрифт" можно  настроить дополнительные параметры  форматирования.

Word  предоставляет удобную возможность быстрого форматирования (см рис. 4) текста. Когда выделяется какой-либо фрагмент текста, рядом появляется прозрачное окно форматирования. При наведении курсора на это окно оно приобретает нормальный цвет. Окно содержит наиболее часто встречающиеся команды форматирования.

Рисунок 4 Быстрое форматирование

 

 

Абзац.

Рисунок 5 Панель "Абзац"

Группа кнопок панели "Абзац» (см рис. 5) предназначена для абзацного форматирования. Но, сюда, же вошли и кнопки для работы с таблицами.

Первые три выпадающих списка в верхнем ряду предназначены  для работы с маркированными, нумерованными  и многоуровневыми списками.

Далее идут кнопки увеличения/уменьшения абзацного отступа (так называемая "красная строка").

Следующая кнопка используется для сортировки табличных значений по алфавиту.

Последняя кнопка в верхнем ряду включает/выключает  непечатаемые символы. Иногда они очень полезны для выявления разнообразных погрешностей форматирования.

В нижнем ряду находятся кнопки выравнивания текста в абзаце (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

За ними идет выпадающий список установки междустрочного интервала. Последние два выпадающих списка, опять же, относятся большей частью к работе с таблицами: заливка ячеек и установка видимых границ.

Кнопка вызова окна "Абзац" (см рис. 6)позволяет производить более тонкие настройки форматирования абзаца.

Рисунок 6 Окно "Абзац"

 

Стили.

Рисунок 7 Панель "Стили"

 Форматирование  стилей осуществляется с помощью  панели «Стили». (см рис. 7)

Стили представляют собой наборы команд форматирования. При создании стиля пользователь указывает значения отдельных параметров форматирования, которые должны быть включены в создаваемый стиль, для  последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структуры документа. Существует два различных типа стилей:

1. Стиль символа - содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы.
2. Стиль абзаца - содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции.

Стили абзацев  также могут содержать стили  или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в  Word, являются стилями абзацев.

В каждом шаблоне  документа имеется заранее созданный  набор стилей, или библиотека стилей, но можно самостоятельно создавать  новые и изменять имеющиеся в  шаблонах стили. Кроме того, стили могут сохраняться непосредственно в документах.

Для облегчения работы со стилями в Word существует специальный механизм - инспектор стилей, который позволяет отслеживать используемые в документе стили абзаца и текста. Для вызова инспектора стилей (см рис. 8) служит кнопка с изображением буквы "А" и увеличительного стекла.

Рисунок 8 Инспектор стилей

                         

Для более  тонких настроек стилей служит кнопка "Управление стилями" (см рис.9).

                             Рисунок 9 Управление стилями

Следует сказать, что подавляющее большинство  пользователей Word такими тонкими настройками стилей практически не пользуются.

2.2Создание списков

Для работы со списками служат пять верхних кнопок панели "Абзац" (см рис10).

Рисунок 10 Панель "Абзац"

Списки - это  фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными  и многоуровневыми.

Список можно  создавать изначально, а можно  из уже существующего текста.

Если необходимо сделать список из уже существующего  документа, то надо выделить фрагмент текста, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац - это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при  наведении курсора на соответствующий  вариант выделенный текст будет  сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить  пригодность того или иного варианта.

   При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня можно использовать клавишу Tab (либо кнопку "Увеличить отступ" на панели "Абзац"). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку "Уменьшить отступ" на панели "Абзац").

При работе с  маркированными и нумерованными  списками можно создавать свой стиль  оформления. Для этого нужно в  соответствующих диалоговых окнах выбрать пункт "Определить новый маркер" или "Определить новый формат номера" (см рис. 11).

Иногда бывает необходимо в нумерованном списке начать список не с первого номера. Для  этой цели служит пункт "Задать начальное значение".

При необходимости  редактирования многоуровневого списка, щелкнуть кнопкой мыши на кнопке "Многоуровневый список" и в появившемся окне - "Определить новый многоуровневый список..". Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка.

Если необходимо сформировать новый стиль списка, то необходимо воспользоваться пунктом "Определить новый стиль списка". В появившемся окне можно настроить  все необходимые параметры стиля, а также задать область действия нового формата.

