Менеджмент как вид деятельности. 3

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Сегодня наше общество осуществляет исключительно  трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

     Важная  часть этого изменения, как показывает мировой опыт –постижение науки и искусства менеджмента.

     Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Менеджмент это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности для достижения намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов.

     Система менеджмента – это совокупность различных составляющих элементов: принципов управления, функций, методов, технологий, информационного обеспечения, материального, технического обеспечения в условиях АСУ, а также правового обеспечения.

     Процесс управления (менеджмент) имеет  четыре  взаимосвязанные  функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

     Цель  данной работы раскрытие основных  функций  менеджмента.

     Цель  исследования обусловила постановку следующих  задач:

• Рассмотреть менеджмент как вид деятельности;
• Исследовать контроль в процессах управления;
• Изучить деловое общение: виды и эффективность;
• Рассмотреть сущность и содержание понятия «эффективность менеджмента»;
• Изучить признаки эффективного менеджмента;
• Исследовать пути повышения эффективности менеджмента в организации.

1. Менеджмент как  вид деятельности, его сущность и характеристика 

     Менеджмент (управление, организация) – система программно-целевого управления, перспективного и текущего планирования, организации производства и реализации продукции. Он изучает наиболее рациональную организацию и управление производством, коллективом.

     Менеджмент  – это комплекс взаимосвязанных  действии:

• организация и управление (производством, коллективом);
• постановка и корректировка задач;
• разработка этапов работы;
• принятие решении;
• налаживание коммуникации (методов и форм передачи информации);
• регулирование процессов;
• сбор и обработка информации; подведение итогов работы.

     Существует  более 200 определений менеджмента. В  последние годы растет значимость информационных ресурсов в менеджменте. Для достижения поставленных целей необходимо, согласно определению менеджмента, рациональное использование всех ресурсов, которыми располагает предприятие (организация). Менеджмент дает возможность управлять организацией таким образом, что ее деятельность оптимизируется, т.е. дает максимальный результат в данных конкретных условиях.

     Рассматривая  менеджмент как разновидность управления, следует отметить, что главным  в характеристике его сущности является то, что это один из видов человеческой деятельности. Все прочие аспекты  имеют место потому, что это  самостоятельный, значимый, особенный и критически важный вид человеческой деятельности. Как вид человеческой деятельности менеджмент является искусством, наукой, функцией, процессом, профессией людей, аппаратом управления.

     Цели  менеджмента:

• получение (увеличение) прибыли;
• повышение эффективности хозяйствования;
• удовлетворение потребностей рынка;
• решение социальных вопросов.

     Задачи  менеджмента:

• организация производства и конкурентоспособных товаров; совершенствование производственного процесса;
• внедрение новейших наукоемких технологий;
• повышение качества продукции;
• снижение затрат на производство.

     Основные  функции менеджмента – организация и управление производством продукции.

     Менеджер – это профессионал по организации и управлению производством, сбытом и сервисом, обладающий административно-хозяйственной самостоятельностью. Менеджеры бывают разных уровней, и задачи они решают не одинаковые. 

     2. Контроль в процессах  управления 

     Наиболее  распространенным заблуждением неопытного менеджера является уверенность  в том, что принятое им решение будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия работников предприятия.

     Контроль  является последней из основных функции  менеджмента, после планирования, организации  и мотивации.

     Контроль  – это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

     Контроль – это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.

     Контроль  на предприятии должен быть направлен  на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение.

     Главными  инструментами выполнения этой функции  являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

     Любое принятое управленческое решение, прежде всего, расчленяется на отдельные фрагменты, которые определяют содержание заданий конкретными подчиненными и структурными подразделениями предприятия.

     Деятельность  менеджера ориентирована, во-первых, на анализ процесса работы подчиненных  над выполнение поручений и заданий (контроль процесса деятельности), а  в более широком плане –  анализ характера исполнения ими  должностных обязанностей, во-вторых, на контроль полученных результатов деятельности подчиненных.

     Перед контролем обычно ставятся следующие  цели:

• своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;
• наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучение работников оказать им реальную практическую помощь;
• обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

     В управленческой деятельности контроль выполняет  ряд задач:

• диагностика состояния дел на предприятии;
• обратная связь с работниками; информирование работников;
• ориентирование деятельности;
• побуждение или мотивация;
• организация деятельности подчиненных;
• изучение и распространение передового опыта.

     Любая процедура контроля состоит из трех этапов: выработка стандартов и критериев; сопоставление с ними реальных результатов; принятие корректирующих действии.

     В управленческой практике различают несколько видов контроля.

     Общий – контроль управляемой системы в целом.

     Функциональный – контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.

     Предварительный – контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ. 

     3. Деловое общение:  виды и эффективность 

     Общение – важнейшая форма взаимодействия людей. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового результата.

