Краткая характеристика MS Access

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение ………………………………………………………………3
2. Краткая характеристика MS Access……………………………….....5
3. Проектирование баз данных………………………………………….8
4. Описание курсовой работы………………………………………….13
5. Исходные данные:………………...………………………………….18
1. Таблицы…………………………………………………………..18
2. Формы…………………………………………………………….19
3. Запросы…………………………………………………………...20
4. Отчеты……………………………………………………………21
6. Заключение…………………………………………………………...22
7. Список используемой литературы………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Принято считать, что использование концепции баз данных позволяет:

1. повысить надежность, целостность и сохранность данных;
2. сохранить затраты интеллектуального труда;
3. обеспечить простоту и легкость использования данных;
4. обеспечить независимость прикладных программ от данных (изменений их описаний и способов хранения);
5. обеспечить достоверность данных;
6. обеспечить требуемую скорость доступа к данным;
7. стандартизовать данные в пределах одной предметной области;
8. автоматизировать реорганизацию данных;
9. обеспечить защиту от искажения и уничтожения данных;
10. сократить дублирование информации за счет структурирования данных;
11. обеспечить обработку незапланированных запросов к хранимой информации;
12. создать предпосылки для создания распределенной обработки дaнныx.

СУБД - это программная оболочка, расширяющая функции операционной системы (OC), которая управляет доступом к базам данных и обеспечивает сервисные функции для пользователя.

Под банком данных понимают интегрированное хранилище  данных (баз данных) предназначенное  для одновременного (совместного) обслуживания множества пользователей под управлением программной системой, называемой СУБД.

СУБД подразделяют:

• по типу поддерживаемых моделей на: сетевые, иерархические, реляционные, объектно-ориентированные, объектно-реляционные ;

• типу взаимодействия с обрабатывающей программой на: автономные и с включающим языком программирования;
• уровню централизации обработки информации на: централизованные, децентрализованные, равноправные и смешанные;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА MS ACCESS

Microsoft Access является настольной  СУБД (система управления базами  данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет  очень простой графический интерфейс,  который позволяет не только  создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном  файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной  СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти  всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными  и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной»  реляционной СУБД.

Создание многопользовательской  БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными  между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки  целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных  недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно  отметить распространенность, которая  обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая  всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

 

 

 

 

 

ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

Создание и внедрение  в практику современных информационных систем автоматизированных баз данных выдвигает новые задачи проектирования, которые невозможно решать традиционными приемами и методами. Большое внимание необходимо уделять вопросам проектирования баз данных. От того, насколько успешно будет спроектирована база данных, зависит эффективность функционирования системы в целом, ее жизнеспособность и возможность расширения и дальнейшего развития. Поэтому вопрос проектирования баз данных выделяют как отдельное, самостоятельное направление работ при разработке информационных систем.

Проектирование  баз данных — это итерационный, многоэтапный процесс принятия обоснованных решений в процессе анализа информационной модели предметной области, требований к данным со стороны прикладных программистов и пользователей, синтеза логических и физических структур данных, анализа и обоснования выбора программных и аппаратных средств. Этапы проектирования баз данных связаны с многоуровневой организацией данных. Рассматривая вопрос проектирования баз данных, будем придерживаться такого многоуровневого представления данных: внешнего, инфологического, логического (даталогического) и внутреннего.

Такое представление  уровней данных не единственное. Существуют и другие варианты многоуровневого  представления данных. Так, в соответствии с предложениями исследовательской группы по системам управления данными Американского национального института стандартов ANSI/X3/SPARC, а также CODASYL (Conference on Data Systems Languages), как правило, выделяется три уровня представления данных:

внешний уровень (с точки зрения конечного пользователя и прикладного программиста),

концептуальный уровень (с точки зрения СУБД),

внутренний уровень (с точки зрения системного программиста).

В соответствии с этой концепцией внешний уровень это  часть (подмножество) концептуальной модели, необходимая для реализации какого-либо запроса или прикладной программы. То есть, если концептуальная модель выступает как схема, поддерживаемая конкретной СУБД, то внешний уровень — это некоторая совокупность подсхем, необходимых для реализации конкретной прикладной программы или запроса пользователя.