Рисунок 11 Форматирование списка

Напоследок можно сказать, что Word автоматически создает новый нумерованный список, когда абзац начинается с цифры "один" с точкой.

2.2 Колонтитулы. Назначения и возможности

Из дополнительных возможностей форматирования наиболее часто используется возможность  создания колонтитулов. Колонтитулы  представляют собой области, расположенные  на верхнем и нижнем полях страниц  документа (см рис. 12).

Рисунок 12 Колонтитулы

В колонтитулах, как правило, размещается такая  информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц  или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать  в них различный текст для  четных или нечетных страниц, для  первой страницы документа, изменять положение  колонтитулов от страницы к странице и проч.

Для работы с  колонтитулами в Word предназначена панель "Колонтитулы" (см рис.13).

                        Рисунок 13 Панель "Колонтитулы"

После вставки  колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная  лента "Конструктор" (Работа с  колонтитулами).

Рисунок 14 Конструктор

Лента "Конструктор" (см рис. 14) контекстного инструмента "Работа с колонтитулами" позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как:

1. различные колонтитулы для четных и нечетных страниц;
2. отдельный колонтитул для первой страницы;
3. скрытие основного текста во время работы с колонтитулами;
4. вставка и редактирование номера страницы;
5. управление положением колонтитула;
6. вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки, объекты ClipArt.

Для удаления колонтитулов предназначен пункт "Удалить  верхний/нижний колонтитул" соответствующих  кнопок колонтитулов.

Для нумерации  страниц служит кнопка "Номер  страницы" ( см рис. 15) (лента "Вставка", панель "Колонтитулы").

                Рисунок 15 Форматирование номера страницы

Необходимо  выбрать вариант размещения номера на самой странице и при необходимости  настроить формат самого номера.

2.3 Разметка страницы

Разрывы страницы и раздела.

При работе с  документами зачастую возникает  необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще  не заполнена полностью текстом. Чтобы начать новую страницу в  Word есть специальная опция - "Разрывы" (см рис. 16).

Рисунок 16 Разрывы

На этой вкладке  собрано довольно много разнообразных  вариантов разрыва не только страниц, но и разделов. Так, например, с помощью  разрыва страницы можно принудительно  перенести текст в другую колонку (вариант "Столбец").

Иногда возникает  необходимость использовать различные  параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа должен иметь альбомную  ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать  совершенно независимо от других разделов.

При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее  форматирование, а последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе.

Word 2007 предоставляет четыре варианта разрыва разделов: Следующая страница; Текущая; Четная страница; Нечетная страница. Чтобы видеть разрывы разделов (как, впрочем, и страниц), нужно включить опцию отображения непечатных символов. Для этого на ленте "Главная" на панели "Абзац" необходимо нажать правую верхнюю кнопку с изображением значка абзаца или сочетание клавиш Ctrl+Shift+8 (Ctrl+). Для удаления раздела необходимо выделить его значок и нажать кнопку Delete.

По умолчанию  Word работает в режиме автоматического размещения текста: если слово не помещается в строке, оно переносится на следующую. Но, программа умеет расставлять и переносы слов. Для этой цели служит опция "Расстановка переносов". Возможны два варианта: Автоматическая настройка; Ручная настройка. Пункт "Параметры расстановки переносов" (см рис. 17) позволяет сделать тонкую настройку параметров расстановки переносов.

Рисунок 17 Расстановка переносов

2.4 Вставка объектов

  Вставка графических объектов.

Инструменты для работы с графикой находятся  на панели "Иллюстрации" (см рис. 18) ленты "Вставка".

              Рисунок 18 Панель "Иллюстрации"

Кнопка "Фигуры" ( см рис. 19)служит для быстрого создания графических примитивов. Для создания нужного примитива надо его выбрать из выпадающего списка и "нарисовать" в документе протяжкой мыши с нажатой левой кнопкой. Для того, чтобы фигура имела правильные пропорции, во время рисования надо удерживать нажатой кнопку Shift.

Рисунок 19 Вставка фигур

Когда фигура нарисована, появляется контекстный  инструмент "Средства рисования" с лентой "Формат".