     В деловом общении  выделяют три взаимосвязанные  стороны:

• коммуникативную (обмен информацией) – предполагает обмен информацией, увязанной с конкретным поведением собеседников. Особую роль для каждого участника общения играет значимость информации при условии, что она не просто принята, но и понятна и осмыслена;
• интерактивную (взаимодействие общающихся) – заключается в организации взаимодействия между индивидами, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями. Общение почти всегда предполагает некоторый результат – изменение поведения и деятельности других людей;
• перцептивную (восприятие) – означает процесс восприятия партнерами друг друга и установления на этой почве взаимопонимания. В процессе восприятия формируется представление о намерениях, мыслях, способностях, установках, культуре.

     Одной из важнейших форм управленческой деятельности являются деловые встречи (беседы и совещания). Это одна из самых распространенных форм взаимодействия на работе.

     Беседы. Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или неуспех дела. Ученые определили, что при восприятии одного и того же сообщения его эмоциональная насыщенность располагается в следующем убывающем порядке: индивидуальная беседа;

• групповая беседа и слушание выступающих и докладчиков, просмотр кинофильма и телепередачи; слушание радиопередач;
• чтение типографского и машинописного текста;
• чтение рукописного текста.

Как видно  на первом месте стоит индивидуальная беседа.

     Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно-временнная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

     Деловое общение реализуется в следующих  формах: деловая беседа; деловые  переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

     В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются методы воздействия, как поощрение, критика, наказание. Основные этические  требования к поощрениям – их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Критика является наиболее распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика должна быть объективной и конструктивной, вселять в работника уверенность в его способностях, мобилизовать его на лучшую работу. Наказание может быть осуществлено в виде выговора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное требование к наказаниям – их неотвратимость за систематические и осознанно допускаемые недостатки.

     Менеджер  должен не только обладать навыками делового общения, но и повышать эффективность  отдельных его видов. Рассмотрим некоторые виды, наиболее важные для  повышения эффективности делового совещания:

1. Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для коллективного труда присутствующих.
2. Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы позволяет работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.
3. Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Создание плодотворной рабочей обстановки на совещании главным образом зависит от руководителя. Он должен сразу предотвратить возможность проявление факторов, мешающих деловому сотрудничеству.
4. Обеспечение эффективности ведения записей – очень важный фактор успеха. Менеджер должен знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, замечания, вносит коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию.
5. Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ведущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их авторитету и положению.
6. Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участников совещания. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется. Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему.

     В целях повышения эффективности проведения делового совещания любому участнику в заключение можно предложить определенные рекомендации, учет и выполнение которых может повысить результативность совещания.

     Важнейшими  качествами, требующими постоянного  совершенствования, являются умение слушать и анализировать то, что говорится на совещании.

     Менеджер  должен иметь в виду три аспекта  в любой деловой беседе: деловой, личный и динамику, пружину развития беседы.

     Несмотря  на цель общения, у общающихся всегда имеются свои задачи. Их три: первая заключается в оценке человека с деловой точки зрения; вторая – в получении или передачи информации; третья – в воздействии на мотивы и решения. 

4. Сущность и содержание понятия «эффективность менеджмента» 

     Эффективность менеджмента - результативность управленческой деятельности, которая определяется через эффективность (результативность) основной деятельности.

     Критериями  результативности деятельности организации (по Синк Д.С.) являются:

     1. Действенность – степень достижения целей организации.

     2. Экономичность – соотношение необходимого и фактического расхода ресурсов.

     3. Качество – соответствие характеристик продукции (услуг) стандартам и требованиям потребителей.

     4. Прибыльность – соотношения между доходами и суммарными издержками.

     5. Продуктивность – соотношение объема продукции (услуг) за определенный период в натуральных, стоимостных и других показателях и затрат ресурсов, соответствующих данному объему продукции (ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.).

     6. Качество трудовой  жизни – условия труда работников.

     7. Инновационная активность – внедрение новшеств в различных функциональных областях деятельности организации.

     Экономическими  показателями эффективности управления являются

     где: Эу - показатель эффективности управления, Zу - затраты на управление, П - прибыль организации.

     где: Кч - коэффициент численности управленческих работников,

     Чу - численность работников управления,

     Ч - общая численность работников организации.

     где: Кз - коэффициент затрат на управление, Зу - затраты на управление, 3 - общие затраты организации.

     где: Кзп - коэффициент затрат на управление на единицу выпускаемой продукции (оказываемых услуг),

     Зу - затраты на управление,

     ОП  - количество или объем выпускаемой продукции (услуг). 

5. Признаки эффективного менеджмента 

     Т. Питерc и Р. Уотермен провели исследования «образцовых компаний», которые на протяжении 20 лет показывали высокую эффективность основной деятельности. Все образцовые компании обладали рядом сходных признаков, которые обеспечили данную эффективность. Они выделили следующие признаки эффективного менеджмента.

     Максимальное  внимание потребителям

     Перевернутая  основанием вверх пирамида подчеркивает подход образцовых компаний; нужды  потребителей определяют всю деятельность предприятия, а персонал, непосредственно  контактирующий с потребителями, - важнейшая категория работников.

     Человек - главный ресурс организации

     Образцовые  компании рассматривают каждого  работника как источник идей, а  не просто как пару рабочих рук. Управление персоналом строится с учетом психологических особенностей, присущих большинству людей.