Существует также другая точка  зрения, в соответствии с которой  под внешним уровнем понимают более общие понятия, связанные  с изучением и анализом информационных потоков предметной области и их структуризацией. Некоторые авторы вводят вспомогательный уровень (промежуточный между внешним и даталогическим уровнями), который называется инфологическим. Он может выступать как самостоятельный или быть составной частью внешнего уровня. Такая концепция более целесообразна с точки зрения понимания процесса проектирования БД.

Поэтому будем рассматривать  инфологический уровень как самостоятельный  уровень представления данных. Внешний  уровень в этом случае выступает  как отдельный этап проектирования, на котором изучается все внемашинное информационное обеспечение, то есть формы документирования и представления данных, а также внешняя среда, в которой будет функционировать банк данных с точки зрения методов фиксации, сбора и передачи информации в базу данных.

При проектировании БД на внешнем уровне необходимо изучить функционирование объекта управления, для которого проектируется БД, всю первичную и выходную документацию с точки зрения определения того, какие именно данные необходимо сохранять в базе данных. Внешний уровень это, как правило, словесное описание входных и выходных сообщений, а также данных, которые целесообразно сохранять в БД. Описание внешнего уровня не исключает наличия элементов дублирования, избыточности и несогласованности данных. Поэтому для устранения этих аномалий и противоречий внешнего описания данных выполняется инфологическое проектирование. Инфологическая модель является средством структуризации предметной области и понимания концепции семантики данных. Инфологическую модель можно рассматривать в основном как средство документирования и структурирования формы представления информационных потребностей, которая обеспечивает непротиворечивое общение пользователей и разработчиков системы.Все внешние представления интегрируются на инфологическом уровне, где формируется инфологическая (каноническая) модель данных, которая не является простой суммой внешних представлений данных.

Инфологический  уровень представляет собой информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области, из которой исключена избыточность данных и отображены информационные особенности объекта управление без учета особенностей и специфики конкретной СУБД. То есть инфологическое представление данных ориентированно преимущественно на человека, который проектирует или использует базу данных.

Логический (концептуальный) уровень построен с учетом специфики и особенностей конкретной СУБД. Этот уровень представления данных ориентирован больше на компьютерную обработку и на программистов, которые занимаются ее разработкой. На этом уровне формируется концептуальная модель данных, то есть специальным способом структурированная модель предметной области, которая отвечает особенностям и ограничениям выбранной СУБД. Модель логического уровня, поддерживаемую средствами конкретной СУБД, называют еще даталогической.

Инфологическая и даталогическая модели, которые отображают модель одной предметной области, зависимы между собой. Инфологическая модель может легко трансформироваться в даталогическую модель.

Внутренний  уровень связан с физическим размещением данных в памяти ЭВМ. На этом уровне формируется физическая модель БД, которая включает структуры сохранения данных в памяти ЭВМ, в т.ч. описание форматов записей, порядок их логического или физического приведения в порядок, размещение по типам устройств, а также характеристики и пути доступа к данным.

От параметров физической модели зависят такие характеристики функционирования БД: объем памяти и время реакции системы. Физические параметры БД можно изменять в  процессе ее эксплуатации с целью повышения эффективности функционирование системы. Изменение физических параметров не предопределяет необходимости изменения инфологической и даталогической моделей.

Проектирование БД— это сложный и трудоемкий процесс, который требует привлечения многих высококвалифицированных специалистов. От того, насколько квалифицированно спроектирована БД, зависят производительность информационной системы и полнота обеспечения функциональных потребностей пользователей и прикладных программ. Неудачно спроектированная БД может усложнить процесс разработки прикладного программного обеспечения, обусловить необходимость использования более сложной логики, которая, в свою очередь, увеличит время реакции системы, а в дальнейшем может привести к необходимости перепроектирования логической модели БД. Реструктуризация или внесение изменений в логическую модель БД это очень нежелательный процесс, поскольку он является причиной необходимости модификации или даже перепрограммирование отдельных задач.Все работы, которые выполняются на каждом этапе проектирования, должны интегрироваться со словарем данных. Каждый этап проектирования рассматривается как определенная последовательность итеративных процедур, в результате которых формируется определенная модель БД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОПИСАНИЕ СОЗДАНИЯ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