Как правило, графический примитив имеет по краям  синие угловые маркеры, потянув  за которые (левая кнопка мыши должна быть при этом нажата), можно изменить размеры фигуры (см рис. 20)

                       Рисунок 20 Изменение фигуры

Фигуру можно  вращать. Для этих целей служит зелененький  кружочек, расположенный над фигурой. Для вращения примитива необходимо установить курсор мыши на кружочек и, нажав левую кнопку, производить  движения мышью. При этом фигура будет  вращаться в ту или иную сторону.

Форматирование  графического объекта. Окно панели "Стили фигур" содержит расширенные параметры форматирования "Формат автофигуры" (см рис. 21). В этом окне можно произвести большинство настроек форматирования. Наиболее часто встречающиеся настройки вынесены на ленту "Формат".

Рисунок 21 Формат автофигуры

 

Панель "Стили  фигур" (см рис. 22) содержит набор уже готовых стилей.

Рисунок 22 Стили фигур

А также три кнопки: "Заливка  фигуры", "Контур фигуры", "Изменить фигуру". Если ни один из предложенных стилей не подходит, то при помощи этих кнопок можно создать свой стиль  форматирования. Кнопка "Эффекты тени" служит для настройки параметров тени фигуры.Для интерактивной настройки тени служат кнопки, расположенные в правой части панели "Эффекты тени".Кнопка "Объем" позволяет применить трехмерные эффекты к фигуре. При этом можно настраивать такие параметры как: Цвет объемной фигуры, Глубина, Направление, Освещение, Поверхность. Для интерактивной настройки объема служат кнопки, расположенные в правой части панели "Объем".

Инструменты, расположенные на панели "Упорядочить" (см рис. 23) предназначены для настройки параметров взаимодействия фигуры с текстом документа. Кнопка "Положение" задает расположение графического объекта на странице.

Рисунок 23 Панель "Упорядочить"

Для настройки  обтекания фигуры текстом служит кнопка "Обтекание текстом". При помощи кнопки "Повернуть" фигуру можно вращать.Точный размер фигуры можно задать на панели "Размер".

Вставка объектов SmartArt.

Графика SmartArt позволяет быстро создавать разнообразные красочные схемы. При выборе шаблонов SmartArt необходимо учитывать их первоначальное предназначение.

Для вставки  объекта SmartArt служит одноименная кнопка на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 24).

                                   Рисунок 24 Вставка объекта SmartArt

После добавления шаблона в документ в окне текстового процессора появится контекстный инструмент "Работа с рисунками SmartArt", содержащий две ленты: "Конструктор" и "Формат".

Кнопки "Повысить уровень" и "Понизить уровень" (см рис. 25) предназначены для изменения уровня выделенных элементов.

Рисунок 25 Изменение положения текста

Объекты SmartArt редактируются, как и обычный графический примитив.

Коллекция Clip Art

Данная коллекция  содержит подборку набора картинок текстового редактора.

Для вставки клипа необходимо нажать кнопку "Клип" на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 26).

  Рисунок 26 Вставка клипа

У правого  края окна появится панель "Клип". Внизу находится кнопка "Упорядочить клипы" (см рис. 27), нажав на которую, мы попадем в окно "Организатор клипов".

                  Рисунок 27 Упорядочивание клипов

Слева находится  каталог клипов, а справа - область  просмотра выбранного раздела каталога.

Объекты WordArt.

WordArt - это красиво оформленный текст на основе готовых шаблонов, которые можно редактировать.

Для вставки  объекта WordArt предназначена кнопка "WordArt" (см рис. 28) на панели "Текст" ленты "Вставка".

Рисунок 28 Вставка объекта WordArt

После вставки  объекта WordArt в окне программы появляется контекстный инструмент "Работа с объектами WordArt".

Построение  диаграмм.

Для начала построения диаграммы необходимо нажать кнопку "Диаграмма" на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 29).

                   Рисунок 29 Вставка диаграммы

В появившемся  окне надо выбрать тип диаграммы  и ее вид. После этого, автоматически открывается окно программы Excel, с набором некоторых стандартных значений для построения графика.

После построения в окне редактора появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами", содержащий три ленты: "Конструктор", "Макет", "Формат" (см рис. 30).

Рисунок 30 Работа с диаграммами

Создание  таблиц.