     Ориентация  на действие

     Не  отрицая важность стратегического  планирования, маркетинговых исследований и других научных методов, образцовые компании непрерывно экспериментируют, внедряют новые продукты, новые технологии, новые процедуры и т.д. Экспериментирование действует как форма эффективного приобретения новых знаний, которое оказывается менее дорогостоящим и более полезным, чем многие другие методы.

     Развитие  самостоятельности  и предприимчивости

     Образцовые  компании отличают децентрализация управления, развитие самостоятельности, предприимчивости. Предприимчивость, атмосфера поиска создается поддержкой энтузиастов, развитием всех форм деловых контактов между сотрудниками, коллегиальностью управления.

     Ориентация  на общефирменные ценности

     Во  многих образцовых компаниях повсеместно  употребляются истории, лозунги  и легенды, связанные с этапами  развития организации, а также деятельностью  ее видных руководителей и специалистов, которые оказываются очень важными, выражая общие укоренившиеся ценности организации, т.е. ее культуру. Чем сильнее культура организации и чем в большей степени она ориентирована на рынок, тем меньше нужны директивные наставления, организационные схемы, подробные процедуры и правила.

     Верность  своему делу

     Некоторая степень диверсификации становится основой устойчивости организации. Но неразборчивая диверсификация - наименее успешная стратегия.

     Простота  и скромность

     Руководство образцовых компаний, нацеленное на постоянное совершенствование, не допускают никаких  излишеств, стремится к максимальной рациональности.

     Сильные лидеры

     Ценности  и методы менеджмента, превращающие организации в образцовые, устанавливаются  и развиваются под влиянием сильных, харизмических лидеров. 

6. Пути повышения эффективности менеджмента в организации 

     Повышение эффективности менеджмента в  организации должно осуществляться на основе системного подхода. Одним  из возможных вариантов такого рассмотрения является «схема 7-С» компании Маккинси, в которой выделены семь взаимосвязанных направлений анализа, оценки и совершенствования системы управления организации.

     На  основе анализа результатов деятельности организации и исследования ее системы  управления разрабатываются и осуществляются следующие меры по повышению эффективности менеджмента, затрагивающие все ее основные элементы:

1. Совершенствование структуры управления организацией, максимальное ее упрощение, децентрализация большинства функций, определение полномочий руководителей с учетом квалификации и личных качеств.
2. Выработка стратегии развития организации на основе анализа ее сильных и слабых сторон, разработка философии и политики организации, охватывающей все ее функциональные области.
3. Разработка информационной системы организации, обеспечивающей эффективную коммуникационную связь между сотрудниками и подразделениями. Разработка системы принятия решений, правил и процедур управления, системы стимулирования.
4. Необходимая для эффективной профессиональной деятельности работника сумма навыков накапливается с помощью системы постоянного повышения квалификации работников на основе обучения, переподготовки, развития инициативы, творчества.
5. Разработка системы подбора, обучения, оценки и перемещения руководящих кадров, планирование карьеры руководителей, применение стиля руководства, адекватного внутренним и внешним факторам, воздействующим на организацию.
6. Применение наиболее эффективных методов подбора персонала, его оценки, формирование работоспособного, совместимого состава работников, создание максимально благоприятного социально-психологического климата.
7. Упорная работа по созданию культуры организации, выработке совместных ценностей, признаваемых и одобряемых сотрудниками.

     Работа  над повышением эффективности менеджмента  может начинаться с любого элемента, того, совершенствование которого является для организации наиболее актуальным. Важно лишь иметь при этом в виду взаимосвязь элементов друг с другом.

     В процессе повышения эффективности  менеджмента в систему управления организацией вносятся самые разнообразные  изменения, в том числе весьма радикального характера. Управление процессом изменений считается одной из самых трудных, но и престижных задач для руководителей, обеспечивающих организационное развитие. 

7. Эффективность организационных изменений 

     С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оцениваться по их реальной эффективности. Наряду с этим целесообразно использовать понятие производительности, означающей максимизацию организацией своих целей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительность взаимосвязаны между собой, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

     Рассмотрение  эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется  на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности. Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в результатах деятельности организации.

     Руководители  несут ответственность за результаты деятельности организации. Эта ответственность и связанные с ней полномочия вытекают из материальной заинтересованности тех, кто предоставляет ресурсы. Руководители организаций тесно связаны с обществом, в котором они действуют, потому что, в конечном счете, ответственны перед теми группами, которые вкладывают ресурсы в организацию. Было бы упрощением утверждать, что эффективность организационной структуры каким-то образом связана со способом, которым общество достигает своих целей посредством использования ограниченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, как руководители могут узнать, когда и при каких обстоятельствах их организации действуют эффективно.

     Действительный  процесс оценки эффективности организации  значительно более трудный, чем  можно себе представить. Эффективность может стать неопределенным и изменчивым критерием. Один руководитель определяет эффективность размерами прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений. Опираясь на теорию систем, эффективность можно определить и измерить в пределах, которые являются значимыми для руководителей организаций как частных предпринимательских, так и государственных. Исходя из теории систем как основы для выбора критериев эффективности организационной структуры, можно рассмотреть широкий спектр подходов к ее, исследованию и измерению и на этой основе представить общую модель эффективности организационной структуры.