 

Для того чтобы создать базу данных «Проекты» в окне MS Access в правой нижней части окна нужно нажать на кнопку «Создать файл» → «Новая база данных» в открывшемся окне вводим имя и далее мы создаем таблицы с помощью конструктора:

1. Создаем в режиме конструктора три таблицы: основную и две вспомогательных, для этого в открытой базе данных щелкаем в области объектов «таблицы» на ярлыке «Создание таблицы с помощью конструктора» :

 

             

Рис.1

После этого в открывшемся диалоговом окне выбираем ячейку в столбце «Имя поля» и вводим нужные имена полей, а в столбце «Типы данных» выбираем из раскрывающегося списка данные, которые необходимы. После того как заполнили поля таблицы устанавливаем первичный ключ (для того чтобы можно было создать связь между таблицами), для этого выделяем поле (или несколько полей удерживая нажатой кнопку Ctrl) и в меню «правка» выбираем «ключевое поле».

      

Рис. 2

 

2. Затем мы создаем схемы данных, установление связи между таблицами, щелкаем на панели инструментов кнопку   и создаем связи:

 

   

Рис. 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Далее создаем формы, для облегчения работы с основной таблицей(на все таблицы создаем формы, применяем различные элементы), для этого в открытой базе данных щелкаем в области объектов «формы» на ярлыке «Создание формы в режиме конструктора» :

 

                       

Рис. 4

 

4. Проектируем запросы для базы данных, для этого в окне открытой базы данных щелкаем в области объектов на «Запросы» и в режиме конструктора создаем следующее:

- сложные запросы на выборку  (2);

- перекрестный запрос.

                    

Рис.5

      

Рис. 6

 

5. Составляем отчет, настраиваем его и форматируем, для этого в открытой базе данных в области объектов щелкаем на «Отчеты» и с помощью мастера создаем отчет:

 

               

Рис. 7

 

 

 

 

 

 

 

 

В открывшемся диалоговом окне выбираем из списка «Доступные нам  поля» нужные нам поля щелкаем  на значок , выделенное поле переместится в список «Выбранные поля».

               

Рис. 8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

1. Таблицы:

- основная

 

        - вспомогательные

 

 

 

 

 

 

 

2. Формы(для каждой таблицы):

 

 

 

 

 

 

3. Запросы:

- сложные запросы на выборку  (2)

 

Задание: определить Конструкторов  работающих над проектами стоимость которых более 20000 тыс.рублей.

 

 

Задание: определить клиентов, проживающих в городе начинающегося  на букву «М» и заказавших проект в период с 04.11.2010 по 20.12.2010

 

- перекрестный запрос

Задание: определить по коду проекта его стоимость.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Отчеты(для каждой таблицы):

 

         

                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы разработали базу данных строительной организации по проектированию домов и дизайну квартир.

С помощью этой базы можно без затруднений и специальных навыков ввести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, проектами и сотрудниками. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

На примере базы данных для строительной организации, мы предоставили к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Access. Эта программа достаточна проста и удобна в обращении. Построение таблиц, запросов, форм и отчетов упрощается при использовании мастеров.

Многие считают, что база данных в среде СУБД MS Access практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Можно сказать, что эта программа имеет много полезных функций и в дальнейшем пригодиться каждому.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс/Худож. – оформитель А.С.
2. Сеннов А. С. Access. База данных MICROSOFT OFFICE. 1 издание, 2010, 288 с.
3. Журнал «Современный ИНТЕРЬЕР СИБИРЬ» №1 (5) 2006 февраль
4. Серия журналов «Информатика и образование», 2000-2010 гг.
5. http://www.bestreferat.ru/referat-53567.html
6. http://domostroy.kiev.ua/catalog.htm