Таблицы являются очень мощным инструментом форматирования. При помощи таблиц странице документа  можно придать любой вид. Зачастую для решения поставленной задачи использование таблиц является наиболее приемлемым (а иногда единственно  возможным) вариантом.

Любая таблица  состоит из строк и столбцов. Их пересечение образуют ячейки таблицы.

Для вставки  таблицы служит кнопка "Таблицы" (см рис. 31), расположенная на панели "Таблицы" лента "Вставка". При нажатии на эту кнопку можно в интерактивном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов для будущей таблицы.

Рисунок 31 Вставка таблицы

При необходимости  создания сложной таблицы, состоящей  из разнообразных комбинаций ячеек, то проще и быстрее нарисовать таблицу "вручную". Для этого  служит кнопка-опция "Нарисовать таблицу". В этом режиме курсор приобретает  вид карандаша. Рисование таблицы  происходит путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.

Кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы Word предоставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц.

Word позволяет вставлять документ таблицы Excel. Для этого служит кнопка "Таблица Excel".

При этом в  документ вставляется "настоящая" электронная таблица Excel, а верхняя лента текстового редактора Word заменяется на ленту электронной таблицы Excel.

Для проведения элементарных вычислений вполне можно  воспользоваться кнопкой "Формула", которая будет вычислять значение ячейки по заданной формуле (см рис. 32).

Рисунок 32 Вставка формулы

2.5 Ссылки и  сноски

Сноски предназначены  для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).

Для работы со сносками предназначена  панель "Сноски" на вкладке «Ссылки».

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с  выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой  сноски или удалении существующей остальные  перенумеровываются.

Перекрестные ссылки.

Перекрестные  ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа.

В Word  можно создавать перекрестные ссылки (см рис. 32) на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели "Названия". Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.

Рисунок 33 Перекрестные ссылки

Перекрестные  ссылки вставляются в документ в  виде полей.

Оглавление.

Оглавление - это список заголовков документа. Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в  месте вставки оглавления, нажать кнопку "Оглавление" панели "Оглавление". В открывшемся окне выбрать нужный формат оглавления. Оглавление изменяется автоматически, по мере преобразования заголовков.

 

 

Предметный указатель.

Предметный  указатель - это список терминов, встречающихся  в документе, с указанием страниц  где они расположены.

Предметный указатель  можно создать для следующих  элементов:

1. отдельных слов, фраз, символов;
2. разделов;
3. ссылок.

Для работы с  этим элементом форматирования предназначена  панель "Предметный указатель" (см рис. 34).

                                     Рисунок 34 Панель "Предметный указатель"

Чтобы использовать в качестве предметного указателя  какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку "Пометить элемент" на панели "Предметный указатель".

Закладки.

Закладки  предназначены для быстроты и  удобства навигации по документу - они  позволяют быстро переходить к ранее  помеченным местам в тексте. Для  того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте  документа и нажать кнопку "Закладка" на панели "Связи" ленты "Вставка".

В появившемся  окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя  должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и  окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять  ненужные.

Для работы с  библиографией и цитатами служит панель "Ссылки и списки литературы"

Библиография - это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия "библиография" и "цитаты" тесно взаимосвязаны.

2.6 Режимы работы с документом.

По умолчанию  документ в Word отображается в режиме «Разметка страницы», т.е. в таком виде, в каком он будет напечатан.

«Режим чтения» - просмотр документа в полноэкранном  режиме чтения. При этом из окна исчезают почти все элементы интерфейса, на экране находится один текст и  несколько кнопок управления.

«Черновик» - режим для быстрого редактирования документа. В этом режиме не отображаются некоторые элементы документа.

«Веб-документ» - режим, где полноэкранное представление  не совпадает с печатным. Характерно для электронных публикаций World Wide Web, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

Существует  еще один очень удобный режим  работы во время подготовки документа, когда между страницами документа  скрыты пробелы и не показываются колонтитулы. Чтобы войти в этот режим, необходимо установить курсор мыши на синее поле между страницами документа  и сделать двойной щелчок мышью.

2.7 Макросы

Макрос - это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

С помощью  макросов можно автоматизировать практически  любую рутинную работу и повторяющуюся  работу. Можно выполнить эту автоматизированную работу мгновенно, просто выбрать одну команду, нажав клавишу либо щелкнув на панели инструментов (см рис. 35).